Важно, чтобы в аналитике, как в зеркале, адекватно и полно отражалась картина состояния предприятия. Но как добиться того, чтобы зеркало не стало кривым?...

Важно, чтобы в аналитике, как в зеркале, адекватно и полно отражалась картина состояния предприятия. Но как добиться того, чтобы зеркало не стало кривым?

В поездке по пяти промышленным предприятиям среднего бизнеса на встречах с ключевыми менеджерами я стремился вникнуть в детали, выяснить саму «кухню» построения аналитики и подготовки отчетов для руководства. Наверняка те подходы и методы, которые они использовали, будут применимы и на других предприятиях, а их опыт, в целом вполне успешный, найдет более широкое практическое применение.

Каким образом средние предприятия организуют процесс получения и сбора информации для аналитической отчетности? Какие способы обработки и анализа данных они используют для получения отчетов? Какие способы представления отчетов предпочитают топ-менеджеры?

Вот что рассказывают руководители ИТ-служб и бизнес-подразделений.

«Сургутстройтрест»

Усилия специалистов ИТ-служб «Сургутстройтреста» нацелены на то, чтобы информация заносилась в информационную систему предприятия (в ее основе — продукт «ТБ. Корпорация» компании «ТБ. Софт») в местах ее появления. «В центральном офисе треста было оборудовано несколько помещений, в которых установлены компьютеры, подключенные к единой сети, — рассказывает Владимир Миронычев, заместитель генерального директора предприятия по ИТ. — Когда развертывание компьютеров было завершено, руководство обязало сотрудников, ответственных за ввод информации по производству, заносить в систему отчеты о работе цехов».

В перспективе здесь планируют установить компьютеры прямо в цехах, чтобы вводить в систему данные и отчеты о производственной деятельности там, где эти данные появляются. В тех подразделениях, которые охвачены компьютерной сетью (например, на складах, в бухгалтерии) ввод информации уже сейчас осуществляется непосредственно с мест ее появления, как и должно быть в перспективе везде по «Сургутстройтресту». За точный и своевременный ввод информации на строительных участках непосредственно отвечают сами начальники участков. Они либо делают это самостоятельно, либо назначают вместо себя ответственных исполнителей.

Владимир Миронычев, заместитель генерального директора по ИТ предприятия «Сургутстройтрест»

Поскольку стройтрест — это территориально распределенное предприятие (центральное административное здание, материальные склады, завод железобетонных изделий находятся в разных местах), на всех его объектах установлены дополнительные компьютеры для того, чтобы пользователь с любого из них смог подключиться к системе. Работа организована так, что начальники участков обычно вводят информацию непосредственно в центральном офисе, когда приходят туда на планерки.

Кроме центральных материальных складов у «Cургутстройтреста» имеются склады практически на каждом строительном участке, где ведутся работы (они разбросаны по всему городу).

Чтобы из этих удаленных мест оперативно получать информацию, планируется связать их в единое информационное пространство, используя точки беспроводного доступа Wi-Fi. Эти работы уже начаты: возле прорабских контор устанавливаются столбы, на которых крепятся точки доступа Wi-Fi.

Если возникает потребность в закупках, вводятся плановые документы, содержащие перечень того, что нужно приобрести, и предоставляются на рассмотрение руководителю, который определяет очередность платежей. Часть материалов (обычно мелочевка) для оперативности закупается в магазинах. Некоторые начальники участков этим занимаются довольно активно. Ранее они приносили отчетные документы в бухгалтерию, сотрудники которой заносили данные в систему и формировали платежные документы. С увеличением объемов производства поток документов стал столь интенсивным, что бухгалтерия уже не справлялась с их вводом, и потребовались дополнительные операторы. Чтобы решить эту проблему, было предложено самостоятельно вводить данные тем сотрудникам, кто выписывает счета. Это повысило оперативность, стало проще отслеживать потребности в этой мелочевке и осуществленные закупки. Кроме того, у сотрудников бухгалтерии освободилось время для аналитической работы. Менеджеры предприятия получили возможность отслеживать, кто из их сотрудников работает в системе и какой работой они заняты в данный момент.

Сейчас, по оценкам Миронычева, в целом по тресту примерно 30% информации поступает в систему сразу в местах появления, остальное — в центрах ввода информации, при этом практически все данные по материалам заносятся в систему там, где порождаются. Около половины персонала заносит информацию с «плавающих» рабочих мест (примерно 15—20% от общего объема первичной информации, поступающей в систему).

Перечень отчетов в «Сургутстройтресте» постепенно расширяется. Прежде всего были сгенерированы те отчеты, которые требовались для оперативной управленческой и бухгалтерской деятельности.

Система отчетов в тресте довольно универсальна и имеет возможность дополнительной настройки. Как отмечает Миронычев, создание дополнительных отчетов не представляет сложности, поскольку в системе имеется весьма удобный генератор отчетов. Настройкой отчетов занимается непосредственно сам ИТ-директор. При необходимости сотрудники предприятия обращаются за консультацией к специалистам-внедренцам, которые имеют возможность удаленно работать с системой через Internet, настраивая как отчеты, так и систему в целом.

Пользователи заносят в систему в основном первичные документы, а отчеты служат, как правило, для сверки данных. Руководитель подразделения или топ-менеджер с помощью своего компьютера проверяет, какие документы поступили к нему на согласование, при желании просматривает их содержание, вносит замечания или заверяет документы, после чего бухгалтерия получает право их оплатить. Одновременно с заверенными электронными документами в бухгалтерию направляются их бумажные аналоги. Если платежный документ подписан в системе, бухгалтер может его оплачивать, не дожидаясь бумажной копии. Кстати, свою «электронную печать» руководитель снять уже не сможет, эту операцию осуществляет только администратор системы.

Каких-либо специальных мониторов и ситуационных комнат для представления информации в «Сургутстройтресте» не используют, отчеты и аналитику руководство получает, используя стандартные средства системы.

Cтерлитамакский завод строительных машин

Для подготовки и получения отчетов для топ-менеджеров на Стерлитамакском заводе строительных машин широко используют внешние источники информации — маркетинговые исследования по анализу рынка и Internet (собираются статистические данные по активности строительного рынка в разных регионах, инвестициям в строительную и машиностроительную отрасли). Информацию о ситуации на региональных рынках завод получает от дилеров, которые хорошо знают особенности строительного бизнеса в своем регионе и дают специалистам предприятия информацию об активности покупателей и конкурентов на местах. От клиентов собираются предложения по улучшению качества продукции. Данные из электронного журнал «Пульс цен» позволяют понять, насколько эффективно работает отдел снабжения. Обработка и анализ информации из всех этих источников позволяют более целенаправленно строить маркетинговую политику завода. «На основе собранных данных предприятие анализирует, как реальный спрос на продукцию завода распределяется по регионам, каков прирост по ним в строительном секторе, выясняются потребности клиентов и принимаются решения о разработке новых продуктов», — говорит Гульнара Юсупова, руководитель службы АСУ завода.

Гульнара Юсупова, руководитель службы АСУ Стерлитамакского завода строительных машин

Основой для построения информационной системы и инструментов аналитики на заводе послужил продукт «ИС-Про», разработанный компанией «Интеллект-Сервис». Здесь также считают, что данные должны заноситься в систему ежедневно в местах их возникновения. Как отметила Юсупова, при реализации системы упор был сделан прежде всего на получение и сбор информации о состоянии производства. На Стерлитамакском заводе имеется четыре основных производственных участка (сборочный, заготовительный, механический и инструментально-экспериментальный), а также ряд вспомогательных. Завод производит продукцию трех видов: серийную, новую и заказную. Информация о движении деталей по цехам заносится непосредственно на рабочих местах. У заместителя директора по производству в подчинении находится диспетчерский отдел, специалисты которого занимаются составлением отчетов по готовой продукции. Технологи вводят в информационную систему спецификации на продукцию. Мастера в цехах формируют задания на каждый день. Финансово-экономический отдел составляет отчеты для исполнительного и финансового директоров.

Отчеты формируются на основе данных, аккумулированных в системе, и представляются в электронном и печатном вариантах. Для создания диаграмм данные из системы экспортируются в таблицы Excel. При необходимости отчетные документы и аналитические данные экспортируются в Word и также представляются руководству.

Как подчеркнула Юсупова, на заводе уже нет необходимости формировать кому-то для кого-то персональный отчет. С помощью встроенного в систему генератора отчетов специалисты отдела АСУ готовят формы и проводят их настройку, после чего пользователи самостоятельно используют эти «заготовки».

Данные отчетов руководство использует для анализа положения завода на рынке, определения ниш для перспективных разработок завода и решения других стратегических задач предприятия. Главная среди них — увеличение объема продаж и доли рынка одновременно с постоянным повышением качества продукции.

Группа компаний «Cтепь»

«На уровне управленческого учета мы отражаем те события, которые в бухгалтерских отчетностях не фиксируются, но необходимы для эффективного управления группой», — рассказывает Юрий Максаев, директор по экономике группы компаний «Cтепь», выпускающей сельхозпродукцию. Например, в данные управленческого, а не бухгалтерского учета включаются сведения о передаче сельскохозяйственной техники от одного хозяйства другому, о сумме задолженности по лизингу, о внебалансовых вложениях и пр. Первичная информация заносится в бухгалтериях, отделах кадров, экономисты и менеджеры обрабатывают данные и направляют в управляющую компанию топ-менеджерам. Отчеты составляются в виде сводных таблиц Excel и графическом виде.

Юрий Максаев, директор по экономике группы компаний «Cтепь»

Средствами таблиц Excel подготовлены технологические карты по каждому виду продукции, они включают полный перечень работ по выращиванию различных видов сельскохозяйственной продукции. Карты содержат наименование работы, кратность и сроки ее выполнения. Здесь указывается, какие используются материальные ценности, их вид (например, удобрения, средства защиты растений), количество и стоимость исходя из норм расхода. Кроме того, отражаются трудовые ресурсы, ресурсы сельскохозяйственной и прочей техники, необходимой для производства единицы продукции, услуг сторонних предприятий и организаций, а также примерный план-график использования этих ресурсов. На основе такой карты рассчитывается производственная себестоимость того или иного вида продукции исходя из плановой урожайности. Эти данные применяются для формирования планово-экономического задания по каждому виду продукции с помесячной разбивкой на различные статьи затрат. Разумеется, отражаются и постоянные издержки, например, затраты на содержание аппарата управления данного подразделения. Планово-экономические задания в растениеводстве сводятся воедино, после чего хозяйства, входящие в группу «Степь», объединяют их в сводные таблицы по отдельным направлениям бизнеса. По каждому из них осуществляется план-фактный анализ, расчеты в котором привязаны к сельскохозяйственному, а не к календарному году.

Первичная документация для план-фактного анализа (накладные, учетные листы тракториста-машиниста, отчеты производства за смену и т. п.) поступает в бухгалтерию, которая работает на основе платформы «1С: Предприятие». Первичные данные служат основой для управленческого учета. При желании менеджеры предприятия имеют возможность проанализировать любой первичный документ (разумеется, в рамках своей должностной компетенции).

В группе компаний «Степь» принята следующая структура отчетов для менеджеров. Свод отчетов, предназначенный непосредственно для руководства группы (его называют здесь управленческим финансовым балансом), состоит из двух частей — инвестиционного и оборотного балансов. В инвестиционном балансе собраны данные о финансовых и материальных активах (земельных участках, зданиях, тракторах, автомобилях, дойном стаде, лошадях, стадах овец и т. п.) и пассивах (долгосрочных лизинговой и налоговой задолженностях и инвестиционных вложениях). Оборотный баланс отражает реальную стоимость готовой продукции в рыночных ценах. Управленческий финансовый баланс готовит экономическая служба группы компаний «Степь» и с определенной периодичностью предоставляет его в концерн «Стелла», в который входит «Степь».

Примечательно, что управленческие финансовые балансы составляются на основе данных на начало ноября, для того чтобы отразить в них результаты сельскохозяйственного года, когда собран весь урожай. Проведенные работы по закладыванию урожая будущего года (например, осуществлен посев озимых культур), учитываются как затраты на незавершенное производство на следующий год.

Завод «Арнест»

Получение и сбор информации на заводе осуществляется на компьютерах, развернутых в производственных подразделениях, складах, отделах и службах в соответствии с функциональными обязанностями сотрудников и утвержденными регламентами их работы с информационной системой. «У нас практически весь ввод первичных данных и их последующая аналитическая обработка идет в информационной системе Microsoft Business Solutions-Axapta (ее нынешнее название — Dynamics AX. — Прим. ред.), внедренной компанией Columbus IT» — рассказывает Михаил Горшков, директор компании «Арнест — Информационные технологии». Примерно 80% подключенных к системе компьютеров используются для ввода информации и 20% — для ее анализа. В качестве внешних источников используется Internet (в частности, отсюда берутся курсы валют) и отчеты агентств по результатам исследований рынков и анализа поставщиков.

Михаил Горшков, директор компании «Арнест - Информационные технологии»

Основными подразделениями на «Арнесте», которые занимаются вводом информации в систему, являются бухгалтерия и служба закупок. Кладовщики заносят данные о перемещении материалов, производственные цеха ежедневно вводят информацию о выпущенной продукции и потребленном сырье, а сектор отгрузки — об отпуске готовой продукции. Финансовая служба заносит данные о проведенных платежах, юристы — о договорах (поскольку все проводки по контрагентам ведутся с привязкой к договорам, в рамках которых производятся операции). Вся эта информация поступает в единую базу информационной системы.

Для представления отчетов топ-менеджерам завода используются традиционные средства (электронные таблицы и бумажные носители), а также «приборные доски». Сейчас на заводе приступили к внедрению модуля стратегического управления системы. В качестве основы будут использованы показатели деятельности предприятия, выстроенные в систему сбалансированных показателей (Balanced Scorecard), в настоящее время на заводе идет работа по ее построению.

«Приборные доски» будут играть роль средства наглядного отражения этих показателей в виде диаграмм. По своему внешнему виду они очень напоминают панель управления в автомобиле: для отражения текущего состояния каждого показателя используются цветные шкалы со стрелками. Чтобы оценить с их помощью текущую ситуацию, будет достаточно одного взгляда.

* * *

Несложно заметить, что в ответах топ-менеджеров компаний, несмотря на особенности производства, разное положение на рынке и даже разную «глубину внедрения» информационной системы, явно просматриваются общие тенденции.

Продукция «Сургутстройтреста».

Продукция Cтерлитамакского завода строительных машин.

Продукция Завода «Арнест»

Во-первых, на всех предприятиях следуют главному принципу построения процесса ввода информации в систему: она должна поступать туда непосредственно с мест ее зарождения. Правда, полнота реализации этого принципа на практике у предприятий различна, что, по-видимому, можно объяснить спецификой производства, масштабом и степенью охвата информационной системой его подразделений.

Во-вторых, внешние источники информации для всех предприятий достаточно универсальны. В их числе — исследования профильных рынков, которые готовят аналитические компании, информация от партнеров в регионах и, конечно же, Internet.

В-третьих, внутренним источником служит первичная информация, которая собирается и аккумулируется в единой системе из разных подразделений. Основными поставщиками ее являются бухгалтерия, сотрудники складов, экономисты. Но во главу угла на всех предприятиях поставлена задача своевременного ввода и обработки именно первичной производственной информации. И это вполне логично, поскольку все рассмотренные в статье предприятия занимаются реальным производством — строительным, сельскохозяйственным, химическим или машиностроением. Производственный пульс определяет здоровье каждого из них, за этим и стараются следить в первую очередь.

В-четвертых, данные для подготовки отчетов на всех предприятиях обрабатываются средствами самой информационной системы (все предприятия внедрили у себя программные продукты, обладающие мощными и гибкими встроенными инструментами построения отчетов и аналитики).

В-пятых, на всех предприятиях прослеживается общая тенденция: движение от подготовки ИТ-специалистами отчетов по заказу к самостоятельному получению менеджерами необходимых отчетов из системы. Эволюция информационных систем ведет к тому, что никто не готовит отчеты специально для кого-то, все, кто в этих отчетах заинтересован, получают их самостоятельно и именно в таком виде, в котором необходимо. В результате растет объективность, снижается роль человеческого фактора и возможность искажения информации.

В-шестых, формы представления отчетов для руководящего звена на предприятиях постоянно совершенствуются. Практически везде используются надстройки в виде электронных таблиц, которые позволяют получить необходимую аналитику в наглядном виде (таблиц или диаграмм). Но компании стремятся двигаться по этому пути дальше. Например, на заводе «Арнест» планируется внедрить «приборные доски» для управления с использованием системы сбалансированных показателей.

Перечисленные общие принципы подхода к сбору, обработке и отражению данных на предприятиях позволяют топ-менеджерам добиться того, чтобы аналитика адекватно отражала реальное состояние дел и чтобы одного взгляда в «аналитическое зеркало» было достаточно для принятия эффективных решений по управлению бизнесом.

Михаил Глинников — научный редактор журнала «Мир ПК», mikeg@pcworld.ru


Информация о предприятиях

«Сургутстройтрест» — ведет строительство жилых домов, административных зданий и производственных корпусов промышленных объектов, а также капитальный ремонт зданий и сооружений. Основные заказчики — администрация Сургута и компания «Сургутнефтегаз». Одновременно возводит порядка 40—45 объектов. Железобетонные конструкции изготавливаются на собственном заводе ЖБИ. Предприятие находится в Сургуте. Численность сотрудников — 600 человек.

Завод «Строймаш» — производит копровые установки для свайных работ, бурильные установки на базе тракторов, универсальные копровые мачты, сваебойные штанговые дизельные молоты, вибропогружатели, машины для завинчивания свай и анкеров, установки дробления негабаритов и другую специальную технику для организаций, которые занимаются строительством «нулевых» циклов, то есть. фундаментов. Тип производства — мелкосерийное и с единичным выпуском отдельных заказов. Предприятие находится в Стерлитамаке. Численность сотрудников — 500 человек.

Группа компаний «Cтепь» — включает пять сельскохозяйственных предприятий: «Кубанская степь», «Имени Героя Советского Союза Данильченко», «Родина», «Белое» и «Труд», общая площадь — 30 тыс. га. Занимается производством зерновых культур, подсолнечника, сахарной свеклы, ряда других сельхозкультур, а также животноводством. Группа «Cтепь» входит в концерн «Стелла», включающий еще несколько десятков предприятий. Группа «Степь» находится в Краснодарском крае. Общая численность сотрудников — 1700 человек.

«Арнест» — ведущий российский производитель средств по уходу за волосами и бытовой химии в аэрозольной упаковке. В числе известных продуктов предприятия средства для укладки волос «Прелесть», «Прелесть-Био», Stylissa, инсектициды «Убойная сила», «Дихлофос», «Армоль», освежители воздуха «Симфония», чистящие и моющие препараты «Сияние», средства для ухода за одеждой «Лира». Предприятие находится в Невинномысске. Численность сотрудников — 700 человек.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями