На протяжении последних лет российское государство активно формирует законодательную основу для юридически значимого электронного документооборота. В мае нынешнего года в силу вступил приказ ФНС России

№ ММВ-7-6/138@, который узаконил обмен несколькими разновидностями электронных документов, касающихся коммерческой деятельности, в первую очередь счетами-фактурами. По оценкам экспертов, такой обмен может существенно ускорить процессы, связанные с покупками и продажами в рамках партнерских сетей.

Электронные документы, созданные и подписанные в системе внешнего электронного документооборота, в которых подлинность электронной подписи подтверждена с помощью сервисов доверенной третьей стороны, равнозначны бумажному аналогу и не требуют дублирования. Они обладают достаточной доказательной силой в судебных разбирательствах. Электронный документ удобно хранить, отправлять, искать. Минимизируется ручной ввод документов, а обмен осуществляется в считанные минуты.

Одной из первых преимущества юридически значимого ЭДО оценила компания Kia Motors Rus, официальный дистрибьютор автомобилей Kia в России. Компания сейчас работает более чем со 160 автодилерами и ежегодно продает в России почти 200 тыс. автомашин. Переход на электронный документооборот стал естественной составляющей развития бизнеса компании.

Большое количество сделок порождало огромное количество бумажных документов — ежегодно в компании создавалось несколько миллионов документов. Переход на безбумажные технологии сопровождения коммерческих сделок помог Kia Motors Rus сократить издержки, ускорить процесс подготовки документов, их обработку и передачу. Кроме того, удалось усовершенствовать процедуру хранения и учета документов. Помимо прямой экономической выгоды важным результатом проекта стало появление ряда новых возможностей, благодаря которым стало проще работать не только сотрудникам Kia Motors Rus, но и дилерам компании. «Для нас переход на юридически значимый электронный документооборот — это не только сокращение расходов, но и контроль, удобство и простота обмена юридически значимыми документами с партнерами», — рассказывает Зоя Янина, главный бухгалтер Kia Motors Rus.

В качестве технологической основы для реализации электронного документооборота с дилерами была выбрана система «Диадок» компании «СКБ Контур». «Одним из аргументов в пользу «Диадока» стало то, что на момент принятия решения «СКБ Контур» уже имела реализованный совместно с компанией «Докфлоу Бест Практис» проект по обмену формализованными и неформализованными документами. Поэтому мы могли четко оценить потенциальный результат от внедрения электронного документооборота», — отметила Янина.

С декабря 2011 года в течение шести месяцев шли подготовительные и организационные работы, после чего новый сервис был интегрирован с системами внутреннего учета SAP и «1С». В середине июня Kia Motors Rus отправила через систему «Диадок» первые 500 электронных документов по запасным частям. Всего за три месяца компании удалось подключить практически всех дилеров. Что интересно, некоторые региональные дилеры подключились к системе электронного документооборота раньше московских.

«Дилеры быстро оценили преимущества безбумажного документооборота. Они принимали активное участие в тестировании во время пилотной стадии проекта. Их отзывы и замечания по работе с системой позволили быстро и эффективно настроить обмен документами, — комментирует главный бухгалтер Kia Motors Rus. — Одновременно мы приняли решение настроить электронный архив юридически значимых документов, и теперь, чтобы найти в нем нужный документ, требуется не больше минуты».

Сейчас компания ведет переговоры с нашими поставщиками автомобилей о переводе в электронный вид входящих документов. Внедрение «Диадока» и переход на юридически значимый электронный документооборот стал для компании Kia Motors Rus одним из важнейших в этом году проектов.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF