Изменение внешних условий - тот фактор, который заставляет бизнес серьезно перестраивать свои внутренние процессы. Крупные компании, обладающие существенным запасом финансовой прочности или доступом к кредитным деньгам, могут позволить себе раскачиваться

Cейчас, когда каждое управленческое решение должно быть принято в максимально сжатые сроки и не требует отлагательств, повышаются требования к информации. Если в прошлом году большинство владельцев бизнеса ориентировалось на ежемесячные отчеты по подразделениям, то сегодня горизонт планирования сузился до нескольких недель, а заглядывать в будущее на квартал или два, пожалуй, могут себе позволить только системообразующие предприятия. Оперативность и достоверность данных становятся реальным инструментом управления бизнесом.

Типичный процесс формирования управленческой отчетности на среднем предприятии обычно начинается с запроса топ-менеджером необходимой информации у линейных менеджеров. Если все данные содержатся в одной системе и в доступном функциональному менеджеру виде, то отчет руководитель получит быстро. Но если требуется сопоставить данные из разных источников (например, сравнить рентабельность отдельных проектов), придется подождать. Сначала функциональный менеджер отправит запрос в ИТ-службу на выгрузку требующейся информации из разных систем, затем будет заниматься ее объединением и сопоставлением. Срок доставки информации в этом случае может превысить неделю.

Таким образом, перед владельцами бизнеса и топ-менеджерами стоит ряд вопросов: каким образом формировать отчетность в интерактивном режиме, как получать информацию, отражающую реальное положение дел в организации, а не возможные интересы сотрудников, что нужно сделать для того, чтобы отчетность предоставлялась в удобном и понятном виде.

Стандартным ответом является внедрение аналитической системы. Управленческая отчетность, которая формируется с помощью BI-систем, позволяет оперативно оценить деятельность компании в интерактивном режиме на основе достоверных данных, существенно сократить затраты на ее формирование. Руководство и топ-менеджмент с помощью BI-инструментов получают возможность анализировать и осуществлять контроль в достижении плановых бизнес-целей, оценивать эффективность деятельности по заданным параметрам, в том числе анализировать клиентскую базу, ежедневно отслеживать дебиторскую задолженность, выявлять перспективные или убыточные проекты и др. ИТ-директор с помощью BI-решения имеет возможность централизовать управление качеством данных без строительства дорогостоящих хранилищ данных и обеспечить безопасность корпоративной информации при полном самообслуживании пользователей в процессе построения аналитических отчетов.

Особенности SMB

Исторически BI-технологии развивались в расчете на крупные компании. Этот подход, безусловно, повлиял на те продукты, которые сейчас представлены на рынке — очень немногие из них действительно адаптированы к требованиям и особенностям среднего и малого бизнеса.

Для небольших компаний характерны слабо развитая ИТ-инфраструктура и небольшое количество ИТ-специалистов «универсалов» — людей с сильно диверсифицированными навыками, которые должны заниматься поддержкой сразу нескольких информационных систем. Поэтому BI-решение должно быть довольно простым в обслуживании и рискоустойчивым.

Решение должно быть масштабируемым — то есть учитывающим возможность роста компании (как по количеству сотрудников, так и по объемам бизнеса), следовательно, и нагрузки на аналитическую систему. Чаще всего проблема c масштабируемостью возникает при использовании так называемых SMB-версий продуктов, имеющих существенные ограничения по количеству пользователей и по функциональности. С ростом бизнеса такое решение может потребовать полной замены или перехода на версию для крупных компаний.

В средних компаниях невелико число профессиональных бизнес-аналитиков, если таковые вообще имеются. Обычно анализ — забота функциональных менеджеров, и не стоит ожидать от пользователя высокого уровня владения математическим аппаратом и средствами статистической обработки. Поэтому выбирать необходимо максимально простую для пользователя систему.

Бюджеты больших компаний позволяют им экспериментировать с разными решениями до тех пор, пока не будет получен требуемый результат. Например, они могут внедрить разные решения для разных департаментов, а по итогам таких испытаний выбрать лучшее. Для небольших компаний выбор решения должен быть однозначным, так как для них важен быстрый эффект от внедрения и малый период окупаемости вложений. Сейчас наработаны отраслевые решения, которые позволяют внедрять системы класса BI быстро (за 2,5 месяца). Конечно, многое зависит от текущего состояния автоматизации бизнес-процессов в компании и от полноты и репрезентативности данных, но все же частичная работа с системой может быть возможна уже через несколько недель с момента запуска проекта. Оставшееся время уйдет на подключение информации, не охваченной на предыдущем этапе.

Компании среднего и малого бизнеса имеют ограниченный бюджет, и многие владельцы полагают, что аналитические решения им не по карману. Однако системные интеграторы и разработчики, оценив потенциал сегмента SMB, стремятся сформировать предложения для таких клиентов. Отличий от решений для крупного бизнеса у них не много. Из основных можно назвать ограничение максимального количества пользователей (обычно до 25) или процессоров, а также разницу в функциональной насыщенности — отсутствие дополнительных интеграционных и административных опций.

Что выбрать

Далеко не все организации готовы рассматривать внедрение ИТ-систем в краткосрочной перспективе. И дело часто не в урезанных ИТ-бюджетах, а в непонимании, какую систему рассматривать в принципе.

Предположим, организация имела ИТ-систему собственной разработки, призванную решать текущие бизнес-задачи. Какое-то время она удовлетворяла потребности компании и оперативно адаптировалась под конкретные нужны предприятия. Но резкие изменения в конъюнктуре рынка потребовали серьезных корректив в существующей структуре, что повлекло потребность в обновлении самой системы. Поскольку сейчас никто не знает, какой поворот завтра сделает рынок и в каком направлении нужно менять систему, ИТ-решение становится неэффективным, а значит, убыточным.

Кроме того, система собственной разработки часто имеет короткий срок жизни. В нее изначально закладываются дефекты, которые со временем накапливаются. Для поддержки требуется квалифицированный персонал, содержание которого в штате обходится дорого малому или среднему предприятию, впрочем, как и услуги аутсорсинга.

Или предположим, что компания вообще никогда не предпринимала мер по объединению информации и данных, хранящихся в разрозненных реляционных базах и файлах Excel, в единую систему. Не было возможности посмотреть, кто и когда обновлял тот или иной документ, что именно корректировалось. Полученная владельцем компании отчетность, во-первых, может содержать уже устаревшие данные, во-вторых, быть некорректной, а значит, не только бесполезной, но и вредной для бизнеса.

Сегодня сложно говорить о том, какие системы к какому классу принадлежат. Например, на Business Objects от SAP можно сделать решение корпоративного уровня, которым будут пользоваться все подразделения. Проект будет стоить сотни тысяч долларов. А можно создать решение только для топ-менеджеров (в средней компании их может быть человек пять). Такой проект будет стоить уже не сотни тысяч долларов, а несколько десятков тысяч.

При выборе решения можно ориентироваться на тот акцент в функциональности, который был сделан разработчиками при проектировании решения. Условно BI-системы можно разделить на те, которые преимущественно ориентированы на аналитику, и те, которые в большей мере ориентированы на подготовку отчетности. По мере развития продуктов эти типы решений постепенно сближаются, однако «происхождение» продукта оставляет свой отпечаток.

Среди «аналитических» продуктов существуют решения, которые не требуют внедрения проекта и работают по принципу «скачал — заплатил за лицензию — приступил к работе». Эти продукты (персональные приложения) могут подключаться к нескольким источникам данных. Пользователь работает со своей «копией» данных (локальный кэш). Минусы такого подхода заключаются в том, что пользователю нужно быть аналитиком, то есть уметь обращаться с данными пакетами. Сами решения не локализованы, и нет сценариев анализа. Стоимость лицензии составит от восьмисот до 2000 долл. за рабочее место.

К отчетно-аналитическим инструментам относятся решения от первой пятерки мировых вендоров — IBM Cognos, Oracle BI + Hyperion, SAP Business Objects, SAS, Microstrategy и др. По стоимости решения фактически не различаются, в зависимости от конфигурации разница может составить 10%. Функция отчетно-аналитических систем заключается не только в том, чтобы формировать отчетность, но в первую очередь виртуально объединять разнородные источники данных на корпоративном уровне. Кроме того, имеется масса полезных и актуальных возможностей: аналитические панели, портал, через который проходят отчеты и автоматически рассылаются уведомления или обновления отчетов, возможность вывести аналитику на мобильные устройства, автоматическое формирование формализованной отчетности и др.

Сегодня все больший интерес представляет свободное программное обеспечение, которое за счет лицензий позволяет значительно снизить ТСО. Но внедрение таких продуктов достаточно сложно, так как это фактически конструктор «сделай сам». Также нельзя забывать, что «свободное» ПО не является бесплатным, поддержка таких продуктов зачастую обходится дорого. Основные продукты уже сейчас предоставляют пользователю практически ту же функциональность, что и проприетарные решения, существенные отличия заметны лишь при внедрении — такое программное обеспечение требует довольно тонких настроек и зачастую доработки отдельных модулей, но, несмотря на это, на практике внедрение обходится примерно на треть дешевле.

Среди отчетно-аналитических приложений также встречаются промежуточные решения. Внедряя систему, заказчик получает среднюю цену и среднее количество трудностей при эксплуатации. Обычно такие продукты изначально пишутся под узкую функциональную задачу и успешно, а иногда даже лучше, чем вышеназванные решеня, справляются с ней. С течением времени система обрастает «стандартными» функциями и превращается в некий продукт. Но поскольку его главное предназначение было изначально другим, решение будет требовать к себе максимум внимания ИТ-департамента.

Практически каждый поставщик BI-решения заявляет о наличии полного пакета инструментов, от ETL и до пользовательских приложений. Однако реальный уровень универсальности каждого такого инструмента сильно зависит от истории разработки или приобретения именно данного инструмента в составе пакета.

В итоге, как и при внедрении всякого решения корпоративного уровня, имеет смысл подумать об архитектуре best of breed, подбирая лучшие в своем классе компоненты. Конечно, требуется детальная проработка сугубо технических моментов, но зато появляется возможность избежать расходования значительных средств. Экономия достигается за счет гибкости лицензирования (покупаем только то, что собираемся использовать) и использования более подходящих к нашим задачам средств (значительно меньше накладных расходов при интеграции). В качестве минусов можно ожидать роста сложности задач интеграции, хотя, как показывает практика, иногда и продукты от одного поставщика интегрируются между собой непросто.

Экономичность

Не раз уже говорилось о том, что, принимая решение о внедрении любой ИТ-системы, важно четко определить цели и поставить задачи. И если ИТ-директор чаще всего точно знает, к чему стремиться, то руководство компании не всегда понимает целесообразность автоматизации. От того, насколько хорошо сегодня топ-менеджмент организации владеет информацией о преимуществах, которые он может получить при реализации ИТ-проекта, зависит эффективность работы системы в будущем. Оценить же экономическую эффективность ожидаемого результата помогут показатели ROI и TCO.

Практика показывает, что период окупаемости капиталовложений в BI обычно равен трем годам. Если проект внедрения BI-системы предполагает небольшое количество пользователей, то срок его окупаемости может быть значительно сокращен — до полутора лет. (Подробнее о расчете ROI и TCO для BI-проекта см. «Сколько стоит BI», «Директор ИС», № 3, 2009). В нынешних же условиях, когда значимые управленческие решения принимаются ежечасно, срок окупаемости может без преувеличения сократиться до нескольких дней. Ведь один верный шаг в сторону сокращения издержек может сэкономить десятки тысяч долларов.

Существенно сократить период окупаемости решения можно также за счет изначального снижения первоначальных капиталовложений. Некоторые из рецептов обсуждались выше. Это и гибкий подход к проектированию архитектуры решения с выбором отдельных компонентов, и грамотный подход к выбору продукта и лицензированию. Типовой проект по внедрению BI-системы включает в себя не только проектирование и настройку системы, но и формирование набора финальных отчетов и аналитических панелей — на этот процесс приходится значимая часть трудозатрат. Существенно сократить затраты на этом этапе можно благодаря четко проработанному техническому заданию, то есть заказывать разработку только тех отчетов и панелей с теми аналитическими показателями, которые значимы для анализа бизнеса и у которых есть конкретный адресат. По мере изменений требований бизнес-пользователей эти отчеты могут дорабатываться силами ИТ-службы компании.

Серьезной статьей расходов может стать поддержка решения. Конечно, в первую очередь речь идет о стоимости лицензий. Как известно, стоимость годовой поддержки у ведущих мировых вендоров составляет около 20% закупочной стоимости лицензий. Однако следует также учитывать, что аналитическая система — это «живое» приложение, и оно должно развиваться вместе с бизнесом. Если
появляются новые направления деятельности или есть необходимость оценивать какие-либо дополнительные параметры, подключать новые источники данных — все эти изменения должны находить отражение в системе. Безусловно, заказывать каждую такую доработку системному интегратору довольно дорого. Это необходимо учитывать еще при выборе системы, например, выбирать решение с максимально агрегированными административными функциями.

Сегодня, когда BI-продукты адаптированы под различные предприятия и являются эффективным инструментом для решения целого спектра управленческих задач, на вопрос о необходимости внедрения системы многие средние компании отвечают: «Мы не можем позволить себе не внедрить BI».

Александра Базжина — руководитель направления BI группы компаний РАМЭК; ab@ramec.ru

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF