Глава компании «Весть-Метатехнология» о перспективах систем workflow в России

Мария Каменнова: «Автоматизация работы канцелярии с помощью систем workflow — вещь хорошая, но дорогостоящая, это лишь одна функция в большом процессе»

С ней беседует научный редактор Computerworld Россия Михаил Зырянов.

Что интересного происходит в мире систем класса workflow?

Самая главная новость — workflow стала одной из ключевых технологий, оказывающих серьезное влияние на другие технологические решения. Поставщики таких систем прибавили в солидности, резко выросло их финансовое положение, укрепился авторитет.

С одной стороны, переход на процессную ориентацию, осознание того, что надо автоматизировать именно бизнес-процессы предприятия, а не отдельные функции, заставили многих заказчиков обратить на эту технологию очень серьезное внимание и строить стратегии своего информационного развития с учетом технологии workflow.

С другой — на рынок коммерческих систем workflow вышли новые игроки: Microsoft, SAP, Oracle, Baan и др. Поставщики ERP-пакетов включили функции управления потоками работ в свои системы. Это заставило традиционных поставщиков технологий workflow перепозиционироваться. Кто-то начал выпуск решений для вертикальных рынков, кто-то предпочел продолжать развивать ядро своих систем и предлагать другим разработчикам встраивать это workflow-ядро в их продукты. Некоторые компании решили пойти по пути поставщиков промежуточного ПО, обеспечивающего интеграцию различных приложений (бухгалтерские системы, различные системы учета ресурсов, САПР и др.). В связи с ростом популярности процессного подхода потребность в такой интеграции весьма высока.

С развитием электронного бизнеса еще более острой стала потребность в четкой фиксации бизнес-процессов и их автоматизации. Причем речь в данном случае идет не только о внутренних процессах предприятия, но и об отношениях «бизнес — бизнес», о бизнес-процессах «поставщик — клиент», «поставщик — производитель» и т. д. Для отслеживания и автоматизации таких процессов необходимо специальное ПО. Системы управления потоками работ как раз на это нацелены.

Ну и, конечно, расширяется использование систем workflow при построении на предприятиях систем управления знаниями, а также их применение как инструментария для интеграции различных корпоративных приложений.

Сегодня на рынке около 100 продуктов класса workflow. Ежегодно объем рынка этих систем увеличивается на 30%. Правда, на ближайшие годы прогнозируется замедление роста за счет того, что данные решения станут перемещаться в другие рыночные ниши, например управления документами. Доходы, полученные от применения компонентов workflow, зачастую подсчитываются на других рынках, и это необходимо учитывать.

Какие изменения происходят в технологиях систем этого класса?

Сейчас на смену системам с двухзвенной архитектурой клиент-сервер приходят системы с трехзвенной архитектурой. С их помощью гораздо удобнее строить интеграцию приложений на основе API-интерфейсов. Разумеется, во всех развитых системах управления потоками работ предусмотрена поддержка интерфейсов CORBA, COM/DCOM и пр. Эти средства интеграции широко используются при построении информационных систем у заказчиков.

Консорциум Workflow Management Coalition усиленно работает над созданием стандартов для интеграции систем workflow с операционными средами, внешними приложениями, различными интерфейсными средами (например, CORBA). Соответствие данным стандартам — обязательное требование, предъявляемое к этим системам.

Что происходит с системами workflow в России? В чем причина стагнации этого сектора рынка в нашей стране? Почему рынок не пошел дальше автоматизации канцелярского документооборота?

Изложу свою точку зрения. Задачи, которые приходится решать современному предприятию, можно условно разделить на три категории: производственные задачи, учетные и интеллектуальные. Производственные связаны с собственно выпуском товаров и услуг, учетные — с фиксацией состояния различных ресурсов, интеллектуальные — с анализом рынка, с выработкой стратегий продвижения на рынок, освоением новых ниш.

Сегодня отечественному предприятию необходимо решить прежде всего учетные задачи, чтобы получить хоть какую-то информацию для оперативного планирования. Средства, выделяемые на ИТ и отделы автоматизации, в основном направлены на достижение именно этих целей, поэтому многие предприятия сейчас заняты выбором и покупкой учетной системы, начиная с «1С» и «Галактики» и заканчивая R/3 и BAAN. Как только организация справится с учетными задачами (по крайней мере, начнет успешно их решать), она сразу же примется за решение производственных задач, которые и реализуются через соответствующие бизнес-процессы. Но это один аспект проблемы.

Вторая сторона связана с тем, что workflow — это технология управления и автоматизации процессов. Предприятий, которые мыслят в категориях бизнес-процессов, пока что не очень много. Подавляющее большинство строит свою работу на старом принципе разделения организации на функциональные единицы, хотя при этом активно может использоваться «процессная» терминология. Жизнь постепенно заставляет переходить на организацию работы в соответствии с принципом подчинения организационной структуры предприятия структуре его основных бизнес-процессов, а бизнес-процессов — его стратегическим целям. Как только этот принцип будет осознан руководством, оно поймет, что учетные (ERP) системы обеспечивают далеко не всю автоматизацию бизнес-процессов.

Автоматизация работы канцелярии с помощью систем workflow (а именно с этого начиналось широкое использование систем этого класса в нашей стране) — вещь хорошая, но дорогостоящая, это лишь одна функция в большом процессе. Необходимо увидеть (выстроить) процесс, в котором канцелярия выполняет определенную функцию. Когда руководство предприятия будет видеть процессы, тогда начнут автоматизировать, скажем, не функцию продаж, а весь процесс построения взаимоотношений с клиентом.

Надо отметить, что это движение уже началось, и в настоящее время мы ведем несколько проектов с очень крупными предприятиями, перед которыми стоит сложнейшая задача — организовать в единую корпоративную систему разработанные в разное время разрозненные приложения в рамках их ключевых бизнес-процессов. В ситуации, когда невозможно выбрать для себя готовое решение, причем не столько из-за дороговизны, сколько из-за слишком большого несоответствия между системой и принятыми на предприятии технологиями, но при этом имеется потребность в интегрированном решении, современная система класса workflow с развитым API-интерфейсом — разумный и недорогой путь решить эту проблему в ближайшие четыре-пять лет.

Имеют ли отношение к стагнации рынка workflow устаревшие технологии управления, которые предпочитает руководство многих предприятий?

Именно ориентация западных компаний на клиента заставила их перейти к организации работы предприятия по бизнес-процессам. В середине 80-х там очень серьезно поменялся статус продавца и клиента. Это произошло после того, как стало ясно, что покупатель не будет покупать все, что предлагает продавец. Ситуация заставила производителей сменить главный объект внимания и поставить во главу угла не производство, а клиента.

Отмечу, что на предприятиях, где мы работаем (а это в основном экспортеры), очень сильно изменился состав директорского корпуса. Сегодня это, как правило, люди лет 40 или моложе, с двумя высшими образованиями за спиной, многие учатся или уже обучились где-нибудь в Гарварде или Оксфорде. То, что главное у предприятия — это его клиент, такие руководители знают и чувствуют. У них отделы маркетинга, сбыта, внешнеэкономических связей — самые продвинутые подразделения. Таких руководителей, например, очень беспокоит, как сократить сроки обслуживания клиента. Они еще не говорят «надо усовершенствовать процесс обслуживания клиентов», но уже заявляют о том, что «надо улучшить работу подразделения сбыта», и интуитивно понимают: то, что они имеют в виду, — это процесс, и уже пытаются мыслить процессами. Однако недостаток информации, убогий рынок консультационных услуг в этой области, отсутствие готовых методик и практических навыков (что вызвано объективными причинами) пока не дают руководителям возможности эффективно выстроить деятельность своих предприятий в виде совокупности процессов.

Каков главный стимул внедрения систем управления потоками работ — снижение издержек или получение новых денег?

Около 70% всех издержек ложится на производственные функции. На учетные функции приходится 10% издержек — а это именно те функции, ради автоматизации которых предприятие тратит сотни тысяч и миллионы долларов, закупая системы уровня R/3. Еще 20% приходится на интеллектуальные функции. Как видим, именно производственные функции являются самой благодатной почвой для снижения издержек.

Что дает внедрение workflow? Сокращаются бизнес-циклы. Автоматизируется масса ручных операций. Почти удваивается производительность служащих (это, кстати, информация Giga Information Group). Тот же состав работающих выполняет в два-три раза больший объем работ. На 25-30% возрастает эффективность работы сотрудников. Удается повысить уровень удовлетворенности клиентов на многие проценты. (Степень их удовлетворенности довольно легко измерить, нужно лишь подсчитать, сколько клиентов вернулось к вам за покупкой.) Современные системы класса CRM (управления отношениями с клиентами) строятся на базе технологии workflow. В рамках этих решений клиент становится участником бизнес-процессов предприятия, важной их составляющей. И главное, что дает внедрение систем workflow (судя опять же по отчетам аналитических агентств), — это серьезное улучшение конкурентного положения компаний.

Каковы возможности построения отношений «бизнес — бизнес» с помощью систем workflow?

С точки зрения автоматизации многие такого рода вопросы решены. Неспроста коалиция Workflow Management Coalition очень серьезно занимается вопросами интероперабельности, разработкой интерфейсов для интеграции различных систем управления потоками работ. Эти проблемы весьма актуальны внутри транснациональных корпораций, где в разных территориальных подразделениях зачастую используются разные системы. Заменять их и приводить к единому знаменателю очень дорого, проще и дешевле найти пути к их интеграции, договорившись о стандартах.

Гораздо сложнее решаются другие вопросы: интеграция корпоративных культур, интеграция бизнес-процессов, выработка интерфейсов между процессами.

Недавно в высшем руководстве вашей компании произошли изменения. С чем это связано, если не секрет?

В октябре по решению совета директоров в компании была создана Лаборатория бизнес-информатики, которую я возглавляю. Ее цели и задачи — выработка практических рекомендаций по внедрению основных технологий, которые определяют лицо современного предприятия. Среди них — процессная ориентация, управление знаниями, workflow, Internet, взаимодействие этих технологий и их влияние непосредственно на эффективноcть, качество, корпоративную культуру. Вопросов и тем для исследования здесь очень много, их хватило бы на целый НИИ, но, к сожалению, ими практически никто не занимается, и в авангарде идут коммерческие компании — лидеры рынка, которые делают реальные проекты, как информационные, так и в области реформирования предприятий. Они вынуждены инвестировать деньги именно в концептуальную проработку всех этих вопросов, что непросто.

Масштаб проблем заставил задуматься о невозможности заниматься их решением и одновременно быть генеральным директором. Поэтому я, оставаясь членом совета директоров компании и ее президентом, передала полномочия генерального директора своему заместителю, Михаилу Ферапонтову, и сосредоточила усилия на решении проблем, которые мы относим к стратегическим.

Исследуя эти проблемы, мы придерживаемся прагматического подхода, стараемся выработать практические предложения по внедрению всех перечисленных технологий, их использованию, подготовке квалифицированного персонала и пр. Конечно, обсуждаем вопросы продвижения этих технологий на рынок. На ближайшие два года лаборатория буквально завалена работой.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями