По своим потребностям в сборе и консолидации данных вузы мало чем отличаются от любой крупной организации. Вузу нужна система, которая сможет интегрировать все источники данных для анализа.

«Мы решили для начала выделить некий понятный сегмент данных, оценить на его примере, где у нас возникают проблемы, и наладить методику работы с аналитической системой», Александр Речинский, проректор по информационным технологиям в образовании Санкт-Петербургского государственного политехнического университетаБезусловно, любое высшее учебное заведение существенно отличается от коммерческой структуры. Вуз — консервативная организация, решения здесь принимаются, как правило, медленнее, чем в бизнес-среде. «Тем не менее, как и любому другому предприятию, нам нужно принимать управленческие решения», — отмечает Александр Речинский, проректор по информационным технологиям в образовании Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

«Вуз — крупная структура, которая занимается самыми разными видами деятельности: образовательной, научной, исследовательской, — продолжает Речинский. — Чтобы такой структурой эффективно управлять, необходима актуальная и структурированная информация. Например, отчетные формы для вышестоящих организаций мы должны заполнять постоянно, причем их запросы постоянно меняются. Нам требовалась система, которая могла бы интегрировать все источники данных для анализа».

К моменту, когда в СПбГПУ встал вопрос о внедрении системы для анализа данных, здесь уже работало порядка 17 информационных систем. Часть из них обеспечивает стандартную функциональность (учет кадров, бухгалтерия и т. д.), другая часть — специфические для вуза задачи: управление учебным процессом, учет студентов и аспирантов, прием абитуриентов, контроль научно-исследовательских работ и т. д. Сбор и обработка информации из такого обилия источников — дело сложное и хлопотное.

По мнению Речинского, разнородная структура информационных систем — довольно типичная картина, характерная для большинства российских вузов. «Да и не только в вузах можно встретить такой “зоопарк” разрозненных автоматизированных систем. Результатом может стать нарушение целостности данных. В зависимости от того, к какой системе вы организуете запрос, можно получить совершенно разные результаты. До определенного момента руководство вуза это, может быть, и устраивает, но, когда требуются точные данные, чтобы на их основе принимать серьезные управленческие решения, качество информации должно быть совершенно иным».

Перед выбором

При выборе решения перед BI-системой ставились две задачи. Во-первых, она должна делать аналитические запросы к разным источникам данных так, чтобы не пришлось изменять учетные системы и чтобы выполнение запросов не влияло на работу пользователей. Неудобства, которые почти неизбежно возникают при изменении программного обеспечения, не вызывают бурного одобрения пользователей. Для успешного внедрения предстояло убедить коллектив университета в том, что аналитическая система — это простой и удобный инструмент. Во-вторых, аналитическая система должна была выявить пробелы в данных.

«Когда хочется сделать что-то новое, не обязательна революция, можно двигаться плавно. После успешного первого шага проще идти к намеченной цели, — убежден Речинский. — Мы решили для начала выделить некий понятный сегмент данных, оценить на его примере, где у нас возникают проблемы, и наладить методику работы с аналитической системой».

По его мнению, и заказные, и «коробочные» системы едва ли устроят вуз: «Компании, которые занимаются автоматизацией на заказ, как правило, обещают поставить решение, в котором нуждается заказчик, и готовы при этом обосновать практически любой “заоблачный” бюджет. Иными словами, заказчика ждут серьезные затраты и неясные перспективы. С другой стороны, в дешевых “коробочных” продуктах кроется не меньше лукавства. Я против “голого” (как есть) “коробочного” решения без серьезной поддержки со стороны разработчика. Дело в том, что аналитическая работа, которой занимается вуз, весьма специфична, и эту специфику в таких решениях никто, конечно, не учитывает. Я за промежуточный вариант — апробированное решение. Внедрить его на начальном этапе должна помогать группа профессионалов». В конце концов специалисты СПбГПУ выбрали Pentaho BI Suite — известную в мире платформу с открытым кодом для создания систем бизнес-анализа. Эту платформу предложили специалисты компании РАМЭК.

Шаг за шагом

Проект стартовал около года назад. В качестве тестового полигона были выбраны предметные области — управление персоналом и подготовка кадров высшей квалификации (аспирантура и докторантура). ИТ-служба вуза и специалисты РАМЭК разработали структуру аналитического хранилища данных, витрины данных для выбранных предметных областей, создали инструменты визуализации аналитической информации.

Убедиться в том, что техническая платформа была выбрана верно, специалисты ИТ-службы смогли, когда начали использовать аналитическую платформу как новый инструмент разработки отчетов. В правильности выбора платформы предстояло также убедить ключевых пользователей — тех, кто в вузе является заказчиком аналитической информации.

Сложность состояла в том, что у сотрудников вуза разные потребности в аналитике. Первая группа — это руководители вуза, люди, которым надо принимать стратегические решения и планировать деятельность университета на несколько лет вперед. Для них важны исторические данные и динамика показателей, при этом картина по вузу и подразделениям должна быть достаточно обобщенной. Ко второй группе относятся руководители среднего звена — деканы факультетов, заведующие кафедрами и пр. Их в первую очередь интересует, что происходит в их структурных подразделениях, причем требуется достаточно высокая детализация данных, иногда вплоть до конкретного сотрудника или обучающегося. Поскольку эти две группы решают разные задачи, то и используемые аналитические инструменты должны различаться.

«Мы получили в свои руки решение, которое до нас использовали многие организации во всем мире и которое было адаптировано для нас. В целом я против того, чтобы сначала внешние структуры что-то внедряли в вузе, а потом мы оказывались в зависимости от них. Кроме того, для технического вуза внедрение новой информационной системы — это хорошая возможность привлечь молодые кадры к практической работе с новыми технологиями. И наша цель — сформировать группу специалистов, способных это решение поддерживать, — поясняет Речинский. — При реализации пилотного проекта мы очень нуждались в поддержке специалистов из РАМЭК, так как у них есть практика создания аналитических приложений и накоплено больше опыта ведения проектов. Мы пока не можем самостоятельно и без внешней поддержки развивать это решение, однако его сопровождение уже передано ИТ-службе. Сейчас при поддержке РАМЭК происходит подключение в систему новых предметных областей и источников данных».

Первые результаты

Косвенную отдачу от аналитической системы удалось получить довольно быстро. В первые дни активной эксплуатации обнаружились некоторые нестыковки и «замусоренность» данных, но удалось их откорректировать и устранить нарушения целостности. У специалистов университетской ИТ-службы появился инструмент быстрой подготовки нестандартных отчетов для пользователей, а у пользователей появилось средство доступа к общим данным. Если раньше каждое подразделение вуза имело в своем распоряжении только данные по своему подразделению, то теперь аналитическая система дает более широкое представление о состоянии дел.

В планах руководства — в ближайшее время приступить к созданию единой информационной системы вуза, которая объединит разрозненные системы посредством единого хранилища данных и единого интерфейса ввода.

«Основные процессы в университете были так или иначе автоматизированы, но налицо “зоопарк” решений и систем: разные технологии, разные платформы и интерфейсы. Наша задача сейчас — создать систему, в которой смогут работать все подразделения вуза. Мы планируем апробировать решение на паре факультетов и в случае успеха начнем тиражировать», — делится планами Речинский.

НИЯУ МИФИ

На базе Национального исследовательского ядерного университета МИФИ организованы дистанционные лекции для персонала медицинских учреждений атомной отрасли. С помощью видео-конференц-связи специалисты из Москвы читают коллегам из регионов лекции по актуальным вопросам. Требование к наличию видеосоставляющей в данном процессе продиктовано необходимостью наглядности учебного материала. Сейчас лекции проходят не реже одного раза в неделю и собирают аудиторию слушателей не менее 15 человек.

Для организации видео-конференц-связи было выбрано не аппаратное, а программное решение от компании «ВидеоПорт». Так как специалисты НИЯУ МИФИ сами занимаются разработкой программных средств, то они уже представляли, чего можно ожидать от программных решений в этой области. Кроме того, требовалось организовать удобное развертывание решения на местах. Аппаратное решение пришлось бы везти в регионы и устанавливать, а в случае выхода его из строя забирать и везти обратно в ремонт. Это все сложно. Главное достоинство программного решения в данном случае заключалось как раз в том, что оно крайне удобно развертывается на местах.

На сегодняшний день в данной технологии доминирует скорее селекторный подход, когда лектор видит только одного слушателя или когда аудитория слышит лектора, но только два человека одновременно могут подключаться к диалогу так, чтобы их все видели и слышали. Поэтому если кто-то из аудитории задает вопрос, то его никто не слышит и приходится вопрос повторять. Лектору же важно видеть реакцию аудитории, чтобы чувствовать обратную связь. Кроме того, многие преподаватели хотят видеть всю аудиторию, перед которой они читают лекцию, и отслеживать ее реакцию на свою работу.

Югорский университет

Югорский государственный университет основан в октябре 2001 года. Он создан на базе работавших в Ханты-Мансийске филиалов Всероссийской государственной налоговой академии, Нижневартовского государственного педагогического института, Сибирской автомобильно-дорожной академии, Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники и Тюменской государственной сельскохозяйственной академии. На сегодняшний день в ЮГУ обучается более 10 тыс. студентов и работает более 1700 сотрудников, из которых 600 — профессорско-преподавательский состав.

Постепенно в ЮГУ пришли к осознанию проблемы, вызванной отсутствием централизованного контроля над процессами в вузе. В 2006 году было принято решение перейти на полномасштабную ERP-систему. Руководству требовалась оперативная достоверная информация как по университету в целом, так и по всем структурным подразделениям, включающим шесть институтов, пять факультетов и восемь филиалов. Основное требование к ERP-системе — возможность эффективно и в соответствии с требованиями российского законодательства решать задачи управления и учета, связанные с ведением договоров, логистикой, финансами и персоналом. Кроме того, специфика вуза предполагала внесение доработок в большинство стандартных модулей ERP-системы.

В результате в ЮГУ была внедрена система «Галактика ERP», она используется для управления штатным расписанием, кадрового и табельного учета сотрудников, учета студентов и аспирантов, расчета стипендий, электронного согласования договоров. Идет внедрение функций расчета заработной платы, управления договорами и логистикой.

Кроме того, сотрудники управления информатизации ЮГУ разработали сетевые электронные сервисы, сопряженные с системой «Галактика ERP»: электронное расписание учебных занятий, информационно-справочную систему ЮГУ, университетский телефонный справочник, сервис электронных заявок на ИТ-услуги.

С помощью ERP-системы предоставляется достоверная и полная информации o вакансиях, осуществляется автоматизированный контроль приема и перевода сотрудников в строгом соответствии со штатным расписанием, что повышает эффективность использования трудовых ресурсов и дает возможность оперативно принимать обоснованные управленческие решения.

Санкт-Петербургский горный институт

Как и во многих вузах, работа приемной комиссии Санкт-Петербургского государственного горного института была автоматизирована с помощью собственной разработки института. Это ПО справлялось со своими задачами, однако две проблемы оставались нерешенными. Первая — организационная: правила приема в вузы меняются каждый год, кроме того, об изменениях может стать известно за пару дней до того момента, как они вступят в силу. Поддерживать и актуализировать собственную разработку в этих условиях крайне затруднительно. Вторая проблема, знакомая многим вузам, — желание иметь единую информационную систему, в которой будут работать все подразделения вуза, автоматизировать каждый процесс с помощью отдельного независимого приложения.

Система управления учебным процессом Tandem University компании РАМЭК позволила объединить все вузовские прикладные системы в единый программный комплекс, который к тому же обладает гибкими настройками. В результате решение можно в короткие сроки настроить под специфику работы приемной комиссии института. Разработчик системы самостоятельно отслеживает все изменения в законодательстве и поставляет своим клиентам необходимые обновления.

Приемная кампания связана с большим объемом ручного труда, прежде всего это касается данных абитуриента, ЕГЭ, заявлений, учета приоритетов по направлениям подготовки и т. д. В новой системе множество подобных операций осуществляется в автоматическом режиме, что, конечно, упрощает работу с данными.

Примечательно, что в нынешнем году приемная комиссия института обработала примерно в 1,5 раза больше заявлений абитуриентов, чем в прошлом. Важно, что абсолютно вся информация о зачисленных абитуриентах сразу становится доступна в деканатах факультетов — не надо заново создавать списки, какие-то интеграционные процедуры по переносу данных из базы в базу и пр.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF