Производственное объединение ЛОМО вложило немалые деньги в автоматизацию документооборота, придя к выводу о том, что именно эти инвестиции экономически выгодны...

Производственное объединение ЛОМО вложило немалые деньги в автоматизацию документооборота, придя к выводу о том, что именно эти инвестиции экономически выгодны

ОАО «ЛОМО»

В 1914 году ЛОМО стало первым в стране производителем оптики и на начальном этапе выпускало продукцию для российской армии. В 1993 году оно было приватизировано и сейчас представляет собой компанию со 100-процентным частным капиталом, владельцами которого являются более 16 тыс. физических и юридических лиц.

По итогам 2003 года выручка от продажи продукции, работ, услуг (за вычетом НДС, акцизов и аналогичных платежей) составила 1 748,3 млн. руб. Почти 70% доходов общество получает от продажи продукции военного назначения. На предприятии работает около 4,5 тыс. человек.

Автоматизация документооборота пока не так часто упоминается в программах, предусматривающих внедрение информационных технологий на крупных промышленных предприятиях. В условиях ограниченных ресурсов это направление ИТ-поддержки управления, как правило, не рассматривается в качестве приоритетного.

Петербургское объединение ЛОМО не страдает от сверхприбылей и изобильных инвестиций. Тем не менее в течение нескольких последних лет автоматизация документооборота является основным проектом для ИТ-службы этого предприятия. Более того, этот проект получил высокий приоритет, поскольку руководство предприятия посчитало его выгодным вложением имеющихся финансовых ресурсов.

«Информатизацию на промышленном предприятии можно начинать с внедрения ERP-системы, PDM-системы или автоматизации документооборота. С технической точки зрения нет большой разницы, какому из этих направлений отдать предпочтение. В нашем случае выбор одного из них был сделан в результате сравнения перспектив возврата на инвестиции», — говорит Игорь Галактионов, помощник генерального директора по информационным технологиям ОАО «ЛОМО».

Конкурс проектов

Распределение финансовых ресурсов на различные инвестиционные проекты идет на основании сравнения важности для предприятия абсолютно всех проектов этой категории — и тех, что предполагают модернизацию производственных мощностей, и тех, что включают развертывание новых информационных технологий. Из расходов на ИТ подобной альтернативной оценке не подвергаются лишь затраты на сопровождение и сервисное обслуживание.

В ЛОМО сложилась такая практика, что структурные подразделения самостоятельно готовят свои предложения для проекта бюджета, представляя необходимые данные для проведения расчетов. Тщательно изучив и сравнив все данные, правление предприятия отбирает наиболее эффективные проекты, оценивая при этом самые разные критерии: экономические, стратегические, социальные и т. д. Когда ИТ-служба предприятия подготовила свои предложения относительно автоматизации документооборота, правление общества рассматривало множество проектов. Значительная часть из них была в тот момент отложена, большей частью по причине ограниченных инвестиционных возможностей.

Из-за значительности требуемых для автоматизации документооборота средств (630 тыс. долл. — в такую сумму оценивались инвестиции в реализацию только первого этапа проекта) особое внимание этому проекту уделяли акционеры предприятия. Предложения ИТ-службы прошли серьезную проверку.

По словам Игоря Галактионова, на отечественных предприятиях решение о направлении инвестиций в проект обычно принимается, если он удовлетворяет следующим критериям: допустимый период окупаемости; высокая рентабельность; отсутствие альтернатив, позволяющих получать большую выгоду. Современные, но более сложные показатели (TCO, BSC, KPI), как и методики типа портфельного управления информационными технологиями, пока не находят применения. На ЛОМО одними из самых важных показателей являются срок окупаемости инвестиций (PP) и коэффициент эффективности инвестиций (ARR). Показатель PP должен быть меньше экономически оправданного срока окупаемости, который для ИТ-проектов принят равным пяти годам. ARR для таких проектов ограничивается 6%. Если этот показатель меньше, то ИТ-проект, скорее всего, не будет утвержден правлением.

Александр Аронов, первый заместитель генерального директора и председатель совета директоров ЛОМО, признался, что не знает точно, какую общую прибыль или экономию получило предприятие в результате автоматизации документооборота. По его словам, такие расчеты сейчас просто невозможно сделать — слишком много неопределенностей. Однако Аронов убежден, что эффект достаточно велик.

«В том, что касается применения методик измерения экономической эффективности, мы находимся в начале пути. Для дальнейшего продвижения по нему нужно решить много проблем. Некоторые из них, скорее всего, в принципе не могут быть решены окончательно. Например, без автоматизации документооборота мы едва ли смогли бы подписать ряд контрактов с нашими зарубежными партнерами на общую сумму в несколько миллионов долларов. Однако на получение заказов влияет множество факторов, значимость которых в каждом конкретном случае с нужной точностью определить невозможно», — считает Аронов.

Очень много документов

На то, что первым крупным ИТ-проектом на ЛОМО стала именно автоматизация документооборота, вероятно, повлияли и особенности предприятия. В ЛОМО постоянно готовится и используется огромное количество конструкторско-технологических документов на сложные оптико-механические и оптико-электронные приборы — медицинскую технику (микроскопы и эндоскопы), зрительные трубы, телескопы и приборы ночного видения и пр. Примерно 50% объема продаж компании составляют экспортные поставки в США, Канаду, Германию, Австрию, Израиль и другие страны (продукция ЛОМО поступает в 30 стран), поэтому значительная часть документации разрабатывается на иностранных языках. Серийно производится около 150 видов продукции, для изготовления которых требуется 300 тыс. наименований деталей. Выпускаемая технологическая и конструкторская документация соответствует мировым стандартам качества ISO 9000.

«Разработкой у нас занимается большое количество сотрудников. Каждый их шаг связан с подготовкой документации», — говорит Марина Зверева, директор по управлению корпоративным имуществом ЛОМО.

По словам Галактионова, проект, реализуемый на ЛОМО, должен быть интересен крупным приборостроительным и машиностроительным предприятиям, которые имеют большой объем (миллионы документов формата А4) интеллектуальной собственности, хранящейся в виде конструкторско-технологических документов.

«Особенно заслуживает внимания недавно завершенный второй этап: на базе ранее закупленного оборудования мы создали электронный архив конструкторско-технологических документов, реализована поддержка коллективной работы с данными об изделии. Речь идет о PDM-системе, для которой разработаны маршруты прохождения и нормативные документы», — говорит Галактионов.

Преимущество широкой линейки

В рамках проекта ЛОМО было нацелено на создание единого информационного пространства, объединяющего множественные архивы (основной технический архив и архивы в подразделениях — оптических технологий, оснастки, кадров, административный, канцелярия, строительно-монтажный, недвижимости) для решения задач оперативности и точности получения требуемой информации, устранение проблем, связанных с дублированием и потерей архивных документов. Предполагалось, что храниться будет свыше десяти миллионов единиц.

Автоматизация также важна с точки зрения подготовки лицензионной документации, которая требует оперативной и качественной переработки конструкторской и технологической документации на различных языках. Эта документация должна выпускаться с электронной копией в требуемых форматах с помощью прикладных программных средств. Оперативность необходима и для внесения изменений в конструкторско-технологических документах, чтобы извещать всех, для кого эти изменения могут иметь значение.

Более конкретные задачи были сформулированы следующим образом:

  • создание современной технической базы для разработки, тиражирования и хранения документации;
  • создание электронного архива документов;
  • интеграция с системами автоматизированного проектирования;
  • внедрение системы управления электронными документами.

Создание технической базы растянулось на несколько лет — с 1998 по 2002 год. Во время реализации второго этапа (2003-2004 годы) пришлось заменить значительную часть имеющегося конструкторского и компьютерного оборудования. На поставку множительной и копировальной техники для ЛОМО претендовало несколько производителей. Предпочтение было отдано Xerox, которая по сравнению с конкурентами имела более широкую продуктовую линейку. У нее были представлены не только копировальные аппараты и принтеры всех форматов — от А4 до А0, но и мощные инженерные и полиграфические комплексы. Таким образом, она могла поставить все необходимое оборудование. Кроме того, в ЛОМО посчитали, что у Xerox лучше организована сервисная служба.

Реализация первого этапа, предполагающего автоматизацию множительных и полиграфических работ, затронула только два подразделения предприятия — отдел технической документации (ОТД) и типографию. До подписания в конце 1997 года договора с компанией Xerox в отделе использовались три светокопировальных, три электрографических аппарата и выработавшие свой ресурс пять копировальных аппаратов Konica U-BIX. В типографии работали машины высокой печати (линотип) и офсетное оборудование. Вся эта техника заменялась сначала на аналоговое оборудование компании Xerox, а потом (по мере появления новинок) на цифровое. Поскольку ЛОМО имело большую номенклатуру изделий, а печать осуществлялась малыми тиражами, в копировальных и множительных работах акцент сделан на цифровые технологии.

Сейчас на предприятии установлены инженерные машины 3050 и 3060, плоттер 8830, полиграфический комплекс DocuTech 135, полноцветный печатный комплекс 5790 и другое оборудование. Покупка этого оборудования осуществлялась по лизинговой схеме.

Типография — лишняя

По завершении первого этапа на предприятии было создано современное подразделение оперативной обработки и выпуска технической и представительской документации. После получения необходимой техники ОТД и типография объединились в отдел технической документации и полиграфии (ОТДиП). В результате освободилось целое здание площадью 1900 кв м плюс 300 кв м в ОТД. Освободившийся корпус перешел к другому собственнику, и только за счет вырученных от его продажи средств ЛОМО окупило все затраты на реализацию I этапа проекта автоматизации документооборота. Однако выгода для предприятия проявилась не только в этом.

«Замена экологически вредного оборудования, эксплуатация которого предполагала использование аммиака и свинца, позволила обходиться без штрафов за нанесение вреда окружающей среде. Эти платежи достигали 300 тыс. руб. в год. Кроме того, снижена на 40 человек численность персонала. Из-за уменьшения обрезки и брака расходы на бумагу снизились почти на 20%. Благодаря тому что новое оборудование требует меньше электроэнергии, выплаты уменьшились на 30%. Сократились и затраты на обслуживание и ремонт техники. Наконец, не только увеличилась скорость, но и возросло качество копирования», — рассказал Сергей Бирюков, руководитель отдела технической документации и полиграфии ЛОМО.

Что также очень важно, удалось значительно сократить срок подготовки и выпуска технологической и конструкторской документации.

Использование с умом

На втором этапе проекта началась интеллектуальная эксплуатация закупленного оборудования. Она заключалась в формировании электронного архива конструкторско-технологической документации и организации электронного документооборота для конструкторско-технологических документов. Интеллектуализация потребовала расширения числа задействованных в проекте подразделений предприятия, а также поставщиков программного обеспечения и «железа». Автоматизация документооборота охватила не только ОТДиП и отдел информационных технологий, но и центральное конструкторское бюро, отдел главного технолога, плановые службы, отделы снабжения и комплектации и другие подразделения.

Круг поставщиков информационных технологий расширился: в него вошли партнеры Xerox по данному проекту — «Лоция Софт» (PDM-система PartyPlus), ABBYY (система распознавания FineReader). С их помощью на ЛОМО удалось сформировать интегрированный комплекс создания, хранения, выпуска и тиражирования технической документации. В частности, была внедрена система управления информацией об изделии и проектными данными PartyPlus, а рабочие места укомплектованы соответствующими программно-аппаратными средствами. Кроме того, создана структура электронного архива документации и разработаны маршруты прохождения электронных документов конструкторско-технологической документации.

Пришлось модернизировать и часть оборудования для вывода документов: комплекс промышленной печати и тиражирования документов Xerox Docutech 135 ВМ обновить до системы поточного сканирования Xerox DigiPath и печати Docutech 6135, а комплекс широкоформатной печати и тиражирования документов Xerox 8830PLP нарастить до системы поточного сканирования Xerox 8830DDS.

Интеграция в инфраструктуру

Для обеспечения оперативной печати документации модернизированные комплексы были интегрированы в корпоративную информационную сеть предприятия. Установленные в управленческих структурах ЛОМО цифровые многофункциональные комплексы (копир — принтер — сканер) D 15i также интегрированы в сеть предприятия.

На ЛОМО имеется АСУП собственной разработки, созданная с использованием инструментария Clipper. Поддержкой и доработкой АСУП занимается специальное подразделение.

При реализации второго этапа проекта была организована связь PDM-системы с электронным архивом и с существующей системой АСУП, данные из которой реплицируются в PDM-систему. Результаты проектирования в САПР AutoCAD и ProEngineer передаются в PDM. Там же хранятся справочники и маршруты прохождения конструкторско-технологической документации.

Несмотря на расширение количества участников, реализация второго этапа обошлась ЛОМО всего в 30 тыс. долл. Затратным оказался лишь первый этап проекта.

Очередь за PDM

С ноября 2004 года на ЛОМО началась реализация третьего этапа, стоимость которого оценивается в 100 тыс. долл. Продолжившееся в рамках этого этапа наполнение электронного архива с включением в его состав управленческой, монтажно-строительной документации и кадастровой карты должно привести к серьезным изменениям бизнес-процессов в цепочке «конструктор — технолог — материально-техническое снабжение — цех». Параллельно с наполнением архива осуществляется опытная эксплуатация PDM-системы и разработка нормативных документов, регламентирующих работу с PDM-системой и электронным архивом.

Кроме того, предполагается развертывание новых рабочих мест пользователей систем PRO-Engineer, AutoCAD, программных продуктов «Техтран» компании «НИП-Информатика» для станков с ЧПУ. С их помощью планируется качественно усовершенствовать разработку новых изделий и наладку их производства. Кроме того, предприятие планирует приобрести блок WorkFlow уже используемой PDM-системы. В ряде подразделений должны появиться центры печати.

Ожидается, что внедрение системы управления проектными данными приведет к сокращению временных и трудовых затрат на создание, согласование и проведение изменений технической документации в подразделениях, а также к снижению затрат на эксплуатацию систем печати и копирования во всех подразделениях.

Окончание проекта в целом намечено на 2005 год. К этому времени должно завершиться внедрение современных цифровых технологий создания, управления и хранения документации, являющихся базовыми для системы управления жизненным циклом продукции (CALS/PLM) и системы управления предприятием. Ожидаемое в результате автоматизации документооборота уменьшение временных затрат на разработку и подготовку документации, а также сокращение накладных расходов позволят ЛОМО повысить рентабельность и конкурентоспособность продукции.

Следующим шагом в области информатизации предприятия станет внедрение ERP-системы. Сроки начала этого проекта пока не известны. Многое зависит от того, насколько успешно у предприятия будут идти дела.

Дмитрий Желвицкий — специальный корреспондент издательства «Открытые системы» в Санкт-Петербурге, zhd@peterstar.ru

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями