Неэффективный бумажный документооборот стал сегодня проблемой и для органов государственного управления, и для коммерческих организаций (особенно в финансовом секторе).

Согласно исследованию, проведенному проектом DOC-FLOW в 2009 году, основные мотивы, которыми руководствуются компании, инициируя внедрение систем электронного документооборота (СЭД), — это повышение эффективности работы (39,34%); необходимость соответствия законодательным требованиям (18,01%) и оптимизация бизнес-процессов (14,69%). Задачи по улучшению обслуживания заказчиков путем повышения скорости реакции на запросы стояли на первом месте лишь у 7–8% компаний. А снижение затрат и рисков — у 5,92 и 2,37% соответственно.

Эксперты отмечают, что количество внедрений СЭД российскими организациями за прошедший год снизилось. Но именно эти технологии все более востребованы сегодня — особенно в госсекторе, науке и образовании, финансовом секторе, что эксперты связывают с господдержкой и с осуществлением программ по оптимизации издержек в условиях кризиса. Основными же факторами, делающими проект внедрения СЭД привлекательным, являются небольшие сроки внедрения и быстрый ощутимый эффект.

Государственный подход

Основными потребителями на рынке СЭД сегодня являются органы государственного и муниципального управления. Их деятельность порождает значительный по объему внутренний документооборот: со сложными схемами документопотоков, разнообразными технологиями работы с документами. Информационный обмен представлен потоками как по вертикали, так и по горизонтали. По вертикали от подразделений к руководству перемещаются письма, информация по запросам, проекты постановлений и распоряжений, периодическая информация. От руководства к подразделениям направляются приказы, задания и поручения, запросы, письма, постановления и распоряжения и т. д. По горизонтали между подразделениями циркулируют письма, запросы, информация по запросам, заявки и т. п.

Отследить, кто над какими документами работает в конкретный момент времени, каковы история и статус выполнения запросов, при бумажном документообороте практически невозможно. Необходимость повысить контроль за прохождением документов, снизить число задержек в исполнении и потерь — вот, по мнению представителей госсектора, основные движущие силы автоматизации документооборота в госорганах. Еще одним важным результатом становится сокращение сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.

Но для действительно эффективной работы органов власти предстоит решить еще немало проблем, связанных с несовершенством законодательства в области ЭЦП и отсутствием стандартов и нормативов в области обмена информацией для организации полноценного межведомственного документооборота.

Коммерческий интерес

Автоматизируя документооборот, компании решают разные задачи, используют разные подходы, которые зависят от преследуемых целей.

Внутренние задачи

Одна из основных задач электронного документооборота — сопровождение процессов принятия управленческих решений.

Активное развитие в 2002 году инфраструктуры «Банка ВТБ», увеличение объема операций, расширение спектра оказываемых услуг, значительный рост филиальной сети привели к увеличению документооборота. Добиться унификации принципов и стандартов работы с документами, прозрачности их прохождения и исполнения, получения актуальной информации о действующих нормативных актах и сокращения материальных и трудовых затрат по изготовлению и доставке бумажных копий документов банку удается за счет внедрения семейства взаимосвязанных и одновременно самостоятельных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов CompanyMedia компании «ИнтерТраст» на платформе Lotus Domino/Notes. Как рассказал Максим Быков, начальник отдела технологии документационного обеспечения управления документационного обеспечения и контроля аппарата президента-председателя правления банка, эта система оказалась способна обеспечить работу в корпоративной системе электронного документооборота всей компании (8 тыс. пользователей на настоящий момент) с учетом ее территориально распределенной филиальной структуры (57 филиалов) и разных часовых поясов. Наличие дополнительного модуля — информационно-справочной системы нормативных актов — и его интеграция с внутренним порталом сегодня позволяют сотрудникам получать актуальную информацию по нормативным и распорядительным документам банка. В систему встроена сертифицированная электронно-цифровая подпись. СЭД интегрирована с модулем HR на базе Oracle, системой HP ServiceDesk и почтовой службой Microsoft Exchange. Ведутся работы по интеграции системы электронного документооборота с системой свифт/телекс по передаче сообщений свободного формата централизованным факс-сервером. Также рассматривается возможность интеграции СЭД с CRM-системой.

Именно возможность интеграции СЭД с разного рода учетными системами сегодня рассматривается участниками рынка как конкурентное преимущество: большинство СЭД автономны и не встроены в бизнес-процессы компании, не позволяют задействовать имеющуюся в них информацию в рамках тех или иных бизнес-процессов.

Внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum позволило «Новикомбанку» централизованно вести учет всех организационно-распорядительных документов и постепенно перейти от бумажного документооборота к электронному. В результате, по замерам специалистов банка, процесс согласования проекта документа стал оперативнее в 4 раза, процедура организации совещания в банке сократилась по времени в 2 раза, занимая в среднем менее 30 минут, среднее время подготовки типовых отчетов сократилось в 24 раза до 5 минут, и контрольные процессы упростились на 20%. В итоге двукратное сокращение издержек на организацию документооборота сопровождалось увеличением в три раза производительности труда сотрудников банка при создании, поиске, согласовании и контроле исполнения документов.

Лицом к клиенту

Особое внимание коммерческие компании сегодня уделяют созданию электронных архивов документов, автоматизации поступления их в архив. Управление розничных операций банка «Возрождение» поддерживает ряд процессов, в том числе розничное кредитование, для которого достоверность информации в системах и наличие документов-первоисточников очень важны. Внесение информации во фронт-офисную систему Microsoft Dynamics CRM вручную влекло немало проблем. Данные, предоставляемые заемщиком для получения кредита, достаточно формализованы, благодаря чему появилась возможность автоматизировать их ввод, внедрив технологию сканирования и распознавания машиночитаемых заявлений на базе ABBYY FormReader. Это требовало минимальных изменений существующих в банке на тот момент систем, а пристыкованное к CRM-системе хранилище электронных документов решили использовать в качестве транспортной среды для направления отсканированных заявлений. Теперь выделенные операторы работают с очередью документов — выгружают (распознают) их и экспортируют в CRM-систему, где формируется кредитная заявка. Непосредственный ввод данных в CRM-систему занимает 15–30 минут в зависимости от объема заявки (вида кредитования, продукта), а регистрация отнимает 5–10 минут и сводится к проверке, насколько качественно система распознала анкету.

Системный подход

Проект по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов в страховой компании «РОСНО» был инициирован с целью оптимизации и повышения эффективности бизнеса. Ряд функций по обработке страховой и финансовой документации был перенесен в отдельный операционный центр в Воронеже, и требовалось организовать оптимальный процесс передачи информации из территориально распределенных филиалов и агентств компании в центр обработки. Развернутая в компании свободно распространяемая ECM-система Alfresco Community Edition нестабильно работала при одновременной работе в системе всего лишь 100 пользователей, имела нестандартные и неудобные для пользователей бизнес-процессы ввода документов в систему. Не работал поиск документов.

Было принято решение об отказе от имевшихся систем электронных архивов в пользу единого промышленного решения IBM, в связи с чем сотрудниками компании «АйТи», выполнявшими работы по внедрению системы, была выполнена нетривиальная задача по разработке ПО, автоматизирующего миграцию документов и метаданных таких систем, как Hummingbird и нескольких инсталляций Alfresco. Помимо этого, в рамках проекта были решены задачи интеграции внедряемой системы IBM с существующими в РОСНО информационными системами (КИС, Lombardi и др.).

В результате реализации проекта компания получила единую систему хранения и обработки документации. Внедренной системе присвоена первостепенная важность и критичность в организации бизнеса РОСНО.

Удалось сократить расходы на операционную деятельность, решена проблема доступа к документации, организован стандартизированный метод ввода документов в систему, что позволило свести к нулю количество ошибок. И это лишь часть преимуществ, полученных от внедрения.

«Отсутствие данного решения существенно затрудняло работу, маршрутизация документов осуществлялась вручную. У операторов есть еще и своя специфика по видам договоров, учесть которую в старой системе было невозможно», — резюмирует Сергей Пегасов, директор по ИТ СК «РОСНО».

Будущее?

По прогнозам аналитиков, на российском рынке СЭД продолжится спад. В DSS Consulting предсказывают сохранение отдельных проектов автоматизации документооборота в госучреждениях, полагая, что частные компании, скорее всего, будут предпочитать недорогие коробочные продукты. Основным заказчиком останется государство.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF