Microsoft Windows SharePoint Services -- полезный инструмент, с помощью которого можно организовать совместную работу с коллегами и обмениваться документами. Его главным недостатком была необходимость пользователя подключаться к сети для доступа и изменения данных. Например, мне всегда было нелегко отслеживать многочисленные сайты, с которыми приходилось работать. Однако специалисты Microsoft объединили Windows SharePoint Services 3.0 и Microsoft Office SharePoint Server 2007 с Microsoft Office Outlook 2007, чтобы облегчить автономную работу с данными SharePoint. Благодаря применению Outlook для хранения данных SharePoint, пользователь располагает единым местом, в котором можно искать и изменять расписания, контактную информацию, документы и задачи; новые элементы доступны в одном месте, и не требуется обращаться к разным сайтам SharePoint.

В Outlook 2003 можно автономно обращаться к некоторым спискам, например календарю и контактам, но только для чтения; все изменения производятся в сервере SharePoint. Библиотеки документов недоступны автономно через Outlook 2003. В Outlook 2007 можно синхронизировать календари, контакты, задачи и панели дискуссий в персональном файле папки (PST). Можно добавлять, редактировать и удалять документы в автономном режиме, а вернувшись в оперативный режим, синхронизировать изменения с сервером SharePoint. Кроме того, можно синхронизировать библиотеки документов: даже если элементы сохранены только для чтения в PST-файле, приложения Microsoft Office 2007, такие как Word 2007, PowerPoint 2007 и Excel 2007, позволяют редактировать документы и сохранять изменения в папке SharePoint Drafts. Если открыть документы в оперативном режиме, то выдается запрос для синхронизации изменений с сервером. Некоторые элементы SharePoint синхронизировать нельзя, например объявления, ссылки, специальные списки, приложения баз данных, списки отслеживания неполадок и опросы.

Чтобы активизировать синхронизацию с Outlook 2007, следует обратиться к списку SharePoint или библиотеке документов, которую предстоит синхронизировать, и щелкнуть на пункте Connect to Outlook в меню Actions. Этот элемент меню доступен только для пользователей Outlook 2007 и Windows SharePoint Services 3.0 или SharePoint Server 2007. Выбрать список для синхронизации можно только из SharePoint, но не из Outlook. Когда синхронизация активируется в первый раз, формируется новый PST-файл с именем SharePoint Lists. Этот файл нельзя разделить между несколькими профилями Outlook, а если его удалить, то будет нарушено соединение с SharePoint. Outlook хранит все элементы, загруженные из сайта SharePoint, в PST-файле.

Функция Send/Receive программы Outlook сначала загружает заголовок элемента, а затем тело, как в режиме Cached Exchange Mode. Для немедленной загрузки щелкните на кнопке Download this document. Увидеть, какие документы доступны локально, можно в папке Offline Documents в Search Folders.

Процесс синхронизации интегрирован в Send/Receive Settings программы Outlook; конкретные параметры синхронизации можно задать в Define Send/Receive Groups. По умолчанию все сайты SharePoint синхронизируются одновременно с электронной почтой. Однако можно создать Send/Receive Group для SharePoint и настроить время синхронизации. Для более детального управления можно настроить дополнительные группы для отдельных списков SharePoint и назначить время их обновления.

Чтобы изъять списки SharePoint из процесса синхронизации, можно удалить папку в Outlook или воспользоваться кнопкой Remove на вкладке SharePoint Lists в диалоговом окне Account Settings. В результате удаляются все элементы из папки и локального PST-файла, но не изменяется оперативное содержимое списков SharePoint. Если закрыть PST-файл или удалить его из вкладки Data Files в диалоговом окне Account Settings, то нарушается связь с SharePoint. Чтобы восстановить соединение, необходимо вновь добавить списки для синхронизации из SharePoint, в результате появляется новый PST-файл, а прежний устаревает. Если связь нарушена, то обязательно удалите старый PST-файл из структуры папок.

Синхронизация

При синхронизации библиотеки документов необходимо указать, на каком уровне папок предстоит ввести библиотеку в Outlook. Синхронизация охватывает все вложенные папки, что может привести к увеличению объема локально синхронизируемых данных. Исключить отдельные папки из синхронизации нельзя.

После синхронизации библиотеки документов можно переименовать или удалить из Outlook папку высшего уровня, но не вложенные папки. В настоящее время создавать вложенные папки, перемещать их и добавлять элементы можно только в SharePoint. Через Outlook можно обращаться к папкам, но не изменять структуру. Однако Outlook распознает папки, которые были переименованы, перемещены, удалены или созданы в SharePoint.

Если вся библиотека документов перемещена или удалена с использованием SharePoint, то Outlook сообщает об ошибке при попытке синхронизировать библиотеку документов. Чтобы устранить неполадку, необходимо удалить оригинал и заново синхронизировать библиотеку. Еще одна проблема возникает при локальном удалении загруженных из сети элементов с помощью функции Remove Offline Copy. При этом локальный элемент временно удаляется, но функция Send/Receive вновь загружает его.

Выше уже отмечалось, что элементы библиотеки документов хранятся в предназначенных только для чтения PST-файлах, но пользователь может изменить элементы, созданные в Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007. Если открыть такой элемент, то в верхней части документа появляется панель Message Bar, и можно щелкнуть на кнопке Edit Offline. Локальная копия измененного элемента хранится во вложенной папке SharePoint Drafts папки My Documents. Затем Outlook 2007 обращается к локальной копии, а не к PST-файлу. Можно также извлечь элемент из SharePoint в оперативном режиме с помощью функции Check Out, выбрав пункт Use my local drafts folder; при таком методе автоматически появляется возможность изменять документы автономно.

После того, как пользователь изменил элемент и вышел из приложения, выполняется проверка, и если пользователь подключен к сети, то элемент обновляется на сайте SharePoint. Если это невозможно, то он остается в папке SharePoint Drafts до тех пор, пока не будет открыт снова, но пиктограмма документа показывает, что он изменен. Кроме того, документ будет представлен в папке SharePoint Drafts Search в Outlook. Когда пользователь впоследствии подключается к SharePoint и открывает измененный элемент, появляется диалоговое окно, чтобы можно было выполнить изменения на сервере. Необходимо открыть каждый измененный элемент из папки SharePoint Drafts; Outlook не выдает оповещений о необходимости обновить эти элементы.

Чтобы изменить файл, отличный от Word 2007, Excel 2007 или PowerPoint 2007, требуется открыть элемент как предназначенный только для чтения и сохранить его локально с новым именем. Завершив работу с файлом, не забудьте загрузить его на сервер и заменить на сайте SharePoint с помощью браузера.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями