Вследствие новых правовых норм и высокой ценности архивируемой информации системы хранения оказывают все большее влияние на эффективность работы предприятий. По той же причине хранение и архивирование данных претерпевают в настоящее время коренные изменения. Дисковые системы благодаря их высокой производительности и поддержке защиты от изменений применяются все более широко, использование же оптических решений хранения нередко отходит на второй план.

Все чаще пользователям требуется быстрый поиск нужной информации в больших объемах давно заархивированных данных. Несмотря на потребность в хранении данных в неизменном виде, оптические решения хранения перестают удовлетворять предъявляемым требованиям по причине требуемой скорости поиска. Одновременно растет зависимость предприятий от доступности данных, сохраненных в их сетях и приложениях. На этом фоне найти подходящую стратегию хранения данных можно лишь после проведения точного анализа всех внешних требований и имеющихся на данный момент технологий.

УПРАВЛЕНИЕ СОБЛЮДЕНИЕМ ПРАВОВЫХ НОРМ ДЛЯ ХРАНИЛИЩ ДАННЫХ

В последние годы управление соблюдением правовых норм для хранилищ данных (Storage Compliance Management, SCM) приобретает все большее значение. Речь идет об адаптации обработки, хранения и архивирования данных к текущим правовым предписаниям и действующим законам. При этом для многих менеджеров по ИТ наибольшие затруднения вызывают именно новые юридические нормы. Кроме того, на предприятиях любого масштаба зачастую еще отсутствует осознание того, что и руководство должно принимать участие в решении задач, касающихся хранения и архивирования данных.

Сегодня обработка, хранение и архивирование данных нередко рассматриваются с сугубо технической или экономической точек зрения. Правовые риски недооцениваются, или же их полностью игнорируют и без должной серьезности относятся к таким моментам, как, скажем, некоторые положения законов об акционерных обществах или обществах с ограниченной ответственностью. Многие руководители до сих пор не осознают, что они несут персональную ответственность за потерю данных, если она была вызвана недостаточными мерами по предотвращению рисков. Кроме того, необходимо учитывать, что в соответствии с принятой практикой бóльшая часть данных должна храниться довольно долго, согласно законодательным нормам о сроках хранения. Особое внимание требуется уделять информации, важной с точки зрения налогообложения, а также законов о труде, защите данных, отмывании денег и торговле.

Еще один аспект управления соблюдением правовых норм для хранилищ данных заключается в том, что экономический успех предприятия зависит от доступности и качества информации. Она должна храниться в соответствии с действующими правилами и, конечно, в электронной форме и быть всегда доступна, несмотря на то, что ее объем непрерывно растет. Даже кратковременная потеря данных может привести к принятию неверных решений.

Наконец, дополнительные проблемы возникают из-за того, что приходится учитывать значительные затраты времени и денег на каждый процесс восстановления данных после какой-либо аварии, даже если технологии отлажены безукоризненно. К тому же слишком частое нарушение доступности информации чревато потерей репутации перед лицом клиентов и деловых партнеров.

В Германии, например, отделу ИТ следует также обеспечить выполнение требований и предписаний Принципов доступа к данным и контроля пригодности документов в цифровой форме (Grundsaetze zum Datenzugriff und zur Pruefbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU), Положения о налогах (Abgabenordnung, AO) и директивы Basel II. Предприятиям все же приходится нести определенные затраты на выполнение правовых указаний. В США, к примеру, на расходы, связанные с обеспечением соответствия законодательству, им приходится выделять около одной тысячной доли своего годового оборота. Как видно из Рисунка 1, речь не идет о каких-либо значительных суммах.

Рисунок 1. В США предприятия выделяют около одной тысячной своего годового оборота на расходы, связанные с соблюдением законодательных норм.
В профессиональных кругах исходят из того, что ежегодное увеличение затрат на преобразования, направленные на соблюдение правовых норм, составит от 16 до 18%. Это подразумевает дополнительные инвестиции, поскольку придется приобретать новые продукты в области производственно-экономических процессов, управления документооборотом и архивирования. Уже имеющиеся решения зачастую не отвечают предъявляемым требованиям.

Рынок уже предлагает хорошие системы, при помощи которых можно удовлетворить большую часть законодательных требований. Однако общее решение подходит лишь в редчайших случаях, поскольку предприятия слишком отличаются друг от друга. В целом отделу ИТ следует обращать внимание на то, чтобы использовалось максимально автоматизированное и надежное решение для архивирования, которое в состоянии хранить данные в соответствии с действующими правилами и одновременно поддерживать надежность и доказательную силу документов.

Предприятие должно поддерживать соответствие так называемым Принципам организации систем последовательного и основанного на переработке данных бухгалтерского учета (Grundsaetze ordnungsgemaesser, Datenverarbeitung gestuetzter Buchfuehrungssysteme, GoBS) и гарантировать сохранность исходного состояния определенных данных. Как с коммерческой, так и с налогово-правовой точек зрения важно защитить обязательные к хранению данные. Указанную предосторожность необходимо соблюдать на протяжении всего срока их хранения.

Чтобы информация гарантированно хранилась в неизмененном состоянии, применяемое для этого решение должно обеспечивать в контролируемой и доступной форме проверку того, производились ли какие-либо манипуляции с носителем данных и/или записанными на нем файлами. Для этого используется цифровая сигнатура, которая в зашифрованном виде помещается в специальной, скрытой области (hidden area) носителя данных, а также в базе данных. Благодаря этой функции обеспечения безопасности отдел ИТ получает возможность исследования средств хранения и носителей данных на непротиворечивость при помощи сравнения текущего состояния данных с записями в базе данных. Благодаря подобной проверке можно выявить и идентифицировать как измененные, так и поврежденные или удаленные документы.

В качестве меры безопасности против неправомочного доступа обычно обращаются к мощным алгоритмам шифрования, которые делают несанкционированные попытки манипуляции данными извне невозможными или, по меньшей мере, настолько затруднительными по времени, что риск быть обнаруженным для хакера становится слишком большим. Нередко применяются комбинации ключей, состоящие из системного ключа (System Key, SK) и различных активных ключей (Active Keys, AK). Они позволяют обеспечить использование носителя лишь в пределах инсталлированной архивной системы. Подобное системное решение имеет то преимущество, что оно сочетает достоинства гибких сменных носителей с особенностями технологии обеспечения безопасности закрытых систем.

ПРОСТОЕ АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

Для современных решений архивного хранения важно простое, прозрачное и наглядное администрирование. К тому же представление структуры архива будет эффективным, если оно опирается на широко известный Windows Explorer. Кроме того, необходимо сохранять данные о версиях, включая имя соответствующего архивного носителя. Повторный запуск системы хранения должен, по возможности, происходить полностью автоматически. В этом случае отделу ИТ надо следить за тем, чтобы информация о необходимых для процесса восстановления каталогах, файлах или даже целых архивах постоянно документировалась, а средства хранения идентифицировались однозначно. Задействованные в ходе процесса восстановления данные автоматически передаются в целевые каталоги.

Собственно говоря, законодатель никак не регулирует использование тех или иных носителей для записи данных и их архивного хранения. Поэтому задача отдела ИТ заключается в технической реализации требований предприятия в экономичной и современной форме. Он должен самостоятельно принимать решения относительно того, будут ли использоваться магнитные кассеты или ленты, дисковые массивы или оптические дисководы. Не стоит забывать о том, что в подобных процессах принятия решений главную роль нередко играют индивидуальные, характерные для конкретного предприятия стратегии и концепции. Важно, чтобы будущие потребности в хранении данных учитывались при реализации принятых решений.

ИНТЕГРАЦИЯ АВТОЗАГРУЗЧИКОВ ОПТИЧЕСКИХ ДИСКОВ

Многие администраторы ИТ задумываются о том, как интегрировать автозагрузчики оптических дисков (комбинации массива RAID и библиотеки UDO) в свои сети. К настоящему времени эти устройства проявили себя как прочная и надежная основа для хранения данных из архивов и систем управления документооборотом. Однако очень часто их запуск в эксплуатацию оказывался проблематичным. Поэтому так велик спрос на серверы хранения данных, которые сочетают надежность оптических средств с производительностью массивов RAID.

Автозагрузчики оптических дисков предназначены для долговременного архивного хранения массивов данных предприятия. Наиболее распространенные решения, например, робототехнические системы, поддерживают старый магнитооптический формат (Magneto-Optical, MO), профессиональный диск для хранения данных (Professional Disc for Data, PDD), сверхплотный оптический формат (Ultra Density Optical, UDO), а также новые дисководы по технологии Blue Ray, где для записи данных применяется синий луч лазера.

ТЕХНОЛОГИЯ UDO ПОЛУЧАЕТ РАСПРОСТРАНЕНИЕ

Популярность технологии UDO дает основания утверждать, что автозагрузчики оптических дисков UDO со временем могут стать стандартом в области оптического архивирования данных. Спектр предложений производителей и поставщиков продуктов довольно обширен. На один картридж можно записать около 30 Гбайт. Поскольку для отдела ИТ в вопросах соблюдения длительности хранения данных важен именно срок жизни носителей, стоит отметить, что такой именитый производитель, как Plasmon, предлагает носители с периодом службы до 50 лет. Образцом решения по емкости и цене может служить модель SER JB4U/22-X — объем хранения составляет 660 Гбайт, а цена при 22 слотах — от 6700 евро и выше. В области решений старшего класса (с объемом памяти до 150 Тбайт) следует назвать серию продуктов ASM 1000, в которых можно разместить до 5000 носителей данных.

Для полноты картины стоит упомянуть профессиональный диск для хранения данных (Professional Disc for Data, PDD) компании Sony. Эта система так и не получила широкого распространения и, по-видимому, проиграет в ожесточенной конкурентной борьбе технологии Blue Ray. Указанная тенденция прослеживается и при рассмотрении продуктовых линеек таких производителей, как компания JVC America.

Благодаря доступности технологии Blue Ray у отдела ИТ появляется возможность применения еще одного оптического формата в области автозагрузчиков дисков. Известные производители, к примеру JVC, DISC и другие, уже расширяют свои предложения в соответствующем направлении. В случае продукта 1000U-BD компании DISC шкала емкости начинается с 2,3 Тбайт. Модель MC-BL600U производства JVC с объемом хранения 30 Тбайт представляет собой интересный вариант для приложений со средним уровнем требований к емкости хранения. Поскольку отдел ИТ не может не учитывать размер инвестиций в области хранения и архивирования данных, нельзя не упомянуть и о затратах на приобретение: стоимость упомянутых систем составляет от 17 до 18 тыс. евро. Объем памяти одного картриджа равен 50 Гбайт.

В зависимости от конкретных потребностей необходимо учитывать, что выпускаются как обычные, так и перезаписываемые носители. Компания JVC, к примеру, предлагает носители данных Blue Ray в двух вариантах:

  • носитель BD-R (Write Once/Read Many, WORM — однократная запись/многократное считывание), на который запись можно производить лишь один раз;
  • носитель BD-RE, который можно перезаписывать до 10 тыс. раз.

Поскольку срок жизни решения Blue Ray составляет более 50 лет, пользователи могут с успехом применять функциональность однократной записи для так называемых решений с фиксированным контентом. Перезаписываемый формат BD-RE демонстрирует свои сильные стороны в области управления иерархическим хранением (Hierarchical Storage Management, HSM), управления жизненным циклом информации (Information Lifecycle Management, ILM), а также обеспечения сохранности данных.

Поскольку внешние воздействия, в частности пыль, царапины или отпечатки пальцев, отрицательно влияют на качество дисков BD, на них наносится специальный защитный слой со сверхтвердым покрытием (Super Hardcoat). Защита носителей данных обеспечивает ряд преимуществ: скажем, в этом случае картриджи не столь нужны, как при использовании других систем, хотя емкость хранения при том же самом занимаемом пространстве возрастает в десять раз.

АРХИВ НАГОТОВЕ

Как показывает практика, в области систем архивного хранения данных нередко не уделяется должного внимания требованиям высокой готовности, поскольку возможные периоды простоя оказываются куда менее критичными для деятельности предприятия, нежели сбои в работе собственно ИТ. Однако заархивированные данные могут оказаться крайне важными для выработки и принятия решений, поэтому отделу ИТ следует поближе познакомиться c преимуществами архитектуры «горячей замены» (hot swap), которая, помимо всего прочего, сокращает потребление энергии. Применяя эту технологию, пользователи обычно без проблем получают доступ к необходимым данным.

Для отдела ИТ важно то, чтобы в случае возникновения проблем администрирование системы не было сопряжено со сложным методом перезапуска или перезагрузки оптической библиотеки. Поэтому производители, к примеру Plasmon, обеспечивают возможность замены накопителей в процессе работы, считая это большим преимуществом с точки зрения готовности системы. Чтобы обеспечить стабильность подачи электроэнергии, продукты Plasmon G164, G238, G438, G638 и G94.282-4, а также библиотеки с поддержкой технологии Blue Ray от производителя DISC предлагают так называемые избыточные блоки питания.

Традиционные системы управления документооборотом (Document Management System, DMS) записывают электронные письма в центральный архив и таким образом берут на себя часть задач по разгрузке корпоративного почтового сервера. Однако зачастую сохраняются все без исключения письма без предварительной отфильтровки спама и рекламных сообщений. Поэтому емкость хранения DMS быстро исчерпывается, хотя нехватка места проявляется несколько позже, чем при использовании системы электронной почты без поддержки DMS. Поскольку система управления документооборотом существенно загружает сеть предприятия, отделу ИТ не следует упускать из вида эту проблему.

Сегодня производители систем управления документооборотом пытаются справиться с постоянно растущими объемами электронной почты при помощи механизмов, повышающих производительность путем интеллектуальной обработки писем. Первый шаг заключается в разделении важных деловых сообщений и информационного балласта, к примеру, ненужных писем и спама.

АРХИВИРОВАНИЕ ТРЕБУЕТ ИНТЕЛЛЕКТА

Возможны две альтернативы. В первом случае архивируется вся электронная почта предприятия вместе с вложениями, при этом методы, направленные на экономию места на дисках, позволяют оптимально использовать емкость хранилища. Во втором случае в ходе процесса архивирования специальные фильтры отсортировывают по заданным правилам нежелательные и ненужные письма и сохраняют лишь определенные сообщения. Благодаря подобной интеллектуальной программе архивирования у отдела ИТ появляется возможность управлять процессами резервного копирования, а также держать под контролем объем входящей электронной почты, отделяя важное от несущественного.

Значимость всеобъемлющего архивного хранения электронной почты постоянно возрастает, поскольку электронные письма составляют все более существенную часть деловой коммуникации. Отдел ИТ может предоставить полный архив электронной почты, к примеру, в случае претензий со стороны клиентов, разногласий с деловыми партнерами или проверок на предприятии. Отдельные процессы при определенных обстоятельствах должны быть воспроизводимы в любой момент, даже если они протекали только в интерактивном режиме. В США известны случаи, когда на компанию налагались ощутимые денежные штрафы, поскольку электронные письма хранились неправильно или вообще не сохранялись. В Европе пока не сообщалось о серьезных нарушениях подобного рода, однако в налоговых и прочих предписаниях уже настоятельно рекомендуется обзавестись хорошо структурированной системой архивного хранения.

АРХИВИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В ДЕЛОВОЙ ПРАКТИКЕ

Нередко между теорией и практикой в вопросах архивирования пролегает целая пропасть. Если верить недавнему исследованию, проведенному Osterman Research среди американских компаний, лишь немногие предприятия выполняют свои обязательства в отношении архивирования. По данным опроса, чуть больше трети американских предприятий пользуются системами архивирования электронных писем. А это значит, что остальные очень рискуют с юридической точки зрения в отношении исполнения своих обязанностей по части архивирования.

Часть американских предприятий заявила, что в их структуре вообще отсутствует система архивирования электронной почты. Причина заключается в высоких требованиях к объемам хранения. Именно вложения в электронные письма занимают много места в хранилище. В этой связи чаще всего упоминаются файлы, содержащие следующие данные:

  • отсканированные с высоким разрешением изображения и цифровые фотографии, выполненные современными фотокамерами (которые делаются, к примеру, при осмотре объектов недвижимости в ипотечном или кредитном бизнесе);
  • проспекты и деловые презентации (PowerPoint);
  • рекламные видеоролики;
  • аудиозаписи;
  • рисунки, графики, строительные планы и т. д. (источник: компания Septacon).

Для хранения такого рода вложений вполне может потребоваться несколько мегабайт. Не стоит также забывать о стремлении предприятий автоматизировать свои деловые процессы и по возможности выполнять их в полном объеме в электронном виде. Предложения, заказы и подтверждения их получения, накладные, счета и тому подобное все чаще передаются по электронной почте. На практике это означает, что один-единственный процесс может сгенерировать десять, двадцать или даже больше документов, которые пользователи отправляют по электронной почте, пересылают или на которые
отвечают.

Вот небольшой модельный расчет. Допустим, на предприятии работает тысяча сотрудников и объем файлов Exchange или PST у каждого составляет примерно 1 Гбайт в день. Если подразделение ИТ будет раз в день производить резервное копирование электронной почты, то, исходя из условия, что в году примерно 230 рабочих дней, можно рассчитать необходимый объем для хранения данных по следующей формуле: 1000 сотрудников х 230 (в среднем) рабочих дней х 1 Гбайт данных = 224,6 Тбайт за один финансовый год. И, наконец, указанный объем данных в 224,6 Тбайт можно пересчитать с учетом стандартной емкости классических магнитных лент: для его хранения потребуется 3285 лент емкостью по 70 Гбайт каждая — и это минимальная цифра, поскольку никто не может гарантировать, что требования к объему памяти, отводимой для электронной почты на каждого сотрудника, не возрастут в течение года (см. Рисунок 2).

ПРАВОВЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА В ОТНОШЕНИИ ХРАНЕНИЯ ОБХОДЯТСЯ НЕДЕШЕВО

Если учесть налагаемые законом обязательства в отношении хранения данных и взять, к примеру, десятилетний срок хранения важных налоговых данных, то станет ясно, какие огромные объемы хранения и сколько носителей понадобится — и это, не принимая во внимание занимаемое пространство и требования к хранению в соответствии с установленными правилами. Магнитные ленты для хранения таких объемов данных вряд ли пригодны.

Рисунок 2. Потребность в хранении данных (файлы Exchange и PST) на предприятиях с разным количеством сотрудников.
Кроме того, следует учесть, что в большинстве случаев речь уже не идет об одном только хранении и архивировании — необходимо учитывать то, что информацию надо находить быстро, а из резервного хранилища и архивной системы придется восстанавливать не только сообщения, но и вложения. По этой причине традиционных процессов, требующих крупных денежных, временных и людских затрат, надлежит, безусловно, избегать.

ОПТИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ И ДИСКОВЫЕ БИБЛИОТЕКИ ДЛЯ ДОЛГОВРЕМЕННОГО АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Оптические решения в течение многих лет считались лучшей средой при выборе варианта для долговременного архивного хранения данных. Но постепенно от них начинают отказываться и все больше производителей и поставщиков выходят на рынок с самыми разными продуктами.

Широкое распространение получили системы на базе жестких дисков. Следует заметить, что новые правовые положения, такие, как Международные стандарты финансовой отчетности (International Accounting Standards, IAS), закон Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act), директива Basel II и Принципы доступа к данным и контроля пригодности электронных документов (Grundsaetze zum Datenzugriff und zur Pruefbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU), вынуждают отделы ИТ искать более гибкие технологии архивирования, которые едва ли могут быть реализованы без использования жестких дисков. Постановка таких задач, как быстрое архивирование документов, их поиск, обеспечение безопасности в области хранения данных, а также необходимость постоянно отслеживать появление новых законов и соблюдать их создают огромные сложности для тех, кто отвечает за эксплуатацию систем ИТ.

Дисковые библиотеки относятся к тем оптическим хранилищам данных, которые хорошо адаптируются к растущим потребностям в объемах хранения. В частности, крайне выгодной является типовая модульная концепция, поскольку она привносит с собой повышенную гибкость. Кроме того, в будущем дисковые библиотеки позволят применять новые технологии хранения без больших инвестиций в указанную концепцию хранения и архивирования данных.

УПРАВЛЕНИЕ ХРАНИЛИЩАМИ ДЛЯ UDO, PDD, MO/WORM И DVD-RAM

Если отдел ИТ стремится удовлетворить постоянно растущие требования к гибкости, он может, к примеру, воспользоваться решением InveStore V4 от компании Pegasus Disk Technologies, которое работает под управлением ОС Microsoft Windows и предоставляет прозрачную файловую систему. В качестве альтернативы системой хранения можно управлять непосредственно через используемое в данный момент приложение при помощи специальных прикладных программных интерфейсов (Application Program Interfaces, API).

Для снижения затрат на управление архивами можно совместно использовать автозагрузчики, поддерживающие разные технологии: UDO, PDD, а также более «старые» стандарты. При этом различные инструменты позволяют создавать копии носителей информации. В случае необходимости в современных системах способны применять гибкие режимы записи, позволяющие архивировать данные непосредственно на оптические носители. В зависимости от уровня загруженности системы администратор может отдать команду на промежуточное сохранение данных на жесткие диски, чтобы таким образом повысить пропускную способность.

При рассмотрении вопросов соблюдения правовых норм не следует оставлять без внимания носители UDO WORM с системой уничтожения данных. Предписанное законом долговременное архивное хранение данных предполагает их удаление по истечении срока хранения. Носители UDO «с возможностью однократной записи» (Compliant Write-Once UDO) предлагают как хорошую защиту данных, так и общие условия для архивирования в соответствии с законодательными требованиями. Plasmon, к примеру, выпускает продукты, способные успешно выполнять поставленные требования.

Технология UDO в области профессиональных решений архивирования считается законной наследницей магнитооптических носителей. Быстрому развитию этой технологии способствует не только правовые предписания, но и дискуссии об иерархических хранилищах информации, которые возникли в результате распространения концепции управления жизненным циклом информации.

Применительно к практике ИТ нередко говорят о преимуществах многоуровневых архивных решений, к примеру, комбинированных, с применением дисков и UDO. В дальнейшем станет ясно, что жесткие диски в архивных системах вступают в конкуренцию с оптическими хранилищами. «Смешанные формы» представляют интерес именно в небольших и средних системах. Здесь преимущества архивных систем на базе устройств UDO комбинируются с достоинствами дисковых систем, отличающихся высокой производительностью, а также с долговечностью и надежностью оптических носителей данных.

ВИДЕОАРХИВЫ В ХРАНИЛИЩАХ НА МАГНИТНЫХ ЛЕНТАХ

Используемые сегодня видео- и аудиофайлы нередко обладают значительными размерами и требуют емких решений хранения данных с высокими скоростями их передачи. В повседневной практике многие радио- и телевещательные компании все еще пользуются решениями хранения на магнитных лентах. Однако все чаще студии переходят на цифровые технологии записи и монтажа. А это влечет за собой потребность в цифровых носителях для хранения и архивирования. В таком случае отдел ИТ применяет специальные архивные серверы в роли связующего звена между магнитными лентами и промышленными системами.

Продукт, достойный упоминания в качестве примера, — программное обеспечение Archive Series компании XenData. С его помощью видеоданные записываются на так называемые системы автономных стримеров (Standalone Streamer System, SAS). В числе возможных форматов используются AIT, LTO, SAIT и SDLT. Строго говоря, лентопротяжные устройства можно рассматривать как своего рода стандартные логические диски в ОС Windows. Таким образом можно обеспечить высокопроизводительный доступ для чтения и записи произвольных данных, который очень похож на доступ к магнитной ленте.

Хорст Витман — генеральный директор компании Septacon. Юрген Гример — консультант по менеджменту и стратегиям в области информационных технологий.


© AWi Verlag


Ссылки

Управление соблюдением правовых норм для хранилищ данных — профессор, д-р юридических наук Дирк-Михаэль Бартон:


http://www.uni-paderborn.de/www/fb5/wiwi-web.nsf/id/WIWI21_Dep6

Компаниям не хватает директивных указаний и руководящих принципов — необходим более строгий контроль электронной почты:

http://www.ostermanresearch.com/

Журнал «Das Storage-Magazin», раздел «Optical Storage», мнение компании Enterprise Storage Group: «UDO достоин рассмотрения»:

http://www.speicherguide.de/

Проверка приложений, управление документооборотом, оптическое архивирование:

http://www.it-audit.de

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями