Министров, которые на заседания Правительства РФ приходят со своим персональным ноутбуком, у нас не так много. Один из них - глава Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации Герман Греф.

Министров, которые на заседания Правительства РФ приходят со своим персональным ноутбуком, у нас не так много. Один из них - глава Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации Герман Греф. В 2002 году он поставил перед своим ведомством задачу внедрения электронного документооборота внутри министерства.

В былые времена документ, поступивший в министерство, проходил долгую процедуру: сначала регистрация (на это тратились сутки), затем подготовка проектов поручений (еще сутки), после этого - передача руководителю. Только через две недели, а то и более документ находил своих исполнителей внутри министерства.

Станислав Кузнецов

Возраст: 43 года

Образование: Военный Краснознаменный институт Министерства обороны, Юридический институт МВД России

2004 - настоящее время департамент управления Минэкономразвития России, директор, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2002 - 2004 административный департамент Минэкономразвития России, руководитель

1997 - 2002 работа в МВД

Очевидно, современные темпы экономики несовместимы с подобной «церемониальной» неторопливостью ведомств. В Министерстве не сожалеют о том, что рискнули пойти на внедрение системы электронного документооборота. Им уже есть чем гордиться. «Достичь поставленной цели - полного избавления от бумажных документов - пока не удалось, поскольку хотя закон об электронной цифровой подписи и принят, но подзаконных актов, которые регулируют все эти процессы, на сегодняшний день нет, - пояснил директор департамента управления делами Минэкономразвития России Станислав Кузнецов. - Как только будут приняты эти акты, мы полностью завершим этот цикл».

В министерстве признались, что, когда проект только разворачивался, у них была эйфория от того, что поставленная задача понятна и, как вначале казалось, на рынке имеются продукты, с помощью которых можно ее реализовать. Но как только дело дошло до проработки деталей, специалисты министерства столкнулись с неприятным явлением - жестким лоббизмом со стороны ИТ-компаний. «Многие из них, узнав о том, что мы первыми из федеральных ведомств решились на внедрение электронного документооборота, начали активно продвигать свои интересы, - вспоминает Кузнецов. - К нам поступило огромное количество предложений, звонков, рекомендаций как в хорошем, так, к сожалению, и в нехорошем смысле этого слова, где утверждалось, что именно эта компания сделает то, что нам необходимо».

Едва ли подобное давление могло привести к позитивному результату и уж тем более к решению поставленной задачи. Поэтому в министерстве были вынуждены принять непростое, «непопулярное» решение: публично заявить об отказе от планов по внедрению электронного документооборота. «Объявив о том, что мы временно откладываем конкурс на этот проект, мы отметили для себя, что находимся на исходной позиции и начинаем работать иначе», - рассказывает Кузнецов.

Мониторинг рынка

Группа из трех специалистов министерства, доступ к которой был закрыт, провела исследование рынка с целью выяснить, кто предлагает услуги по внедрению электронного документооборота. В качестве источников бралась информация из Internet, газет, журналов и специализированных выставок. По истечении месяца исследований выяснилось, что на рынке существует порядка 200 компаний, которые оказывают подобные услуги. Еще через месяц, потраченный на более кропотливое исследование этих 200 компаний, специалисты министерства пришли к выводу, что реально разработками занимаются не больше 20 компаний, остальные участники рынка перепродают чьи-то решения и продукты. Эти 20 используют четыре различные программные платформы, которые могли бы быть внедрены с учетом министерской инфраструктуры.

Как справедливо отмечает Кузнецов, внедрение электронного документооборота - длительный процесс, который нужно постоянно совершенствовать. «Отдать предпочтение в работе ?перекупщику? - тупиковый путь, который не позволит доработать продукт в случае необходимости, например при изменении административных процессов министерства». Только после тщательного изучения предложений на рынке министерство решилось на проведение открытого конкурса. К этому моменту конкурсная комиссия уже была подготовлена и могла делать выводы, основываясь на данных проведенного исследования, максимально владея информацией и сутью вопроса.

Задача стояла чрезвычайно сложная: разработать программный продукт для обеспечения электронного документооборота, предназначенный специально для управления всеми документационными, организационно-управленческими процессами в федеральном органе исполнительной власти. По оценке специалистов министерства, на тот момент не было ни одного готового решения, которое полностью удовлетворяло бы поставленным требованиям. Например, американский вариант Documentum подходил для автоматизации документооборота любой крупной организации, но нюансов работы в федеральном органе власти не учитывал, впрочем, как и другие программы.

Специалисты министерства обратили внимание на решение компании Digital Design из Санкт-Петербурга. В ее штате тогда имелось около 80 инженеров и разработчиков. Их портфель выполненных проектов включал внедрение системы в ОАО «РЖД» и в одном из коммерческих банков. «То, что они предлагали, не было продуктом ?классического? электронного документооборота, но они доказали во время конкурса, что готовы разрабатывать и дорабатывать свою систему в соответствии с требованиями нашего министерства», - объяснил выбор исполнителя Станислав Кузнецов.

Кто будет работать, тот и заказывает

После победы в конкурсе (он был проведен в 2003 году) компания Digital Design приступила к разработке будущей системы на платформе DocsVision, которая выстроена на базе технологий Microsoft. Осенью начался этап тестирования и отработки различных моделей.

Неожиданным было то, что от принятия решения были оттеснены ИТ-специалисты и инженеры министерства: в роли заказчика предстояло выступить не тем, кто занимается информационными технологиями, а тем, кто делает реальную работу. «Заказчиками проекта стали те, кто каждый день обрабатывает документы. Мы всем рекомендуем организовать внедрение так, чтобы администратором системы выступило то подразделение, которое с ним будет в дальнейшем работать», - советует Кузнецов. В результате к ноябрю 2003 года система уже была готова к запуску.

Всеобщая готовность

Многочисленные проблемы организационного плана сопутствуют практически любому проекту. В данном случае серьезной проблемой оказалась подготовка персонала: необходимо было срочно переобучить сотрудников. Уже с 1 января 2004 года более сотни из них должны были приступить к регистрации всех документов в новой системе. Кроме того, требовалось перенести данные из старых систем в новую.

«Весь декабрь мы обучали людей. Для этого был создан специальный класс из 10 рабочих мест. Но по итогам двух-трех недель внедрения мы были вынуждены признать, что это было бесполезно или почти бесполезно», - признался Кузнецов.

Около 90% обученных не смогли приспособиться к новой системе. Причиной был психологический фактор. Люди боялись иметь дело с новыми технологиями - бумажка в руках казалась им надежнее, весомее.

Когда стало очевидно, что главной проблемой становится моральная неготовность сотрудников работать в новой системе, пришлось переключиться на ее решение. Преодолеть ее удалось, сочетая убеждение, дополнительное обучение и принудительные меры.

Сегодня министерство уже не представляет, как бы оно работало иначе. Но это сейчас. А тогда рабочей группе, ответственной за внедрение, пришлось выслушивать обвинения в том, что они разрушают старую систему, не создав новую, и тем самым не просто дестабилизируют работу министерства, а наносят урон его отлаженной работе. «Мы были на грани того, чтобы отказаться от этого проекта», - вспоминает о том непростом времени Кузнецов.

Добавили остроты происходящему нерадивые подрядчики, поставившие сервер, который, как потом выяснилось, содержал заводской брак. Обнаружилось это, когда случилось ЧП - «развалились» диски хранилища данных.

Несмотря на все эти сложности, проект был высоко оценен рынком. На партнерском форуме Microsoft внедрение системы электронного документооборота в Министерстве экономического развития

и торговли Российской Федерации на 800 пользователей с возможностью масштабирования до 1500 рабочих мест генеральный директор Microsoft в России Биргер Стен назвал одной из важнейших сделок года.

Оценки и перспективы

Еще в 2002 году почти на каждом совещании в министерстве обсуждалась судьба того или иного потерянного документа (он вроде бы «вошел» в министерство, но никто его не может найти). В результате хождения документа по инстанциям у исполнителя оставалось всего один-два дня на работу с ним. Отсюда и низкое качество работ.

«Сегодня мы забыли об этой проблеме. Теперь мы можем оценить и финансовые, и временные потери (кстати, они наверняка до сих пор существуют в других ведомствах), - уверен Кузнецов. - Известно, что в органах государственной власти документы нередко теряются, причем иногда это происходит отнюдь не случайно. У нас теперь это просто невозможно».

До того как электронный документ попадет к чиновнику, к нему будут приложены все поручения, будет определен маршрут прохождения, а его исполнение ставится на контроль. Человеческий фактор минимизируется. Остались в прошлом еще недавно столь хорошо знакомые слова чиновников: «я не видел документ», «мне никто его не давал» или «у меня не было времени».

Финансовые затраты на проект составили около 12 млн. руб. По оценке Кузнецова, проект уже окупился. Сегодня все документы, входящие в министерство, сканируются, передаются по электронной почте. Кроме того, создана дополнительная система контроля поручений. Даже если оценить лишь экономию на таких ресурсах, как заработная плата и затраты на автотранспорт, который перевозит эти документы из здания в здание (в распоряжении министерства находится четыре здания в Москве), то уже видна явная выгода.

В настоящее время в министерстве начат очередной этап проекта по внедрению электронного документооборота, который позволит замкнуть цикл входа/выхода документов. Речь идет об общении руководителей со своими секретарями и помощниками и внедрении электронно-цифровой подписи. Несмотря на то что все еще отсутствуют подзаконные акты, необходимые для внедрения электронно-цифровой подписи, в министерстве принято решение использовать тот потенциал, который имеется сегодня, на внутриведомственном уровне. По крайней мере, есть возможность применять ЭЦП для внутренних документов.


Кадровый вопрос

После того как в министерстве заработала электронная система движения бумажных и электронных документов, удалось высвободить примерно 20-25% персонала, занятого технической обработкой входящих и исходящих документов. Однако проблема поиска квалифицированных кадров, способных использовать современные информационные технологии для выполнения повседневной работы, не потеряла актуальности. Недаром на различных форумах с участием представителей государственных ведомств обсуждается вопрос о необходимости в список требований, предъявляемых к людям, стремящимся попасть на государственную службу, включить пункт о знании и владении компьютерными технологиями на уровне подготовленного пользователя.

«Нас очень волнует то, какие кадры к нам приходят, какими они станут чиновниками, - рассказывает Кузнецов. - Несколько месяцев назад мы приняли решение отбирать на работу людей с использованием трех тестов. Первый - это профессиональный тест, который позволяет составить представление о кандидате на рабочее место как о специалисте. Второй тест - компьютерный, он включает около сотни вопросов. Наконец, третий тест - психологический. Мы активно внедряем конкурсную процедуру. Чиновники должны быть приняты на работу не по протекциям, а на основе соревновательных принципов, поскольку степень ответственности чиновника за свои действия очень высока».

Минэкономразвития России

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации - федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере анализа и прогнозирования социально-экономического развития, развития предпринимательской деятельности, в том числе среднего и малого бизнеса, внешнеэкономической деятельности, таможенного дела, торговли, имущественных отношений, несостоятельности (банкротства) и финансового оздоровления организаций, земельных отношений и территориального зонирования, экономического развития субъектов РФ и муниципальных образований, инвестиционной деятельности, формирования межгосударственных и федеральных целевых программ, мобилизационной подготовки экономики России, управления государственным материальным резервом, формирования государственного оборонного заказа, закупок товаров и услуг для государственных и муниципальных нужд. Штат министерства составляет чуть больше 2 тыс. сотрудников.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями