Нетрудно представить, насколько затруднит работу штаба по ликвидации аварии на промышленном предприятии отсутствие проектной документации на этот объект. Подчас документация недоступна, так как находится в эпицентре катастрофы.

Ежегодно в проектном секторе ОАО «Газпром» разрабатываются сотни проектов на объекты строительства. Все стройки, по которым «Газпром» начинает работу, в обязательном порядке должны пройти отраслевую экспертизу проектной документации. После прохождения экспертизы проект поступает в фонд хранения проектно-сметной документации, а его электронная версия — в электронный архив. Последний не замещает фонд хранения, а мирно сосуществует с ним. Между оригиналом проекта и его электронной версией поддерживается ссылочное соответствие по архивному номеру. Пользователь всегда имеет возможность перейти от электронного представления тома к его бумажному оригиналу и наоборот.

Очевидно, что единое информационное пространство, созданное с помощью современных программно-аппаратных решений, помогающих унифицировать процедуры подготовки и обмена проектно-сметной документации (ПСД) по формам представления и синхронизировать эти процедуры в рамках общего регламента приемки и передачи объектов в эксплуатацию, могло бы существенно повысить эффективность такого взаимодействия.

Проектно-сметная специфика

Нередко подобное информационное пространство оказывается весьма неоднородно как в организационном, так и в технологическом плане. Практически у каждого участника инвестиционного процесса (инвестора, заказчика, генпроектировщика) свои задачи, и каждый из них в силу особенностей производственной деятельности может использовать различные программно-аппаратные платформы и технологии подготовки, обработки и хранения документов.

Владимир Молчанов, заведующий электронным архивом ПСД «Газпрома»

«Проектировщики ?Газпрома?, начиная работу над новым проектом, пытаются опереться на опыт предыдущих разработок. Но где найти их описания? Те хранилища, которые были на местах, сегодня функционируют не везде, причем даже там, где они есть, что-нибудь найти бывает крайне сложно. И тогда обращение за информацией направляется в фонд», — рассказывает заведующий электронным архивом ПСД «Газпрома» Владимир Молчанов.

Целевое назначение электронного архива проектно-сметной документации «Газпрома» — обеспечение централизованного хранения и использования в электронном виде предпроектной, проектной и другой технической документации по объектам строительства, реконструкции, модернизации и технического перевооружения компании. Создавая электронный архив, в компании рассматривали его, в первую очередь, как единый банк проектных данных, который можно использовать как страховой фонд на случай утери или порчи документации. Кроме того, он мыслился своего рода отраслевой копилкой опыта проектировщиков.

Электронный архив изначально был призван стать центральным узлом, через который проходят основные потоки проектной документации «Газпрома», оседая в долговременном хранилище по мере завершения работ. Электронный архив должен был не только обеспечить хранение, но и облегчить поиск нужных документов. «До его появления нужный для работы материал приходилось ждать от одного до двух дней: требовалось подать заявку, найти необходимую книгу, привезти ее и т. д., — вспоминает Молчанов. — Наши головные проектные институты в Нижнем Новгороде, Санкт-Петербурге или Саратове тратили от двух до четырех дней на получение этой документации. Вдобавок немалые деньги шли на командировочные расходы».

Задача осложнялась тем, что одной из отличительных особенностей архива «Газпрома» является его предназначение для хранения комплектной документации, включающей в себя самые разнообразные виды и форматы документов: книги, тома, схемы, комплекты чертежей и т. д. В газовой отрасли встречаются комплекты документации, содержащие по 150-200 томов.

«Несколько лет назад одна крупная московская организация приобрела электронный архив некой американской фирмы, — продолжает Молчанов. — Примерно три года в него вводили информацию. Принцип хранения документов был такой, что при вводе файла в архив он преобразовывался во внутренний формат, и для просмотра документа использовалась встроенная в систему программа. Постепенно у заказчика системы назрела необходимость вносить в архив измененные версии прежних файлов, а также файлы недавно появившихся форматов. В итоге через какое-то время организация столкнулась с крайне затруднительной ситуацией: встроенная в систему программа просмотра не могла читать файлы новых форматов». Специалистам «Газпрома» предстояло найти наиболее эффективный вариант решения задачи автоматизации архива, принимая во внимание стоимость, надежность и затраты на дальнейшую поддержку.

В конечном итоге выбор пал на объектно-ориентированное решение, предложенное специалистами компании «АС», которое позволяло хранить и просматривать документы любых форматов (для этого можно использовать любую внешнюю программу, установленную на компьютере, которая поддерживает тот или иной формат). По словам Молчанова, у других участников этого рынка подобного решения на тот момент не было.

Архитектура системы

В 2001 году разработанный компанией «АС» проект создания электронного архива проектно-сметной документации прошел отраслевую экспертизу «Газпрома», и руководство российского газового концерна приняло решение о финансировании проекта и начале работ. В 2004 году программно-технический комплекс был принят в промышленную эксплуатацию.

Сегодня электронный архив ПСД «Газпрома» способен поддерживать работу с проектами любого масштаба и сложности, учитывая относящиеся к ним договоры, приказы, письма, бухгалтерские и финансовые документы, техническую документацию, графические файлы, презентации и т. п. Система поддерживает работу с любыми типами файлов и приложений, включая текстовые файлы в DOS-кодировке и различные форматы мультимедиа. Архив позволяет хранить метаданные к изображениям, аудио — и видеофайлам, отслеживать их версии и управлять правами доступа к ним пользователей. За прошедшее с момента запуска в эксплуатацию время удалось собрать в электронном хранилище свыше 350 проектов (более 75 тыс. файлов).

Программно-технический комплекс электронного архива «Газпрома» реализован на локальном сегменте корпоративной сети. Доступ к архиву с рабочих мест пользователей осуществляется по защищенному каналу. В составе комплекса — серверы, DVD-хранилище данных емкостью 1,5 ТБайт, система резервного копирования, подсистема информационной безопасности, рабочие места операторов, комплект сканирующих и печатающих устройств. Помещение, где развернут комплекс, оборудовано системой автоматического газового пожаротушения, автономной системой электропитания и кондиционирования, средствами контроля физической безопасности.

Электронный архив проектно-сметной документации — только часть системы электронных архивов «Газпрома», которая, в свою очередь, является частью отраслевого банка данных. Параллельно в компании ведутся работы по созданию собственного электронного архива администрации, в котором будут храниться кадровые, юридические, финансовые и другие документы.

Проекты онлайн

С появлением электронного архива ПСД специалисты «Газпрома» получили доступ к банку данных проектной документации в реальном времени. По корпоративным каналам связи к нему подсоединены сотрудники администрации компании, а также специалисты дочерних газотранспортных и газоперерабатывающих предприятий, офисы которых расположены по всей стране (в Уренгое, Екатеринбурге, Нижнем Новгороде, Санкт-Петербурге и т. д.). Любую информацию по интересующему проекту можно получить за считанные секунды.

Правда, есть одна тонкость: проектировщики обычно рассматривают описание проекта как свою интеллектуальную собственность и неохотно идут на то, чтобы этот труд использовал кто-то другой без их ведома, поэтому документация, касающаяся конкретного проекта, выдается другим проектировщикам только с разрешения ее создателей.

Время, необходимое для подготовки справки по запросу руководства компании с использованием проектных материалов, сократилась с нескольких часов и даже дней до нескольких минут. Отпала необходимость в автотранспорте для доставки документации из архивного хранилища к рабочему месту пользователя. Уменьшились расходы на копировально-множительную технику, оплату командировочных расходов иногородних специалистов, которым раньше для работы с документацией в читальном зале архивного фонда проектной документации приходилось приезжать в головной офис компании.

«Визиты командированных сотрудников за последнее время почти свелись к нулю. Сегодня практически никто уже не адресуется и не приезжает в отраслевое хранилище, чтобы получить проектную документацию в бумажном виде. Это значит, что специалистам «Газпрома» и проектировщикам удобнее работать с электронными версиями документации в режиме онлайн, — уверен Молчанов. — Ежедневно к электронному архиву обращается не менее 5-10 пользователей. Раньше мы могли ежемесячно принимать и обслуживать в библиотечном режиме только двух-трех клиентов. С появлением электронного архива число пользователей корпоративного фонда проектной документации значительно увеличилось, а сам механизм доступа к этой информации заметно упростился».

Активно используется электронный архив для проведения экспертизы проектов и смет «Газпрома». Все эксперты имеют доступ к электронным версиям проектных документов. Электронный архив ПСД в числе прочего выполняет функцию резервного фонда проектной документации на объекты инвестиционного строительства компании. «Не дай бог, завтра где-то произойдет взрыв или иная катастрофа, — поясняет Молчанов. — Как быстро найти и предоставить руководству проектную и рабочую документацию по аварийному объекту? Только используя ресурсы нашего электронного хранилища данных!»

Перспективы развития

Конечно, электронный архив «не стоит» на месте. Ведется работа по его совершенствованию, развитию информационно-справочного аппарата, расширению функциональности, повышению надежности хранения информации. На 2007-2008 годы запланированы работы по техническому перевооружению и модернизации комплекса, в ходе которых намечено модернизировать оборудование, внести необходимые изменения в программное обеспечение и технологические регламенты, а также решить вопросы, связанные с интеграцией в единый отраслевой банк данных.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями