Типовой набор функциональности систем ЭДО внедрен в большинстве компаний. Сегодня им требуются мобильные решения, извлечение знаний из накопленных данных, инструменты коллективной работы, повышение отдачи за счет интеграции с корпоративными учетными системами.

Системы электронного документооборота (СЭД) сегодня охватывают управление документацией, инструменты групповой работы с документами, поддержку ЭЦП, автоматизацию потоков работ на базе workflow. В числе основных направлений развития СЭД и ЕСМ-систем (Enterprise Content Management, управление контентом предприятия) эксперты отмечают управление знаниями, усиление аналитических и поисковых технологий в СЭД, обеспечение юридически значимого документооборота, внедрение мобильных рабочих мест, развитие инструментов коллективной работы, интеграцию с корпоративными учетными системами.

В исследовании Docflow говорится, что к концу 2013 года в 41% компаний уже внедрили СЭД/ECM-системы, а 64% организаций начали переходить к безбумажному документообороту. Опыт компаний в области ECM растет, и деятельность в основном сфокусирована на оптимизации бизнес-процессов, на внедрении решений и их поддержке. Растет число компаний, внедряющих решения на уровне всей организации, а не только локальных отделов. При этом почти половина компаний (52%) не проводят оценку эффективности внедрения СЭД и ECM-решений, считая наведение порядка и оптимизацию процессов главным достижением, а почти четверть компаний, проводивших мониторинг после внедрения, оценили окупаемость инвестиций ниже ожидаемой.

Эксперты сходятся во мнении, что функционал классических систем ЭДО уже устоялся и в большинстве проектов присутствуют все перечисленные выше составляющие. Но, по мнению Сергея Плаунова, руководителя практики BPM и ECM компании «Крок», начинаются все проекты обычно по-разному: кто-то в первую очередь автоматизирует договорооборот, кто-то — внутреннюю переписку, а внедрение ЭЦП и создание долговременного архива для хранения бумажных документов, а также их учета в электронном виде чаще всего реализуют после внедрения ключевого функционала. Денис Левинский, директор департамента систем управления документами компании TOPS Consulting, в качестве основной востребованной функциональности отмечает автоматизацию работы с организационно-распорядительной документацией, контрактными документами, технической документацией и т. п. При этом, на его взгляд, в текущих проектах не в полной мере реализуется управление жизненным циклом информации, это касается оптимизации хранения в соответствии с требуемой скоростью доступа к данным.

Контент-анализ

Исследование Docflow показало, что наиболее распространенной проблемой в управлении данными уже несколько лет остается поиск нужной информации и документов. Эта задача актуальна для 29% респондентов. В 38% компаний нет корпоративных систем поиска. Более того, поиск информации в Интернете удобнее и быстрее, чем во внутренних системах компании в 60% организаций. C ростом объемов неструктурированных данных в компаниях растет потребность в инструментах анализа. Наиболее востребованы инструменты анализа таких источников информации, как данные в СЭД (64% компаний заинтересованы в получении такой аналитики), хранилища данных (63%) и электронная почта (57%). А наиболее востребованные виды анализа — поиск по ключевым словам и фразам в тексте (76%), отслеживание веб-посещений (58%) и построение прогнозов (58%). При этом спрос на инструменты анализа превышает реализацию этой потребности в отношении всех видов анализа, кроме веб-статистики.

Решения для анализа текстового контента развиваются, интерес к ним растет, считает Плаунов: «В частности, для систем электронного документооборота типичен контекстный поиск. Но что касается более сложного анализа (например, выявления каких-то фактов или тенденций на основе неструктурированных текстовых данных), то делать это исключительно на основе СЭД вряд ли эффективно. Информативнее анализировать более обширные архивы данных».

Максим Кайнер, бизнес-аналитик компании Directum, считает, что вопрос применения технологий извлечения структурированных данных из огромного объема неструктурированного контента в ECM-системе остается открытым: «В корпоративной системе на основе анализа содержимого документов можно узнать об их ценности (цене кооперативного контента) и актуальности, оценить рейтинг полезности документа. Уже сейчас реализованы такие функции, как анализ бизнес-процессов и подсчет KPI на основе комбинированных показателей, релевантный поиск по содержимому неструктурированных документов, занесенных в систему. При этом, хотя в системе ECM может храниться до десятков терабайт данных, этот объем меньше, чем в биллинговых или ERP-системах, а также в некоторых некорпоративных системах (к примеру, во время Олимпиады в 2012 году в Лондоне объем одновременно передаваемых данных составлял 1,4 Тб, а всего в системах хранились сотни терабайт данных). При таких объемах анализ неструктурированных данных более востребован. Здесь потребуются технологии, тесно связанные с анализом Больших Данных: система обработки баз данных в памяти (In-memory), облачные вычисления, аналитика в памяти и прогнозная аналитика. К тому же говорить именно об анализе неструктурированных данных трудно. Задача сводится к организации цепочки «поиск в неструктурированных данных — выделение главного и структурирование — анализ полученных структурированных данных». Задача ECM как раз в том, чтобы осмысливать неструктурированный контент, добавляя к нему структурированную информацию».

Разработчикам есть еще куда стремиться в плане совершенствования технологий, считает Левинский: работа с неструктурированными данными пока не приобрела массового характера, но будет востребована уже в ближайшем будущем.

Интеграция

Обеспечить компанию необходимой информацией позволяет, по мнению экспертов, тесная интеграция систем ЭДО с учетными системами компаний. Особая роль отводится порталам, дающим единое пространство поиска, интеграцию системы заданий, мониторинг изменений, обмен данными и т. д. В интеграции с CRM-системой, по мнению Кайнера, система ECM позволяет эффективно взаимодействовать с клиентами, налаживать юридически значимый электронный документо­оборот с контрагентами (в связке с сервисами обмена), формировать бюджет движения денежных средств, а в связке с CPM-инструментами (Corporate Performance Management, управление корпоративной эффективностью) управлять финансами и налаживать бюджетирование, согласовывать счета, работать с финансовыми архивами, создать собственную систему управления контентом (Content Management System, CMS), управлять поставками материально-технических ресурсов и решать многие другие прикладные бизнес-задачи. Оригинальные задачи на базе ECM-платформы решаются в госсекторе: система может стать центром ИТ-инфраструктуры, обеспечивающей межведомственное электронное взаимодействие и предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

Все большая интеграция наблюдается на уровне взаимодействия сотрудников. Социальность — новая тенденция в развитии СЭД. Социальные сервисы в корпоративных информационных системах уже используются примерно в 70% организаций. Наиболее востребованы сегодня совместная работа с документами, коллективное создание корпоративных документов в дружественной среде, снижение бюрократических барьеров в коммуникациях.

Мобильность

Еще одна тенденция развития СЭД/ЕСМ, отмечаемая экспертами в последние несколько лет, — внедрение мобильных клиентов систем. Мобильный доступ к ECM-системе/СЭД, по оценкам Docflow, есть уже в 55% организаций. Еще 20% планируют его внедрить. Примечательно, что в трети компаний доступ к данным корпоративных систем через мобильные устройства есть уже у всех сотрудников компании. «Мобильный клиент — это практически обязательный функционал, требуемый уже на первом этапе внедрения СЭД. Правда, не во всех организациях это разрешено исходя из политики безопасности, но и там пытаются подстроить регламенты под новую тенденцию», — считает Плаунов.

Изначально потребителями мобильного клиента СЭД были руководители верхнего звена, для которых фокус сделан на принятии решений относительно уже подготовленных документов. Но, как отмечает Александр Долгих, заместитель директора МКУ «Служба информационного обеспечения» (г. Калуга), сегодня мобильные клиенты востребованы уже не столько руководителями, сколько рядовыми сотрудниками: «У нас сегодня порядка 10% пользователей имеют доступ из дома, и предоставление мобильного доступа позволяет решить массу проблем по взаимодействию клиента с информационными системами».

По мнению Кайнера, система ECM должна иметь мобильный клиент, чтобы отвечать потребностям бизнес-заказчиков. «Эксперты Gartner к 2016 году предсказывают четырехкратный рост затрат на покупку планшетов для нужд бизнеса, это поспособствует тому, что около 40% всех сотрудников станут мобильными. Прогнозы аналитиков Forrester гласят, что к 2016 году в мире будет 20 млн пользователей корпоративной мобильности. А по данным IDC, уже сегодня примерно 35% всех работников можно отнести к категории «мобильных сотрудников». Мобильный клиент системы ECM обычно востребован для рассмотрения документов, анализа KPI, выдачи поручений и окупается благодаря ускорению и непрерывности процессов принятия решений», — поясняет он.

Левинский считает, что эта технология выгодна как самой компании, так и сотрудникам: «Это хорошее средство постоянного вовлечения менеджеров в работу: используя мобильные решения, они могут работать где угодно и когда угодно. Для пользователей также немаловажно то, что мобильные клиенты, как правило, обладают более дружелюбным интерфейсом, особенно это касается разработок на платформе iOS». Среди ключевых вопросов, которые предстоит решить, Левинский выделяет защиту каналов связи, реализацию электронной цифровой подписи и т. п.

Требования по безопасности особенно необходимы госорганам. Однако все меры по криптозащите делают мобильные приложения тяжеловесными, дорогостоящими в администрировании, так как сертификаты электронной подписи согласно существующим правилам должны достаточно часто перевыпускаться. Но такие решения используются, особенно госорганами, для работы со СМЭВ, когда нужно отправлять подписанные документы во внешнюю среду. По мнению экспертов, чаще всего можно обойтись без этой опции — определенные регламенты внутри пред­приятия позволяют для подписи использовать ID пользователя.

Облака

Несмотря на всеобщую «мобилизацию», согласно исследованию Docflow, облака для российского рынка по прежнему остаются «будущим»: только 17% компаний используют или планируют использовать технологии SaaS. Лишь 13% компаний используют или собираются использовать СЭД на базе облачных вычислений. «Предложения облачных решений для госорганов и органов власти следует рассматривать с опаской и настороженностью, — считает Долгих. — В первую очередь ввиду необходимости соблюдать закон о защите персональных данных. Кроме того, зачастую эти системы по совокупной стоимости оказываются дороже, чем установленные локально. Единственное решение для государства здесь — создание закрытого государственного облака». Левинский также полагает, что компании, работая с внутренней документацией, в том числе конфиденциальной, опасаются отдавать данные «на сторону». Помимо этого, Кайнер отмечает, что адаптивность под задачи бизнеса в модели SaaS сильно ограничена, если не сказать больше (например, настройка сложного многоступенчатого бизнес-процесса по согласованию с сокращающимся списком рецензентов). «Для крупного бизнеса — это наиболее критичные факторы, перекрывающие все плюсы. Микробизнесу же облака могут дать значительный толчок в развитии культуры взаимодействия без серьезных начальных финансовых вложений. Подходят SaaS-модели и для локальных задач самостоятельных бизнес-единиц внутри крупных бизнес-структур (отделов или проектных групп), когда нужно разовое или временное решение, а настраивать «тяжелую» корпоративную систему долго, дорого или даже нецелесообразно», — поясняет он.

Плаунов более оптимистичен и считает, что преимуществ у облаков действительно много: это и быстрый старт, и экономия (отсутствие начальных инвестиций на оборудование и ПО, регулируемый объем потребляемых услуг в зависимости от сезонности и других особенностей бизнеса и пр.), и прогнозируемые затраты. Например, «М.Видео» хранит в виртуальном дата-центре «Крок» архив первичной бухгалтерской документации, обеспечивая обработку документов и перевод их в электронный вид; международная косметическая компания размещает архив мультимедиа, который используется филиалами организации по всему миру. «Однако на сегодняшний день разница в объеме проектов, реализованных на основе традиционных систем электронного документооборота и облачных, колоссальная. Перевес в сторону первых. В основном — из-за порой чрезмерных опасений за конфиденциальность данных», — отмечает и он.

И еще...

Перспективны, по мнению Кайнера, социализация и геймификация: «ECM-cистема, позволяющая сотрудникам общаться на рабочие темы, объединяющая их в круги по профессиональным интересам, показывающая ленты новостей друзей-коллег, дающая возможность ставить «лайки» и «дислайки», — это шаг к повышению коллективной производительности. 41% молодых специалистов, по данным исследования PwC за 2011 год, предпочитали общаться на работе в электронном виде, а не лично! Геймификация же призвана ускорить вовлечение нового пользователя системы ECM в рабочий процесс, дать сотрудникам нематериальный (или, по желанию работодателя, даже монетизируемый) стимул делать свою работу хорошо, достигать результатов, демонстрировать свои достижения коллегам. За такими бизнес-решениями будущее, так как они нацелены на молодых профессионалов, которых становится все больше и больше в любой организации».

Эксперты также полагают, что системам понадобится большая масштабируемость и производительность, развитие в плане обеспечения инфраструктуры юридически значимого обмена документами. Не менее важная задача — модернизировать пользовательский интерфейс, облегчив работу пользователей в системе с разных устройств.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF