На заре компьютерной эры бытовало утверждение, что компьютер освободит человека от бумажной рутины. Люди всерьез верили, что бумажные документы превратятся в электронные, столы не будут завалены кипой бумаг, леса останутся густыми, а воздух — чистым. Но п

Муниципальные органы

«Система документооборота для администрации муниципального образования — это внутренний полицейский, который следит
за дисциплиной»,
Олег Самошин, первый заместитель главы администрации города Торжка 

Задачи, которые решает муниципалитет города Торжка, определены законодательством и типичны для любой администрации: управление городом (в первую очередь его социальной сферой) и обеспечение его жизнедеятельности, включая сферы образования, здравоохранения, уборку дорог, содержание жилого фонда и пр.

Годовой бюджет, который администрация города выделяет на ИТ, по оценкам Олега Самошина, первого заместителя главы администрации Торжка, составляет около 1,5 млн руб. В условиях ограничения финансовых ресурсов все острее встает вопрос их рационального использования.

«Первой причиной внедрения системы электронного документооборота (СЭД) у нас стал рост входящей корреспонденции, — вспоминает Самошин. — В среднем число входящих документов за день достигло 70, а исходящих — почти 100. Документы стали теряться, а это недопустимо». Первый замглавы города признается, что внедрение системы документооборота оказалось непростым процессом, он предполагал, что все пройдет легче. Трудности оказались не технологическими, а организационными: ломка стереотипов, выработка навыков групповой работы и т. п.

Еще одной причиной развертывания СЭД стали жесткие требования к срокам обработки документов и принятия решений по ним. «Раньше общему отделу нашего муниципалитета было очень сложно отслеживать, на какой стадии и у кого конкретно находится каждый из 600–700 документов», — вспоминает Самошин. По закону муниципалитет обязан на поступившие к нему письма от населения давать официальный ответ в течение месяца. А при традиционном документообороте только от главы города до исполнителя эти входящие документы добирались за половину этого срока. Теперь экстренные документы (например, запросы прокурора) в программе помечаются красным цветом, и их рассмотрение проходит очень оперативно.

«Мы выбрали систему “1С:Документооборот” по двум критериям: невысокая цена и наличие местных специалистов, способных грамотно внедрить и в дальнейшем сопровождать систему», — отмечает Самошин. В настоящее время в администрации Торжка система охватывает 50 рабочих мест, их внедрение обошлось в 100 тыс. руб. Внедрением занималась компания-франчайзи «ОКСи», ее сотрудники сейчас осуществляют и поддержку системы.

Благодаря системе теперь можно мгновенно определить, на каком этапе и у кого находится каждый документ, как проходит работа по его исполнению. Поскольку система «1С:Документооборот» создана на базе платформы приложений «1С:Управление предприятием 8.2», она позволяет управлять прохождением документов и отвечать на запросы, используя обычные браузеры, — это весьма удобная возможность для сотрудников и руководителей, находящихся в командировке.

Срок прохождения бумаги от ее поступления до получения исполнителем сократился с недели до одного, максимум двух дней. «За год работы системы у нас не потерялось ни одного документа, — констатирует Самошин. — Очень помогает эффективной работе сотрудников и функция контроля за прохождением документов в системе. Это очень важно для нас, ведь если гражданину вовремя не ответили на его запрос, он может довести дело и до прокуратуры». Любой житель города сейчас может отправить через городской сайт письмо в администрацию, это письмо автоматически регистрируется, ему присваивается номер, оно попадает в систему документооборота и направляется конкретному исполнителю. Все это упрощает для населения обращение и работу с администрацией, и наоборот.

В планах муниципалитета — связать единой системой документооборота все муниципальные учреждения города. В перспективе администрация планирует упрощать и совершенствовать интерфейсы и работу с ними в системе документооборота, с тем чтобы экономить время сотрудников. Первый шаг — добиться того, чтобы с использованием системы и на обработку простых бумаг уходил минимум времени.

Самошин считает, что критерием целесообразности внедрения СЭД является осознание того, что все другие меры, в том числе и административные, уже не в состоянии улучшить дисциплину работы с документами в организации. Есть, конечно, и чисто количественный критерий — большое число документов.

Строительный бизнес

«Для нашей компании система электронного документооборота стала навигатором рутинных процессов», Виктор Гаранкин, аналитик Межрегиональной финансовой корпорации «Грас»

Межрегиональная финансовая корпорация «Грас» занимается строительством жилья средней и низшей ценовой категории, возводит жилье в рамках реализации национального проекта «Доступное и комфортное жилье — гражданам России». Группа компаний имеет центральный офис в Москве, есть офисы в регионах и заводы в Калуге и Саратове.

ИТ-инфраструктура, как и сама корпорация, территориально распределенная. «В качестве системы документооборота у нас используется решение «Евфрат» компании Cognitive Technologies, — рассказывает Виктор Гаранкин, аналитик корпорации. — Она работает уже более трех лет и хорошо себя зарекомендовала. С помощью системы электронного документооборота мы реализуем бизнес-процессы, «не поднимаясь с кресел». Благодаря ей процесс принятия любого решения проходит в соответствии с выработанным регламентом и по определенному маршруту».

Алгоритм работы в корпорации принят следующий. Сначала ведущие специалисты совместно определяют, каким образом будут приниматься те или иные решения. Затем одобренная всеми вовлеченными в процесс отделами и утвержденная руководством процедура принятия решения описывается в СЭД, после чего начинается обычная работа. «Такой подход позволяет исключить потери бумаг, лишнюю беготню по кабинетам, неразбериху и пр., — поясняет Гаранкин. — В отсутствие электронного документооборота бывает сложно определить меру ответственности того или иного сотрудника. Благодаря СЭД у всех, и прежде всего у руководства корпорации, перед глазами имеется ясная и исчерпывающая картина — кто принимал решение, на каком этапе, кто задержал процесс».

В центральном офисе корпорации с СЭД работает около 150 сотрудников, еще десятки сотрудников используют ее в регионах, подключаясь к ней посредством Web-клиента. «В каждом региональном отделении у нас имеется сотрудник, который отвечает за связь с Москвой именно в части документооборота», — отмечает Гаранкин.

После внедрения СЭД взаимодействие подразделений корпорации резко улучшилось, так как было создано единое информационное пространство и выработаны регламенты прохождения в нем всех документов. За месяц по системе документооборота идет работа с сотнями цепочек бизнес-процессов, реализованных процедур для принятия решений. Самих же документов, с которыми работает система «Евфрат», на порядок больше.

«Сейчас система является отличным подспорьем для принятия решений, — убежден Гаранкин. — Чтобы принять, например, решение о финансировании того или иного проекта, достаточно просто выбрать маршрут, который специально для этого предназначен, и запустить его на исполнение».

Гаранкин сравнил СЭД с системой спутниковой навигации: «Навигатор нужен, чтобы не искать дорогу, когда едешь на машине, и не ломать голову, как лучше проехать, чтобы не застрять в пробке. Вы просто указываете начальную и конечную точки, после чего навигатор сам выберет оптимальный маршрут. Для нашей компании система электронного документооборота стала именно таким навигатором рутинных процессов».

Когда целесообразно внедрять систему электронного документооборота в коммерческой организации? «Пока компания развивается стремительно, пока есть определенная энергетика и энтузиазм сотрудников — даже если предприятие уже достигло серьезных масштабов, но продолжает расти, двигаться вперед — можно обходиться без СЭД», — считает Гаранкин. Но рано или поздно наступает момент, когда энтузиазм идет на спад, вот тогда, по мнению Гаранкина, и наступает время внедрять СЭД.

В перспективе аналитикам корпорации хотелось бы иметь интегрированную информационную систему, охватывающую все аспекты деятельности предприятий корпорации, чтобы работать со всеми документами в рамках единого информационного пространства.

Взгляд со стороны

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению системы «1C:Документооборот» компании «1C», cчитает, что четкую корреляцию между численностью компании, профилем ее деятельности и необходимостью внедрения электронного документооборота установить сложно. Скорее можно говорить о том, что существуют определенные предпосылки, при которых система электронного документооборота позволит повысить эффективность управления документами. Одна из таких предпосылок — необходимость хранить документы длительное время. Их электронное хранение становится гораздо дешевле, чем хранение бумажного архива документов, в том числе и за счет физического освобождения места.

Также СЭД весьма эффективна в ситуациях, когда каждый внутренний документ копируется множество раз, проходя цепочку согласований и исполнений (каждый сотрудник хочет иметь у себя копию документа). Целесообразно внедрять систему электронного документооборота и тогда, когда за документами необходим четкий контроль.

Чтобы внедрение системы электронного документооборота было успешным, необходимо прежде всего иметь налаженную систему «классического» делопроизводства, выстроенную нормативную базу, а также ясное понимание целей внедрения электронного документооборота и ожидаемых результатов, причем результаты должны быть измеряемы. Ну и, конечно же, как и в любом проекте, определяющим для успеха является поддержка проекта руководством.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF