Переход НПО «Европа-Биофарм» на новую систему существенно сократил подготовку отчетов о продажах и сделал их по-настоящему оперативными, понятными и наглядными

С самого начала своего существования волгоградское НПО «Европа-Биофарм» стремилось решить сверхзадачу — выйти на рынок с препаратом, который никто не знает, следовательно, в эффективность его не верит. Тем не менее, предприятию это удалось — его препарат «Тыквеол», рекомендуемый при заболеваниях печени и предстательной железы, стал известным и популярным. Заручившись доверием потребителей, предприятие продолжило разрабатывать и выводить на рынок другие свои препараты.

Бизнес предприятия развивался вполне успешно, вместе с тем конкуренция на рынке обострилась. Чтобы и дальше управлять предприятием успешно, топ-менеджерам требовался детальный анализ продаж препаратов. Им важно было понять, каковы продажи каждой позиции выпускаемой номенклатуры на различных региональных рынках и насколько они зависят от различных факторов, к том числе сезонных. Кроме того, необходимо было сегментировать потребителей, разделяя их по профессиональному признаку, по уровню достатка и т.д., и наладить систематический анализ спроса в группах населения (данные для анализа предприятие получает через своих дистрибьюторов и аптеки).

Опора — на типовые продукты

Главным заказчиком новой информационной системы выступил генеральный директор предприятия, которого не устраивали прежние аналитические отчеты, получаемые из системы «1С: Предприятие 7.7», поскольку они были для него недостаточно информативными. Ему требовался развернутый анализ деятельности предприятия с подробной детализацией ключевых его направлений. Чтобы обеспечить этот анализ, необходима информационная система, в которую стекается актуальная объективная информация о ситуации на предприятии.

Предприятие уже долгое время пользовалось системами «1С» для автоматизации бухгалтерии. В 2005 году, когда было решено расширить автоматизацию, охватив ею не только бухгалтерию, но и многие другие подразделения, руководство предпочло продолжить развитие информационной системы на основе продукта «1С: Предприятие 8.0». Примечательно, что одним из ключевых требований руководства стало максимальное использование базового набора функций, имеющихся в типовых конфигурациях системы.

«Решение о выборе системы мы приняли совершенно осознанно. Еще до выхода коммерческой версии продукта специалисты нашего предприятия внимательно ознакомились с бета-версией. К моменту принятия решения о покупке коммерческий продукт уже вышел, — рассказывает Елена Стольнова, руководитель ИТ-отдела компании “Европа-Биофарм”. — На новую технологическую платформу нужно было перейти в первую очередь для того, чтобы расширить возможности аналитики. Бизнес-процессы предприятия серьезно не изменились».

В настоящее время коммерческие подразделения перешли на систему «1С: Управление торговлей 8.0» и работают с ней уже около года. Кадровая служба перешла на использование продукта «1С: Управление персоналом 8.0». Бухгалтерия пока работает на базе «1С: Бухгалтерия 7.7» (переход на новую версию запланирован на ближайшее время).

Внедрение продукта «1C: Управление торговлей 8.0» заняло примерно полгода. Развертывание системы осуществила проектная команда, в состав которой вошли три сотрудника НПО «Европа-Биофарм» и один специалист партнера по внедрению — Волгоградского научно-исследовательского проектного института «Тяжпромэлектропроект».

Самым сложным оказался перенос всех данных и документов из предыдущей системы в новую — нужно было перенести не только остатки и справочники, а вообще все документы, которые накопились с самого начала эксплуатации системы на платформе «1C: Предприятие 7.7».  Большую часть этих данных составляла информация о продажах за два с половиной года. На решение задачи потребовался месяц напряженной работы ИТ-сотрудников предприятия и внешних консультантов. За это время порядка 80% имевшейся в компании информации было перенесено, еще около 20% вводилось вручную из-за того, что эти данные раньше не хранились в системе.

Переход на систему «1С: Управление торговлей 8.0» прошел, по словам Стольновой, довольно легко. Серьезных доработок и изменений в системе делать не пришлось, так как практически все возможности, касающиеся аналитики и подготовки отчетности, которые требовались руководству НПО «Европа-Биофарм», в типовой конфигурации программы уже имелись. «Особых трудностей не возникло, так как мы решили воспользоваться именно типовым решением, — отмечает Стольнова. — Консультанты объяснили нам, как решать наши непростые и специфические задачи по учету и планированию. Сейчас мы очень осторожно подходим к вопросу изменения конфигурации и идем на это, только если без модификации невозможно обойтись».

Расходы и результаты

На приобретение лицензий новых продуктов и оплату услуг консультантов у предприятия ушло 83 тыс. руб. Общая сумма затрат на построение информационной системы с учетом закупки техники составила почти 250 тыс. руб. «Смена техники на предприятии происходит постоянно, — комментирует Стольнова. — Специально под развертывание системы она не планировалась. Как раз в это время пришел срок плановой замены компьютерного парка, которую осуществили с учетом того, что на предприятии будет развернута новая система».

С появлением новой системы была налажена подготовка ежедневных отчетов о продажах в виде диаграмм, которые демонстрируют основные показатели сбыта. Для более глубокого анализа показателей используется нисходящая детализация отчетов. Затраты времени на построение этих диаграмм сократились очень существенно: раньше они строились вручную, и на их подготовку уходило много часов, теперь они генерируются автоматически средствами информационной системы практически «на лету», буквально за несколько минут.

Определяя круг необходимых отчетов, не следует идти на поводу у пользователей, отмечает Стольнова. «Надо выяснять их реальные потребности, — советует она. — Вполне возможно, пользователю будет более чем достаточно 12 колонок в отчете, а не 25, как ему поначалу кажется».

Примечательно, что после внедрения информационной системы удалось вдвое сократить численность сотрудников отдела продаж (из десяти сотрудников осталось пять), при этом объемы продаж увеличились.

Планы на будущее

Наиболее важной задачей на перспективу является внедрение функций производственного учета. У предприятия имеется три производственных цеха. Один из них находится за Волгой, примерно в 50 км от центрального офиса, второй — в 15 км, третий расположен относительно близко. Цеха производят ингредиенты и конечные продукты. «Хотелось бы иметь возможность отслеживать средствами системы всю производственную цепочку — от семечки до конечного продукта, — делится планами Стольнова. — Мы рассчитываем автоматизировать управление всеми материальными потоками и получить абсолютно прозрачную картину по каждому производственному цеху и по предприятию в целом».

Михаил Глинников — научный редактор журнала «Мир ПК», mikeg@pcworld.ru


«Европа-Биофарм»

НПО «Европа-Биофарм» основано в 1991 году как многоотраслевое предприятие. Среди основных видов деятельности — разработка и производство лекарственных и ветеринарных препаратов, биологически активных добавок к пище и кормовых добавок для животных; выращивание бахчевых культур и лекарственных растений, селекция бахчевых и создание элитных сортов; выпуск тыквоуборочных комбайнов и техники по переработке сырья. НПО «Европа-Биофарм» имеет собственную лицензированную, аккредитованную лабораторию контроля качества, модернизирует фармацевтическое производство в соответствии с требованиями стандарта GMP. Предприятие выпускает натуральные пищевые масла, лекарственные препараты, биологически активные добавки и пр. Номенклатура продукции — около 50 наименований. Число сотрудников — около 70.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями