А у некоторых из вас, возможно, и больше.

После этого необходимо ознакомиться еще и с голосовыми сообщениями, число которых, к счастью, обычно не превышает 15.

Затем требуется просмотреть новости на целом ряде сайтов (эта процедура повторяется несколько раз в день). Кроме того, ежедневно нужно изучать письма, присланные по обычной почте, и другие бумажные документы. А регулярная трель пейджера, сотового телефона и электронного секретаря весь день держит вас в постоянном напряжении.

Думаю, я привел достаточно аргументов, неоспоримо свидетельствующих о том, что информационная нагрузка в современном офисе очень велика.

В нынешний век каждый должен обладать специальными навыками, помогающими ему эффективно справляться с информационными перегрузками. Ситуация меняется очень быстро, и сегодня людям приходится перерабатывать огромный объем данных, тогда как продолжительность суток по-прежнему составляет 24 часа, а человеческий мозг по своим физическим параметрам практически не изменился с тех времен, когда обитатели пещер оставляли друг другу сообщения, нацарапанные на камне.

«Информации сегодня так много, что уследить за всеми новостями, связанными с моей работой, совершенно невозможно, — отмечает сетевой администратор Джозеф Деуолт. — Мне ежедневно приходится изучать сведения самого различного характера, начиная от знакомства с обновлениями операционных систем и заканчивая анализом электронных посланий, поступивших от пользователей, у которых все время что-то не работает».

Эпоха Internet

«Профессионалы, занятые в области информационных технологий, в один голос утверждают, что с течением времени ситуация в мире, которым правит Internet, становится все более напряженной, — отметил профессор университета штата Колорадо Уэйн Кашье. — К срокам принятия решений предъявляются гораздо более жесткие требования, чем раньше.

Web открыла пользователям доступ к огромным объемам информации, и многие полагают, что если перед вынесением окончательного вердикта не просмотреть все имеющиеся данные, то можно упустить какие-то важные детали. Но люди должны понимать, что физические возможности человека не позволяют ему ознакомиться с каждым битом потенциально доступных сведений. По мнению Кашье, именно поэтому вопрос заключается в том, на чем именно следует сосредоточить свое внимание.

Исследователи, хорошо знающие предмет, о котором идет речь, утверждают: несмотря на то что распространение современных технологий становится причиной информационных перегрузок, грамотное использование новейших методов позволяет держать потоки данных под контролем, не давая им перехлестывать через край.

Один из возможных вариантов решения этого вопроса — применение эмпирических информационных «фильтров». Для того чтобы сократить объем поступающих данных, фильтры электронной почты должны автоматически убирать с экрана сообщения с невысоким приоритетом и предотвращать неравномерное распределение почтовой корреспонденции между сотрудниками. Другой способ заключается в удалении своего имени из списка адресов рассылки.

Производители уже сегодня предлагают продукты, упрощающие доступ к данным. В IBM, к примеру, разработали технологию Web-посредников, представляющих информацию в специальном виде и привлекающих, тем самым, внимание пользователя к наиболее важным сведениям.

Но одних лишь технических решений может оказаться недостаточно. В ряде случаев проблема информационной перегрузки после внедрения новых технологий даже обостряется, поскольку технические средства далеко не всегда ограничивают объем поступающих данных — они лишь упрощают процедуру получения информации.

Большое значение имеют сроки выполнения работ и ряд других условий. При обработке информации обязательно нужно учитывать эти факторы.

«Вы никогда не сможете просмотреть все, — подчеркнул Кашье. — Необходимо научиться управлять обработкой информации».

Одно из возможных решений — работать по 60-70 часов в неделю. Однако вряд ли такой вариант можно считать приемлемым, поскольку в данном случае человек теряет контроль за ситуацией.

Основной задачей управления информацией является повышение качества получаемых данных. Но качество — понятие относительное.

«Довольно часто перед нами возникает задача оценки качества информации, однако в настоящее время эффективных механизмов для этого не существует, — отметил хирург Кристофер Оливер в своем докладе в Американской академии ортопедии. — Люди недостаточно хорошо знают компьютеры, методы управления информацией и ее фильтрации. В результате они оказываются не в состоянии выполнить поставленные перед ними задачи, а информационная перегрузка приобретает ярко выраженные отрицательные последствия».

Профессор Массачусетсского технологического института Алан Лайтмен тоже смотрит на увеличение объемов информационных потоков с пессимизмом.

«Переходя на новые технологии, люди должны четко представлять себе, что их ждет впереди, — заявил Лайтмен. — Думаю, что высокие скорости пересылки информации, несмотря на свою безусловную полезность, несут в себе и отрицательный заряд, не позволяя нам задуматься о том, кто мы такие и в каком направлении идем».

Поиск решений

«Рано или поздно люди, имеющие дело с информацией, должны научиться управлять ею, — отметила завкафедрой антропологии Калифорнийского университета в Сан-Хосе Джан Инглиш-Льюэк. — В настоящее время на кафедре готовится отчет ?Культурные проекты?, в котором описывается происходящее в Кремниевой Долине».

По ее мнению, одним из возможных решений может стать фильтрация электронной почты или цветное кодирование информации. Однако в данном случае возникает определенное противоречие, поскольку люди, задавая очень широкие критерии поиска, хотят при этом ограничить объем информации, выдаваемой поисковыми средствами. Человек крайне раздражается, когда не желает прослушивать адресованную ему голосовую почту или если у него нет под рукой компьютера, позволяющего воспроизвести такое сообщение.

А теперь давайте посмотрим, как справляется с информационными перегрузками настоящий профессионал — Джозеф Деуолт: «К сожалению, очень многое мне приходится изучать дома». Дома он просматривает журнальные статьи и знакомится с электронной почтой, причем часто это происходит даже во время отпуска.

Деуолт рассчитывает, что с помощью новых технологических достижений (в частности, тонких клиентов) людям удастся сократить объем поступающей информации. Но особые надежды он возлагает на движение в сторону открытых систем, которые помогут корпорациям исключить зависимость от конкретных производителей и заставят разработчиков более тщательно продумывать свои проекты. Сотрудники информационных служб должны хорошо ориентироваться в огромном множестве продуктов и уметь выбирать из этого множества оптимальное для себя решение.

«Вспомните, в один прекрасный (а для кого-то совсем наоборот) день вы решили окунуться в богатый и многообразный мир информации, — заметил де Уолт. — И вот теперь вам приходится пожинать плоды такого решения».


Как избежать информационной перегрузки

Постарайтесь выполнять следующие рекомендации
  • Разработайте стратегию управления информацией, которая поможет вам добиваться своих целей
  • Отсеивайте ненужную информацию
  • Помните, что при больших объемах
  • информации со всеми сведениями, относящимися к определенной тематике, ознакомиться невозможно
  • Попытайтесь оценить качество поступающих данных
  • Не выпускайте ситуацию из под контроля
А теперь о том, чего делать не следует:
  • Не превращайтесь в заложника информации, вынужденного работать по 60-70 часов в неделю
  • Уезжая отдыхать, не берите с собой сотовый телефон и компьютер
  • Не старайтесь изучать всю доступную информацию
  • Не пытайтесь объять необъятное. Нужно быть реалистом и уметь находить главное. Не стоит, в частности, ежедневно просматривать все обновления многочисленных Web-сайтов

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями