В юридической фирме "Городисский и Партнеры" накоплен интересный опыт по построению информационной системы, где собственное ИТ-ядро успешно сочетается с коммерческими прикладными решениями.

В юридической фирме «Городисский и Партнеры» накоплен интересный опыт по построению информационной системы, где собственное ИТ-ядро успешно сочетается с коммерческими прикладными решениями.

«Городисский и Партнеры» — юридическая фирма, специализирующаяся на оказании содействия заявителям в приобретении прав на объекты промышленной собственности. Как известно, продукты интеллектуальной деятельности человека, облаченные в реализацию конкретных идей, нуждаются в защите охранными документами, подтверждающими авторство на эту разработку и права на нее владельца патента или товарного знака. Только после прохождения экспертизы и получения охранного документа эти идеи становятся легализованным товаром на рынке, который можно использовать, продавать, завещать, уступить другому лицу на основании лицензионного соглашения и пр.

В своей деятельности компания руководствуется нормативной законодательной базой, регулирующей правоотношения в области охраны и защиты интеллектуальной собственности. Вступление в силу в конце 2002-го — начале 2003 годов изменений и дополнений в Патентный закон, Закон о товарных знаках, Закон о правовой охране программ для ЭВМ и баз данных, Закон о правовой охране топологий интегральных микросхем, а также принятие нового Арбитражного процессуального кодекса РФ, Кодекса об административных правонарушениях (в части интеллектуальной собственности), нового Таможенного кодекса (в части интеллектуальной собственности) и ряда других актов создают условия для дальнейшего развития цивилизованных рыночных отношений и существенно влияют на инновационную активность в стране. Аналогичные процессы происходят и на международном уровне, как в странах ближнего зарубежья, так и во всем мире. Все это повышает интерес зарубежных авторов и заявителей к регистрации своей интеллектуальной собственности в России, а также дает широкие возможности отечественным предприятиям эффективно отстаивать свои исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности, конечно, при условии их надлежащей регистрации.

Юристы и патентные поверенные фирмы оказывают содействие в приобретении прав на изобретения, полезные модели (разработки, в которых нет новизны мирового значения), промышленные образцы (внешний вид изделий — объектов промышленной собственности, таких как часы, телефоны, автомобили и пр.) и на товарные знаки. Кроме того, фирма обеспечивает защиту авторских прав на программы ЭВМ, топологии интегральных микросхем, а также на произведения литературы, искусства, музыки. Компания имеет статус депонирующего органа: автор произведения может сделать распечатку своего труда, сдать его в компанию на хранение и получить «охранную грамоту» — сертификат, удостоверяющий, когда, кем и в каком объеме это произведение было сдано на хранение. В случае появления плагиата юридическая компания извлекает труд автора и удостоверяет, что тот фрагмент, о котором идет спор, содержался в произведении депонирующего автора с более ранним приоритетом.

Решение подобных задач сопровождается огромными объемами документации, как входящей, так и исходящей. Поскольку компания имеет дело с юридической документацией, то, с одной стороны, во входящей документации очень важна каждая точка или запятая (например, в формуле изобретения), с другой стороны, требуется соблюдение соответствия выходящего потока стандартам делопроизводства в российском патентном ведомстве. Например, для подготовки материалов на подачу заявки необходимо сформировать бланк заявления, внести данные, определить контрольные сроки и пр.

Если все это делать вручную, тратится масса времени, причем не только на заполнение документа (пусть и на компьютере), но и на соблюдение всех процедур делопроизводства, ведь буквально каждый шаг в работе над документом — это юридическая операция.

О том, как автоматизация помогает решать бизнес-задачи компании, рассказывает старший партнер фирмы, патентный поверенный Сергей Дудушкин. С ним беседует научный редактор журнала «Мир ПК» Михаил Глинников.

Каковы ключевые бизнес-тенденции вашего рынка?

Наиболее значимым событием остается принятие изменений и дополнений в нормативную законодательную базу, регулирующую правоотношения в области охраны и защиты интеллектуальной собственности. В частности, вступление в силу в конце 2002-го — начале 2003 годов изменений и дополнений в Патентный закон, Закон о товарных знаках, Закон о правовой охране программ для ЭВМ и баз данных, Закон о правовой охране топологий интегральных микросхем. Кроме того, принятие нового Арбитражного процессуального кодекса РФ, Кодекса об административных правонарушениях (в части интеллектуальной собственности), нового Таможенного кодекса (в части интеллектуальной собственности) и ряда других актов. Все это создает условия для дальнейшего развития цивилизованных рыночных отношений и существенно влияет на инновационную активность в стране. Аналогичные процессы происходят и на международном уровне, как в странах ближнего зарубежья, так и во всем мире. Все это повышает интерес зарубежных авторов и заявителей к регистрации своей интеллектуальной собственности в России, а также дает широкие возможности отечественным предприятиям эффективно отстаивать свои исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности, конечно, при условии их надлежащей регистрации.

Как отражается специфика вашей работы на требованиях, предъявленных к информационным системам?

Наше делопроизводство предполагает соблюдение разных сроков работы по различным объектам промышленной собственности. Так, от момента подачи заявки до получения охранного документа на товарный знак должно пройти не более полутора лет. Аналогичная работа в отношении изобретения должна укладываться в тот же срок, примерно полтора года, а в отношении полезной модели — пять-шесть месяцев.

Объемы текущего делопроизводства велики. Сейчас только в «живом» делопроизводстве находится несколько тысяч заявок на товарные знаки и изобретения. Каждая подобная заявка сопровождается перепиской — объем входящей и исходящей корреспонденции около 2 тыс. документов в день. Неудивительно, что в первую очередь было необходимо автоматизировать разбор входящей документации.

Кроме того, все архивные данные находятся у нас на длительном хранении. Некоторые документы датируются 1959 годом, есть дела по товарным знакам, которые появились еще в 30-х годах. Замечу, что для патентов предусмотрено хранение в течение двадцати лет (по истечении срока дела могут идти на уничтожение), тогда как товарные знаки могут храниться вечно, «продлевая» свою жизнь каждые десять лет.

С помощью создаваемой информационной системы фирма планирует решить важную задачу — перевести весь архив на электронные носители. Бумажные дела мы намерены вынести на отдаленное хранение, чтобы освободить площади.

Какие алгоритмы обработки документов применяются?

Входящая документация сканируется, после чего на нее наносятся штрих-коды, позволяющие идентифицировать каждый документ. Сейчас в архиве зарегистрировано уже более миллиона уникальных документов. Сразу же после проведения первоначальной регистрации в архиве из всего потока корреспонденции выделяются документы, касающиеся работы с Федеральным институтом промышленной собственности РФ. (Набор документов этого института стандартен, алгоритмы их отработаны, сроки определены.) Если документ уже фигурировал у нас раньше, он отправляется в архив, где идентифицируется с соответствующим делом. Одновременно устанавливаются контрольные сроки и осуществляется рассылка документа по подразделениям, которые должны его обработать. Это непростая задача. Только изобретениями у нас занимается пять отделов. Имеются также отдел подачи заявок, три отраслевых отдела (химии, механики и электротехники) и отдел, наблюдающий за сроками оплаты пошлин.

Сейчас мы приступили ко второму этапу развертывания информационной системы, который должен обеспечить контроль за сроками исполнения всей входящей корреспонденции.

Почему контроль за сроками так важен для нас?

Дело в том, что полученный патент каждый год нужно поддерживать в силе путем оплаты пошлин. Для нас это означает, что каждый выданный патент должен быть постоянно на контроле оперативного подразделения, которое обязано направлять нашим клиентам своевременное напоминание об этом: за шесть, затем за три месяца до истечения срока оплаты пошлины и постфактум. По товарным знакам подобные напоминания должны осуществляться каждые десять лет. Если мы просрочим хотя бы один день в оплате пошлины или не предупредим вовремя нашего корреспондента о сроке уплаты — это ЧП, и если срок пропущен по нашей вине, нам не миновать штрафа.

Кроме того, при экспертизе заявок принципиальное значение имеют сроки для ответа на запросы патентного ведомства. Таким образом, очень важно своевременно получить выходные документы, выслать их в патентные ведомства других стран или клиентам — ведь наша фирма коммерческая, и за оказание каждой услуги мы берем деньги.

Что было, на ваш взгляд, самым тяжелым в этом проекте?

Самым трудным, пожалуй, оказалось найти исполнителей, которые бы соответствовали всем нашим требованиям, касающимся работы над проектом. Мы выбирали из целого ряда компаний, но не увидели у них желания совместно работать с нашими сотрудниками. Успешное сотрудничество удалось наладить только с компанией Cognitive Technologies. Ее разработчики вникали во все тонкости нашего документооборота. Они вместе с нами занимались постановкой задач, реализация которых была нам необходима, и их уточнением.

С самого начала задачу построения электронного архива взяли на себя специалисты Cognitive, предварительно определив набор требуемых функций — внешних по отношению к ядру нашей информационной системы (оно создано силами специалистов компании), с которым работают патентные поверенные. Рутинные процедуры по отслеживанию сроков и их обработке заложены в систему Cognitive; поставщиком данных о сроках является ядро системы. (Замечу, что мы с самого начала стремились к высокой степени интеграции между нашим ядром и продуктом, реализующим электронный документооборот.)

Бухгалтерский учет автоматизирован специалистами «1C:Рарус» средствами «1С:Бухгалтерии». Объемы документов, которые приходится обрабатывать, непрерывно растут, и иногда возникает «торможение». В решении этой проблемы возможны два пути: переход на более мощную версию системы бухучета на базе платформы «1C:Предприятие 8.0» или включение функций бухучета в наше ядро. Пока мы раздумываем, что предпочесть.

Вы оценивали экономический эффект от внедрения системы?

Объемы документации постоянно растут, а число сотрудников, которые у нас работают, остается практически неизменным. Сейчас важно то, что информационная система помогает нам справляться с обработкой документов. Когда она охватит все подразделения и автоматизированный цикл документооборота замкнется, мы сможем определить эффект от внедрения в цифрах.

В электронном архиве накапливается информация пока по самым свежим документам, поступившим к нам за последние полтора-два года. Конечно, это недостаточно полный источник информации. Думаю, через два-три года, когда большая часть документов будет храниться в электронном архиве, сотрудники в полной мере оценят удобство работы с ним. Сейчас же время от времени приходится работать и с бумажным архивом.

Мы стали первой отечественной фирмой патентных поверенных, которая направляет заявки в российское патентное ведомство в электронном виде. И это тоже результат внедрения ИТ. Кстати, сейчас в патентных ведомствах всего мира наблюдается тенденция к подаче заявок в электронном виде.

Некоторые наши клиенты из числа международных компаний включают электронный обмен документами в список обязательных условий при выборе партнера. Таким образом, автоматизация помогает нам привлекать и удерживать важных клиентов.

Что дает автоматизация вашим клиентам?

Всего в клиентской базе насчитывается примерно 5 тыс. клиентов, из них около 1300 активных. Они получают стандартную унифицированную форму документов для подачи поручений. Единая структура документов существенно облегчает учет пожеланий клиентов по форме пересылаемой информации.

Среди наших клиентов есть и крупные западные компании, имеющие свои корпоративные стандарты документооборота. И наша информационная система позволяет клиентам обмениваться информацией в форматах, соответствующих их корпоративным стандартам.

Каковы ближайшие планы автоматизации?

В первую очередь предстоит завершить проект в головном офисе. После этого планируется развернуть нашу систему в региональных офисах. В регионах объем документооборота, конечно, менее масштабный, чем в московском офисе, поэтому система там будет внедрена не в полном объеме. В этом году также планируется внедрить систему в филиалах компании в Санкт-Петербурге и Екатеринбурге.

В рамках фирмы будут унифицированы процедуры обработки корреспонденции, структуры делопроизводства, информационная система по сути станет распределенной. Это очень важно для проверки клиентской базы, например, на наличие конфликта интересов. Если вы представляете интересы клиента, например, расположенной в регионе крупной фирмы, поставляющей детское питание, а к вам обращается ее конкурент на этом рынке, вы должны информировать потенциального клиента, что, к сожалению, не сможете принять его поручение, так как обязались защищать интересы его прямого конкурента.

Кратко подводя итог, хочу сказать, что система стала составной частью нашего бизнеса: каждый сотрудник, начиная с секретаря и рядового исполнителя, имеет свой компьютер и использует информационную систему.


«Городисский и Партнеры»

Ведущая в России юридическая фирма в области правовой охраны и защиты прав на интеллектуальную собственность.

Около 100 патентных поверенных и юристов, среди которых 18 евразийских патентных поверенных, консультируют и оказывают квалифицированные услуги отечественным и иностранным клиентам по российскому и зарубежному законодательству в области интеллектуальной собственности, защищают интересы клиентов в судах в случаях нарушений прав на интеллектуальную собственность. Представляет интересы клиентов более чем в ста странах мира.


«ИТ-бабочка»

Об истории развития и некоторых особенностях построения информационной системы рассказывает Сергей Кабанов, начальник отдела компьютерных систем юридической фирмы «Городисский и Партнеры».

Какова история построения информационной системы в компании?

Работы по построению единой информационной системы начались лет пять или шесть назад, когда окончательно сформировалось видение того, что нам нужно. Компьютерная система у нас уже была и состояла из мэйнфреймов и ПК с DOS-приложениями в качестве «интеллектуальных» терминалов.

С одобрения руководства мы начали поиск решения для комплексной автоматизации. На рынке продукты для юридических компаний предлагали американские, бельгийские, даже турецкие фирмы. Но после их анализа мы поняли, что готовых продуктов для такой компании, как наша, не существует: одни решения не могут быть адаптированы к нашей специфике, другие требуют модификации исходного продукта на 70-80%.

Мы начали создание собственного центрального ядра в нашей информационной системе, которое бы соответствовало специфике работы патентных поверенных; в виде готового продукта такого решения на рынке представлено не было.

С этим ядром состыкованы две системы. В бухгалтерскую систему, реализованную на базе платформы «1С», экспортируются данные из центрального ядра, на основе которых производится выставление счетов клиентам. (Если говорить более точно, то финансовые документы готовятся посредством функций нашего ядра, затем учетные данные из них передаются в «1С» для обработки.)

С центральным ядром интегрирована также система делопроизводства, архивации, разборки входящей корреспонденции и контроля за сроками, реализованная специалистами Сognitive Technologies.

Архитектура нашей системы напоминает бабочку: она состоит из двух подсистем внешних разработчиков («крыльев») и разработанного собственными силами ядра («туловища»). Распределив подобным образом задачи, мы существенно сэкономили время и средства.

Почему вы предпочли создать ядро своими силами, а не заказать ее сторонней организации?

Наш ИТ-коллектив работает с 1979 года, и в этой предметной области уже накоплен солидный опыт. Если бы мы заказали систему у внешних разработчиков, то потратили бы очень много времени на постановку задачи (за это время можно самим сделать работающий макет системы), да и создание системы на заказ обошлось бы недешево.

Еще одна причина — возможность оперативно наращивать функциональное наполнение системы. Например, крупный клиент просит направлять выставленные ему счета в электронном виде. Мы за месяц можем подготовить транслятор для перевода счетов из нашего «внутреннего» формата в запрошенный клиентом и наладить их автоматическую отправку. Если «сердцевина» системы разработана сторонней организацией, такая задача может стать настоящей проблемой.

Третий фактор — стремление сохранить свои ноу-хау (шаблоны документов, алгоритмы заполнения документов и т. п.). Подписав договор с внешними разработчиками, мы не получим стопроцентной гарантии, что они не попадут в руки конкурентов.

И наконец, еще один очень важный момент — экономическая безопасность фирмы. Если заказывать разработку ядра ИТ-системы на стороне, то бизнес фирмы будет сильно зависеть от внешней организации. Невозможно исключить банкротство компании-разработчика, осложнение взаимоотношений с ней и т. п. Бизнес нашей юридической компании зависит напрямую от этого ядра — именно с ним работают патентные поверенные. Если будут проблемы с «крыльями» бабочки, их можно нарастить, заменить. Если же «рухнет» ядро, то фирме будет действительно очень тяжело работать.


Сергей Дудушкин

Образование: МВТУ им. Н.Э. Баумана, специальность - инженер-электромеханик. Получил специализацию в области международной экономики во Всесоюзной академии внешней торговли МВТ СССР. Патентное образование получил в Центральном институте повышения патентной квалификации

Сертификаты: патентный поверенный РФ, евразийский патентный поверенный

Послужной список последних лет

2001 - настоящее время


"Городисский и Партнеры", старший партнер, заместитель управляющего партнера

1998 - 2001

"Городисский и Партнеры", партнер, заместитель генерального директора


Взаимодействие компонентов информационной системы

Красным цветом на схеме обозначены те компоненты, которые составляют ядро системы, поддерживающее основную производственную деятельность юридической фирмы «Городисский и Партнеры». В центре ядра находятся программы, которые обеспечивают работу с базой данных, с их помощью пользователь вносит изменения. Все сведения об изменениях (кто, что и когда изменял) автоматически фиксируются в журнале.

В центре ядра собраны также функции, обеспечивающие выполнение типовых расчетных и бухгалтерских операций. Размещение этих функций в ядре обусловлено спецификой работы компании: в цепочке переписки и финансовых взаиморасчетов между заказчиком и патентным ведомством может находиться довольно много участников этого процесса. Например, изобретатель может работать через своего патентного поверенного или передать права на изобретение другой фирме и т. п.

В базе данных объектов интеллектуальной собственности содержатся патенты, товарные знаки, заявки на регистрацию патентов, товарных знаков, промышленных образцов, полезных моделей, доменов Internet. База данных включает в себя также правила обработки объектов, а также шаблоны документов (их формы частично утверждены патентными ведомствами — российскими и зарубежными, а частично строятся на внутренних стандартах компании). Здесь же находится база данных по типовым юридическим операциям, которые специалисты фирмы выполняют над объектом интеллектуальной собственности. Правила расчета контрольных сроков и правила, определяющие взаимодействие этапов работы с объектами (типовых операций) также находятся в этой базе. Сведения о проведенных операциях (кто, что и когда выполнял) автоматически фиксируются в журнале операций («истории» объекта интеллектуальной собственности).

Синим цветом обозначены блок распознавания потоков входящей корреспонденции и база данных — электронный архив.

Схема работы этих компонентов такова. От заказчиков и патентных ведомств (конечных звеньев цепочки производственного процесса юридической фирмы) поступают потоки документов. Все они связаны с определенными объектами интеллектуальной собственности. Функция распознавания потоков принципиально важна в условиях больших объемов поступающей корреспонденции: она позволяет автоматически определять объект промышленной собственности, к которому относится каждый входящий документ, и исполнителя, который должен его обработать. Сейчас более чем 90% всех входящих документов поступают к исполнителю именно таким образом, что является хорошим показателем.

База данных архива содержит оглавление, по которому идет быстрый поиск, и хранилище документов.

Роль интерфейса между ядром и этой частью системы выполняет библиотека, которая обеспечивает функции поиска документов в базе, занесение документов в электронный архив, определение контрольных сроков по документам.

Наконец, зеленым цветом на схеме обозначены блоки, составляющие бухгалтерскую систему, созданную на основе продуктов «1С». Интерфейс между нею и ядром обеспечивает возможность просмотра данных бухгалтерского учета непосредственно из ядра. Необходимость интеграции обусловлена спецификой работы: при выставлении счетов применяется гибкая система скидок, зависящая от типа услуги и требующая учета множества факторов.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями