В условиях развитого рынка становится возможным применять формальные процедуры выбора поставщиков, подрядчиков и даже деловых партнеров, используя механизмы рыночной конкуренции для управления ценой предложения.

В условиях развитого рынка становится возможным применять формальные процедуры выбора поставщиков, подрядчиков и даже деловых партнеров, используя механизмы рыночной конкуренции для управления ценой предложения. Здесь-то и требуется серьезная экспертиза.

Как следует оценивать приемлемость условий заключаемого договора и общую выгоду для заказчика? Прежде всего необходимо выделить перечень критериев оценки и определить ее методику. Кроме того, важно понять, насколько процедуры, лежащие в основе тендера, позволяют контролировать ключевые критерии.

Мы уделим внимание тендерам, в ходе которых рассматриваются предложения по оказанию услуг проектным методом. Они отличаются сложностью объективной оценки и, соответственно, вызывают у заказчиков немало вопросов. Впрочем, наши выводы будут вполне справедливы и для иных типов тендеров, например, по оценке контрактов на поставку оборудования и даже по выбору деловых партнеров, поскольку мы рассмотрим ключевые аспекты проблемы.

Противоречия интересов

Чтобы выявить особенности тендеров, которые порождают реальные риски заказчика, необходимо проанализировать систему интересов участвующих в тендере сторон. Это позволит определить, при каких условиях интересы заказчика могут быть ущемлены.

Очевидно, что участники (как претенденты, так и заказчик) имеют свои интересы, последние тесно взаимосвязаны, образуя единую систему. Понятие «интерес» предполагает достижение определенной цели, поэтому для анализа системы интересов необходимо определить, чего же стремятся достичь участники тендера.

Целью тендера является заключение договора с подрядчиком на максимально выгодных для заказчика условиях. Однако реальные цели заказчика простираются дальше, они связаны с результатами сотрудничества с одним из претендентов уже после тендера. Претендент на победу в тендере стремится к заключению договора именно с ним. Это позволит ему заручиться гарантией на получение определенной прибыли (естественно, при условии приемки работ).

В результате образуется следующая система интересов участников тендера:

  • заключение контракта;
  • определение стоимости и рамок проекта;
  • обеспечение качественного выполнения работ.

Ясно, что интересы сторон совпадают по первому пункту, однако по другим вступают в противоречие, поскольку заказчик заинтересован расширить рамки проекта, снизить стоимость работ и обеспечить высокое качество, в то время как интересы претендента прямо противоположны.

После тендера

Стоит помнить о том, что для заказчика тендер - это средство, в то время как для подрядчика заключение договора составляет цель его участия в тендере. Поскольку основные цели заказчика лежат вне рамок тендера, ему важно уже на этапе проведения тендера как можно точнее определить исход сотрудничества с претендентом, учитывая систему своих запросов.

Практика показывает, что такая возможность у заказчика имеется далеко не всегда. И причин здесь несколько. Иной раз заказчик «сам не знает, чего хочет». Точнее сказать, догадывается, но имеет весьма расплывчатое представление о том, как этого достичь. Заказчик может довольно верно оценить свои проблемы и потребности, но не обладает экспертными знаниями, чтобы определить нужное решение. Это позволяет недобросовестным претендентам поставлять услуги и продукты, в которых подчас нет особой необходимости, либо предлагать неоптимальные варианты решений. К сожалению, выигрывает порой то решение, которое является лучшим из предложенных на тендере, но не на рынке. В результате заказчик едва ли получит максимальную выгоду.

Бывает, что благодаря изучению рынка, бенчмаркинга, разработки технического задания и более ранних консалтинговых проектов, заказчик осознает важность максимальной формализации и контроля требований, при этом может довольно точно определить, что именно он приобретает в рамках сотрудничества. Однако проблемы, связанные с проектными рисками, могут возникнуть на этапе реализации проекта. Не всегда причины их появления кроются в просчетах исполнителя, вполне возможно, что ряд важных аспектов просто не был оговорен на этапе тендера. В этом случае ответственность ложится на плечи заказчика. В итоге он может получить прекрасный результат, но в другие сроки и по иной цене.

И, наконец, условия реализации проекта корректирует сам исполнитель. Это происходит, если отсутствовал необходимый контроль на этапе подготовки и проведения тендера. В частности, исполнитель может изменить проектную команду, используемые технологии, материалы, а также состав работ. Такой вариант наиболее вероятен, если в ходе тендера анализ плана работ осуществлялся с недостаточной детализацией. В этой ситуации заказчик уже на этапе реализации проекта обнаружит, что ему нужны иные, более полные результаты и, соответственно, дополнительные работы. Но за это придется «сражаться» и увеличивать стоимость проекта.

К несчастью для заказчиков, большинство тендеров, проводимых сегодня, напоминают закупку экзотических товаров из колониальной Индии, когда мешок пряностей приравнивался к мешку золота. Оценить же реальную ценность «пряностей» для потребителя никто не берется, поскольку это требует углубленных знаний кулинарии и рецептов пряных блюд.

Точно так же на тендерах оценка стоимости планируемых проектов отдается на откуп претендентам и принимается на веру заказчиком. На практике это позволяет претенденту искусственно занижать стоимость проекта, что делает выбор заказчика необъективным, а сам тендер - бессмысленным. У претендента появляется возможность «ценового маневра»: он заключает договор с нечетко определенными рамками проекта, а также на условиях, заведомо требующих пересмотра в ходе выполнения работ. В этом основной недостаток существующих механизмов тендера, поскольку они не предусматривают необходимого уровня анализа содержания и методов реализации проектов. Такие случаи, к сожалению, вообще характерны для комплексных проектов, особенно тех, что включают консалтинговые услуги.

Хозяин положения или заложник претендентов?

Итак, основной источник проблем заказчика проистекает из невозможности реально оценить результаты сотрудничества с претендентом на этапе тендерного отбора, поскольку тендер лишь прелюдия к такому сотрудничеству. Неудивительно, что усилия тендерных комитетов направлены на прогнозирование и оценку событий во всем многообразии вариантов.

Как ни парадоксально, но именно заказчик, несмотря на позицию «хозяина положения», на этапе тендера оказывается весьма уязвимым, поскольку становится «заложником» как рынка предложений, так и собственных проблем, инициировавших тендер. Этим нередко пользуются претенденты, которые могут исказить факты или просто не предоставить (часто преднамеренно, но нередко спонтанно) нужную информацию.

Очевидно, что реальную стоимость проекта можно определить только после его завершения, подсчитав все затраты, - как прямые (человеко-часы консультантов и т.д.), так и косвенные (командировочные расходы и др.). На этапе рассмотрения тендерного предложения стоимость реализации проекта - лишь предположение, которое вызывет одобрение или неодобрение заказчика.

Поскольку целью проведения тендера является пресловутое «расширение рамок проекта при снижении его стоимости», сам механизм отбора коммерческих предложений основан на измерении стоимости работ и определении рамок проекта.

Оценивается множество участников с разнообразными проектными подходами и методологиями, что требует жесткой формализации целей планируемого проекта. С другой стороны, чем выше формализация требований к проекту, тем проще «формально» удовлетворить этим требованиям. Но ведь именно индивидуальные, «неформальные» элементы проектной методологии подрядчика могут повлиять на успех проекта. Без таких данных невозможно определить реальную стоимость проекта, верно спрогнозировать риски и оценить результаты.

Именно поэтому в рамках тендерной оценки необходимо организовать процесс индивидуального анализа проектной методологии претендента. Это поможет своевременно выявить риски и составить перечень проектных работ, требующих повышенного внимания менеджера заказчика. Обычно, чем сложнее структура бизнеса заказчика, тем более сложные проекты он способен вести.

Реализация принципа разделения труда привела к тому, что заказчик, приобретая услуги третьей стороны за сотни и даже миллионы долларов, часто имеет весьма туманное представление о проектной специфике, промежуточных результатах проекта, требованиях к проектной методологии и т. д. Более того, не имея формализованной концепции, технического задания и других исходных документов, заказчик вынужден предъявлять самые общие требования к конечному результату. И нет гарантий, что даже формально успешный проект полностью удовлетворит заказчика.

Александр Муратов - исполнительный директор компании «Бизнес-Талисман», alemur@bital.ru


Независимая экспертиза

Сформулируем выводы, касающиеся тендерного отбора предложений.

  • Тендер ориентирован на оценку коммерческой стороны проектов и, как правило, игнорирует методологическую конкретику, что позволяет претендентам успешно маскировать свои слабые стороны.
  • Существует объективная необходимость уже на этапе тендера определять систему управления рисками и систему управления качеством будущего проекта.
  • Только привлечение независимой экспертизы и применение специальных методик углубленного анализа позволяет адекватно определить перспективу сотрудничества с претендентом.

Многие организации предпочитают разрабатывать более совершенные методики оценки тендерных предложений, справедливо полагая, что эти инвестиции многократно окупятся в будущем.

Один из возможных вариантов - передача функции оценки предложений в ходе проведения тендера на аутсорсинг, сторонней компании-эксперту. Разумеется, такая компания должна удовлетворять ряду специфических требований:

  • иметь возможность детально формализовать пожелания заказчика;
  • не быть заинтересованной в лоббировании подрядчика;
  • являться отраслевым экспертом по решениям для целевой области;
  • иметь возможность выполнять функции независимого арбитра, применяя методику углубленного анализа тендерных предложений.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями