Невозможность своевременно ответить на сообщения электронной и голосовой почты или оповестить об отмене встречи, необновленные вовремя проекты, даже неосвещенные внешние социальные события — вот во что выливается прерывание связи.
Джефф Збар — эксперт по вопросам, связанным с деятельностью домашних офисов. С ним можно связаться по адресу Jeff@goinsoho.com

Зачастую в этом повинен не удаленный сотрудник, а его коллега, работающий в офисе.

Кто же отвечает за поддержку открытых каналов связи? Сложности при заключении соглашений с работниками, которые собираются трудиться вне офиса, известны давно. Традиционно считается, что удаленные сотрудники должны поддерживать связи с коллегами, находящимися в корпоративном офисе. Но разве в их обязанности может входить гарантия постоянной доступности каналов связи?

Связь можно прервать с обеих сторон, но, как подчеркнул Дуг Локвуд, бывший менеджер по программе удаленной работы компании Ericsson, именно в обязанности удаленного сотрудника вменяется следить за бесконфликтной передачей информации. Такому сотруднику рекомендуется: еженедельно рассылать заинтересованным лицам календарь, в котором обведены дни, когда он работает вне офиса, часы, когда с ним можно связаться; сообщить всем членам группы свой домашний адрес, номера сотового телефона и пейджера; менять сообщения на автоответчике так, чтобы звонящий мог узнать, где его можно найти в течение сегодняшнего рабочего дня и как с ним связаться.

Но и сотрудникам, работающим в офисе, следует поддерживать на хорошем уровне связь со своими удаленными коллегами. Совместная работа всего офиса — вещь замечательная, но только если при этом вы не находитесь за пределами самого офиса.

Вот чем объясняется нижеследующее обращение всех удаленных сотрудников компании к тем, кто находится в офисе.

  • Сразу отвечайте на сообщение электронной или голосовой почты. Удаленные сотрудники не могут заглянуть к вам в комнату и поинтересоваться, почему вы не отвечаете на их сообщение, поэтому измените соответствующим образом ваш стиль работы.
  • Создавайте группу соратников. Представьте себе, что удаленные сотрудники могут просто не узнать о новостях и модернизациях, если такая информация распространялась в случайных разговорах между сотрудниками, находящимися в офисе. Поддерживайте партнерские связи между удаленными сотрудниками, с тем чтобы убедиться, что информация о профессиональных и социальных мероприятиях и событиях становится известна всем в компании как в офисе, так и за его пределами.
  • Уведомление об отмене встреч следует рассылать заранее и информировать при этом всю группу. Если вы решили отменить встречу за 20 минут до ее начала, это значит, что удаленный сотрудник сможет узнать об этом только тогда, когда уже приедет в офис. Если встречу необходимо отменить, сразу предупредите об этом членов группы и административных помощников. Позвоните удаленному сотруднику по сотовому телефону, если с ним нельзя связаться по домашнему.
  • Не проходите мимо пустого кабинета. Не обнаружив сотрудника в его кабинете, коллеги непременно откладывают решение важных вопросов «на потом». Это совершенно неправильно. Позвоните сотруднику домой. «Не думайте, что вы можете отложить свой вопрос или беседу до того времени, когда удаленный сотрудник появится в офисе, — подчеркнул Локвуд. — При таком подходе решение даже серьезных вопросов может происходить крайне медленно».
  • Будьте общительным. Работая из дома или удаленно, позвоните сослуживцам — просто для того, чтобы поговорить. И дайте понять своим коллегам, находящимся в офисе, что вы не возражаете, если они будут звонить вам домой.
  • Менеджеры должны быть в курсе дела. В случае, когда вы остаетесь без связи, сообщите об этом своим коллегам и менеджерам. Если связь прервана, работа группы от этого может пострадать. И удаленный сотрудник, и менеджер должны уметь справляться с любой ситуацией, прежде чем она породит серьезные проблемы.

Мы советуем всем удаленным сотрудникам и их коллегам, находящимся в офисе, воспользоваться приведенными здесь советами. Если вы все сделаете правильно, то обеспечите себя более стабильной связью с офисом.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями