Ключевыми импульсами автоматизации в фармацевтической компании «Полисан» стали необходимость производственного планирования в условиях растущих объемов производства и внедрение системы менеджмента качества
Компания «Полисан», а точнее — ООО «Научно-техническая фармацевтическая фирма «Полисан»», была создана в декабре 1992 года как структура для реализации венчурного проекта по внедрению в производство и медицинскую практику оригинального лекарственного средства «Циклоферон», которое активизирует заложенный в организме человека механизм сопротивления заболеванию. У истоков компании, как это нередко было в те годы, стояла группа энтузиастов. Уже к концу 90-х компания успешно реализовала четыре проекта по самостоятельному выводу своих научных разработок на фармацевтический рынок России и СНГ.
Кризис 1998 года сыграл на руку отечественным производителям, позволив, в частности, «Полисану» к 2003 году резко увеличить объемы продаж. Оновременно возникла потребность в выводе на рынок новых разработок. Однако возможности используемого компанией контрактного производства были достаточно ограниченными как по мощностям, так и по качеству. В результате в 2004 году остро встал вопрос о строительстве собственного завода, отвечающего требованиям «надлежащей производственной практики» (Good Manufacturing Practice, GMP) — принятой в мире системе стандартов качества в фармацевтике. Именно тогда было принято решение о запуске нового фармацевтического производства на основе модели, разрабатываемой в рамках внедрения ERP-системы.
На тот момент бизнес-процессы и опыт персонала соответствовали потребностям, скорее, научно-внедренческой, а не производственной компании. Свыше 80% продукции производилось по контракту; контроль качества сырья, готовой продукции и постадийный контроль полупродуктов осуществлялся сторонними организациями. Имевшаяся автоматизация бухгалтерии и финансов, а также снабжения и сбыта на базе «реликтового» отечественного продукта «БизнесPRO» была непригодна для моделирования бизнес-процессов будущего собственного производства и позволяла лишь частично использовать справочники, а автоматизация складского учета отсутствовала полностью. Положение усугублялось тем, что большую часть проекта внедрения ERP-системы необходимо было завершить до пуска завода.
Основным критерием при выборе программного продукта была его ориентированность на автоматизацию процессного производства. Учитывались наличие российской локализации и успешных внедрений в отечественной фармацевтике, химической и пищевой промышленности. Не менее важными были и такие стандартные критерии, как цена лицензий, стоимость внедрения и сопровождения. Одновременно с программным продуктом выбиралась и консалтинговая компания, которой предстояло его внедрять. «Как показал четырехлетний опыт внедрения и эксплуатации ERP-системы, именно правильный выбор партнера по внедрению наряду с административным ресурсом и волей высшего руководства компании по поддержке проекта является ключом к успешной его реализации», — считает директор по экономической безопасности Евгений Кардаш.
В итоге были выбраны система Infor ERP (BAAN IV) и консалтинговая компания GMCS. Проект предусматривал внедрение всех базовых модулей системы: производство, сбыт, снабжение, склады, контроль качества, финансы и бухгалтерию. В январе 2006 года система была запущена в промышленную эксплуатацию.
К 2008 году объемы производства превысили уровень проектных мощностей компании. Возникшие при этом проблемы можно было решить путем оптимизации производственного планирования. С этой целью в 2008 году был доработан и внедрен соответствующий модуль ERP-системы «Производственное планирование».
Внедрить его без адаптации к процессам фармацевтического предприятия было невозможно. Требовалось учесть особенности серийного производства препаратов, разрыв во времени между выпуском готовой продукции и ее продажей (то есть затраты времени на сертификацию), необходимость отслеживать срок годности на сырье, а также планы выпуска научно-технологической продукции, продвижения продукции на рынок и т.п.
Качество как предпосылка
Необходимость автоматизировать процессы системы менеджмента качества (СМК) побудила в 2007 году руководство компании дать старт новому проекту — автоматизации документооборота. «Работая с большим количеством постоянно меняющейся нормативной документации, компания долгое время испытывала потребность в контроле за изменениями документов, их учете, а также в удобном способе информирования сотрудников о произошедших переменах», — поясняет директор по качеству Светлана Скорик.
После изучения и сравнения имевшихся на тот момент продуктов для автоматизации документооборота специалисты компании выбрали систему DocsVision и компанию Digital Design в качестве партнера. На базе системы было организовано централизованное хранилище документации СМК, автоматизированы процессы согласования этих документов и поиска их актуальных версий. Специалисты-консультанты настроили структуру представления документов, поисковые запросы, справочники, автоматизировали процессы обработки заявок на модификацию, разработку и отмену документов, а также на согласование вновь разработанных и модифицированных документов. В феврале 2008 года первый модуль автоматизированного решения по управлению документацией — «Система менеджмента качества» — был сдан в промышленную эксплуатацию.
Обучение штатных специалистов в компании Digital Design позволило «Полисану» создать собственный кадровый ресурс для развития проекта. «Наличие собственных обученных специалистов позволяет серьезно сэкономить на стадии внедрения, а модуль, внедренный собственными силами, не требует стороннего сопровождения», — поясняет Инга Альбот, начальник отдела разработки, внедрения и сопровождения программного обеспечения компании «Полисан». Уже без привлечения консультантов в компании был внедрен модуль «Канцелярия» (управление входящей и исходящей документацией), сейчас проходит тестовую эксплуатацию модуль «Управление договорами».
В перспективе — BI
Несмотря на интенсивную автоматизацию бизнес-процессов в течение последних трех лет и кризис, «Полисан» не собирается останавливаться на достигнутом. Совместные с компанией GMCS планы на 2009—2010 годы предусматривают внедрение ERP-модуля «Сервис» (управление ремонтами), а также системы аналитической отчетности и многомерного анализа данных на основе программного продукта IBM Cognos BI, который поможет решить ряд задач. «Создание единого хранилища данных из разных источников (ERP-система, отчеты дистрибьюторов, отчеты медицинских представителей и т.д.) позволит предоставлять руководству более качественную информацию для принятия решений, — поясняет Альбот. — Кроме того, повысится оперативность и снизится трудоемкость подготовки новых отчетных документов, появится возможность создавать регламентированные отчеты и подготавливать произвольные отчеты бизнес-пользователями без привлечения сотрудников ИТ-службы и внешних консультантов». Для сбора отчетности от территориально удаленных работников компании, занимающихся продвижением продукции, будет создан единый Internet-портал.
В рамках проекта по автоматизации документооборота планируется завершить внедрение модуля «Делопроизводство», автоматизировать процесс регистрации новых лекарственных препаратов, интегрировать системы документооборота и ERP. «Интеграция обеспечит удобство работы, — поясняет Альбот. — Например, при создании заказа на продажу или закупку в ERP-системе будет можно, не заходя в систему документооборота, взглянуть на условия договора или текст дополнительного соглашения».
По мнению Александра Борисова, генерального директора ООО «НТФФ «Полисан», именно внедрение ERP-системы позволило не только освоить новое производственное направление бизнеса в сжатые сроки, но и за три года в полтора раза превысить проектные объемы выпуска готовой продукции без увеличения штатов. Благодаря оперативности и достоверности информации, поддерживаемой информационными системами, руководство компании теперь может быстро принимать управляющие и коррекционные решения, обеспечивая реальные конкурентные преимущества.