Более того, значительную часть документооборота тоже можно выстраивать как услугу, приобретая ее извне.

Артем Пчелин, директор по бизнес-операциям российского офиса Konica Minolta Business Solutions
Артем Пчелин, директор по бизнес-операциям российского офиса Konica Minolta Business Solutions;

Artem.Pchelin@konicaminolta.ru

В западных странах продажи печатных устройств уже на протяжении долгого времени стабильно падают. Это происходит не столько из-за насыщенности рынка, сколько из-за широкого перехода на электронный документооборот и оптимизации процессов, связанных с печатью. В России также постепенно находят применение системы электронного документооборота и прочие современные атрибуты. Например, на объеме печати скажется законодательное закрепление обмена электронными счетами-фактурами между контрагентами.

Однако электронный документо­оборот вовсе не панацея с точки зрения сокращения расходов на печать. В ряде случаев после его введения количество бумажных документов только возрастает. Именно поэтому проекты по оптимизации инфраструктуры печати становятся все более актуальными.

Согласно прогнозам IDC, к 2014 году почти половина печатного оборудования в мире будет продаваться в составе аутсорсинговых решений по управлению печатью (Managed Print Services, MPS). В России эта тенденция проявляется пока не слишком ярко, но тем не менее рынок аутсорсинга печати достаточно активно развивается.

Как утверждают аналитики, в большей части этот рост российского рынка MPS связан с реализацией крупных проектов. Действительно, в крупных структурах затраты на поддержку инфраструктуры печати гораздо масштабнее, а значит, и эффект более ощутим, что влияет на готовность к инвестициям в подобные проекты. Кроме того, именно в крупных компаниях процесс печати абсолютно непрозрачен: неизвестны ни объемы печати, ни основные пользователи оборудования.

В нашей стране к передаче каких-либо бизнес-процессов в чужие руки относятся традиционно недоверчиво, поэтому спрос на аутсорсинг печати рос не слишком быстро. На этапе становления рынка подавляющее большинство заказчиков составляли российские представительства международных компаний, уже оценившие на практике преимущества такой бизнес-модели, однако сейчас их существенно «разбавили» российские клиенты.

Конечно, не всем компаниям нужно внешнее управление печатью, и в первую очередь это определяется масштабом организации и документоемкостью ее процессов. В некоторых случаях вполне можно обойтись внутренними ресурсами. Однако большинству крупных компаний не хватает возможностей для эффективного управления офисной инфраструктурой.

Для MPS существуют определенные параметры, при наличии которых можно с высокой долей вероятности говорить о целесообразности привлечения провайдера услуг печати. Конечно, для этого поставщик услуг должен иметь консалтинговое подразделение, позволяющее совместно с заказчиком проводить подобную оценку.

Процессы, которые имеет смысл отдавать на аутсорсинг, тоже индивидуальны, равно как и используемые при этом подходы. В первую очередь это зависит от целей, которые ставит перед собой организация.

В большинстве случаев, конечно, клиента интересует сокращение затрат. При такой постановке задачи следует исходить из стоимости отпечатка, и провайдер услуги составит конфигурацию оборудования, соответствующую заданным критериям. Для некоторых клиентов, наиболее зрело оценивающих преимущества аутсорсинга, ключевым является условие гарантированного получения качественного отпечатка в течение определенного времени после отправки задания на печать.

Как и при любом аутсорсинговом проекте, в MPS важную роль играют консалтинговые услуги, оказываемые на начальном этапе. Например, они могут включать разработку рекомендаций по количеству и характеристикам оборудования, а также оптимизацию инфраструктуры (сокращение числа печатных устройств и их замену на более производительные, определение оптимальных точек расположения печатных устройств и т. п.).

Более того, оптимизация инфраструктуры часто влечет за собой реорганизацию бизнес-процессов. Далеко не все принятые в компаниях правила оправданны, многие из них негативно влияют на эффективность работы офиса в целом и процессы печати в частности.

Сила в деталях

Комплекс услуг в области аутсорсинга процессов печати, помимо консалтинга, оптимизации и управления печатью, может включать и оказание многих «сопутствующих» услуг, таких как, например, выкуп или поддержка в эксплуатации имеющегося оборудования различных производителей, утилизация старого оборудования и расходных материалов.

Темой отдельного разговора в рамках аутсорсинга печати является организация специализированных помещений (принт-румов) в офисах клиентов с предоставлением персонала. Возможно и внеофисное выполнение полиграфических заказов на любые типы печати на любых носителях, от разработки дизайна до доставки готового тиража. Это, как правило, все виды маркетинговой и промопродукции. Данный тип услуг пользуется огромной популярностью у корпоративных клиентов, поскольку им очень удобно взаимодействовать по всем вопросам печати с одним менеджером проекта на стороне исполнителя.

Разумеется, сосуществовать с гигантами, захватившими более половины рынка, довольно сложно. Тем не менее возможность анализировать их опыт весьма ценна: так можно избежать многих собственных ошибок. Кроме того, первопроходцы «разогревают» рынок, который поистине огромен.

Московский рынок уже в значительной степени поделен между крупными игроками. В регионах же ситуация принципиально иная. Там огромное количество предприятий до сих пор не только не охвачено подобными сервисами, но, возможно, даже и не слышало о них. Именно на таких компаниях имеет смысл фокусироваться в борьбе с грандами.

Кроме того, у каждой компании могут быть собственные конкурентные преимущества в определенных сегментах услуг. Например, владение технологией удаленного мониторинга состояния оборудования по беспроводным каналам связи позволяет проактивно обслуживать территориально распределенные устройства, что является важной частью оптимизации предлагаемых услуг.

Что любопытно, сейчас практически каждый провайдер может найти свою рыночную нишу: состав услуг, целевые аудитории, да и уровни сервиса в различных сегментах рынка сильно различаются. Если одним компаниям достаточно избавиться от головной боли по поддержке парка техники, при этом минимизировав стоимость владения, то другие рассчитывают получить комплексный сервис, который недешев, но зато включает множество дополнительных услуг.

Говоря об аутсорсинге печати, важно упомянуть и о смежной области, касающейся процессов электронного документооборота. Тенденция перехода на безбумажные технологии проявляется все ярче, и для компаний становится актуальным перевод архивов бумажных документов в электронный формат, организация и поддержка электронных архивов, а также оптимизация электронного документооборота.

Самой очевидной задачей является применение безбумажных технологий на участках, наиболее близких к сервисам печати. Это решения по распознаванию и автоматической обработке документов после процессов копирования или сканирования.

Отдельным направлением аутсорсинга документооборота становится работа в области построения электронных архивов организаций, а также управление доступом к ним. Этот бизнес развивается в двух стратегических направлениях: интеграционные проекты под ключ, а также услуги по модели SaaS.

Доверие и экономия

По подсчетам Gartner, при переходе на MPS экономия может составлять от 10 до 30%. Статистика, собираемая провайдерами, дает еще более радужные показатели, вплоть до двукратного сокращения расходов. Конечно же, на показатель экономии влияют очень многие факторы, которые зависят от первоначального состояния инфраструктуры печати, возможностей сервис-провайдера и формата приобретаемых услуг. Кроме того, при передаче процессов на аутсорсинг почти всегда появляется косвенная экономия за счет высвобождения кадровых, финансовых и иных ресурсов.

Однако вполне возможен и прямой экономический эффект. Например, можно заметно удешевить печать, оптимизировав расстановку оборудования и его загрузку. Свой вклад в сокращение издержек вносит и унификация парка оборудования. Наконец, важную роль в этом процессе играет использование современных ИТ-решений, обеспечивающих контроль печати, удаленный мониторинг оборудования и настройку пользовательских прав. Простейшим примером может служить разграничение прав пользователей на цветную печать — очевидно, что она необходима далеко не всем категориям пользователей.

Наш опыт подтверждает, что с помощью различных оптимизационных решений затраты компании на печать могут быть снижены в среднем примерно на четверть. Если степень доверия клиента к поставщику услуги позволяет раскрыть данные о своих текущих расходах на печать и некоторых особенностях бизнес-процессов, то определенный уровень экономии в результате оптимизации можно даже гарантировать в контракте.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF