ИТ-решения, которые в компании OBI используют во всех отделениях по всему миру, не отвечают российской специфике. Перед российским отделением OBI встала задача автоматизировать логистический распределительный центр иными средствами.
Первый гипермаркет сети OBI в России открылся в 2004 году. Пока бизнес компании фокусировался только в Москве, внутренняя система менеджмента и автоматизации OBI, которая используется в других странах, применялась и в России. Начиная с 2005 года гипермаркеты стали открываться за пределами столицы: в Казани, Екатеринбурге, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде. Вот тогда OBI пришлось столкнуться с тем, что информационная система не отвечает локальным потребностям компании, связанным с логистикой и импортом.
Сеть гипермаркетов OBI, торгующая товарами для дома, дачи, ремонта, строительства и работающая в формате «сделай сам» (Do It Yourself, DIY), насчитывает более 520 гипермаркетов в 13 странах Центральной и Восточной Европы. Основная политика группы OBI в отношении закупки и доставки товаров заключается в том, что практически все гипермаркеты OBI работают по схеме «поставка с оплатой пошлины» (Delivered Duty Paid, DDP). Предполагается, что поставщик поставляет товар непосредственно в гипермаркет и берет на себя ответственность за все пошлины, налоги и риски, связанные с доставкой. Увы, подобная схема поставок, отработанная в других странах, в России не прижилась.
«В России из-за больших территорий требуется глобальная закупка товаров, основную часть которых составляют импортные товары, распределяемые по магазинам. В отличие от Европы, в России не все поставщики готовы поставлять товар в другие города, кроме, пожалуй, Москвы и Санкт-Петербурга, и в отношении импортных поставщиков эти функции нам приходится брать на себя, используя распределительный центр. Поэтому функции отдела логистики в России значительно отличаются от функций аналогичных отделов в других странах Европы», — рассказывает Филипп Лемэр, генеральный директор компании «ООО ОБИ Импорт и Логистика Рус».
За исключением финансового блока, который реализован средствами модуля SAP FI, все остальные задачи в компании автоматизированы с помощью решений собственной разработки. Они решают оставшуюся часть бизнес-задач, но российскую специфику охватить не в состоянии, так как в других странах задачи и функции импорта товара, его таможенной очистки просто не возникают. «В OBI нет ИТ-систем, способных решить задачи российского бизнеса OBI, поскольку таких задач больше нигде нет», — поясняет Лемэр.
Опираясь на критерии
Пока деятельность компании в России не достигла очень больших масштабов, для ведения учета можно было использовать простые средства, например, электронные таблицы Excel, но в качестве долгосрочного решения они были явно непригодны. С ростом сети, объемов поставок и расширением географии поставок потребовалось решение, которое позволило бы взять под четкий контроль новые области работы распределительного центра и которое к тому же было бы достаточно гибким и не слишком дорогим в приобретении, установке и эксплуатации.
На первом этапе работ, с конца ноября 2006 по февраль 2007 года, были проведены анализ и описание всех бизнес-процессов, собраны требования к информационной системе. На основании этого документа проводился тендер по выбору системы. Была выбрана система Microsoft Dynamics AX в связке с решением для автоматизации работы распределительного центра, разработанным специалистами компании Columbus IT на базе этой системы.
Помимо специалистов компании-консультанта, внедрением занимались четыре департамента OBI, которым в дальнейшем предстояло использовать систему. В рабочую команду проекта вошли сотрудники отделов закупки, логистики, бухгалтерии и ИТ. В каждом подразделении были назначены менеджер проекта и его заместитель. Им предстояло отвечать за соответствие конечного результата задачам своего департамента.
Со стороны OBI проект возглавляла менеджер отдела логистики компании «ООО ОБИ Импорт и Логистика Рус» Юлия Воронова-Сливницына. «Одной из особенностей проекта было то, что в рамках единого приложения у нас работает и ERP-часть системы, и модуль для управления складом. Обычно блок управления складом выносится из ERP-системы и воспринимает ее как «черный ящик», — рассказывает она. — Для решения стоящих перед нами задач было необходимо реализовать управление бизнес-процессами и операциями внутри складского пространства. Нам требуется точно знать, где и какой товар лежит, поэтому нужно, чтобы ИТ-решение автоматически распределяло и размещало товар на складе, а потом формировало оптимальный маршрут для сборки заказов и обеспечивало печать всех необходимых документов».
Достигнутая оптимизация
Систему планировали сдать в промышленную эксплуатацию в начале лета 2008 года, но из-за новых требований сроки сдвинулись. «Сентябрь оказался наиболее удачным временем для перехода на новую систему: «горячий» летний сезон продаж уже прошел, а новогодний еще не начался, — поясняет Лемэр. — В этот период мы могли достаточно быстро реагировать на появление новых требований, которые возникали в ходе запуска системы. Мы не останавливали работу системы и не останавливались сами».
Автоматизируя распределительный центр, удалось оптимизировать и его бизнес-процессы, в частности управление закупками. Сегодня весь путь груза от момента заказа его у поставщика, отправки со склада и до магазина легко прослеживается как по номеру закупки, так и по артикулу товара. В любой момент можно узнать, где находится груз, когда и куда он должен прибыть. Согласование закупок с поставщиком стало проще и прозрачнее.
Для реализации схемы гибкой отгрузки товаров в OBI применяют несколько схем поставок. Одна из них — кросс-докинг, когда для сокращения времени обработки прибывшего груза товар отправляется не на склад, а сразу в зону отгрузки. Это позволяет сократить время в пути от поставщика до полки магазина и эффективнее использовать складские помещения, при этом склад выполняет консолидирующую функцию.
Одновременно со схемой кросс-докинга используется и стандартная схема хранения товаров на складе, когда товар размещается для хранения, а отгрузка производится на основании заявок из магазинов. Задания на размещение товаров в зоне хранения и маршруты комплектации при сборке заказа перед отгрузкой в системе автоматически формируются таким образом, чтобы использование складского пространства было максимально эффективным. Внедрение системы автоматизации работы распределительного центра позволило OBI увеличить и товарооборот, и скорость складской обработки грузов.
Для обеспечения единого с точки зрения ИТ-инфраструктуры решения в ходе проекта была произведена интеграция Microsoft Dynamics AX с применяемыми в OBI решениями. В частности, были реализованы загрузка основных справочников (мастер-данных) и выгрузка проводок в SAP FI.
Сейчас OBI рассматривает возможность внедрения наработанных решений для автоматизации бизнеса в тех странах, где практикуется аналогичный подход к поставкам товаров и применяются сходные с российскими процедуры и процессы.