Принципы бережливого производства вполне применимы и к реалиям ИТ-подразделения. Их внедрение не требует масштабных затрат, зато дает существенный эффект.

Принципы бережливого производства вполне применимы и в работе ИТ-подразделений. Их внедрение не требует масштабных затрат, зато дает существенный эффект.

Он уверен, что пользу даст даже такая простая, казалось бы, мера, как наведение и поддержание порядка на складах ИТ-службы, в ее помещениях и на рабочих столах ИТ-специалистов.

«Поначалу ИТ-сотрудники ворчали, возражая против того, чтобы кто-то вмешивался в привычный порядок вещей, - вспоминает Нам. - Кого-то приходилось уговаривать, некоторых даже уволили. Но это необходимо, ведь сотрудники зачастую тратят на поиски нужных инструментов свое рабочее время. Рабочее время оплачивает предприятие, а потому оно вправе требовать, чтобы сотрудники расходовали его с большей пользой для завода».

Автомобильный завод «Урал» — один из лидеров российского рынка большегрузных автомобилей высокой проходимости. Он был образован в 2001 году в результате реструктуризации производственного комплекса «УралАЗ». Завод выпускает полноприводные внедорожные грузовые автомобили, дорожные грузовики, а также различную спецтехнику на их базе. Основные покупатели — крупные нефтегазодобыващие компании и государственные заказчики, в том числе Минобороны, МВД и МЧС России. Предприятие входит в группу компаний ГАЗ.

С 2004 года на заводе внедряется новая производственная система, основанная на принципах бережливого производства (lean manufacturing), которая охватывает все подразделения и службы, начиная от производственных и заканчивая вспомогательными. Бережливое производство внедряется также на всех других предприятиях группы ГАЗ: везде созданы дирекции по развитию производственной системы, разработаны системы премирования и пр. Бережливое производство помогает существенно снижать издержки в первую очередь за счет оптимизации материальных потоков, путем выстраивания производственных мощностей в цепочки таким образом, чтобы минимизировать затраты времени и ресурсов на перемещение деталей между единицами производственного оборудования.

С переходом предприятия на концепцию бережливого производства пришлось модифицировать ERP-систему, обеспечив в ней ИТ-поддержку всех ключевых элементов производственных процессов, которые касаются реализации принципов бережливости, в том числе и вытягивающую систему планирования, и закладку автомобилей на главном конвейере. Сейчас на заводе используется ERP-система BAAN IV, с 2010 года планируется перейти на новую версию этой системы – Infor ERP LN 6.1.

Переход к бережливости

«Внедрение принципов бережливости не требует больших затрат», Юрий Нам, начальник управления ИТ автомобильного завода «Урал» «Внедрение принципов бережливости не требует больших затрат, - отмечает Нам. - Чтобы , например, навести порядок на складе, избавиться от лишних запасов и уже за счет этого уменьшить объем оборотных средств, необходимых для работы ИТ-службы, не нужно масштабного финансирования».

В ИТ-службе начали с того, что сформулировали принципы 5S применительно к реалиям офисной жизни, после чего приступили к наведению порядка: проанализировали, а затем изменили организацию рабочих мест, размещения документов и инструментов с учетом частоты их использования (те, что применяются чаще, должны находиться ближе к сотруднику), организацию стеллажей, где хранились документы, материалы и оборудование, находящееся в ведении ИТ-службы. После наведения порядка выявилось немало излишков и удалось избавиться от ненужных материалов и комплектующих, в результате чего удалось уменьшить объем оборотных средств, необходимых для работы ИТ-специалистов. Появилось много свободного места на складах.

Следующим шагом стал анализ ИТ-процессов и поиск возможностей по устранению потерь – сокращению времени исполнения процессов или их ресурсоемкости. В ИТ-службе предприятия внедрено процессное управление по методологии ITIL/ITSM. Элементы бережливой методики с ним вполне успешно соседствуют, в частности исполнение принципов 5S в ИТ-службе сейчас является стандартным процессом.

«Принципы бережливости достаточно универсальны. С одной стороны, различия в деятельности, например, ИТ-специалистов и специалистов по ремонту производственного оборудования достаточно велики, с другой — в их деятельности есть немало схожих аспектов», — поясняет Нам. Правда, признает он, пришлось внести некоторые изменения в ИТ-процессы, связанные с непосредственным обслуживанием пользователей, в том числе Service Desk.

Заметно снизить расходы на ИТ, в частности на обслуживание ИТ-инфраструктуры и приложений, помогает стандартизация — один из элементов системы 5S. Использование хотя и дорогого, но надежного оборудования от ведущих производителей помогает ИТ-подразделению не только снижать расходы на подготовку специалистов, интеграцию ИТ-компонентов и их ремонт, но и уменьшать время простоев ИТ-инфраструктуры, вызванных поломками и сбоями. Таким образом снижаются потери, обусловленные дефектными ИТ-услугами — это один из видов потерь, которые перечислены в концепции бережливого производства.

В качестве стандарта на заводе выбрали продукцию Cisco для развертывания телекоммуникационной инфраструктуры, HP — для рабочих станций и IBM — для серверов. «Мы оцениваем совокупные затраты и потери, связанные с различными ИТ-компонентами (в том числе потери, вызванные простоями и расходами на восстановление работоспособности ИТ), — рассказывает Нам. — Более дешевое сетевое оборудование приносит нам гораздо больше потерь и расходов, чем более дорогое. То же касается и компьютеров: мы перестали закупать ПК "красной" сборки (о "желтой" у нас и речи не было) после того, как, проведя несложный анализ, выяснили, что уровень их дефектов составляет примерно 15-20% в год. Перейдя на ПК "белой" сборки, мы за три года столкнулись всего с одним выходом компьютера из строя, и это при том, что завод закупает примерно по сотне компьютеров в год». Стандартизация охватила не только серверные площадки и телекоммуникационные узлы, но и рабочие места пользователей, в том числе оборудование и ПО, которыми они оснащены.

Поддержание бережливости

Чтобы поддерживать выполнение принципов бережливости, на предприятии проводятся практикумы (мероприятия по наведению порядка в соответствии с принципами бережливости) и аудиты. Имеется годовой план практикумов в подразделениях. Каждый такой практикум имеет свои конкретные цели и задачи. Раз в месяц проводится обязательный аудит подразделений на соблюдение принципов бережливости. Осуществляют аудиты руководители всех подразделений, начиная с начальников бюро и отделов, заканчивая управлениями и дирекциями, контролирует процесс дирекция по развитию производственной системы, она же анализирует результаты.

Чтобы мотивировать сотрудников к выполнению принципов бережливого производства, составлены соответствующие должностные инструкции, налажена система премирования . «Для ИТ-специалистов мы еще в 2006 году разработали неформальную систему рейтинга, в которой определили, как будут мотивироваться ИТ-сотрудники в зависимости от результатов их работы».

Переход на бережливое производство позволил существенно увеличить производительность труда сотрудников предприятия. В ИТ-службе удалось не только навести порядок в процессах и документации, но также осуществлять оценку ИТ-затрат, которые приходятся на ИТ-поддержку отдельных бизнес-единиц. Благодаря этому деятельность ИТ-службы стала для руководства более понятной и прозрачной с точки зрения финансов. К примеру, если раньше решение об очередном ИТ-бюджете принималось исходя из весьма приблизительных оценок (основным показателем выступала величина ИТ-бюджета прошлого года), то сейчас оценка делается гораздо более точная – она рассчитывается на основе анализа тех проектов, которые необходимо осуществить, а также затрат на поддержание работоспособности имеющейся на предприятии единицы ИТ-инфраструктуры, в том числе рабочих мест пользователей.

С помощью Service Desk отслеживается нагрузка на ИТ-персонал. По результатам анализа нагрузки принимается решение о минимально необходимой численности ИТ-штата, а также о перераспределении нагрузки между ИТ-специалистами.

Как известно, основным принципом бережливого производства является постоянное улучшение деятельности. Один из показателей работы подразделений на предприятии — это наличие улучшений. По словам Нама, в нынешний непростой период практически все внедряемые улучшения нацелены на снижение затрат времени и ресурсов: «Простейший пример: за счет оптимизации расположения отчетов на бумаге удается уменьшить ее расход. Если количество отчетов значительно, то и экономия получается существенной».

«Мотивировать сотрудников на улучшения просто необходимо», — считает Нам. До кризиса все сотрудники, предложившие улучшения, получали премии. В нынешних условиях внесение улучшений вменено в обязанности сотрудников. Чтобы предприятие успешно преодолело кризис, каждому сейчас приходится прикладывать усилия к повышению конкурентоспособности завода и его устойчивости на рынке.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF