Мобильные решения повышают производительность труда сотрудников и эффективность бизнес-процессов, а также обеспечивают дополнительные удобства клиентам предприятий

«После того как мы “вооружили” агентов КПК с информационной системой, производительность их работы заметно возросла», Денис Тихонов, генеральный директор компании «Легион»Все больше становится мобильных пользователей в компаниях, все разнообразнее технологии и специальности тех, кто работает, используя мобильные решения. Этим продиктованы и различные требования к мобильности, которую необходимо обеспечить. По-разному осуществляется и интеграция мобильных устройств с информационной системой предприятия или организации.

Cтроительство

Компания «СМУ-303» была создана в 1998 году и сегодня представляет собой крупный строительный холдинг, занимающийся проектированием, строительством, реконструкцией и капитальным ремонтом наружных инженерных коммуникаций.

Информационная система в СМУ-303 активно развивается с 2006 года. «В качестве базового решения мы используем “1С: Управление строительной организацией”, — отмечает Дмитрий Кудрин, заместитель генерального директора по экономике СМУ-303. — Для решения специфичных задач мы разработали собственные модули, которые интегрированы в общую систему». К 2010 году автоматизацией охвачены все подразделения компании. База данных является распределенной и одинаково доступна как офисным работникам, так и прорабам и начальникам участков, работающим вне офиса. В единой системе работают 140 пользователей, 80 из них — в центральном офисе компании, 20 — на территории удаленных офисов (на складе и автобазе компании), около 40 — на строительных объектах.

На текущий момент поддержка мобильных пользователей, использующих ноутбуки, осуществляется силами внутренней ИТ-службы. Все экстренные вопросы решаются по специально организованной горячей линии с использованием телефона и электронной почты. Обновление платформы и другие профилактические процедуры осуществляются, когда мобильные сотрудники приезжают в офис.

До мая 2010 года обмен данными ноутбуков с системой в компании был регламентирован и осуществлялся раз в день автоматически или в ручном режиме. При переходе на новый релиз приложения обновление конфигурации осуществляется в офисе в ручном режиме. С мая 2010 года часть удаленных сотрудников была переведена на терминальный режим доступа к рабочей базе организации.

«Благодаря автоматизации работы мобильных сотрудников мы всегда владеем оперативной информацией о ходе выполнения работ и темпах строительства, — отмечает Кудрин. — Эта информация необходима нам для принятия управленческих решений».

Ранее о состоянии дел на объекте (ход работ, заявки на закупку материалов и прочие детали) прорабы сообщали по телефону. Для заполнения отчетов им приходилось приезжать в офис. Теперь прорабу достаточно сделать заявку на материал в системе прямо в рабочей базе офиса.

«Вопрос обучения стоял крайне остро, так как мобильными сотрудниками являлись работники основного производственного направления, чей опыт использования компьютеров оставлял желать лучшего, — вспоминает Кудрин. — Для обучения персонала мы привлекли компанию “1С: Бухучет и Торговля”, специалисты которой осуществляли также внедрение и поддержку системы».

Обучение шло в несколько этапов. Сначала проводилось групповое обучение использованию основного функционала. Затем, в тестовом режиме, сотрудники решали задачи поэтапно: сначала ввод и отправка отчетов со строительного объекта, затем — заявок на материалы. Освоив основные этапы, сотрудники учились вводить прочую документацию. Пошаговое введение новых форм отчетов и заявок для обмена данными с системой позволило наладить стабильную работу мобильных пользователей с самого начала ввода новой системы в эксплуатацию.

«В настоящий момент работа мобильных пользователей в компании находится на достаточно высоком уровне. Мы удовлетворены результатами работы системы и до конца года не планируем вносить существенных изменений в эту область ИТ-инфраструктуры», — отмечает Кудрин. Тем не менее, в компании ожидают выхода версии решения «1С: Управление строительной организацией» на базе новой технологической платформы «1С: Предприятие 8.2», которая должна обеспечить новые возможности для мобильных пользователей.

Оптовая торговля

Компания «Легион» — региональный дистрибьютор продукции пивоваренной компании Heineken. «Легион» занимает лидирующие позиции на рынке Северо-Западного региона и обслуживает более 2 тыс. организаций, среди которых розничные магазины, торговые точки, супермаркеты и крупные сетевые клиенты. Штат сотрудников компании насчитывает более 100 человек, 45 из них — мобильные представители, торговые агенты.

ИТ-инфраструктура компании распределенная, склад и офис находятся в разных точках. Число пользователей системы постоянно увеличивается, она стабильно развивается. Для нужд «Легиона», на основе мобильной платформы для КПК «1С: Расширение для карманных компьютеров», специалисты компании «1С:Бухучет и Торговля» разработали мобильное приложение, с помощью которого торговые представители получают из системы данные о контрагентах, их дебиторской задолженности, остатках на складах и прочую информацию, необходимую для того, чтобы на месте принять клиентский заказ и отправить его на склад и логистам. «При выборе этого решения основным критерием было удобство пользователей», — отмечает Денис Тихонов, генеральный директор компании «Легион».

Поддержку мобильных пользователей осуществляют специалисты компании — разработчика приложения. С ответственным сотрудником установлена горячая линия.

Сервер мобильных приложений обеспечивает взаимодействие между КПК агентов и основной информационной базой. В процессе сеанса обмена происходит автоматическая запись данных из КПК в основную базу, затем получение текущих данных из основной базы и передача их в КПК. После обмена данными все заявки торгового агента попадают в базу и распределяются в отделы склада и логистики для обработки. Агент, в свою очередь, получает на КПК текущую информацию о реальных остатках на складах и новых ценах, если они менялись. Сеанс обмена происходит очень быстро, практически «на лету».

«После того как мы “вооружили” агентов КПК с информационной системой, производительность их работы заметно возросла, — отмечает Тихонов. — Скорость сбора и подготовки заказов увеличилась в среднем на 20%».

Раньше, например, чтобы получить необходимую информацию по остаткам, агенту приходилось звонить на склад по телефону. Телефонные операторы не справлялись с большим количеством звонков и заказов, возникала путаница, приводившая к ошибкам. Теперь вся необходимая агенту «свежая» информация всегда в КПК. Заявки на склад поступают быстро, в результате довольны и агенты, и кладовщики, и логисты, и клиенты.

Компания в дальнейшем планирует автоматизировать процессы составления супервайзером маршрутов для торговых представителей по районам: супервайзер получит возможность планировать загрузку агентов, составлять и своевременно корректировать маршруты, списки дел для агентов.

Технологии «мобилизации»

Дмитрий РомановПо мнению Дмитрия Романова, директора по развитию технологий информационного менеджмента компании «АйТи», можно выделить три класса мобильных решений. Первый — решения, автоматизирующие функции, которые не имеет смысла автоматизировать с помощью настольных компьютеров (например, мобильные терминалы, оборудованные считывателем штрихкодов или RFID для решения задач логистики). Второй — решения, позволяющие получать доступ к информационным системам предприятий с помощью различных смартфонов и коммуникаторов. Третий — решения, обеспечивающие работу с корпоративными приложениями в отсутствие связи с сервером и последующей репликацией и синхронизацией данных (такие решения особенно востребованы, например, при совместной работе с документами).

Cамый сложный вопрос при разработке мобильных решений, по мнению Романова, — повышенные требования к эргономике при более ограниченных возможностях реализации, поскольку вещи, на которые пользователь, скорее всего, не обратит внимания при работе с приложением на настольном компьютере, иногда приводят к невозможности использовать мобильное решение. Одно из самых важных требований при использовании мобильных решений — обеспечение информационной безопасности.

Алексей ГостевАлексей Гостев, руководитель направления автоматизированных систем оперативного учета компании «1С: Автоматизация», уверен, что решения для мобильных пользователей можно применять во многих сферах: здравоохранении, гарантийном сервисе, общепите и т. п. Сегодня они наиболее востребованы в складской и транспортной логистике, торговле и дистрибуции.

Гостев считает, что автоматизацию рабочих мест мобильных пользователей можно условно поделить на два типа, исходя из «удаленности» от основной управляющей системы предприятия: автоматизация рабочих мест мобильных пользователей (торговые агенты и представители, курьеры, продавцы «с колес») и предоставление мобильных рабочих мест (работники склада, официанты и сборщики предварительных заказов в предприятиях сферы общественного питания и т. п.). «Данное деление не является жестким, — отмечает Гостев. — В рамках решений, охватывающих бизнес-процессы предприятий, они могут пересекаться или использоваться одновременно».

Из особенностей применения мобильных решений вытекают и ключевые требования к ним: оперативное получение актуальной информации, дружественный интерфейс при работе с информационной системой, защита от утечки коммерческой информации, максимальная приспособленность к использованию неквалифицированным персоналом. Приоритеты требований могут сильно различаться — например, кому-то из пользователей нужен непосредственный доступ к информационной системе, кому-то достаточно двух синхронизаций в день. Главное, от чего следует отталкиваться в ходе мобильной автоматизации, — это функционирование бизнеса предприятия, обеспечение нужного уровня оперативной работы ключевых пользователей.

Сложнее всего, по мнению Гостева, разработать архитектуру информационной системы, подобрать необходимое оборудование и программное обеспечение. Для этого нужно до мелочей проанализировать все, что происходит на предприятии, оценить все возможные нештатные ситуации, предупредить их или обеспечить возможность их оперативного решения.

Международный опыт

Геннадий СтоляровDHL — глобальная компания, основу бизнеса которой составляют международные экспресс-перевозки. Сеть DHL охватывает более 220 стран мира. DHL работает и с частным, и с коммерческим сектором, предлагая свои услуги и экспертизу компаниям ряда отраслей: автомобильной, нефтегазовой, химической, текстильной, фармацевтической и др. Для каждой отрасли DHL разрабатывает специальные решения, основанные на международном опыте и глубоком знании локальных рынков. Основным акционером DHL является Deutsche Post DHL. Выручка группы компаний в 2008 году составила более 54 млрд евро.

DHL Express действует в России с 1984 года. Территория, обслуживаемая компанией, охватывает более 800 населенных пунктов в России. На сегодняшний день компания имеет более 180 собственных и агентских офисов. Транспортный парк составляет более 750 коммерческих транспортных средств.

«Компания имеет единую транспортную и информационную сети, единые жесткие стандарты, все это определяет централизованный характер нашей инфраструктуры, — рассказывает Геннадий Столяров, ИТ-директор DHL Express в странах СНГ и Юго-Восточной Европы. — Информационные технологии становятся более “мобильными”, позволяя нам вооружать необходимыми средствами все больший процент сотрудников, поэтому темпы роста ИТ-инфраструктуры даже выше, чем темпы роста бизнеса. В России в DHL Express насчитывается более 2 тыс. пользователей, около трети из них мобильные».

Столяров выделяет несколько основных типов мобильных сотрудников: курьеры используют терминалы для сбора данных, обменивающиеся информацией с централизованным сервером через GPRS; сотрудники отдела продаж, менеджеры, техперсонал используют коммуникаторы с основным акцентом на электронной почте, поддерживая связь с региональным почтовым сервером посредством GPRS и WiFi.

Мобильные решения позволяют сотрудникам оставаться на связи, где бы они ни были. «Наши клиенты ценят то, что задержки в обработке информации у нас минимальны, — подчеркивает Столяров. — Мы планируем и в дальнейшем расширять использование мобильных ИТ-решений».

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF