Во многих компаниях отсутствуют четкие бизнес-процедуры по управлению инфраструктурой печати. Этому аспекту не уделяется должного внимания, и управление осуществляется спонтанно, от случая к случаю. Почти всегда техника, запчасти, расходные материалы закупаются различными департаментами по мере необходимости. В результате получается многовластие, и оно не может быть полезным с точки зрения оптимизации.

В настоящее время практика такова, что компании — как российские, так и зарубежные — склонны покупать оргтехнику, неся капитальные затраты, и в дальнейшем сильно зависят от своих вложений, не имея возможности менять инфраструктуру.

Вполне естественное желание компаний — пытаться минимизировать первоначальные затраты путем выбора более дешевого оборудования. Из-за того что в управлении печатной инфраструктурой участвуют несколько отделов, приобретение новых устройств не согласовывается — ни по производителям, ни по моделям. В итоге компания получает «зоопарк» оборудования, повышая свои затраты.

Переходить, но не безоглядно

Для того чтобы понимать возможные направления оптимизации, а тем более оценить их численно, компании необходимо осознать, что представляет собой ее инфраструктура в настоящий момент.

Лишь после аудита техники и бесед с пользователями и руководителями бизнес-подразделений можно оценить необходимость утилизации оборудования и его распределение по производителям и типам устройств, понять, насколько недозагружено оборудование — какой его функционал реально используется. На основании этого можно сформировать рекомендации по оптимизации инфраструктуры.

Ни для кого не секрет, что чем более унифицировано оборудование, тем меньше будет совокупная стоимость владения им. Унифицировать парк на базе решений одного вендора — вполне разумный подход.

Еще одна возможность — и это тенденция, типичная для ИТ в целом, — уходить из капитальных расходов в операционные, отдавая инфраструктуру на аутсорсинг. При этом компания получает услугу, в основе которой стоимость одного отпечатка. Услуга сводится именно к получению отпечатка с указанными метриками, причем не только финансовыми. Например, может быть зафиксировано, что не далее чем в 15 метрах от каждого пользователя располагается устройство, с которого тот может получить цветную или черно-белую копию документа или отсканировать его себе в рабочую папку.

Кроме того, к услугам владения в эпоху информатизации добавляются дополнительные составляющие. Например, так называемая облачная, или отложенная, печать, когда пользователь отправляет документ в облако и может забрать его на любом из принтеров компании. Это важно в том случае, когда различные подразделения имеют доступ только к определенному типу информации и случайный доступ к документам других сотрудников является нежелательным. Контроль печати позволяет снизить и затраты расходных материалов, решая одну из типичных проблем офисов — использование оборудования в личных целях.

Если говорить о цифрах, то при консолидации оборудования на базе высокопроизводительных решений с отложенной печатью экономия может составлять не менее 24%. Такие цифры мы получили, внедрив решение у себя в офисе, а у заказчиков, естественно, показатели более значимы. Например, количество устройств в некоторых случаях сокращалось в разы, при том что улучшалось качество обслуживания пользователей по таким метрикам, как доступность печати, быстрота реагирования на инциденты, прозрачность процессов.

Таким образом, переходить на высокопроизводительную печать имеет смысл, но не безоглядно, так как подводных камней может быть достаточно много.

Оптимизация — это проект

Любое действие, приводящее к оптимизации затрат, следует рассматривать как проект. Менеджеров с проектной подготовкой, способных возглавить проект оптимизации печати, у многих заказчиков хватает. Проблема в другом — знаниями и ключевыми метриками лучше владеют компании, специализирующиеся на этих вопросах.

Первым делом для понимания текущей инфраструктуры следует провести аудит оборудования и процессов. На этой стадии определяются главные показатели: список оборудования, карта его расположения и стоимость владения.

Немаловажным этапом будет беседа с ключевыми пользователями с целью выявить существующие проблемы. Это поможет увидеть ситуацию как со стороны бизнеса, так и со стороны конечных пользователей. Желание бизнеса очевидно: оптимизация стоимости владения и — иногда — получение новых возможностей. Пользователи же дают понимание функционала, необходимого в различных узлах печати.

Зачастую внешний аудит обойдется дешевле, чем выполненный силами собственного персонала. Как аудит, так и поддержка процессов собственными силами потребуют определенных усилий: найма персонала или переучивания уже работающих специалистов. Весь вопрос в приоритетах компании — желает ли она просто сэко­номить или хочет, помимо этого, минимизировать свои риски.

Кроме того, важна независимость оценки. Если в управлении печатью задействовано сразу несколько отделов, то они могут заниматься «перетягиванием одеяла», искажая ситуацию. Тогда внутренний анализ вряд ли даст точную картину.

Наконец, аудит может быть проведен бесплатно, если в перспективе поставщик рассчитывает на заключение договора.

После того как проведены беседы с ключевыми пользователями и суммированы пожелания бизнеса, готовятся и согласовываются предложения. Очень важна презентация расположения устройств, моделей и их функционала. Солидный поставщик всегда сможет воссоздать спроектированную инфраструктуру в демозалах, чтобы дать возможность заказчику проверить работоспособность созданной модели.

Минимизация рисков

Любое «общественное» устройство в понимании компаний связано с возможными очередями, способными затормозить рабочие процессы. Разумеется, предлагаемое оборудование четко соответствует потребностям того подразделения или того «угла», в который оно ставится. В штатной ситуации очередей возникать не должно.

Тем не менее очереди все же могут стать проблемой. Но проблема заключается не столько в самих очередях, сколько в вопросах безопасности и увеличении затрат на печать.

Например, любой сотрудник может отправить документ на наиболее удобный для него принтер, не интересуясь его состоянием или загрузкой. Выйдя в коридор и увидев, что аппарат сломан или возле него очередь, он вернется на рабочее место и отправит задание на другой принтер. Однако мало кто удалит уже существующее задание на печать. В итоге документ будет распечатан дважды, причем первая копия останется лежать на отремонтированном принтере, то есть в открытом доступе. А это может обернуться серьезными проблемами.

Подобных проблем не возникает, если внедряется облачная, или «отложенная», печать. Облачная печать подразумевает единую очередь, которая распространяется на все существующие устройства. Запустив задание на печать, пользователь подходит к любому аппарату и, идентифицировавшись с помощью карты, распечатывает свой документ.

Во-первых, таким способом решается вопрос безопасности — документ не может быть получен из печати никем другим. Во-вторых, основной риск консолидации оборудования заключается именно в том, что, при поломке аппарата уровня отдела, без печати остается целое подразделение. В облаке этот риск серьезно снижается, хотя определенные неудобства, связанные с удаленностью другого исправного устройства, безусловно, возникают. Тем не менее контракт обычно предусматривает парк подменной техники, равно как и SLA по устранению инцидентов.

От частного к общему

Как определить, какие принтеры для компании выгоднее — персональные или общие? Короткий ответ: подсчитав бюджет, но с учетом сложившихся правил компании и привычек пользователей.

Ни для кого не секрет, что привычка — это самый негативный фактор, мешающий оптимизации процессов. На первых порах любые изменения будут восприняты пользователями в штыки. С другой стороны, для любой компании основной метрикой «удобства» является бюджет. Стоимость печати на персональном аппарате никогда не будет так низка, как на высокопроизводительной машине. Даже если в компании принято кабинетное размещение сотрудников и напрашивается решение в виде локальных принтеров, все равно имеет смысл рассмотреть возможность размещения устройств в местах общего доступа.

Как показывает практика, загрузка текущего парка оборудования, в силу того что решения о его приобретении и установке принимаются скоропалительно, далека от идеала. Во многих случаях она составляет 10–20% от оптимальной.

В наиболее удачном проекте число устройств удалось сократить со 180 до 4. И хотя обычно разница не столь впечатляюща, можно констатировать, что в подавляющем большинстве случаев заказчики полностью отказываются от локальных принтеров. В итоге сильно разгружается ИТ-персонал и бюджет, а бизнес получает прозрачную структуру.

Разумеется, изменения могут быть не мгновенными, что особенно ценно с точки зрения сохранения инвестиций в существующее оборудование, а также восприятия пользователями. Например, может быть разработан план оптимизации, при котором при трех- или пятилетнем контракте поставщик услуг приводит инфраструктуру печати к целевой. При этом с каждым годом стоимость владения ею будет сокращаться.

В целом же проблема существующих устройств не настолько критична, как об этом принято думать. Во-первых, многие вендоры предлагают выкуп оборудования. Кроме того, если покопаться в бухгалтерских документах, окажется, что значительная часть оборудования уже не имеет остаточной стоимости и может быть списана. Существуют и нечасто встречающиеся варианты решения проблемы. Если речь идет о крупной разветвленной структуре, можно, например, передать оборудование из центрального офиса в региональные подразделения, где обычно состояние техники намного хуже.

♦ Станислав Парфенов, руководитель группы консалтинга и внедрения проектов российского офиса Konica Minolta Business Solutions; Stanislav.Parfenov@konicaminolta.ru

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF