В ноябре 2006 г. компания Microsoft официально выпустила ошеломляющее число новых продуктов, в том числе Windows Vista и Microsoft Office System 2007. Некоторые из них были обновленными версиями прежних продуктов; однако в состав Office 2007 вошло значительное число новых серверов Office.
Кто-то может возразить, что новые серверные продукты Office — лишь способ извлечь максимальную выгоду из популярности Office, элементы которого уже установлены на компьютере почти каждого сотрудника. Доходность, несомненно, играет определенную роль, однако решения, реализованные в новых серверах Office, потребуются многим предприятиям, чтобы приспособиться к изменениям условий труда. Компаниям и их партнерам, потребителям и конечным пользователям необходимы коллективные решения, автоматизированные производственные процессы, аудит, соответствие законодательным актам и доступ к информации отовсюду.
В текущем клиентском комплексе Office много приложений, и не все они подходят для любой компании, области применения или пользователя. Например, многие никогда не работают с Microsoft Access или Microsoft Office Publisher, хотя мало кто обходится без Microsoft Word или Microsoft Excel. То же относится и к новым серверным приложениям Office. Каждый серверный продукт применяется для конкретных целей, и хотя некоторые инструменты (такие, как Microsoft Office SharePoint Server) будут использоваться повсеместно, другие (например, Microsoft Project Server), скорее всего, будут ограничены определенной нишей рынка.
Серверные продукты принесут реальные производственные выгоды большинству предприятий. Эффективная коллективная работа дает компании существенное конкурентное преимущество.
Однако до настоящего времени приходилось дорого платить как за сами приложения коллективной работы, так и за обучение конечных пользователей. Кроме того, эти приложения нередко трудно объединить с существующими производственными процессами. В большинстве случаев затраты компаний, первыми внедривших коллективные решения, не окупались из-за серьезных препятствий, которые приходилось преодолевать, чтобы успешно внедрить новые продукты, или нежелания конечных пользователей осваивать чересчур сложные инструменты. При правильном развертывании новые серверы Office позволят добиться оптимального сочетания функциональных возможностей и гибкости (для администратора) и привычности (для конечных пользователей), что приведет к появлению успешного решения для коллективной работы. Чтобы упростить внедрение, рассмотрим отдельно каждый новый серверный продукт Office — Forms Server 2007, Groove Server 2007, Project Server 2007 и SharePoint Server 2007, чтобы понять их назначение и оценить потенциальные возможности в новой стратегии делового сотрудничества.
Forms Server 2007
В каком деле можно обойтись без форм? Во многих компаниях используются бумажные формы, вид и методы обработки которых почти не изменились за много лет. Forms Server 2007 — автономный сервер для доставки и управления цифровыми формами, которые заменят бумажные и старые оперативные формы (например, заполняемые PDF-файлы). Доступ к формам возможен через Microsoft Office InfoPath 2007 или браузер для сбора, распространения и интеграции данных с процессами на основе бизнес-правил.
Уполномоченные пользователи создают формы с применением InfoPath 2007. Можно использовать элементы управления (например, текстовые поля и раскрывающиеся списки), доступные через Forms Server 2007. Поведение каждого элемента управления можно настроить заранее, например советы, выдаваемые при перемещении указателя мыши, значение по умолчанию и проверку достоверности данных. Дополнительные правила поведения связывают форму и ее элементы управления с серверными системами, такими как SharePoint Server 2007. Затем можно поместить формы в рабочий поток SharePoint Server 2007 или Microsoft BizTalk Server 2006.
Весь основной программный код приложений и важнейшие правила бизнес-логики настраиваются и выполняются на сервере. В результате создатель или пользователь формы может построить то, что требуется, а разработчики управляют точной и полной интеграцией формы, ее бизнес-процессов и рабочих потоков. По мере обновления форм новые версии можно размещать при повторно используемых элементах управления и бизнес-логике.
InfoPath 2007 (или другую программу производства независимой компании) можно использовать в качестве автономной программы для создания электронных форм, но если несколько форм предназначено для совместного применения внутри процесса или внешние клиенты должны обращаться к этим формам через браузер, необходимо построить соответствующее решение. Так, с помощью Forms Server 2007 легко перенести формы в сеть, создавать рабочие потоки и централизовать управление данными. Формы можно разместить на SharePoint Server 2007, и это рекомендуется сделать пользователям продукта. Forms Server 2007 — автономный продукт, менее дорогостоящий, чем SharePoint Server 2007, и предназначен он для случаев, когда требуются только формы. Как выяснилось, самая трудная часть реализации Forms Server 2007 — объединить все разрозненные бумажные и оперативные формы в четко определенные бизнес-процессы. Администратору придется потратить некоторое время, чтобы проанализировать работу компании и выстроить структуру форм, бизнес-логики и рабочих потоков.
Groove Server 2007
Если компания еще не выбрала набор инструментов для организации коллективного рабочего пространства (и даже если это уже сделано), рекомендуется познакомиться с Groove Server 2007. Рабочие пространства Groove 2007 располагают инструментарием для обмена файлами, организации совещаний, встреч, создания специализированных календарей и сбора информации о том, кто из сотрудников в данный момент присутствует в сети. Производственные формы доступны через InfoPath 2007, а телефонные вызовы и мгновенный обмен сообщениями обеспечиваются путем интеграции Groove Server 2007 с Microsoft Office Communicator. С помощью Groove Server 2007 можно также открыть доступ к сайтам SharePoint Server 2007 в автономном режиме.
Для пользователя не составляет труда организовать и обслуживать рабочее пространство Groove 2007: пары щелчков мышью достаточно, чтобы создать рабочее пространство Groove 2007 на локальном компьютере. Затем пользователи могут разделять свое рабочее пространство с другими пользователями (формируется рабочая группа), что как раз подходит для малых и средних рабочих пространств.
Если подключение к внешним источникам данных и сложность среды рабочего пространства (например, размер рабочего пространства, разбросанность клиентов) перегружают децентрализованную среду рабочей группы, то рабочими пространствами можно управлять на сервере Groove. Такая архитектура позволяет учитывать версии данных и централизованно обновлять публикации при локальном хранении пользователями рабочих копий. Поэтому, когда пользователи находятся в пути или работают автономно, им не обязательно подключаться к Groove Server 2007, чтобы работать с документами, публиковать вопросы и комментарии в дискуссиях или добавлять элементы в рабочее пространство. При следующем подключении пользователей к Groove Server 2007 изменения в их компьютерах автоматически синхронизируются с Groove Server 2007 и рабочими пространствами всех остальных пользователей на локальных компьютерах.
Необходимо правильно настроить ряд компонентов серверной стороны, чтобы своевременно обновлять управляемые серверами рабочие пространства, не перегружая сеть (проблема не так серьезна, но необходимо заранее учесть дополнительную нагрузку на каналы связи). Серверные компоненты Manager (для определения рабочих пространств), Relay (для управления трафиком сайта) и Data Bridge (для подключения к Microsoft SQL Server или другой базе данных) представляют собой части инфраструктуры, которая поддерживает рабочие пространства. Инструменты коллективной работы обеспечивают значительный рост эффективности работы конечных пользователей, поэтому капиталовложения обычно приносят хорошую отдачу. Затраты на Groove Server 2007 также будут в некоторой степени компенсироваться тем, что пользователям не придется многократно пересылать по электронной почте большие вложенные файлы. Например, презентацию Microsoft Office PowerPoint можно локально отредактировать и синхронизировать с помощью Groove Server 2007, чтобы в почтовых ящиках многочисленных пользователей на почтовом сервере не было разных версий этой презентации.
Приложение Groove было успешным даже до того, как Microsoft приобрела компанию Groove Networks в апреле 2005 г. Очевидно, существуют обстоятельства, в которых очень важна децентрализованная коллективная работа. Конечно, в некоторых сценариях коллективной работы вне сети предприятия Groove Server 2007 будет эффективнее, чем корпоративная сеть с SharePoint Server 2007. Некоторых пользователей Groove Server 2007 привлечет доступность данных SharePoint Server 2007 в автономном режиме. На нижних уровнях реализации можно развернуть Groove Server 2007 для пользователей так же, как в настоящее время развертываются Office и другие программы, предназначенные для повышения эффективности труда конечных пользователей.
Если модель с рабочей группой оказывается перегруженной или недостаточной, следует расширять топологию Groove Server 2007. Подробно эту проблему мы здесь рассматривать не будем, но реализация Groove 2007 аналогична реализации любого другого механизма обработки сообщений с учетом особенностей загрузки, ретрансляции и хранения. Возможности интеграции Microsoft Exchange Server 2007 еще более широкие. Разработчиков должна заинтересовать возможность интеграции рабочих пространств Groove 2007 с формами InfoPath и библиотеками документов SharePoint Server 2007 для согласования данных между бизнес-процессами высокого уровня. Формы InfoPath и библиотеки документов SharePoint Server 2007 предназначены для пользователей, но администраторы могут задействовать их для планирования и описания бизнес-процессов.
Большинство компаний вряд ли будут всерьез рассматривать применение Groove Server 2007 до тех пор, пока не будет развернут SharePoint Server 2007. Но тем не менее стоит воспользоваться рекомендациями Microsoft или ИТ-консультантов, знакомых с Groove, чтобы правильно развернуть Groove Server 2007 в соответствии с потребностями компании.
Project Server 2007
Project Server 2007 расширяет возможности прошлых версий Project Server и располагает дополнительным инструментарием, применяемым на нижнем уровне в различных подразделениях компании, в частности Excel и Microsoft Office Outlook. Например, можно использовать Outlook, чтобы отслеживать задачи (такие, как ход выполнения, завершение и изменение графика) и обрабатывать отчеты в Excel или Microsoft Office Visio, которые динамически связаны с данными в Project Server. Если пользователям больше нравится браузер, то с помощью Microsoft Office Project Web Access и Project Workspace пользователи могут взаимодействовать через Web.
На более высоких уровнях управления проектом служба Cube Building Service позволяет использовать кубы анализатора портфеля для сложного анализа и подготовки отчетов. В ресурсных планах можно показать высокоуровневое разделение ресурсов по категориям предполагаемых проектов без лишних деталей. В расписании появились финансовые периоды, коды стоимости и другие финансовые поля, с помощью которых можно учитывать часы отдельно от хода выполнения задач. Можно также определить поставляемые товары и перемещать их между проектами. Благодаря этим дополнительным функциям Project Server 2007 должен привлечь внимание компаний как решение в рамках основных продуктов для коллективной работы.
В Project Server 2007 есть полезные улучшения для разработчиков. Данный продукт полностью реализован на инфраструктуре Microsoft .NET Framework, к нему легко обратиться извне, так как API открывает всю функциональность и данные, необходимые клиентским приложениям. Project Server 2007 также поддерживает платформу Windows Workflow Foundation (WF) для интеграции бизнес-процессов, описанных и реализованных в контексте других серверов Office. Для повышения производительности механизм подготовки расписаний перемещен на сервер, поэтому для специализированных внешних интерфейсов больше не требуется размещать полный выполняемый модуль (winproj.exe) на каждом компьютере.
Пользователям Project Server 2007 будет проще управлять проектами в контексте знакомых инструментов, менеджеры проектов получают расширенную функциональность и более широкие возможности подготовки отчетов, а разработчикам проще обращаться к труднодоступным некогда данным. Если в компании уже используется Microsoft Project, то Project Server 2007 станет естественной частью решений для коллективной работы, особенно с увеличением потребности в хороших отчетах (замечу, что Project Server 2007 будет полезен не только менеджерам проектов).
SharePoint Server 2007
SharePoint Server 2007 — продукт, который объединяет людей и данные в определенных контекстах. За несколько лет он превратился из библиотеки документов и обычного средства связи в мощный информационный портал. Большинство пользователей уже знакомы с SharePoint, однако он дополнен новыми функциями. Приведем области его применения в сфере бизнеса.
Портал. SharePoint Server 2007 обеспечивает разработку, внедрение и управление порталами корпоративной сети компании, корпоративными Web-узлами в Internet и сайтами порталов подразделения. Компоненты портала упрощают связь с сотрудниками, имеющими нужные навыки, знания и опыт.
Благодаря профилям пользователей, целевому выбору аудитории, сведениям о присутствии пользователя в сети и специальным представлениям для конкретных аудиторий (таким, как My Manager и My Assistant), пользователи получают персонализированную информацию. LDAP-подключаемый провайдер (в дополнение к провайдеру Active Directory, AD) обеспечивает безопасный доступ к распределенной по категориям информации на основе различных служб каталогов.
Поиск в компании. SharePoint Server 2007 позволяет обращаться к репозитариям данных во всей компании и выдает результаты поиска, ориентированные на специфику предприятия, с учетом безопасности (пользователь видит только результаты, которые ему разрешено читать). Механизм поиска на предприятии можно назвать аналогом Google внутри компании.
Управление контентом, в том числе документами, записями и Web-контентом. В прошлом простенькая платформа для совместной работы с документами превратилась в полнофункциональное решение для управления документами и контентом. Возможности библиотек SharePoint Server 2007 значительно превосходят простой репозитарий документов. Их можно настроить для процессов подачи, просмотра, одобрения и подписывания всех документов, независимо от того, был ли документ создан в приложении Office или через интерфейс редактирования в Web. Библиотеки документов управляются шаблонами, обеспечивающими бизнес-логику для контроля рабочих потоков, перевода документов на любой из 28 поддерживаемых языков и объединения документов в исчерпывающие отчеты.
Бизнес-процессы. Платформа клиент-сервер (InfoPath Form Services) позволяет создавать, развертывать и обслуживать централизованно управляемые формы. Взаимосвязанные данные представлены в формате XML, доступны из Web и могут быть интегрированы во внутрикорпоративные бизнес-процессы.
SharePoint Server 2007 обеспечивает доступ к определенным данным в бизнес-процессе через процедуру однократной регистрации (single sign-on, SSO), благодаря которой достаточно ввести только одно имя пользователя и пароль, чтобы работать с разнообразными серверными приложениями, наряду с приложениями, управляемыми непосредственно SharePoint Server 2007. После проверки подлинности пользователь получает доступ ко всем формам в рабочем потоке.
В основе форм — XML-схемы, задаваемые администратором для управления структурой данных, введенных в форму, независимо от того, была ли форма создана непосредственно в InfoPath 2007 или импортирована из существующего документа Word либо Excel. Завершенная форма представляет собой XML-файл, соответствующий этой структуре и потому очень удобный для обработки. Например, форма о предоставлении кредита может содержать главное представление, в котором заемщик вводит данные с помощью браузера, и другое представление, которое видит только работник кредитного отдела, рассматривающий заявление.
Бизнес-аналитика. SharePoint Server 2007 позволяет проектировать Web-панели бизнес-аналитики с разнообразными, привязанными к данным ключевыми показателями производительности Key Performance Indicators (KPI), компонентами Web Part и опубликованными электронными таблицами. Анализ — основа бизнес-аналитики, а Excel — привычный инструмент для пользователей из сферы бизнеса, поэтому неудивительно, что он широко используется в SharePoint Server 2007. SharePoint Server 2007 может обновлять внешние данные, пересчитывать рабочие книги и воспроизводить их с высокой точностью в Web-интерфейсе в компоненте Excel Web Services. На основе параметров публикации SharePoint Server 2007 может воспроизвести полную рабочую книгу Excel 2007, выбрать рабочие книги или область внутри рабочей книги.
Разработчики могут использовать Excel Web Services, чтобы рассчитать сложную модель, построенную в Excel 2007, и отобразить результаты в Web-интерфейсе пользователя или в специальном настольном приложении. SharePoint Server 2007 располагает готовыми Web-узлами, размещаемыми в новом центре отчетов, оптимизированном для доступа и управления отчетами. Интеграция и объединение со службами SQL Server Reporting Services (SSRS) в каталоге SharePoint Server 2007 Business Data Catalog дополнительно расширяют возможности подготовки отчетов. В результате нужные данные оказываются еще более доступными для пользователей из сферы бизнеса. SharePoint Server 2007 обеспечивает эффективное управление данными для бизнес-процессов, коллективную работу на многих уровнях внутри рабочих потоков группы и безопасный доступ для всех бизнес-пользователей. Тщательное планирование, логичная реализация стратегии и своевременное обучение пользователей должны принести хорошую отдачу. Однако один только SharePoint Server 2007 охватывает шесть бизнес-сценариев, в которых легко запутаться. Следует сосредоточиться на одном или двух сценариях, наиболее важных для компании, но не упускать из виду других возможностей SharePoint Server 2007, так как велика вероятность, что после освоения SharePoint Server 2007 пользователи захотят применить решения, предусмотренные другими сценариями.
При условии согласования с бизнес-процессами и стратегиями, SharePoint Server 2007 может обеспечить очень значительное повышение производительности труда. Аналитики рынка обращают основное внимание на число проданных экземпляров Windows Vista и Office 2007, но настоящая скрытая сила — SharePoint Server 2007.
Значение новых серверов Office для предприятия
Серверы Office 2007 ориентированы на коллективную работу, и ИТ-специалисты могут ожидать от этого цикла модернизации не просто улучшения функций на уровне пользователя. Для многих компаний управляемая коллективная работа перестает быть туманной перспективой и превращается в необходимость. Решения для коллективной работы требуют тщательного планирования, более глубокого, чем при обычной модернизации настольного продукта. Усилия по планированию и внедрению серверов Office сопоставимы с проектированием служб каталогов (т. е. переходом от мышления на уровне рабочих групп к домену).
В настоящее время недостаточно просто предоставить пользователям приложения. Уникальные рабочие потоки современных компаний охватывают данные и сотрудников, и офисные инструменты должны быть настроены в соответствии с потребностями этих рабочих потоков. В среде Office 2007 можно доставить информацию нужным сотрудникам, надежно защитить данные и предоставить пользователям инструменты, необходимые для достижения производственных целей. Опыт компаний, первыми освоивших коллективный инструментарий Office 2007, доказывает, что эти инструменты функционируют успешно, а выигрыш в производительности труда — огромный, если выделить время и ресурсы для перспективного планирования и обучения пользователей.
Дэн Холм - Директор консалтинговой службы Intelliem, которая организовывает консультации для предприятий, внедряющих SharePoint, Office, Windows и Active Directory. danh@intelliem.com