Эффективно управлять бизнесом невозможно, если не иметь доступа к максимально полному объему информации в режиме реального времени: все принимаемые решения будут либо не актуальны, либо ошибочны

Деятельность транспортных компаний и подразделений является по сути «тайной за семью печатями» для их высшего руководства и владельцев. Специфика состоит в том, что рядовому персоналу передана в эксплуатацию дорогостоящая техника, без всякой возможности фактического контроля, что влечет за собой увеличение рисков, связанных с ускоренным износом техники, завышенными эксплуатационными расходами, вероятностью полной потери техники, нерациональным использованием рабочего времени, потерей вероятной прибыли.

Причем перечисленные риски не зависят от профиля и режима работы транспортных подразделений.

На сегодняшний день самой распространенной практикой планирования и контроля деятельности водительского персонала является составление так называемого путевого, или маршрутного, листа, в котором обозначены в лучшем случае основные маршрутные точки, а зачастую — просто общая цель выезда транспорта с территории предприятия.

По возвращении водитель обязан сдать путевой лист с указанием общего пробега и расхода топлива.

Практически невозможно понять, каким маршрутом двигался автомобиль, с какой скоростью, где производились остановки, загрузка и разгрузка, сколько реального времени понадобилось водителю для выполнения маршрутного задания и чему было посвящено оплачиваемое рабочее время.

«Левые» рейсы отнимают прибыль

В рамках программы по решению проблемы городских пассажирских перевозок все больше автопредприятий пополняют свой парк небольшими автобусами, которые в условиях города имеют значительные преимущества благодаря маневренности, экономичности, особенно ощутимой при неполной загрузке на маршруте. Но, в свою очередь, такая техника также пользуется повышенным спросом у разовых потребителей. Предположим, что на одном из маршрутов города должно работать десять единиц автобусов типа «Газель». Ничто не мешает водителям договориться о том, что, скажем, две машины сойдут с маршрута и выполнят несколько «коммерческих» рейсов, доставив, например, товар на один из рынков. Ведь стоимость подобных рейсов значительно выше, чем стоимость проезда пассажиров на маршруте.

Но данные «коммерческие» рейсы будут выполнены исключительно за счет транспортной компании, а выручка от них полностью останется в кармане водителей.

Для предотвращения подобных действий многие компании вынуждены выпускать на маршрут контролирующих пассажиров, неся дополнительные расходы. Но, как известно, «кадры решают все», и возникает опасность сговора водителей с контролирующими сотрудниками. Выход один — самому руководителю регулярно выезжать на маршруты. Однако стоимость подобного контроля столь высока, что проще заложить в финансовые планы размер потерь от неконтролируемых действий водителей.

Водители озабочены собственным заработком

Вышеописанную картину можно наблюдать и в транспортных компаниях, и в подразделениях, занимающихся перевозкой грузов.

Не секрет, что от 50 до 80% услуг по доставке грузов частным потребителям производится по личной договоренности с водителями грузовиков без ведома их руководителей. Это означает, что предприятие оплачивает ГСМ, рабочее время, ремонт автомобилей для того, чтобы получить всего лишь 50% от вероятной выручки, в то время как оставшиеся 50% водители получат в виде частного дохода.

Если транспорт работает на удаленных маршрутах, то возможность контроля фактически исключается. Руководитель вынужден доверять показаниям спидометра и отчетам в путевом листе. Но известно, что показания спидометра легко редактируются, а запись в путевом листе — по сути «сочинение на вольную тему».

Руководители транспортных предприятий в попытке сократить свои расходы прибегают к помощи дешевого иногороднего (или иностранного) персонала. И на всякого рода призывы к контролю отвечают так: «Я знаю, сколько у меня воруют водители! Но за ту зарплату, которую я им плачу, я могу им позволить воровать…» Однако речь идет не только и не столько о зарплате, сколько о расходах на содержание техники. Планируя загрузочное и маршрутное задание для своего транспорта, руководитель непременно ориентируется на грузоподъемность, норму расхода топлива и прочие специфичные факторы. Водитель же, стремясь к дополнительному заработку, полностью игнорирует данные показатели, что приводит либо к преждевременному выходу техники из строя, либо к чрезмерным расходам ГСМ, которые оплачивает предприятие.

Спецтехника загружена неоптимально

Строительные и другие компании, оказывающие услуги с применением специальной автотехники, вынуждены делегировать своему персоналу выполнение, в некоторой степени, уникальных работ. Но задумывались ли руководители и владельцы этих компаний, что операторы машин вполне осознают свою уникальность и владеют информацией о спросе на свои услуги лучше, чем профессиональные маркетологи. Спрос высок и далеко не удовлетворен существующим предложением, и не столько в количественных, сколько в стоимостных показателях.

Известно, что стоимость строительных операций, заказываемых в строительной компании, очень высока, в то время как частная услуга автокрана, например, вдвое дешевле.

Основная нагрузка в эксплуатации строительной техники ложится на менеджеров, осуществляющих планирование, так как технология строительства предусматривает четкое взаимодействие многих звеньев, и несвоевременное выполнение функций одной службы приводит к простоям других служб, в том числе и подъемного и землеройного оборудования.

Очевидно, что простой специальной техники обходится предприятию в круглую сумму, но в еще более круглую сумму обходится несанкционированная эксплуатация техники на незапланированных объектах. Помимо уже перечисленных рисков, связанных с расходами на эксплуатацию техники, возникает риск конфликтов с «официальными» заказчиками, так как, в азарте дополнительного заработка, операторы спецтехники срывают сроки выполнения своих обязанностей на запланированных объектах — хотя бы несвоевременным прибытием на указанные объекты.

Навигационный контроль

Проблема контроля эксплуатации автотехники и разъездного персонала присуща фактически всем компаниям, в функциях которых присутствует выездная деятельность.

Решением данной проблемы может стать применение мобильных технологий, а именно современной спутниковой навигации с одновременной передачей данных на сервер предприятия.

До недавнего времени спутниковая навигация применялась исключительно на море и в авиации. Принцип действия навигационных приборов основан на использовании сигналов навигационных спутников системы NAVSTAR (GPS), которая была разработана для нужд армии США, и аналогичной российской системы ГЛОНАСС.

Сегодня применение систем спутниковой навигации стало доступным на земле и в мирных целях.

Сначала на потребительском рынке появились простейшие GPS-приемники, способные фиксировать текущие координаты и рисовать пройденный маршрут. Они применялись в туризме, охоте, рыболовстве, где отсутствие или незаконность применения географических карт масштаба 1:50000 и более подробных не позволяло сколь-нибудь точно ориентироваться на местности.

Сегодня практически все разработчики электронных географических систем (картографической продукции) ориентируются на использование данных GPS-приемников, что позволяет планировать и контролировать движение и нахождение объектов непосредственно на карте местности.

С точки зрения деятельности транспортных компаний применение подобных систем является единственным эффективным и результативным способом контроля как транспорта, так и персонала.

Расчет окупаемости

Чтобы обосновать целесообразность применения систем навигации на транспорте, достаточно произвести простейшие расчеты.

Средняя стоимость простейших GPS-приемников составляет 10—15 тыс. рублей на каждую единицу техники. Еще столько же стоит электронная карта, способная отображать текущие координаты нахождения контролируемого объекта. Так в расчете на парк из десяти машин стоимость каждой возрастает на 11—12 тыс. рублей.

Теперь считаем вероятные потери при бесконтрольной эксплуатации транспорта:

  • до 50% рабочего времени оплачивается предприятием, но используется не для его нужд, что составляет порядка 5—15 тысяч рублей в месяц;
  • до 50% пробега автомобиля осуществляется по личной инициативе водителя, что при среднем расходе 40—45 литров на 100 километров для среднего грузового автомобиля ежедневно может составлять до нескольких сот километров и, при самом скромном подсчете, обходится предприятию в лишних 300 рублей ежедневно (6 тыс. руб. в месяц);
  • до 20% ремонтных работ являются результатом незапланированной эксплуатации, стоимость этих работ также ложится на бюджет предприятия и может составлять до нескольких тысяч рублей в месяц.

И это только прямые потери, а если учитывать также косвенные, то при соответствующем планировании загрузки транспорта смело можно утверждать, что текущую деятельность может осуществлять 3/4 автопарка.

Математика проста и суть ее заключается в том, что стоимость системы GPS-навигации окупается за первый месяц эксплуатации и в дальнейшем позволяет экономить не менее 25% от текущих расходов на содержание и эксплуатацию транспортного подразделения.

Необходимо также учитывать дешевизну привлеченного водительского состава, заставляющую порой закрывать глаза на его несанкционированную деятельность. Приведем необходимые расчеты.

Средняя заработная плата иногороднего водителя в Москве составляет 10—15 тыс. рублей без возможности его контроля. Если запретить водителю «левые» рейсы и начать его контролировать, зарплата должна составлять 30—50 тыс. рублей. С одной стороны, очевидна выгода бесконтрольной деятельности. Но опять же вспомним о расходах, связанных с «частным» извозом, которые в сумме, при самых скромных расчетах, составляет 15—20 тыс. рублей в месяц. И это только себестоимость. Но ведь водитель, так или иначе, обеспечивает свой ежемесячный доход на необходимом уровне (те же 30—50 тыс. рублей) при минимальных расценках на свои услуги. Это значит, что, составляя конкуренцию своему же работодателю, он снижает его вероятные доходы на несколько десятков тысяч рублей в месяц.

Получается, что внедрение автоматизированного контроля с параллельным повышением уровня заработной платы водителей не потребует фактически ни одного рубля дополнительных расходов, но вполне способно вывести эффективность работы и доходность предприятия на качественно иной, более высокий уровень.

Как это работает?

К выбору систем GPS-контроля необходимо подходить рационально. Многие системы представляют собой дорогостоящие комплексы, позволяющие не только контролировать, но и влиять на управление транспортом. Следует помнить, что избыточные функциональные возможности являются порой не столько потенциалом к развитию, сколько дополнительной финансовой нагрузкой, зачастую не окупающей себя.

Если брать за основу систему, обеспечивающую необходимый минимум контрольных функций, то все внедрение заключается в установке на автомобиль небольшого устройства размером с мобильный телефон и подключении его к цепи питания.

GPS-контроллеры, оснащенные модулем передачи данных по сетям мобильной связи (GPRS), способны записывать информацию о текущих координатах с установленным интервалом времени и передавать их через каналы Internet на сервер предприятия.

Для получения, хранения и графического отображения полученных данных на сервере предприятия должен быть установлен специальный программный модуль, позволяющий отображать на электронных картах координаты, полученные от GPS-приемников, и соединять их в фактический маршрут.

Кроме контроля географического местонахождения объектов, серверные программные модули, как правило, имеют функцию расчета фактического пробега, средней скорости движения, среднего расхода топлива, фиксации стоянок и отключения питания.

В качестве дополнительных функций практически все мобильные системы контроля располагают механизмом планирования маршрута — задания контрольных точек, с последующим сопоставлением запланированного и фактического трека.

Для контроля дополнительных агрегатов GPS-контроллеры снабжены специальными входами, к которым могут подключаться датчики силовых агрегатов, открывания дверей, минимального уровня топлива и т.д. Данные с этих датчиков также записываются и передаются на сервер предприятия и могут быть включены в дневные отчеты о работе техники.

На основании вышесказанного можно утверждать, что современные мобильные технологии позволяют владельцам и руководителям транспортных предприятий и подразделений владеть максимально полной информацией о деятельности подчиненной техники и персонала и своевременно влиять на важнейшие бизнес-процессы.

Правильный бизнес должен уместиться на ладони, иначе он утечет сквозь пальцы.

 Виталий Кибе — генеральный директор ООО «Центр интеграции «КиФ-СТ», vkibe@rnc.kif-st.ru

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями