Внедрение на Челябинском металлургическом комбинате электронного юридически значимого документооборота для первичных бухгалтерских документов стало насущной необходимостью после того, как была полностью запущена автоматизированная система оперативного планирования и учета производства металлопродукции (АС «Производство-СП», СП — сталь-прокат) в масштабе реального времени на платформе SAP ERP. Челябинский металлургический комбинат — крупное предприятие полного металлургического цикла по выпуску качественных и высококачественных сталей. За последние годы на комбинате были коренным образом модернизированы сталеплавильный и прокатный переделы.

С внедрением АС «Производство-СП» у технологического персонала появилась возможность создавать и печатать накладные непосредственно из системы SAP ERP. Но при этом накладные циркулировали в бумажном виде. Хотя все накладные выдавались только из системы и рукописные правки были строго запрещены, на первом этапе внедрения были случаи, когда в накладную, напечатанную из системы, вносились правки от руки.

При перемещении партии металла из цеха в цех дальнейшая обработка не выполнялась до тех пор, пока из передающего цеха не поступали документы на данную партию. Из-за больших расстояний между цехами на комбинате часто происходили длительные задержки с передачей документов, иногда документы терялись совсем. Другими недостатками при использовании бумажных накладных были необходимость ручной обработки и сверки с учетной системой для подтверждения достоверности данных, хранение большого объема бумажных документов, необходимость трудоемкой выборки и предоставления документов при налоговых проверках.

Чтобы устранить перечисленные недостатки, было решено формировать накладные по перемещению металла в электронном виде. Основными заказчиками системы электронного документооборота выступили главная бухгалтерия и производственное управление, ответственные за создание, учет и контроль первичных бухгалтерских документов, используемых в производственной деятельности. Главная цель проекта состояла в том, чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот. Первым типом документа для перевода в электронный формат была выбрана накладная на перемещение металлопродукции между цехами.

Вячеслав Вейгандт, главный специалист ОИР службы информационных технологий Челябинского металлургического комбината; vveigandt@mechel.ru
Вячеслав Вейгандт, главный специалист ОИР службы информационных технологий Челябинского металлургического комбината; vveigandt@mechel.ru

Задачи и решения

Система ЭДО для накладной должна была выполнять следующие основные функции: создание электронной накладной на основе данных из системы SAP ERP, подписание ее ЭЦП сторонами «сдал» и «принял», проверка ЭЦП, хранение, предоставление, печать.

Необходимо было решить, что выбрать — использовать готовую специализированную систему электронного документооборота (СЭД) или разрабатывать собственную систему для хранения документов. В условиях экономического кризиса, отсутствия дополнительных ресурсов на приобретение и развертывание специальной СЭД предпочли все же разработать собственную систему на основе СУБД Oracle, названную АС «Хранилище электронных документов».

Для создания накладной и подписания ее ЭЦП, а также для минимизации вмешательства в существующие процессы работы персонала решили не применять отдельную систему СЭД, а использовать систему SAP ERP («Производство-СП»), тем самым обеспечив максимальную прозрачность для пользователя. При выборе типа применяемой электронной подписи остановились на ЭЦП по ГОСТ Р34.10-2001 с развертыванием собственного удостоверяющего центра и получением необходимых лицензий ФСБ. Такой подход позволяет создавать электронные документы, полностью соответствующие законодательству, обеспечивает возможность выдавать в собственном УЦ сертификаты для электронного взаимодействия с таможней, налоговой инспекцией, РЖД, электронными торговыми площадками и многими другими инстанциями. Кроме того, по оценкам представителей комбината, удастся быстрее окупить вложения в инфраструктуру удостоверяющего центра и электронного документооборота. Для обеспечения функции электронной подписи были выбраны криптопровайдер фирмы «Криптопро» и смарт-карты J2A российской фирмы ISBC, предложивших наименьшую цену.

Реализация

Разработка программного обеспечения велась собственной службой ИТ Челябинского металлургического комбината и включала в себя создание форматов документов, определение порядка формирования и сохранения электронного документа в SAP ERP, а также правила применения электронной подписи. Кроме того, главной бухгалтерии требовались отчеты по сверке электронных документов и данных, хранящихся в SAP ERP. Нужно было и специальное веб-приложение для просмотра электронных документов через браузер.

Успешное функционирование ЭДО, обеспечение юридической значимости электронных документов невозможны без организационной и нормативной документации, которая и была разработана на предприятии. Базовый документ — «Положение об электронном документообороте с применением ЭЦП» описывает общие принципы ЭДО, определяет порядок ввода новых типов документов. В «Альбоме форматов электронных документов» описаны электронные документы в формате XML, закреплено соответствие между наименованием полей в формулярах документов и содержанием определенных тегов электронного документа. Порядок работы с электронными документами определен в регламенте электронного документо­оборота для накладной по форме № М-11 и в инструкциях для пользователей.

Еще один важный документ — «Регламент документального оформления предоставления полномочий» — формализует порядок предоставления юридических полномочий на подписание определенных типов документов и позволяет закрепить за пользователями в цехах право подписывать не только электронные, но и бумажные первичные документы. Был разработан и пакет нормативных документов для обеспечения работы удостоверяющего центра. В результате на комбинате была налажена выдача сертификатов с соблюдением требований ФСБ для получения лицензий.

ЭДО по форме № М-11

Электронный документооборот внедрялся в два этапа. На первом этапе осуществлялась опытно-промышленная эксплуатация системы в пяти цехах комбината, пользователям выдавались смарт-карты с тестовыми сертификатами. В ходе тестовой эксплуатации были отработаны процессы выдачи смарт-карт с сертификатами ключа подписи, установки и настройки рабочих мест, созданы инструкции для технического персонала.

В период тестовой эксплуатации продолжалась доработка нормативной базы для обеспечения юридической значимости электронных документов, создавался удостоверяющий центр, были получены необходимые лицензии ФСБ, подготовлен регламент взаимодействия с бюро пропусков службы режима для организации выдачи пропусков, совмещенных со смарт-картами.

Опытно-промышленная эксплуатация длилась восемь месяцев. Промышленная эксплуатация стала возможной после полноценного ввода в строй удостоверяющего центра в мае 2012 года. Подготовка к промышленному старту включала в себя подачу заявок на выдачу юридически значимых сертификатов и смарт-карт, совмещенных с пропуском, дооборудование рабочих мест во всех цехах, подключаемых к созданию электронных накладных. В первый месяц эксплуатации около 60% накладных на перемещение металлопродукции были созданы в электронном виде. В апреле 2013 года уже всего 20–30 документов из порядка 10 тыс. в месяц создавались в бумажном варианте. В процессе внедрения и продуктивной эксплуатации контролировался порядок подписей накладных замещающим персоналом, проверялась правильность полного выполнения регламентов цеховым технологическим персоналом. Для решения всех этих проблем были выданы сертификаты замещающим лицам и налажен регулярный контроль за соблюдением регламентов.

В ходе работы все трудности были преодолены, процессы запроса и выдачи сертификатов отлажены, произошел массовый переход на электронные накладные — и проект электронного документооборота для накладной формы № М-11 был запущен успешно.

Результаты внедрения и выводы

Применение ЭДО позволило решить несколько важных задач. Во-первых, были упорядочены процессы назначения прав подписи, проведена инвентаризация соответствующих приказов и полномочий. Во-вторых, был разработан полный пакет организационно-нормативных документов, обеспечивающих юридическую значимость документов первичного учета в электронной форме.

Перевод документов в электронную форму позволил ускорить производственные процессы, так как отпала необходимость передавать бумажные документы на партии металла между цехами. Это основной результат внедрения проекта. Точные подсчеты не производились, но совершенно очевидно, что при отсутствии передачи из цеха в цех десятка тысяч документов в месяц экономится огромное количество времени.

Законодательство РФ сегодня позволяет перевести в электронный вид большую часть документов организации. Созданная инфраструктура, методики перевода документов в электронный вид, а также накопленный опыт позволяют осуществить это в короткие сроки, увеличивая скорость и эффективность работы, снижая издержки бизнеса. Достигнутые положительные результаты показывают, что полноценное внедрение электронного юридически значимого документооборота возможно собственными силами предприятия.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF