Услуги печати, оказываемые специализированными провайдерами, подразумевают не только обеспечение работоспособности принтеров и многофункциональных устройств. Зачастую речь идет о создании достаточно сложных комплексов, направленных на оптимизацию и контроль процесса корпоративной печати. В таких комплексах важную роль играет программная составляющая, и реализовывать ее имеет смысл по облачной модели.

В настоящее время при реализации проектов, связанных с печатной инфраструктурой, приходится часто сталкиваться с тем, что одно из требований заказчика касается предоставления сервисов печати не только в центральных офисах, но и в филиалах и удаленных офисах. При этом офисы могут быть разбросаны как по одной стране, так и по всему миру. Территориальная распределенность компаний предопределяет значительные требования к контролю печати и сбору централизованной статистики.

Кроме того, бывает, что необходимо предоставить возможность печати с планшетов и смартфонов, не входящих в корпоративную сеть. Немаловажен также контроль услуги. Здесь можно выделить два направления: проактивный мониторинг оборудования (возможность контролировать оборудование и реагировать на инциденты еще до их возникновения, снижая время простоя оборудования) и контроль соблюдения уровня обслуживания.

Если говорить о конфигурационных составляющих системы, то компании, занимающиеся печатной инфраструктурой, идут по стопам системных интеграторов, продвигающих модель «ПО как услуга» (Software as a Service, SaaS). Общее направление услуги управления печатью по своему духу очень близко модели SaaS, когда заказчик приобретает услугу и его не волнуют вопросы ИТ-инфраструктуры.

Безопасность и непрерывность

До сих пор у нас существует определенное недоверие к облакам — компании не любят отдавать процессы в чужие руки. По большей части опасения заказчиков связаны с безопасностью. Они поначалу стараются избегать даже самой простейшей формы облачного решения — так называемой отложенной печати, заключающейся в создании единой очереди печати. Тем не менее в итоге выбор почти всегда осуществляется именно в ее пользу: заказчики понимают, что, внедряя данную услугу, позволяющую получать документы только тому, кто инициировал печать, они на самом деле повышают свой уровень безопасности. Кроме того, само определение облака говорит о том, что ресурсы, используемые для предоставления услуги, равно как и данные, недоступны не только стандартному пользователю, но и большинству сотрудников ИТ-подразделения. Таким образом, основной риск — безопасность данных — в большинстве случаев снимается при первой же демонстрации пилотной модели.

Второй вид рисков — это доступность сервиса, его непрерывность. Именно от качества каналов связи зависит непрерывность сервисов (будь то бизнес-приложения или решение по инфраструктуре печати) — если канал «падает», услуга теряется.

Ни один ИТ-специалист не рискнет говорить о безукоризненном качестве связи даже в мегаполисах. Однако компания с налаженной инфраструктурой редко использует лишь один канал связи, без резервирования. Более того, если организация планирует значительную часть сервисов передавать в облака, очень важно досконально изучить каналы связи во всех локациях, которые планируется объединить.

Таким образом, в случае реализации облачной модели безопасность выходит на совершенно новый уровень.

Не идти в обход ИТ

Заказчику удобно, когда он получает желаемую услугу и не переживает по поводу остальных частей проекта. Что касается услуг печати, то можно утверждать: чем меньше затрагивается ресурсов компании, тем меньше изменений потребуется в ее инфраструктуре. Если провайдер способен реализовать инфраструктуру печати, описанную доступным языком и доступную во всех необходимых локациях, заказчику проще заплатить деньги за услугу, организованную по облачной модели, тем более что платить ему придется заведомо меньше, чем при самостоятельном управлении печатью.

Это убедительный аргумент при общении с бизнес-подразделениями. Тем не менее разговаривать напрямую с бизнесом, в обход ИТ-департамента, будет в корне неверно. В любом проекте, если мы говорим о «правильном», комплексном мероприятии, должны быть четко поставлены цели, определены сроки и бюджеты. При этом цели определяются как ИТ-департаментом, так и бизнес-подразделениями.

Компании нужно решение, которое отвечало бы всем требованиям бизнеса и устроило бы службы ИТ и безопасности. Лишь когда созданная система будет контролируемой со стороны заказчика и при этом бизнес устроят ее функционал и цена, можно говорить о корректном выполнении проекта.

Часто требования о создании облачного решения диктуются как бизнесом, так и ИТ-департаментами. Практика показывает, что для успешной реализации проекта (и отсутствия проблем в его завершающей стадии) важно не ограничиваться лишь одной заинтересованной стороной, а собрать за круглым столом всех участников. О чем бы ни договаривались с ИТ, без построения модели, которая будет использоваться бизнесом, решение принято не будет. И наоборот — если ИТ или безопасность не примут пожеланий бизнес-подразделений, работа также пойдет насмарку.

Следует четко обозначить, какую пользу даст передача функций управления печатью в облако. Любое облачное решение освобождает физические ресурсы компании и позволяет уйти от капитальных затрат. В частности, снижается загрузка ИТ-департамента по настройке и поддержке оборудования. При этом компания получает готовую услугу, полностью отвечающую выставленным бизнес-требованиям.

Пользователи компаний, решившие отдать услугу печати в облака, получают возможность направлять документы на печать со своих мобильных устройств. При этом нет необходимости находиться в сети предприятия — достаточно отправить письмо с информацией, которая должна быть распечатана. Позже, авторизировавшись, эти данные можно получить с любого печатного устройства в офисе.

Крайне важно, что при этом решение остается полностью под контролем ИТ-департамента. Его сотрудники получают доступ к инфраструктурным узлам, возможность централизованного управления и сбора статистики, а также дополнительного контроля соглашения об уровне обслуживания (service-level agreement, SLA) бизнес-процедур.

Разумеется, решения, функционирующие отдельно от остальных ИТ-систем, не могут обеспечивать максимальную эффективность. На старте проекта изучается инфраструктура компании и определяются потребности в интеграции внедряемых решений. Например, может идти речь об интеграции управления инцидентами печати в существующую систему управления инцидентами или об импорте статистики использования печати в разрезе департаментов напрямую в ERP или систему отчетности.

Убеждать не словом, а делом

Как же действовать в случае, когда заказчик не доверяет облакам. Если у него нет никаких предпосылок для образования облачного решения по определенным метрикам (размеру, количеству локаций, используемым сервисам и инфраструктуре), для простоты можно и не переводить работу нескольких аппаратов в облака. Но если мы действительно видим неоспоримую пользу облачного решения, то все-таки пытаемся убедить его.

При этом следует показать, что для всех удобнее и безопаснее, если услуга будет функционировать в облаке. Однако обещания сами по себе ничего не стоят — важно именно продемонстрировать, как работают облачные решения. То есть нужна демонстрация преимуществ — отказоустойчивости, доступности, управляемости.

Главное, с чего стоит начать при оценке эффективности облачной инфраструктуры печати, — это количество офисов. Второй фактор — необходимость общего контроля, когда требуется не только предоставлять сервис, но и централизованно контролировать его использование. Наконец, третий момент — требования к безопасности. А вот количество пользователей или объем услуг может быть абсолютно любым и практически не влияет на эффективность облачной модели.

Разумеется, в рамках любого проекта возможно решение, когда часть приложений используются как облачные, а другие устанавливаются как «обычные». Например, печать в удаленном филиале контролируется через облако, а удаленный мониторинг оборудования осуществляется через GPRS-модем. В этом случае в комплексе используются и облака, и своя инфраструктура, и инфраструктура заказчика.

Единых метрик, показывающих, что процесс должен быть перенесен в облака, не существует. В этом случае правильнее отталкиваться «от обратного». В зависимости от обстоятельств, в проекте любой величины может наступить момент, когда стоимость использования облака будет хотя бы равна стоимости использования существующей инфраструктуры. При этом облачная среда дает компании возможность не наблюдать всех технологических нюансов и сложности процессов, а получать готовую услугу. Именно в этом случае и можно говорить об использовании облака.

Станислав Парфенов, руководитель группы консалтинга и внедрения проектов российского офиса Konica Minolta Business Solutions; Stanislav.Parfenov@konicaminolta.ru

 

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF