С помощью программного инструментария бизнес-интеллекта ведется поиск наиболее ходовых товаров, путей снижения затрат, открываются новые направления бизнеса.

Компании используют программный инструментарий бизнес-интеллекта не просто для банального извлечения данных. С его помощью ведется поиск наиболее ходовых товаров, путей снижения затрат, открываются новые направления бизнеса.

Началось все с обычной игрушечной рыбки, закрепленной на деревянной дощечке. Когда кто-то проходил мимо, рыбка поворачивала голову, открывала рот и напевала Don?t Worry, Be Happy или Таkе Ме to the River. Ширпотреб чистой воды. Однако для розничной сети True Value, удачно включившей игрушку в свой ассортимент, она превратилась в золотое дно.

«Это был настоящий хит сезона, — заметил Нил Хасти, бывший директор информационной службы ассоциации TruServ, объединившей около 7 тыс. независимых розничных продавцов. — Мы распродали его за считанные дни».

Поэтому, когда та же компания выпустила суслика, поющего I?m All Right, в нем уже чувствовалась претензия на успех.

«Все думали: ?Вот она — вторая золотая рыбка! Нужно скорее заказывать, нельзя упустить свой шанс?, — вспоминал Хасти. — Так, собственно, мы и поступили. В результате все обернулось огромными фурами сусликов, которых нам никому не удавалось сбыть».

К счастью, у TruServ имелся программный инструментарий бизнес-интеллекта (Business Intelligence, BI), который помог спрогнозировать фиаско с сусликами. В результате были ликвидированы нежелательные запасы «грызунов» и частично компенсированы затраты. Возможность выявлять в океане информации решающие для повышения конкурентоспособности сведения превращает BI-приложения в один из основных компонентов информационной системы предприятия.

ИТ-руководители сегодня редко располагают лишними деньгами, но они крайне заинтересованы в BI-системах. В недавнем отчете Forrester Research говорится, что 45% компаний, представители которых принимали участие в опросе, уже в этом году планируют закупить программное обеспечение категории BI. Неудивительно поэтому, что производители (в частности, компании Business Objects и Cognos) прогнозируют значительное увеличение оборота. Предприниматели, вооружившись современными BI-инструментами, быстро втягиваются в новую для себя среду и начинают кроить данные самостоятельно, не дожидаясь сложных отчетов от информационной службы. Подобная демократизация анализа информации помогает принимать взвешенные решения, основанные на обработке больших объемов данных. В противном случае все базировалось бы на «внутренних ощущениях» и интуиции.

BI-приложения позволяют добиться впечатляющих результатов в части окупаемости инвестиций. BI-системы применяются для поиска источников сокращения затрат, выбора новых путей развития бизнеса, формирования содержательных отчетов на основании данных из ERP-систем, быстрого реагирования на изменение покупательского спроса и оптимизации цен. К примеру, Хасти, потративший на программное обеспечение BI от Business Objects 250 тыс. долл., утверждает, что вложения окупились в течение двух месяцев. Помимо оперативного вывода на «приборную панель» топ-менеджера аномальных цифр (как в случае с сусликами), в TruServ полученные данные поступали на вход приложений CRM, a также осуществлялась интеграция данных разобщенных бухгалтерских систем. В результате компания стала закрывать свои бухгалтерские книги на несколько дней быстрее.

«Даже самые прижимистые руководители информационных служб вкладывают сейчас деньги в программное обеспечение BI, потому что относительно небольшие инвестиции приносят очень быструю отдачу, — пояснил консультант по вопросам стратегии Ларри Даунс. — Неиспользуемые данные для большинства предприятий остаются гигантским источником повышения эффективности и поднятия конкурентоспособности».

Так каково же соотношение обрабатываемых и мертвых данных? По мнению Даунса, компании сегодня задействуют не более 20% имеющейся у них информации.

Конечно, потенциал любых неиспользуемых данных в первую очередь определяется их качеством. Успех внедрения BI-системы зависит от достоверности получаемой информации. Некоторые так слепо верят в возможности BI, что вкладывают деньги сразу в несколько приложений, которые зачастую с трудом поддаются интеграции. Аналитик Forrester Research Лори Орлова отмечает, что в крупных компаниях нередко можно встретить по крайней мере пять разных BI-систем. Нелишне напомнить и об информационной перегрузке. По свидетельству директора информационной службы одной из крупных корпораций, каждый из 100 тыс. ее сотрудников имел доступ к сотням «приборных панелей». Подобную практику, не позволяющую выделить главное, Орлова называет «синдромом пожарного шланга».

Заставить данные работать

Для того чтобы наконец извлечь из дорогостоящей корпоративной информационной системы необходимую информацию, многие обращаются к BI-инструментарию.

«Мы уже имели возможность наблюдать, как некоторые клиенты вкладывали деньги в средства ERP и CRM, далеко не всегда приносившие им желаемую отдачу, — отметила вице-президент компании Nucleus Research Ребекка Веттерманн. — Программное обеспечение бизнес-интеллекта при незначительных инвестициях позволяет извлекать из этих систем дополнительные дивиденды».

Компания FiberMark North America потратила 4,5 млн. долл. на программное обеспечение от J.D. Edwards и 3,5 млн. долл. на продукцию Oracle. Однако крупный производитель бумажной продукции и специализированной упаковки так и не мог получить доступ к имеющимся у него данным.

«В общем случае системы ERP позволяют прекрасно организовать сбор данных, но не слишком помогают сформировать необходимые отчеты, — пояснил директор информационной службы FiberMark Джоэл Тэйлор. — Мы уже почти смирились с тем, что быстро извлечь интересующие нас сведения практически невозможно».

Но затем Тэйлор приобрел программное обеспечение бизнес-интеллекта QlikView, разработанное компанией QlikTech, стоимостью 75 тыс. долл. Оно позволило FiberMark извлекать данные из системы J.D. Edwards, электронных таблиц Excel и баз данных Oracle и Access, интегрировать их непосредственно в оперативной памяти, не требуя организации дополнительного хранилища данных.

«На обучение пользователей тратится не более четверти часа, — заметил Тэйлор. — Теперь им достаточно распечатать всего четыре страницы вместо тысячи. Система полностью окупила себя за девять месяцев лишь за счет экономии бумаги, тонера и амортизации принтеров. Но гораздо более важным представляется то, что теперь менеджеры по продажам имеют доступ к данным, которые обновляются ежедневно».

В 1999 году, когда компания Quaker Chemical вышла на глобальный рынок, Ирвину Тайлеру, директору информационной службы, срочно потребовалось сформировать единое представление данных от 14 различных транзакционных систем. Поскольку он уже имел опыт создания информационных хранилищ для клиентов из США и Европы и предоставления сведений о выпускаемой продукции, было принято решение повысить масштабируемость глобального хранилища и обеспечить доступ пользователей к нужной им информации с помощью системы бизнес-интеллекта SAS, построенной на основе Internet-технологий. Проект занял три месяца.

Планам, предусматривавшим переход в течение трех лет на единую ERP-систему, присвоили более низкий приоритет.

«На практике ERP-система сама по себе не отличается особой интеллектуальностью, — отметил Тайлер. — Если не удастся применить функции средств бизнес-анализа к хранилищу данных, выполнение глобальных операций окажется невозможным. Дело в том, что менеджер по глобальным операциям, связанным с продажами и маркетингом, должен одновременно получать информацию сразу из 14 источников».

Помимо предоставления удобного доступа к данным, BI-средства упрощают количественную оценку эффективности организации взаимодействия с ключевыми поставщиками и клиентами. Для выполнения директивы о сокращении расходов на закупки в 2002 году на 2 млрд. долл. корпорации Motorola потребовалось получить консолидированное представление о глобальной сети поставщиков. Программное обеспечение PowerAnalyzer компании Informatica позволило проанализировать сведения о закупках и предоставить работникам службы снабжения дополнительные козыри при ведении переговоров. Так, инструментарий автоматически предупреждал о близком превышении порога, дающего право на получение скидок.

«Скажем, приобретая продукцию еще на 10 тыс. долл., мы могли рассчитывать на 5% скидки, — отметил директор информационной службы Motorola Чет Филлипс. — А когда работаешь с десятками тысяч поставщиков, экономия оказывается весьма существенной. Естественно, соответствующая информация была крайне необходима сотрудникам отделов снабжения».

В результате задача сокращения затрат на 2 млрд. долл. была решена, причем 140 млн. было сэкономлено благодаря BI. Сейчас в Motorola начали анализировать данные о закупках от производственных подразделений. Идея заключается в том, чтобы пересмотреть соглашения поставщиков с бизнес-партнерами корпорации и добиться в конечном итоге еще более весомой экономии.

Изыскивайте возможности

У крупной корпорации имеется масса возможностей сэкономить деньги за счет оптимизации бизнес-процессов и повышения качества принимаемых решений. BI-инструменты приносят весьма существенную отдачу, проливая свет на ошибки, возникающие в процессе деятельности предприятия, — вспомним сусликов.

Компании используют BI-системы, чтобы цифрами подтвердить или опровергнуть выводы, которые в противном случае делаются на основе каких-то интуитивных догадок.

Американская компания Jelly Belly Candy имеет богатый опыт в ориентированном на индивидуальную работу с клиентами бизнесе торговли сладостями. Но после террористических актов 11 сентября объемы продаж начали падать, одних догадок для выявления причин оказалось недостаточно.

«Мы не могли анализировать происходящее на основании исходных документов», — вспоминал директор информационной службы компании Дэн Росман.

BI-система Jelly Belly подтвердила подозрения о том, что кондитерские Мом-and-Pop, на которые приходилось около половины оборота компании, не выдерживают конкуренции с супермаркетами наподобие Target и Wal-Mart. Было решено удвоить число сотрудников, работающих с общенациональными торговыми сетями. В итоге в период с 2001 по 2003 год оборот специализированных торговых точек сократился на 11%, а объем операций в крупных розничных сетях, напротив, вырос на 17%.

Аналитические программные средства побуждают предприятия к новым коммерческим инициативам. После того как два года тому назад соответствующие инструменты помогли руководству компании Quaker Chemical понять, что продавать свою продукцию мелкими партиями напрямую большому числу клиентов невыгодно, здесь приступили к разработке стратегии, ориентированной на «реселлеров, производящих добавленную стоимость» (Value-Added Reseller, VAR). B каждом регионе компания подыскала себе местного партнера, который уже продавал мелким клиентам товары, не конкурировавшие с продукцией Quaker.

«Bce это позволило нам оптимизировать свою деятельность с точки зрения стоимости и эффективности», — отметил Тайлер.

Доля заказов мелких клиентов в бизнесе Quaker сегодня приближается к 5%. Цель же компании состоит в том, чтобы благодаря VAR-реселлерам довести ее до 25%.

Следите за тем, что важно, а что нет

С целью оптимизации запасов TruServ использовала программное обеспечение Business Objects, позволяющее находить товары, пролежавшие на одном из 14 складов компании более 120 дней. Далее эта информация пересылалась в систему управления цепочками поставок от JDA Software Group, после чего товары из распределительных центров поступали в розничные точки по сниженным ценам. Все это помогло TruServ сэкономить в 2002 году на складском обслуживании 50 млн. долл. Маркетологи компании использовали BI-системы для выявления того, где предлагаемые товары расходятся лучше, а также для быстрой переориентации распределительных центров на соответствующие торговые точки.

В Jelly Belly применяют программные средства Panorama NovaView для анализа информации о структуре продаж и затратах, выявляя продукцию, не приносящую прибыли. Так сотрудники компании поняли, что десерты Carrot Cake и Apple Orchard продаются не слишком хорошо, поэтому решение об исключении их из ассортимента ни у кого не вызвало возражений. По словам Росмана, продолжительность совещаний, на которых обсуждались вопросы, связанные с ассортиментом, сократилась на 75%, поскольку вся необходимая информация была доступна и проста для понимания.

В розничной торговле BI-инструменты помогают определять товары-лидеры и товары-аутсайдеры продаж в кратчайшие сроки после их поступления в магазины.

Сеть Belk, объединяющая более 200 универмагов, еще в 1996 году приобрела BI-систему MicroStrategy.

«Мы поняли, что у нас накоплены огромные объемы данных, но нам недостает эффективных средств их обработки, позволяющих отойти от традиционных отчетов», — пояснил директор информационной службы Belk Роди Керр. По мере того как компания начала отказываться от закупок для отдельных магазинов в пользу закупок для всей сети, вопросы эффективности доступа к требуемой информации стали играть первостепенную роль. Сегодня в Belk могут сопоставлять результаты продаж товаров различных стилей, цветов и размеров. Каждую неделю компания рассылает своим партнерам более 400 электронных сообщений, предоставляя им исчерпывающие сведения об итогах продаж. После того как в Belk начали говорить с поставщиками на одном языке, для них не составляет труда привести заказы в соответствие с текущим спросом.

Сотрудникам TruServ хорошо известно, что иногда товар может продаваться даже слишком хорошо. Как-то один из покупателей провернул очень удачную для себя сделку с парковыми скамейками из железа и тика, привезенными из Китая. Магазины заказали 17 тыс. штук. Покупатель поднял ставки и запросил 40 тыс. А в конечном итоге TruServ продала 92 тыс. скамеек.

«Благодаря BI уже на третьей или четвертой неделе после начала продаж стало ясно, что спрос на эту позицию товара стремительно растет, — вспоминал Хасти. — Тогда мы попросили наших заказчиков и отдел импорта приложить все усилия к тому, чтобы выполнить обязательства перед покупателями. TruServ пришлось изыскивать необходимое количество скамеек на местном рынке и пойти на дополнительные расходы, но в конечном итоге все эти затраты окупились. BI-системы оперативно информируют, в какой степени реальное продвижение товаров опережает план. Благодаря этому появляется время на то, чтобы внести коррективы в цепочку поставок. Если что-то начинает продаваться быстрее, чем ожидалось, в процесс закупок вносятся необходимые поправки, и объемы заказов увеличиваются».

Наилучшие цены

Выбрать цены, приносящие максимальную прибыль, всегда считалось искусством, но возможности BI-инструментов изменили складывавшееся годами положение дел.

«Теперь мы можем формировать розничные цены на основе научного подхода», — заметил вице-президент компании Асе Hardware по информационным технологиям Майк Альтендорф. Магазины назначают цены по своему усмотрению, BI-средства помогают представителям компании показать владельцам розничных торговых точек, насколько они увеличат свою прибыль, если будут придерживаться цен, рекомендованных Асе. Во многих случаях прибыль торговой точки превышает 50 тыс. долл. в год. В Асе рассчитывали за год увеличить свою прибыль на 19 млн. долл.; в итоге же эта цифра превысила 175 млн. долл.

При рассмотрении перехода к более выигрышной по сравнению с конкурентами ценовой политике в TruServ активно использовалась BI-система. С ее помощью проводился анализ возможных последствий снижения цен в различных сегментах рынка.

«Мы пожертвовали маржой, надеясь увеличить объемы продаж, — вспоминал Хасти. — Однако роста оборачиваемости средств при этом не наблюдалось».

По прошествии трех-четырех недель TruServ прекратила распродажу. По словам Хасти, без BI компания занялась бы анализом данных только в конце квартала, а повторный анализ был проведен в следующем. В результате компания работала бы без прибыли не месяц, а полгода.

Пересмотр цен вручную для 50 тыс. наименований товаров — трудоемкий процесс для Fairchild Semiconductor, он инициировался не чаще чем раз в квартал.

«При этом цены не обязательно назначались согласованно, — отметил вице-президент компании по вопросам логических процедур Билл Холл. — Математическое обоснование отсутствовало. Многие цены определялись интуитивно».

После внедрения BI-системы и перехода к динамическому механизму ценообразования цены стали регулироваться еженедельно в зависимости от складывающейся на мировом рынке конъюнктуры, себестоимости продукции, производственных мощностей и имеющихся запасов. Если по тем или иным причинам Fairchild не удавалось выпустить хорошо продаваемый товар в достаточном количестве, BI-система анализировала вероятные последствия повышения цены на него. При этом определялось, где можно продать товар с целью быстрого получения доходов и на каких клиентов можно рассчитывать при планировании извлечения прибыли в долгосрочной перспективе. По словам директора информационной службы компании Джона Уоткинса, Fairchild потратила на BI около 2 млн. долл., но эти инвестиции уже окупились за счет оптимизации процедуры ценообразования.

Каково бы ни было отношение директоров информационных служб к BI, Веттерманн в первую очередь советует обратить внимание на простоту и окупаемость подобных средств. Этой же точки зрения придерживается и Тайлер.

«Создавайте простую инфраструктуру, — рекомендует он. — В случае необходимости вы всегда сможете ее дополнить, а вот ужать существующий каркас вам не удастся. Многие рассчитывают сформировать нечто фантастическое. Но лучше все же заняться строительством простых конструкций, предоставить их пользователям и позволить им высказывать пожелания по дальнейшему совершенствованию полученной системы. Не поставляйте отчеты, поставляйте инструменты».

Alice Dragoon. Business Intelligence Get Smat(er). CIO, September 15, 2003.
7 правил развертывания BI-систем
Для получения от BI наивысшей отдачи при минимальных затратах рекомендуем последовать советам вице-президента компании Nucleus Research Ребекки Веттерманн.
  1. Убедитесь в достоверности своих данных.
  2. Обеспечьте эффективное обучение пользователей.
  3. Процесс развертывания системы должен завершиться в кратчайшие строки. В дальнейшем ее можно настраивать и адаптировать к изменению потребностей. Не тратьте много времени на поиск совершенной формы отчетов, потому что потребности все равно будут меняться по мере развития бизнеса. В первую очередь запустите в эксплуатацию отчеты, которые позволят быстро получить необходимую отдачу, после чего можно спокойно заниматься их доводкой.
  4. С самого начала придерживайтесь интегрированного подхода к построению хранилищ данных.
  5. Точно рассчитайте окупаемость инвестиций до начала реализации проекта. Очертите для себя круг тех преимуществ, которые вы собираетесь извлечь, и ежеквартально или хотя бы раз в полгода сверяйте реальные цифры с планируемыми.
  6. Концентрируйте свое внимание на целях бизнеса.
  7. Не покупайте BI-инструменты исходя из своих субъективных ощущений. Приобретайте их лишь тогда, когда поймете, что они помогут вам получить недостающие цифры, и вы будете знать, где их следует искать.
«Ситуация вполне может оказаться сравнимой с поиском иголки в стоге сена, — отметила Веттерманн. — Но вы по крайней мере должны понимать, на каком поле находится этот стог».

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями