Большая часть сотрудников компании, начиная от руководителей и заканчивая мелкими клерками, вынуждены тратить рабочий день на обработку входящих и исходящих сообщений, а для выполнения своих прямых обязанностей, как заметила Меридит Фишер, вице-президент компании Pitney Bowes, времени практически не остается. Компания проводила опрос, ставший основой исследования; в опросе приняли участие около 1200 фирм из Северной Америки и 1000 английских фирм.

"Люди встают в половине шестого утра и загружают электронную почту еще до завтрака", - отметила Фишер. В течение рабочего дня многие сотрудники вынуждены прерываться по шесть раз в час, чтобы ответить на полученное сообщение.

Согласно отчету в Великобритании в среднем за день служащий отвечает на 48 телефонных звонков, получает 23 сообщения по электронной почте, 11 голосовых сообщений, 20 писем, 15 внутрикорпоративных уведомлений, 11 факсов, 13 "горчичников" Post-it и не менее 8 раз разговаривает по мобильному телефону. В отчете приводится соответствующая статистика по США и Канаде.

Назрела необходимость прекратить рассылку сообщений, которые не имеют реальной ценности, однако, чтобы сделать это, нельзя полагаться только на технологию

 

Менеджер одной из английских компаний признал, что не может систематизировать получаемую информацию, поскольку ему приходится не менее 30 раз в день отвечать на телефонные звонки и получать примерно столько же сообщений по электронной почте.

"Я считаю, что информационная перегрузка станет еще одним серьезным вопросом, который нам предстоит решить", - заметил Том О'Коннор, глава подразделения газовой компании BG PLC. Современные технологии позволяют очень легко отправить сообщение по электронной почте и в любое время связаться с человеком по мобильному телефону, но некоторые злоупотребляют этими средствами связи. По мнению О'Коннора, в данном случае могла бы помочь технология, которая позволяет отфильтровывать нежелательные сообщения. Некоторые из сотрудников его компании получают более 80 сообщений в день. Назрела необходимость прекратить рассылку сообщений, которые не имеют реальной ценности, однако чтобы сократить число поступающих сообщений, нельзя полагаться только на технологию.

Необходимо учитывать некоторые различия в способах связи британских и американских компаний. Почти все сотрудники американских фирм отмечают, что регулярно пользуются голосовой почтой, в то время как всего лишь 45% британских служащих работают с ней постоянно. Это, возможно, объясняется тем, что в Великобритании мобильные телефоны применяются более широко. В этой стране ими пользуются около 35% сотрудников компаний, в то время как в США этот показатель не превышает 20%.

С 1997 по 1998 год более широкое распространение получила электронная почта, в то же время сократилось число телефонных переговоров. Поскольку электронная почта не является прямым средством связи и предполагает, что отправитель ждет ответа, который может так и не прийти, в конечном итоге увеличивается объем личной почты каждого служащего. Но обычные телефонные звонки отрывают сотрудников от работы и зачастую раздражают занятых людей больше, чем электронное сообщение, которое можно проигнорировать.

Несмотря на то что руководители компаний получают намного меньше почты, чем менеджеры, специалисты и административные служащие, они в большей степени подвержены стрессам, связанным с коммуникациями. В США, по данным отчета, около 42% руководителей заявили, что они "чувствовали, как их буквально заваливают ежедневно получаемые сообщения". В Канаде и Великобритании число ответивших так составляло 36 и 35% соответственно.

Так что же компании могут сделать с информационным переполнением?

Прежде всего в офисе должен существовать специальный сотрудник, который отвечает на факсы, электронную почту, а также голосовую почту и традиционные письма, что может помочь в работе занятым руководителям или группе сотрудников, вынужденных часто уезжать в командировки. Американские компании признали важность роли ассистентов, причем более 50% организаций подтвердили, что в обязанности этих сотрудников входит работа с сообщениями. В канадских компаниях эти обязанности более распылены. Здесь менеджеры обычно сами обрабатывают свою корреспонденцию. Учитывая, что в среднем служащий компании общается ежедневно с 24 различными людьми, причем с помощью восьми различных средств связи, компаниям не мешало бы проанализировать свою политику в области коммуникаций, чтобы выяснить, каким образом можно уменьшить информационную перегрузку.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями