История информатизации ГУП МосНПО «Радон» в очередной раз демонстрирует, что ключевым фактором успеха при внедрении инструментов ИТ-поддержки бизнеса является правильно построенная работа с персоналом

«Залогом успеха проекта в первую очередь послужила правильная подготовка будущихпользователей» — Петр Невейкин, заместитель генерального директора по экономике и финансам и исполнительный директор компании «Радон»В результате деятельности человека возникают не только красивые и полезные вещи. Появляются также отходы, которые нуждаются в утилизации. С этой целью создается инфраструктура — банальные свалки, а также предприятия и организации для переработки отходов. Эти организации иногда используют весьма сложные технологии. К числу подобных высокотехнологических предприятий относится ГУП МосНПО «Радон», созданное в начале 60-х годов по распоряжению советского правительства и подчиненное правительству Москвы.

Сейчас 23 из почти 3 тыс. его сотрудников имеют научную степень доктора наук и 101 человек — диплом кандидата наук. Кроме того, в «Радоне» имеется научный совет. Столь солидный научный потенциал необходим «Радону», поскольку отходы, с которыми он имеет дело, грозят тяжелыми последствиями для здоровья человека и сложны в переработке из-за наличия радиации.

В зону ответственности «Радона» входит Москва, Московская область и одиннадцать прилегающих к ней областей Центрального района России. В Москве находится более 60 точек мониторинга состояния радиационной обстановки, подведомственных предприятию.

Ежегодно осуществляется около 50 выездов аварийной группы на ликвидацию аварийных ситуаций, более 350 куб. м. радиоактивных отходов направляется на переработку и длительное хранение, около 1200 радиоактивных предметов и источников ионизирующего излучения изымаются у населения в аэропортах и на вокзалах. С 1986 года выявлено более 2500 участков радиоактивного загрязнения в Москве и Московской области, с которых вывезено более 3 тыс. куб. м радиоактивных отходов.

В мировой практике утилизация отходов — прибыльный бизнес, продуктами которого являются, например, вещества, богатые углеродом, используемые в топливной промышленности и металлургии, однако утилизация радиоактивного мусора — неблагодарное занятие. Технологические процессы сводятся к уничтожению и захоронению остатков, никакого полезного продукта, кроме улучшения экологической обстановки, при этом не получается. Дело усугубляется необходимостью использовать специальное дорогостоящее оборудование и высокие технологии.

Задачи, которые приходится решать бухгалтерии «Радона», достаточно сложны. В частности, предприятие решает большое количество социально значимых проблем. На его балансе находится поселок Новый, расположенный рядом с основными производственными мощностями предприятия. Половина из четырех тысяч жителей поселка работают в «Радоне». Научный коллектив предприятия постоянно ведет научно-практическую работу по модернизации старых технологий утилизации и созданию новых. В результате возникает потребность в новом оборудовании и усовершенствовании старого, то есть не прекращается производственная деятельность. Кроме того, сотрудники «Радона» проводят обучение зарубежных специалистов на базе производственного комплекса в Сергиевом Посаде. Предприятие имеет транспортное подразделение, которое осуществляет транспортировку всех грузов, в том числе и радиоактивных. Имеется также большой складской комплекс, где хранятся строительные материалы, нужные в процессе утилизации.

Момент принятия решения

Петр Невейкин, заместитель генерального директора по экономике и финансам и исполнительный директор предприятия, работает в ГУП МосНПО «Радон» с 2005 года. В то время предприятие решало проблему информатизации доступными средствами. Традиционно в его составе существовало большое ИТ-подразделение, в задачу которого входила поддержка ИТ-инфраструктуры, разработка и сопровождение необходимого программного обеспечения, в том числе бухгалтерского. Складские работники для своих нужд, в частности для управления остатками, использовали Microsoft Excel.

Выделенного в отдельный контур управленческого учета на предприятии тогда не существовало. Невейкин планировал внести в учетную деятельность его элементы, но мешало наличие приложений собственной разработки, которые были документированы лишь частично, и любая модификация требовала привлечения их создателя. Нарастала зависимость от них работы бухгалтерии. Все это требовало качественно изменить автоматизацию учетных функций. По рекомендации Невейкина было принято решение перейти на платформу «1С Предприятие 8.0».

Анализируя возможности ИТ-поддержки бизнеса, Невейкин пришел к выводу, что наиболее правильным решением могла бы стать индивидуальная разработка под конкретное предприятие с учетом всех его бизнес-процессов, но этот вариант слишком дорог и длителен. «Тяжелые» решения класса ERP обладали избыточными для предприятия функциями, их внедрение и поддержка были слишком дороги для «Радона». Кроме того, сложность сопровождения такой системы, с точки зрения Невейкина, неминуемо привела бы к сильной зависимости предприятия от обслуживающей организации. Сам Невейкин уже имел большой опыт работы с продукцией «1С», в частности с системами «1С: Предприятие» версий 6.0 и 7.7, и хорошо представлял себе возможности новой версии, ее сильные и слабые стороны. Скорость внедрения и условия модернизации системы «1С: Предприятие» тоже вполне его устраивали.

Серьезными «аргументами» в пользу приложений «1С» стали цена, быстрота внедрения, а также наличие функций производственного учета и планирования. Теперь, по словам Невейкина, с помощью «1С: Предприятие» можно в полном объеме формировать требуемую
законодательством стандартную бухгалтерскую и управленческую отчетность.

Это важно, поскольку унитарному предприятию, где собственник полностью определяет все формы отчетности, управленческий учет необходим так же, как и коммерческим организациям. Во-первых, необходим инструмент формирования и анализа бюджета, позволяющий пересматривать его еженедельно. Бюджет формирует денежные потоки, и он необходим для определения периодов кассовых разрывов (в процессе расчетов с подрядчиками может оказаться, что у предприятия не хватает денежных средств для необходимых выплат). Продолжительность таких периодов, как правило, невелика, выявить и спрогнозировать их можно, только планируя денежные потоки. На большинстве крупных предприятий в финансовых подразделениях (не в бухгалтерии) формируются
необходимые для этого отчеты. На основании одного только данного отчета нельзя отчитаться перед вышестоящей организацией о расходовании бюджетных средств, поскольку в нем, кроме текущих денежных расчетов, учитываются и суммы, связанные с оплатой кредиторской задолженности прошлых периодов.

Во-вторых, требовался отчет об использовании бюджетных средств. Он напоминает бюджет доходов и расходов коммерческих предприятий, который служит для выявления финансового результата. На «Радоне» был сформирован иной документ — он готовится на основании затрат на приобретение материальных и нематериальных средств, которые были оприходованы. Если в бюджете денежных средств демонстрируются только факты оплаты (денежные потоки), то этот отчет формируется на основе таких первичных документов, как накладные, акты выполнения работ и т.д., которые сопровождают переход права собственности к покупателю, то есть возникают в момент фактического поступления товара или оказания услуги. По мнению Невейкина, на долгосрочную перспективу этот отчет более важен. Например, он необходим при формировании отчетности об освоении бюджетных средств, с его помощью можно повысить результативность приобретения материальных и нематериальных средств, более точно планируя эту деятельность. Кроме того, он позволяет экономическим службам более тесно взаимодействовать с производственными подразделениями: используя общую базу, сотрудники экономических служб отслеживают ход освоения бюджетных средств (что конкретно приобретено и уже поступило на склад).

Быстрый путь к успеху

Полный цикл работ по внедрению новой информационной системы занял всего девять месяцев, а среднемесячные затраты предприятия с учетом обучения составили примерно 500 тыс. рублей. Проект был начат в октябре 2005 года, и уже через три месяца весь учет на «Радоне» осуществлялся с использованием «1С: Предприятие 8.0». Невейкин считает, что залогом успеха проекта в первую очередь послужила правильная подготовка будущих пользователей. Это стало самой сложной задачей, поскольку требовалось обучить сотрудников и психологически подготовить их к решению новой задачи.

Для реализации проекта была сформирована рабочая группа, в которую вошли сам Невейкин (он возглавил проект), сотрудники бухгалтерии и некоторые экономисты, а также специалисты центра информационных технологий «Радона» (по сути, ИТ-службы предприятия) и представители партнера по внедрению — аудиторской компании «Холд-Инвест-Аудит».

Была разработана программа обучения сотрудников работе с новым продуктом. Нелегкую задачу ее реализации взяли на себя консультанты компании-партнера. Обучение велось по участкам бухгалтерского учета, например «учет основных средств», «учет материалов» и другим. Консультанты готовили для сотрудников «Радона» необходимые инструкции и передавали их для анализа бухгалтерам, работающим на данном участке. Затем на еженедельных совещаниях рабочей группы в инструкции вносились необходимые правки и дополнения. Используя рабочую копию системы, сотрудники знакомились с тем, как будет осуществляться реальная работа. Два представителя компании-консультанта вели занятия с бухгалтерами непосредственно на рабочих местах, ежедневно проводились по четыре часовые лекции, а также практические занятия.

Обучение шло параллельно с внедрением основных блоков информационной системы и продолжалось около двух месяцев. Сами блоки разрабатывались интегратором под нужды «Радона», поскольку стандартная конфигурация не устраивала предприятие.

После того как был внедрен контур бухгалтерского учета, рабочая группа приступила к автоматизации элементов управленческого учета, предложенных Невейкиным.

Важную роль в успехе проекта сыграла разъяснительная работа в коллективе. По словам Невейкина, сотрудники никогда не бывают полностью готовы к изменениям и в большинстве случаев предпочитают сохранить привычный ход работ. Чтобы переломить эти настроения, ему приходилось периодически собирать всех потенциальных пользователей и рассказывать им о преимуществах нового программного продукта не только с точки зрения работы предприятия, но и с точки зрения перспектив их карьерного роста. Например, Невейкин говорил сотрудникам, что в случае смены места работы их востребованность на рынке труда значительно возрастет.

Безусловно, поддержка высшего руководства также является основополагающим фактором успеха. Был издан приказ генерального директора, согласно которому с января 2006 года весь бухгалтерский учет на предприятии должен вестить средствами новой системы. Вместе с тем всем желающим был оставлен доступ к ранее использовавшемуся приложению, чтобы сотрудники могли вести учет одновременно в новой и прежней системе, сопоставляя полученные результаты. Это решение помогло сотрудникам преодолеть страх перед новым инструментом. Первые два месяца многие пользовались данной возможностью, но уже через три месяца все полностью перешли на новый продукт.

Поддержка ИТ-сотрудников

ИТ-специалисты предприятия встретили инновацию доброжелательно, они активно принимали участие в обновлении серверной базы и модернизации сети, поскольку производительность старой инфраструктуры была неадекватна внедряемому решению.

Недавно в компании было внедрено решение на основе технологий IBM Tivoli, позволяющей управлять ИТ-инфраструктурой предприятия, в частности, перераспределять вычислительные ресурсы в периоды пиковой нагрузки на серверы. Это помогло сделать работу бизнес-приложений более стабильной. Сейчас «Радон» готовит своих специалистов по IBM Tivoli.

Одним из важнейших шагов на пути обновления ИТ-поддержки бизнеса стал перенос данных из прежней системы в новую. Здесь не обошлось без потерь. Поскольку форматы представления данных в системах были несовместимы, перенос всей базы требовал очень больших трудозатрат, поэтому были перенесены только остатки по счетам с использованием традиционной техники заведения нулевого счета, с которого эти остатки и вносились в новую базу. Полностью были перенесены все справочники, но эту операцию пришлось делать вручную.

Планы информатизации

Некоторые проблемы еще не решены. Главная задача ИТ-поддержки деятельности предприятия — организация единого информационного пространства. В частности, работники службы снабжения начали использовать отчеты «1С: Предприятия» в своей работе. До внедрения этого продукта они пользовались таблицами Excel, и стоило больших трудов перевести их деятельность на новую платформу. Пока еще рано утверждать, что ИТ-поддержка складской логистики реализована в достаточном объеме. По словам Невейкина, это задача на будущее.

Необходимо также повысить степень достоверности данных. Ошибки неизбежны, но их должно быть как можно меньше. Есть потребность и в повышении скорости формирования отчетности. Невейкин считает, что квартальный отчет должен формироваться за пять-семь дней. Но это требует большой дисциплины труда, в частности, поставщиков. Задержка оформления ими первичных документов может сорвать сроки подготовки отчета.

На сегодняшний день не решена проблема подготовки отчетов для управленческого состава, не разработана система агрегации данных для предоставления результатов генеральному директору и его заместителям.

Хотя текущая поддержка внедренного решения осуществляется специалистами компании-консультанта в соответствии с заключенным договором, сейчас на предприятии идет подготовка собственных специалистов. Несколько сотрудников ИТ-подразделения направлены на курсы по разработке приложений на платформе «1С: Предприятие». Такие специалисты должны быть не только высококлассными программистами, но и хорошо знать бухгалтерский учет, то есть фактически иметь второе образование — бухгалтерское. Это необходимо, чтобы ИТ-специалисты могли легко находить общий язык с бухгалтерами, которые ставят задачи по доработке отдельных блоков программы. Вместе с тем, по словам Невейкина, приходится решать проблему дальнейшего удержания квалифицированных ИТ-специалистов, поскольку спрос на них на рынке труда постоянно растет, а средств для повышения зарплаты у «Радона» недостаточно.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF