В этом году традиционную научно-практическую конференцию «Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот», организованную Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела совместно с компанией «ИнтерТраст», посетило более 700 человек, в том числе из Белоруссии, Латвии, Украины и Узбекистана.

Конференция шла два дня, что дало возможность более подробно остановиться на теоретических и практических аспектах автоматизации документооборота.

«Важно иметь возможность ‘сверять часы’ между людьми, определяющими тенденции развития документационного обеспечения управления, и компаниями, реализующими теоретические положения и практические рекомендации в информационные системы», — отметил генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев.

В 2008 году в стране было принято несколько ключевых актов, направленных на развитие как информационного общества в целом, так и его отдельных институтов. Среди них особенно выделяются «Стратегия развития информационного общества» и «Концепция формирования в РФ электронного правительства до 2010 года».

Данная стратегия поддерживает международные тенденции развития информационного общества — в ней учтены основные положения Окинавской хартии глобального информационного общества, декларации принципов «Построение информационного общества — глобальная задача в новом тысячелетии» и планов действий Тунисского обязательства и других международных документов, принятых на Всемирной встрече на высшем уровне по вопросам информационного общества.

«По сути дела, государство — это большая корпорация, которая должна управляться по тем же правилам, использовать те же инструментарии, что и те ведущие отечественные и международные компании, которые внимательно относятся к процедуре своего управления», — считает Линев.

Несмотря на колоссальное разнообразие систем электронного документооборота (СЭД), по мнению Линева, в последнее время в нашей стране наблюдается четкий курс на универсализацию программных продуктов, которые, считает он, кроме задач, связанных с учетом и работой с документами, должны решать и задачи архивного хранения, управления контентом и ходом работ.

Еще одной тенденцией развития систем электронного документооборота генеральный директор «ИнтерТраста» назвал увеличение числа сотрудников организаций, работающих с этими системами, особенно в филиальных сетях, что дает возможность быстрее доносить управленческую информацию до филиалов и дочерних организаций.

«Чем быстрее доставляется информация, тем больше времени на принятие решения», — отметил он.

«Характерной чертой сегодняшнего времени» Линев назвал ежегодное удвоение объема информации, хранящейся в СЭД, где кроме реквизитов находятся и содержательные части документов, что обеспечивает возможность эффективного поиска. Он также отметил увеличение требований к поисковым возможностям систем — уже недостаточно найти документ по номеру, дате, отправителю, поскольку необходимы решения, способные сравнивать документы с другими с целью установления отсутствия противоречий в их содержании.

Затронув тему финансового кризиса, Линев отметил, что он должен поднять значение «документационных» служб, так как выжить в новых условиях удастся наиболее управляемым и эффективным структурам. Крупные потребители систем электронного документооборота вряд ли серьезно уменьшат свои бюджеты на эту статью, а появление новых заказчиков будет обусловлено потребностями улучшения их основных бизнес-процессов.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF