Эффективной работе Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в немалой степени способствуют информационные системы, поддерживающие основные бизнес-процессы законодателей и их помощников
Одним из важнейших этапов программы «Электронная Россия» является создание электронной среды деятельности субъектов Российской Федерации, при этом существенная нагрузка ложится на плечи регионов — законодательные органы и органы местного самоуправления.
«Для повышения эффективности диалога «государство–общество–гражданин» необходимо создать полноценную систему электронного взаимодействия правительства, парламента, региона, компаний, граждан, что позволит наладить процесс оказания органами власти услуг населению и бизнесу, расширить участие граждан в процессах управления страной. Новые электронные институты — это не просто новые технологии, это новая система государственного управления», — рассказывает Александр Печеный, начальник отдела системной интеграции и программного обеспечения Думы Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.
Начиная с 1996 года, органы государственной власти стали активно, порой хаотично автоматизировать рабочие места служащих: закупать вычислительную технику, программное обеспечение. Рабочие места в большинстве случаев функционировали автономно и их оснащение не требовало стандартизации. Большая часть специализированного программного обеспечения создавалась собственными силами на основе программных продуктов зарубежных производителей, при этом созданные системы не отвечали общепринятым стандартам. В итоге в каждой организации был сформирован гибридный, часто не совместимый парк вычислительной техники и еще более не совместимый парк программного обеспечения.
В ходе дальнейшего развития телекоммуникационных технологий и объединения рабочих мест в единую сеть появилась возможность создать единую вычислительную систему. Это в первую очередь коснулось вычислительной техники. Затем были объединены в единую систему бухгалтерские АРМ, улеглись споры об информационно-правовых системах и на российском рынке утвердились два лидера.
Дума — «за», но...
В Ханты-Мансийском автономном округе — Югре давно осознали необходимость информационного обеспечения законо-
творческого процесса для мониторинга действительного положения дел, определения целесообразности решения выявленных проблем именно на законодательном уровне и подготовки в дальнейшем концепции и текстов законопроектов.
«И на стадии подготовки, и на стадии рассмотрения законопроекта необходимо, с одной стороны, информировать все заинтересованные стороны — население, организации, органы местного самоуправления и государственной власти всех уровней, общественные объединения — о подготовке законодательного урегулирования соответствующего вопроса, а с другой — получать от них информацию о проблемах по данному вопросу, предложения по законопроекту, замечания», — поясняет Печеный.
Для решения этих задач служит система поддержки законодательной деятельности Думы Ханты-Мансийского автономного округа — Югры, которая обеспечивает открытость и доступность информации о законотворческой деятельности и более эффективное управление ею, формирование и реализацию эффективного механизма информационного взаимодействия с органами государственной власти Российской Федерации и ее субъектов; Уральским федеральным округом и регионами, входящими в его состав; органами государственной власти автономного округа; органами местного самоуправления; общественными организациями и гражданами.
Электронные заседания
Главная задача системы состоит в интеграции имеющихся информационных ресурсов Думы в единое целое. Конференц-залы оснащены комплексом технических средств DCN Next Generation Bosch Security Systems, который обеспечивает проведение всех типов конференций, от маленьких неформальных до сложных международных. Цифровая система полностью обеспечивает высококачественную передачу данных, аудио и видео в цифровом формате, а также осуществляет полный контроль над ходом переговоров и конференций.
Здание Думы имеет шесть этажей. Залы для проведения мероприятий находятся на третьем, четвертом и шестом этажах. Например, большой зал заседаний на третьем этаже рассчитан на 110 мест, из них пять мест в президиуме, включая место председателя Думы, оборудованное пультом председателя, пультами делегатов и ЖК-мониторами; 24 места депутатов оборудованы полнофункциональными пультами и ноутбуками; 81 место приглашенных оборудованы микрофонами, а трибуна и выделенное место губернатора автономного округа оборудованы микрофоном и ЖК-мониторами.
Система компании Bosch позволяет управлять микрофонами, идентифицировать и регистрировать делегатов, проводить электронное голосование, отображать на дисплеях результаты голосования и ход конференции, осуществлять синхронный перевод на несколько языков. Пульты обеспечивают делегату возможность выступать, регистрировать и отзывать запрос на выступление, слушать выступления других делегатов, голосовать, выбирать язык синхронного перевода, регистрироваться в системе с помощью микропроцессорной карты, читать информацию на ЖК-экране.
Программное обеспечение позволяет использовать шесть типов голосования: парламентское, мнение аудитории, мультивыбор, опрос мнений, рейтинг, «за — против — воздержался». На каждом месте депутата, помимо пульта делегата, установлен планшетный персональный компьютер с герметичной клавиатурой, кнопками быстрого переключения, а также сенсорным ЖК-дисплеем с системой ввода и распознавания рукописного текста. Все компьютеры подсистемы объединены в локальную сеть, что позволяет совместно работать над электронными документами. Настроен доступ к информационным ресурсам сети Думы, Web-серверу и информационно-справочным системам «Гарант» и «Консультант», возможность подключения к Internet и доступ к порталу администрации губернатора, находящемуся в сети Дома правительства.
Для коммутации видеосигналов от разных камер в системе применен видеокоммутатор Allegiant фирмы Bosch, позволяющий в оперативном режиме подавать требуемую видеоинформацию: презентацию, результаты голосования, видеосигнал с камер, видеосигналы из других залов. В связи с тем, что все коммутаторы подсистем шестого, четвертого, третьего этажей объединены в единую сеть, появилась возможность проводить крупные мероприятия с большим количеством участников по принципу телемоста между залами с возможностью голосования. Имеется возможность транслировать заседания на все телевизоры здания Думы.
Одним из немаловажных факторов любого заседания, совещания или встречи является стенографирование и хранение стенограмм. Для этих целей установлена система распределенного компьютерного документирования заседаний и совещаний, которая преобразует речевой сигнал и видеоизображение в цифровую форму, с возможностью хранения на цифровых носителях. Одновременно с этим сигнал автоматически разбивается на отдельные фрагменты и распределяется между операторами, которые прослушивают его и с помощью программы преобразуют в электронный текст. Готовые фрагменты текста автоматически соединяются в единый документ, доступный для контроля и редактирования руководителем группы. В случае необходимости производится исправление допущенных при транскрибировании ошибок. На специальном рабочем месте протоколист формирует итоговый документ — протокол заседания, который сохраняется в электронном виде или распечатывается. Таким образом, стенографирование заседаний идет в реальном времени, что позволяет предоставлять информацию средствам массовой информации в кротчайшие сроки.
Электронный документооборот
В 2005 году перед аппаратом Думы была поставлена задача: создать единую систему электронного документооборота, позволяющую структурировать, оптимизировать, а главное — управлять всем делопроизводством. Одним из требований к системе был полный цикл работ с электронными документами, начиная с формирования задания и заканчивая подписанием окончательных документов, при этом традиционное бумажное делопроизводство должно было органично вписываться в электронный документооборот Думы. Кроме того, необходимо было обеспечить эффективные организацию и контроль законодательных процессов: обработку и согласование законопроектов, подготовку и проведение заседаний Думы и ее комиссий, а также совещаний, встреч. С учетом всех требований была выбрана система электронного документооборота Directum, внедрение которой началось в январе 2006 года.
«Несмотря на то, что работа с документами идет в электронном виде, полностью исключить бумажные документы невозможно, так как большое количество документов, имеющих юридическую силу, существуют именно в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго, — отмечает Печеный. — Как правило, нагрузка по обеспечению «бумажного» документооборота и контроль исполнения поручений ложится на делопроизводителя отдела канцелярии Думы, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях». Именно для них был создан и в первую очередь внедрен отдельный модуль «Канцелярия», обеспечивающий единую точку регистрации всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек. Модуль позволяет отслеживать местонахождение бумажного документа на любом этапе его жизненного цикла, контролировать своевременное исполнение поручений, резолюций и указаний руководства, списывать документы в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел. Появилась возможность быстро находить необходимую информацию по состоянию, наличию, движению бумажных документов, получать необходимые стандартные формы и журналы, а также статистические отчеты по документообороту организации.
Внедрить систему планировалось в январе, но первоначальный исполнитель не справился с этой задачей и к июлю, хотя основные справочники были уже готовы. Было принято решение отказаться от услуг этого поставщика, создать ИТ-отдел и совместно с разработчиками исправлять ошибки и доводить систему. С сентября 2006 года вся служебная корреспонденция регистрируется в новой системе. «В нашем случае регистрация корреспонденции — это лишь малая часть электронного документооборота, — рассказывает Печеный. — Сегодня в Думе, помимо модуля «Канцелярия», используются модули управления электронными документами, договорами, заседаниями, а также мониторинга СМИ и учета обращений граждан».
В процессе внедрения законотворческий процесс делили на виртуальные блоки (модели), направленные на решение определенных задач. Например, в рамках блока «Процесс подготовки и работы с документами по вопросам, выносимым на заседания Думы» все документы создаются и представляются, помимо бумажных носителей, еще и в электронном виде.
«Каждое подразделение Думы имеет определенные права доступа к документам и может параллельно вносить свои изменения, готовить заключения и проводить согласования. При этом каждый электронный документ имеет историю и варианты, а также возможность возвращаться на любой этап изменений. Депутаты знакомятся с последними вариантами документов, получая их по электронной почте. В 2009 году планируется организовать удаленный VPN-доступ к базе данных электронного документооборота в режиме реального времени. На заседаниях Думы депутаты также имеют доступ к электронным документам с использованием портативных персональных компьютеров», — отмечает Печеный. После принятия и утверждения законов все
документы, связанные с решаемым вопросом (постановления, проекты закона, приложения, пояснительные записки, заключения, протоколы и т.д.), автоматически заносятся в электронный архив на длительное хранение.
Использование системы электронного документооборота (СЭД) позволило структурировать взаимодействие сотрудников различных подразделений Думы. Документирование каждого задания позволяет в дальнейшем получить по нему полную информацию: текст задания, инициатор, исполнитель, контролер, дата инициирования, дата планируемого исполнения, дата фактического исполнения, результат исполнения, все связанные с этим заданием электронные документы, входящие и исходящие документы. Массив накопленной информации позволяет составлять отчеты по работе каждого специалиста в отдельности и всего управления в целом.
Развитие
Одним из путей получения объективной оценки результатов деятельности как отдельного политического деятеля, так и органа власти в целом, является анализ резонанса его выступлений и деятельности в средствах массовой информации. Эта задача эффективно решается средствами модуля «Мониторинг СМИ», который позволяет быстро и в доступной форме получать доступ к подобной информации в различных разрезах. Данные о СМИ, их видах и географическому охвату хранятся в соответствующих справочниках. Данные о каждой публикации, так или иначе относящейся к какому-либо депутату, сохраняются в системе Directum и впоследствии используются в аналитических отчетах.
«Отчеты позволяют быстро получить информацию о популярности депутатов, активности различных видов СМИ, тематике публикаций и многому другому, — поясняет Печеный. — Возможность задания значимости для разных видов средств массовой информации и характера публикации делает возможным автоматический подсчет рейтинга депутатов».
Большое влияние на деятельность Думы автономного округа оказывает работа с гражданами. Для ее оптимизации в 2008 году был разработан дополнительный модуль «Учет обращений граждан к депутатам». Этот модуль предназначен для автоматизации регистрации обращений граждан и организаций, мониторинга, анализа деятельности Думы, общественных приемных депутатов, рабочих мест помощников и секретарей по обращениям.
Модуль является автономным, он содержит более пяти новых справочников, десять отчетов и несколько сценариев. Помимо этого для работы в модуле используются стандартные справочники системы Directum. Основной справочник «Обращения граждан и организаций» используется для регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения, местонахождения и отметки информации о рассылке обращений в сторонние организации. При этом обеспечен надлежащий уровень защищенности данных от несанкционированного доступа.
«Разработанные отчеты позволяют анализировать данные по рассмотрению депутатами обращений, характеру поступающих обращений, своевременности их исполнения и др.», — отмечает Печеный. Для рассылки напоминаний о подходе к концу срока исполнения работ по обращениям используется специальный сценарий. В дальнейшем планируется установить модуль и в 28 общественных приемных, расположенных удаленно.
Проблемы внедрения СЭД
Чтобы внедрение электронного документооборота было полноценным, требуется в первую очередь изменить привычный ход деятельности. Многим специалистам приходится кардинально менять схему своей работы, и на начальном этапе внедрения необходимо смириться с дополнительной работой: формирование всевозможных справочников (персон, организаций и их подразделений, сотрудников, адресов и т.д.) требует немалых трудозатрат.
«Ключевым фактором здесь является позиция руководства, — считает Печеный. — Если руководитель хочет и может грамотно составить план модернизации, то сотрудники, как правило, начинают активно принимать участие в работе или, по крайней мере, не мешать. А вот все блага от внедрения СЭД можно ощутить только по истечении определенного времени, к этому пользователи также должны быть готовы».
Для эффективной работы системы организация должна опираться на своих квалифицированных ИТ-специалистов, иметь собственную ИТ-поддержку, а значит, и понести определенные затраты на обучение. В Думе обучение персонала проводила компания-разработчик, что, по мнению Печеного, благотворно повлияло на дальнейшее сотрудничество, так как, считает он, серьезную техническую поддержку должна осуществлять компания-разработчик.
После того как руководство Думы приняло решение отказаться от услуг посредников и обратиться за помощью непосредственно к разработчикам, удалось устранить основные ошибки внедрения системы на начальном этапе, оптимизировать план внедрения, в короткий срок модернизировать систему под задачи Думы и провести полноценное обучение специалистов.
«Сейчас такие вопросы, как обновление системы, модернизация, создание новых отчетов, формирование новых типовых маршрутов, конвертация данных и т.д., управление ИКТ Думы решает самостоятельно, — рассказывает Печеный. — При возникновении более сложных вопросов подключаются разработчики. В новых версиях своей СЭД они учитывают многие наши пожелания».
На будущее
В ближайшей перспективе планируется развивать в Думе основные направления автоматизации, используя новые достижения в сфере ИТ. Например, сейчас реализуется проект построения сети IP-телефонии, в результате которого будет модернизирована телекоммуникационная сеть и появится возможность передачи данных депутатам и сотрудникам аппарата Думы вне зависимости от их местонахождения. Для электронного согласования документов планируется создать удостоверяющий центр электронно-цифровых подписей сотрудников Думы. Создание Web-сервера позволит обеспечить депутатам и их помощникам доступ ко всем документам в режиме реального времени, выходя в Internet любым доступным способом без установки специализированного программного обеспечения. Кроме того, в 2009 году планируется создать внутренний портал на базе платформы Microsoft SharePoint с тесной интеграцией в действующий электронный документооборот.
Все эти проекты призваны решить главную задачу — создание электронного региона, правительства, парламента (как на уровне субъекта РФ, так и на уровне муниципальных образований) и организацию эффективного управления законотворческой деятельностью законодательных органов власти автономного округа.