Системы электронного документооборота оставались в числе наиболее востребованных решений после начала экономического кризиса. Между тем, опыт предыдущих лет внедрения этих систем не всегда соответствовал ожиданиям. Прокомментировать ситуацию в области эле

На отечественном рынке представлены десятки информационных систем для документооборота. Как вы оцениваете эффективность их применения? Не вредит ли рынку пестрота предлагаемых в этой области решений?

Рынок абсолютно свободен для присутствия любой продукции. Все решает потребитель, и если продукция не востребована, то она исчезает с рынка. Но зачастую потребитель не может разобраться в качестве продукции. Государство или профессиональное сообщество должны предложить игрокам определенные условия и требования к продукции, чтобы качество программных продуктов стало предсказуемым, а недобросовестные производители уходили бы с рынка.

Думаю, предпринимать радикальные меры нецелесообразно. Мы не можем и не должны выделять хороших или плохих производителей систем управления электронными документами СУЭД. Необходимо создать критерии оценок, исходя из которых потребитель смог бы принять взвешенное решение. Такие оценки, как правило, содержатся в национальных стандартах, созданием которых в настоящее время занимается Гильдия управляющих документацией. Инструментарием для определения качества программных продуктов должна стать система добровольной сертификации. Такой принцип применяется во всем цивилизованном мире, должен он работать и в России.

Что могло бы повысить отдачу от использования систем электронного документооборота? Какое место в этом процессе занимает его стандартизация?

Сама по себе стандартизация не способна повысить отдачу от использования электронного документооборота, но может дать производителям и пользователям четкое понимание, какие составные части должны присутствовать в системе управления электронными документами, а какие являются лишними. Зачастую производители СУЭД идут на поводу у потребителя и создают именно то, что запрашивает пользователь. Не всегда такое решение является оптимальным, поскольку порядок в делопроизводстве внутри предприятия часто далек от идеального. Сначала должен быть наведен порядок в делопроизводстве, а потом на подготовленной базе следует строить СУЭД. Стандартизация поможет потребителям быстрее и качественнее осуществлять ревизию состояния документооборота. Не уверен, что следует вводить принудительную сертификацию СУЭД, рост качества рынка программных продуктов для управления документацией должен идти благодаря эволюции.

До сих пор не определен орган исполнительной власти, который должен заниматься проблемами традиционного и электронного документооборота в стране, поэтому нет и государственного финансирования этого направления. Благодаря усилиям членов нашей гильдии в конце года увидит свет ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Требования к электронным сообщениям». Работы проводятся с привлечением внутренних средств, поскольку эти ГОСТы нужны в первую очередь участникам рынка — производителям СУЭД.

Каждая крупная корпорация вправе формировать свою культуру делопроизводства. Какова в связи с этим роль стандартизации?

Нельзя иметь много культур. Культура может быть одна, и либо она есть, либо ее нет. Вспомним, например, культуру поведения за столом: человек или умеет, или не умеет вести себя за столом, и мы не можем сказать, что человек культурен на 20% или наполовину. Да, предприятие может строить свое делопроизводство с учетом внутренних потребностей и особенностей, это правильно. Предприятие может взять для себя из стандарта все ценное и необходимое, но оно не должно «изобретать велосипед» и создавать собственного «уродца», называя это собственным видением культуры делопроизводства. Не случайно к нам поступает много запросов по аудиту и исправлению технологических ошибок делопроизводства в крупных холдингах, созданных относительно недавно — всего несколько лет назад.

На свободном рынке каждый заказчик вправе создавать внутри себя то, что он считает нужным, тем не менее ему следует опираться на знания и необходимые требования, чтобы избежать ошибок, с тем чтобы в дальнейшем не менять несколько раз выбранную СУЭД, как это часто бывает.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF