MPS (Managed Print Services) — явление на российском рынке уже не новое, но по-прежнему вызывающее массу вопросов у заказчиков. Чем аутсорсинг печати отличается от обычного лизинга печатного оборудования? Безопасно ли это? Как перейти на MPS и какие услуги здесь особенно важны?

Рынок аутсорсинга печати, который зародился полтора десятилетия назад, претерпевает сейчас серьезные изменения: качество предоставляемых услуг повышается, их поставщики объединяются, более крупные игроки поглощают более мелких.

С другой стороны, сами клиенты становятся все умнее, они хотят более гибких условий контракта и дополнительных услуг. Как считает руководитель подразделения по аутсорсингу печати компании HP в регионе СEMA Ласло Цинеге, теперь можно говорить о том, что есть «базовое» MPS, которое изначально было только «стоимостью за страницу» и включало простое обслуживание аппаратов, и есть более высокий уровень сервиса, который серьезно влияет на бизнес-процессы организации.

Что такое MPS?

Зачастую российские заказчики не очень понимают, в чем разница между MPS и лизингом печатного оборудования. Как пояснил Цинеге, разница в подходе. Если вы берете оборудование в лизинг, это ваша собственность, пока вы платите за него, но это одно и то же оборудование.

Полноценный же MPS-контракт предлагает возможность смены уровня сервиса и даже замены оборудования. Это больше похоже на то, как если бы вы арендовали не автомобиль, а транспортный сервис, и при этом получали возможность обновлять машину или время от времени менять ее, и кто-то заправлял бы ее бензином вместо вас и обеспечивал ее ремонт без вашего участия.

Как сделать MPS выгодным?

Основной интерес клиентов, когда они покупают или берут в лизинг какое-то количество оборудования, состоит в том, чтобы оно использовалось на полную мощность.

Один из самых важных параметров — это загрузка имеющегося оборудования. Это тот показатель, который в первую очередь нужно мониторить и по возможности корректировать. Если клиент платит за оборудование, но люди его не используют — значит, он платит зря.

Еще один важный параметр — количество простоев. Сколько времени это устройство находится в рабочем состоянии? Как много занимает его обслуживание и ремонт?

Процесс печатания сопряжен с движением таких расходных материалов, как тонер, чернила, бумага и т. д. Заказчики должны быть уверены, что у них не возникнет никаких проблем с этим аспектом, они не должны будут запасать расходники, заниматься закупками и логистикой, гораздо удобнее, когда за все это отвечает поставщик MPS.

Все вышеперечисленное — стандартный набор для MPS, считает Цинеге. Дополнительно клиентам может потребоваться детальная расшифровка расходов на печать вплоть до распределения цифр по отдельным рабочим местам, чтобы держать на разумном уровне использование печатающих устройств сотрудниками. Печать с введением персонального кода сотрудника предотвращает бессмысленный расход бумаги, когда кто-то отправляет задание на печать, отвлекается и забывает забрать напечатанное, такие задания просто не будут выведены на бумагу. Также это идет на пользу конфиденциальности, ведь документы не валяются тут и там.

Как защититься от рисков?

MPS-контракт заключают на определенный период времени, так что можно сказать, что на самом деле клиент защищен и самим контрактом — и гораздо больше, чем при обычной покупке оборудования, считает Цинеге.

Это означает, что клиент может лимитировать все риски в самом контракте, например оговорить такие вещи, как сохранение и защита информации, в том числе от наличия в помещении сторонних работников.

Для любого заказчика очень важно, чтобы никакие его данные никогда не покидали пределов офиса без соответствующих разрешений. Все эти данные будут полностью скрыты от провайдера MPS. И даже более того: конфиденциальная печать означает, что при отправке на печать информация зашифровывается и передается по сети в шифрованном виде и после печати может быть уничтожена.

Программные решения для безопасности печати, которые, как правило, предоставляются MPS-провайдерами, не только не снижают уровень безопасности, но, наоборот, могут гарантировать защиту информации клиента и всего печатного процесса, подчеркнул Цинеге.

Принтеры, подключенные к сети, как и любое сетевое устройство, подвержены риску взлома. И, как правило, провайдеры также обладают достаточными умениями для обеспечения защиты своих клиентов от сетевого взлома. Так что на самом деле MPS гораздо более безопасно, чем покупка отдельных устройств.

Как меняет MPS инфраструктуру компании?

Самое важное — это то, что переход на MPS помогает определить верное количество устройств и правильно их разместить: не слишком мало, не слишком много.

Кроме того, MPS помогает упорядочить парк устройств печати. Многие клиенты покупают разные принтеры на протяжении многих лет и в итоге много разных моделей от разных производителей, что крайне сложно для обслуживания. При использовании MPS моделей принтеров и многофункциональных устройств может быть гораздо меньше, это легче для инфраструктуры, ведь будет всего один стандартный драйвер принтера, один набор настроек безопасности, также потенциально единые стандарты и политики печати.

Если же говорить о рабочем процессе, то здесь MPS дает наглядное представление об использовании печатной техники в компании: кто и сколько печатает, кто занимается этим на выходных, для себя или по работе.

Для собственных ИТ-специалистов организации MPS также становится большим облегчением, поскольку они освобождаются от множества задач, связанных с печатью, а далее, поскольку они понимают, кто из работников сколько печатает, из какой программы, базируясь на этих данных, они могут подумать, возможно, о какой-то цифровизации, считает Цинеге.

По его словам, обычно MPS снижает количество печати на 25–30%, это довольно заметная экономия. Ни у одной организации нет цели печатать больше, да и вообще печать документов не может являться целью, так что конечной задачей внедрения MPS можно считать снижение количества печатных документов или хотя бы искоренение необязательной печати.

C чего начинать переход на MPS?

Переход на MPS часто меняет общий стиль работы, что может стать разрушительным для компании, если этому процессу не предшествует серьезная подготовка. Поэтому стоит начать с консультаций с MPS-провайдером, чтобы заказчик понимал, что происходит в каждый конкретный момент и мог поделиться своими мыслями с поставщиком, советует Цинеге. Он также предлагает рассмотреть возможность внедрения MPS «шаг за шагом», начиная с мелких областей и постепенно переходя на все более широкое использование.

Купить номер с этой статьей в PDF