Еще в 2012 году аналитики IDC начали говорить о спаде продаж аппаратных систем видео-конференц-связи. Интерес многих заказчиков сместился к программным решениям, чему способствовала не только существенная разница в стоимости при сравнимом качестве видео, но и значительно более высокая гибкость, а также возможность приобретения в составе систем объединенных коммуникаций. Значительный вклад в эту тенденцию вносят облачные провайдеры: коммуникационные сервисы являются одним из ключевых сегментов рынка SaaS. Компании готовы приобретать из облака эти решения как никакие другие.

Владимир Соловьев, директор по информационным технологиям Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, уверен, что в большинстве случаев корпоративные коммуникации есть смысл приобретать в облаке. Имеются лишь два ограничения. Первым, конечно, является цена — для очень крупной компании облачное решение может обойтись чрезвычайно дорого. При этом речь идет об устойчивом бизнесе, когда понятны требования к сервису коммуникаций, и они достаточно стабильны. Второе ограничение — безо­пасность данных, наличие конфиденциальной информации, требующей высокозащищенной связи. Если секреты будут признаны чересчур бизнес-критичными, отдавать коммуникации в чужие руки мало кто захочет. Но таких организаций, где видео-конференц-связь требует особой защиты, немного: это оборонные предприятия, банки и финансовые компании, крупный бизнес.

Владимир Соловьев, директор по ИТ Финансового университета при Правительстве РФ
«У нас имелся опыт создания локальной системы, и повторять его желания не было — все достоинства и недостатки такой архитектуры мы успели испытать на себе и созрели для передачи сервисов внешнему провайдеру», Владимир Соловьев, директор по ИТ Финансового университета при Правительстве РФ

Практически сразу после своего появления в 2011 году в Финансовом университете был внедрен облачный Office 365, включающий систему объединенных коммуникаций Microsoft Lync.

«Для образовательных учреждений Lync бесплатен и поэтому, очевидно, выгоден, — говорит Соловьев. — Но гораздо важнее то, что после перехода в облако у нас существенно снизилось количество инцидентов. Сколько-нибудь серьезных перебоев, связанных с доступностью сервисов, на протяжении трех лет не было». Что касается такого фактора, как качество связи, то он перестает быть критичным. Ни в одном из 36 филиалов вуза проблем из-за качества связи не возникает, при том что каналы у всех разные — есть и двухмегабитные.

В университете существовала система видео-конференц-связи на базе решений Tandberg и Polycom — весьма качественного и дорогостоящего оборудования, но она практически не использовалась. Сотрудники считали ее сложной и предпочитали другие средства связи. При этом существовавший уровень доступности не вполне устраивал. Кроме того, содержание собственных почтовых серверов и ВКС требовало определенных затрат и не обходилось без инцидентов. Наконец, университет серьезно расширился после присоединения нескольких вузов. Стала актуальной проблема командировок, решить которую следовало во что бы то ни стало, и видеосвязь, конечно же, стала главным инструментом.

«Была цель уйти в облако. У нас имелся опыт создания локальной системы, и повторять его желания не было — все достоинства и недостатки такой архитектуры мы успели испытать на себе и созрели для передачи сервисов внешнему провайдеру», — подчеркивает Соловьев. Другое дело — насколько предлагаемые услуги можно называть облаком. Как известно, облако предполагает гибкое масштабирование и оплату по факту использования. Если организации на пару дней потребуется тысяча дополнительных лицензий Lync, то их можно быстро докупить — вопросов нет. Но вот отказаться от них столь же быстро не удастся. Как минимум придется ждать один период, на который приобретаются лицензии. Таким образом, гибкое масштабирование по ресурсам обеспечивается, а по оплате — нет. Можно долго говорить о необходимости соответствия услуг всем критериям, указанным в определении облаков, но оплата по факту использования является одной из важнейших характеристик.

Видео в массы

«Мне приходилось рассчитывать несколько кейсов для коммерческих компаний, и я видел различные ситуации: облачное решение может оказаться как значительно дешевле, чем развертывание локальной версии, так и существенно дороже», — говорит Соловьев. Это зависит как от масштабов организации, так и от предъявляемых требований к надежности.

Бывает, крупной организации выгоднее развернуть собственное локальное решение, но при этом надо понимать, что очень мало кому удастся поддерживать доступность сервисов на том же уровне, который предлагают крупные облачные провайдеры.

Понятно, что организации из нескольких человек проще и дешевле купить подписку на сервис, чем пытаться выстроить что-либо самим. Если же речь идет про несколько тысяч человек, уже возможны варианты. Например, тариф Office 365 корпоративный E1 для крупных предприятий составляет 288 руб. в месяц. Умножив на 10 тыс. сотрудников и 12 месяцев, получим около 35 млн руб. в год. Своя инфраструктура на такой объем пользователей обойдется в сумму того же порядка. Дороже или дешевле — будет зависеть от выбранной надежности.

В 2011 году облачные решения были далеко не у всех поставщиков. Кроме того, в ИТ-инфраструктуре вуза исторически используется платформа Microsoft. Совершенно логичным стало расширение линейки используемых продуктов, не говоря уже о том, что миграция почты с Exchange на Exchange Online проще, чем, например, на аналогичные решения Google.

Надо отметить, что практически все альтернативные решения не были приспособлены к корпоративной среде — например, требовалась интеграция с корпоративной адресной книгой, со службой каталогов Active Directory. В этом отношении альтернативы Lync не было.

Система объединенных коммуникаций охватила все рабочие станции, на которые были установлены обычные веб-камеры. Стандартное решение прекрасно реализует все виды взаимодействия между рабочими местами. Разумеется, если требуется обеспечить связь со специальными помещениями (например, конференц-залами, переговорными комнатами), без специализированного оборудования не обойтись. Даже сам Microsoft рекомендует для этой цели оборудование своего партнера Polycom, предлагающего достаточно интересные решения.

Таким образом, существовавшее ВКС-оборудование стало использоваться в узкоспециализированных задачах. Его включили в общую систему коммуникаций — с этой точки зрения технических проблем не было. Более того, можно сказать, что с появлением единого коммуникационного решения оно наконец-то нашло применение, его использование активизировалось.

«Если у вас одного стоит оборудование, пусть даже самое продвинутое, а у других его нет, то вы ни с кем не сможете связаться. Теперь же, когда сеть коммуникаций охватила всю организацию, это сделать можно», — объясняет Соловьев.

Когда важна конфиденциальность
Примером пользователей, для работы которых облачные коммуникации вряд ли могут быть применимы, являются федеральные и муниципальные органы. Показателен проект, реализованный в марте Федеральной антимонопольной службой, которая объединила 83 территориальных органа и центральный аппарат в единую защищенную мультисервисную сеть. Для маршрутизации трафика и коммутации модернизированной сети применяется оборудование Cisco, а основу системы взаимодействия составили решения IP-телефонии и унифицированных коммуникаций Avaya.
Как отметил Федор Цариковский, заместитель начальника управления ИТ ФАС России, в результате многократно повысились производительность работы сотрудников ФАС и удобство использования ведомственной телефонной связи, сократились расходы на эксплуатацию и время набора номера. По его словам, о временах, когда тот или иной территориальный орган был недоступен, в организации уже забыли. Кроме того, IP-телефония сделала бесплатным общение сотрудников из разных регионов. Благодаря построенному решению, в ФАС рассчитывают экономить несколько миллионов рублей ежегодно.

Многоканальная доступность

«В инвестициях в «железную» часть ВКС-инфраструктуры я сейчас необходимости не вижу. Качество изображения HD мы имеем», — подчеркивает Соловьев. Конечно, в зависимости от канала связи оно может быть лучше или хуже; могут даже возникать сбои. Но, в отличие от аппаратных решений, которые в случае сбоев восстанавливаются с большими проблемами, в Lync восстановление происходит автоматически, без каких-либо действий со стороны администраторов.

«Мы очень надеялись, что внедряемую систему объединенных коммуникаций удастся интегрировать с существовавшей системой телефонной связи, — рассказывает Соловьев. — Но, к сожалению, в России на сегодняшний день такая возможность существует только у локально реализованных решений». Взвесив плюсы и минусы, решили все же остановиться на облачной модели, без интеграции телефонии в единую систему. Причина проста, и она вовсе не в финансах: качество услуг, предоставляемое облачным провайдером, выше того, что может обеспечить своими силами ИТ-департамент вуза.

Нужного коллегу всегда можно найти через тот или иной канал — в том числе через мобильное устройство, если он вне офиса. Необходимость телефонной связи уже в ближайшее время, вероятно, будет ограничиваться лишь контакт-центром и приемной комиссией. Многие уже и не ощущают необходимости в ней. Сейчас телефонная связь представляет собой параллельно существующую самостоятельную структуру, дублирующую одну из функций системы объединенных коммуникаций. Однако если Lync предоставляет достаточно удобную адресную книгу, то у обычной телефонной связи этого нет.

Главное — правильно посчитать
В РЭУ им. Г. В. Плеханова внедрена как локальная система объединенных коммуникаций на базе Lync, так и облачная версия — составляющая Microsoft Office 365. Первое решение используется для внутренних переговоров между сотрудниками университета и выбрано прежде всего из соображений безопасности, конфиденциальности звонков, а также экономии интернет-трафика внутри вуза. Облачное решение используется в учебном процессе для коммуникаций «студент — студент» и «студент — преподаватель».
На данный момент в институте обучаются 16 тыс. студентов, а после объединения с РГТЭУ их будет свыше 50 тыс. Внешний сервис позволяет не расходовать собственные серверные мощности и значительно экономить.
Помимо преимущества в экономии средств, внешние коммуникационные услуги проще интегрировать в ИТ-инфраструктуру предприятия. «Развертывание Lync на наших серверах заняло около двух-трех недель, а еще месяц ушел на тестирование системы. Облачное решение уже развернуто: достаточно создать учетные записи пользователей — и можно приступать к работе», — говорит Кирилл Дутов, начальник управления по информатизации РЭУ им. Г. В. Плеханова.
Основные сдерживающие факторы при выборе коммуникаций из облака — это безопасность информации и то, насколько компания зависима от нее. Если это закрытая организация, военная структура или крупная корпорация с высокими требованиями к безопасности и конфиденциальности связи, такой вариант не подойдет. В остальных случаях облачное решение, по мнению Дутова, — оптимальный выбор: та же функциональность, что и у внутренних систем коммуникаций, доступная в любом месте, где есть Интернет.
«Главное при выборе модели использования средств коммуникаций — правильно посчитать экономию средств и оценить, сколько платим за техническое сопровождение серверов и приложений и сколько платили бы при использовании коммуникаций извне», — резюмирует Дутов.

Помимо почтовой, аудио- и видео­связи, сотрудники университета достаточно активно используют и сервис коротких текстовых сообщений, хотя его необходимость на первый взгляд неочевидна. «Наши сотрудники пользуются этой услугой; я получаю достаточно много текстовых сообщений, и приходится отвечать на них. Если сотрудникам это удобно — почему нет?» — говорит Соловьев. Возможно, в первую очередь такая форма общения актуальна для вопросов, требующих оперативного решения, хранить которые в архиве электронной почты совершенно незачем.

Что очень важно, система коммуникаций охватывает не только сотрудников университета, но и студентов. На сегодняшний день подготовлено около 30 тыс. учетных записей студентов, и уже начата их раздача. Всего же студентов около 90 тыс. человек, и важный момент связан с согласием на сбор и транс­граничную передачу персональных данных, что занимает определенное время.

При этом для студентов вполне достаточно функционала совместной работы с документами и электронной почты. «Видео-конференц-связь, безу­словно, тоже нужна, но она должна быть встроена в систему управления образовательным процессом, — говорит Соловьев. — Мы для этого используем Adobe Connect, развернутый на наших серверах, — с нашей точки зрения, он больше заточен под учебный процесс». Однако многие крупные университеты используют с такой целью решение Lync. Для этого требуется дополнительное решение, интегрирующее его возможности с функционалом LMS-системы, определяющей взаимосвязь студенческих групп, учебных дисциплин и т. д. В стандартном же функционале преподавателю придется вручную выбирать из адресной книги студентов, которые должны участвовать в том или ином семинаре.

В тренде мобильности

После перехода в облако все сотрудники ощутили рост качества сервисов. Кроме того, было освобождено несколько серверов, они переведены на решение других задач. Но самое главное — было получено решение ВКС, которое хорошо работает и реально востребовано большим количеством сотрудников.

«Видео-конференц-связь из привилегии избранных и дорогой игрушки превратилась в массово используемый сервис в масштабах крупного территориально распределенного университета», — отмечает Соловьев. При этом удалось существенно сократить расходы как за счет снижения стоимости владения (с обнулением стоимости владения серверной частью), так и за счет минимизации перемещений и командировок работников.

До перехода на облачный офис очень мало простых сотрудников (не ИТ-специалистов) пользовалось мобильными устройствами для доступа к почте, а других видов корпоративных коммуникаций у них не было вовсе. После внедрения облачных сервисов число активных пользователей мобильной почты, видеосвязи и средств совместной работы составляет несколько десятков тысяч человек. Если бы вуз решил собственными силами обеспечить повсеместный доступ к коммуникационным сервисам такому количеству сотрудников, это потребовало бы серьезной модернизации инфраструктуры.

По мнению Соловьева, на данный момент для большинства организаций нет причин полноценно вводить в корпоративную инфраструктуру личные устройства пользователей. Однако определенный минимум сервисов на мобильные устройства предоставлять можно, нужно и полезно. Самыми первыми такими сервисами должны быть электронная почта, видео-конференц-связь и другие средства коммуникаций.

Что касается перспектив развития, то, несмотря на наблюдаемую оторванность традиционной телефонии, иногда ощущается нехватка возможностей телефонной связи с внешними абонентами. Если такая возможность появится в составе облачного сервиса, она обязательно будет реализована.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF