Проект на Ефремовском заводе синтетического каучука демонстрирует практику взаимодействия предприятия и ИТ-компании в ходе развертывания информационной системы...

Проект в Ефремове демонстрирует практику взаимодействия предприятия и ИТ-компании в ходе развертывания информационной системы

В конце 2000 года Ефремовский завод синтетического каучука затронули серьезные перемены, связанные со сменой собственника: предприятие вошло в состав компании «Татнефть». Затронули они и информационную инфраструктуру завода. Новый собственник потребовал заменить имеющуюся на предприятии информационную систему.

Требование вполне естественное: менеджерам «Татнефти» необходима прозрачность финансовых и материальных потоков. Без этого эффективное управление предприятием едва ли возможно.

Впрочем, о замене информационной системы приходится говорить весьма условно, поскольку единой системы на предприятии не было. Имелась реализованная кусочно-лоскутным способом бухгалтерская система, в которой отдельные функциональные модули не были интегрированы между собой, а неудобный пользовательский интерфейс затруднял не только анализ бухгалтерских данных или внесение в них изменений, но даже их просмотр.

Новые владельцы поставили задачу: создать единую информационную систему, позволяющую вести бухгалтерский и управленческий учет в реальном времени; оперативно предоставлять информацию, необходимую для принятия управленческих решений, и анализировать данные и финансово-хозяйственные операции, находящие отражение на счетах бухгалтерии.

Исходя из возможностей

В тот момент, в начале 2001 года завод находился на пути выхода из экономического кризиса и был ограничен в средствах, поэтому круг программных продуктов, которые могли бы лечь в основу информационной системы предприятия, оказался ограничен относительно недорогими отечественными системами.

Руководство завода определило верхнюю ценовую планку бюджета ИТ-проекта по созданию новой информационной системы. Менеджеры и специалисты ознакомились с имеющимися на рынке продуктами («Парус», «Галактика», «1С», «БЭСТ» и др.) и поставщиками решений на их основе. Кроме того, опросили своих «соседей», партнеров, другие предприятия и изучили их опыт использования этих продуктов. В конечном итоге завод остановился на системе «ИТРП: Производственное предприятие» — решении для промышленных предприятий, созданном компанией ИТРП на базе платформы «1С: Предприятие». Финансирование проекта было решено осуществлять из оборотных средств.

Внедрение охватило многих

В проект развертывания новой информационной системы были вовлечены ИТ-специалисты, сотрудники бухгалтерии, финансового отдела и планово-экономической службы, а также отделов снабжения и сбыта. Активную поддержку проекту оказали руководители высшего звена, в первую очередь генеральный директор, главный инженер, заместители генерального директора, начальник цеха АСУ и ИТ. С их помощью удалось обеспечить быстрое, без проволочек, выполнение указаний руководителя проекта службами предприятия. В конечном итоге такая поддержка сыграла очень важную роль в успехе проекта.

Руководство внедренческим проектом и вместе с ним — полную ответственность за проект взял на себя главный бухгалтер завода Андрей Митусов. Руководитель проекта обладал серьезными административными полномочиями и имел в своем распоряжении мощные рычаги управления, позволившие наладить четкое взаимодействие между службами, вовлеченными в проект. Под его руководством была сформирована рабочая команда проекта, куда вошли заместитель главного бухгалтера по автоматизации учета и программисты АСУ и ИТ.

Интегрированная система

В ходе проекта удалось перевести на новые рельсы бухгалтерский и управленческий учет практически всех производственных участков предприятия. В частности, были автоматизированы различные виды учета: материалов, закупаемой, готовой продукции, основных средств, капитального строительства, нематериальных активов, реализации готовой продукции, налоговый учет. Кроме того, в системе реализованы функции учета внутрихозяйственных операций с обособленными структурными подразделениями, расчет с подотчетными лицами, с поставщиками и клиентами, а также учет доверенностей.

Посредством производственного модуля охвачены функции расчета себестоимости продукции, полуфабрикатов, учет незавершенного производства, возвратных отходов, попутной продукции, а также взаиморасчеты при оказании цехами работ друг другу. Примечательно, что для расчета себестоимости работ и готовой продукции в системе применяется оригинальная математическая модель, реализованная в решениях ИТРП (см. рисунок). По мнению руководителя проекта, особенность данной модели состоит в том, что она представляет собой инструментарий для расчета себестоимости продукции основных и обслуживающих цехов при оказании ими встречных услуг друг другу. Модель носит универсальный характер и применима для любого предприятия с большим количеством цехов, выпускающих продукцию и работы, в том числе для собственного потребления.

Сотрудники ряда подразделений получили доступ к некоторым специальным функциям системы. На уровне юридического отдела такой функцией стала регистрация договоров, на уровне финансового — выписка кассовых ордеров и платежных поручений, планово-экономического отдела — плановые калькуляции и некоторые возможности планирования.

В отделе снабжения автоматизированы операции поступления товарно-материальных ценностей (выписка приходных накладных, учет полученных счетов-фактур), их реализации (выписка расходных накладных, товарно-транспортных документов, выданных счетов фактур), в отделе сбыта — операции, связанные с реализацией готовой продукции.

Новые модули системы интегрированы с унаследованными приложениями, обеспечивающими учет заработной платы и функции таможенного контроля. Гибкость и адаптивность системы обеспечивается посредством настройки ее параметров.

Изменения в бизнес-процессах

Развертывание информационной системы повлекло за собой серьезные изменения в работе сотрудников предприятия, подключенных к его информационным артериям, а также в отношениях между бизнес-подразделениями.

Так, на заводе отказались от практики ввода информации в систему силами работавших в отделе АСУ и ИТ операторов ЭВМ. Вводом данных занялись сами бизнес-пользователи. Это позволило перераспределить ресурсы отдела АСУ и ИТ и повысить ответственность пользователей за качество вводимой информации.

Предприятие взяло на вооружение двойной контроль ввода информации. Товарно-материальные ценности (ТМЦ) поступают на завод вместе с экспедицией. Получив от прибывшего экспедитора транспортно-сопроводительные документы (чаще всего это товарно-транспортная накладная, ТТН), экономист отдела снабжения на их основании вводит в систему электронный аналог приходной накладной. Данные о номенклатуре и количестве берутся из ТТН либо из накладной продавца. Электронный документ «Приходная накладная» сохраняется, но не проводится (у экономиста-снабженца нет прав доступа к операциям проведения документа и формирования проводок). Затем распечатывается бумажный вариант приходной накладной. Далее бумажный вариант поступает вместе с ТТН и самими ТМЦ на склад кладовщику, где делаются отметки об оприходовании ТМЦ на склад. После этого происходит смена материально ответственных лиц с экспедитора на кладовщика и осуществляется сверка на соответствие фактического наличия ТМЦ данным сопроводительных документов. Затем приходная накладная с отметкой склада об оприходовании поступает в бухгалтерию, где проходит проверку на полноту оприходования ТМЦ, на соответствие номенклатуры и соответствие документам продавца. Если никаких недочетов не обнаруживается, то бухгалтер проводит электронный документ «Приходная накладная», осуществляя формирование бухгалтерских проводок. Такая схема помогает существенно снизить риск ошибок при вводе информации.

Что очень важно, заводу удалось упорядочить и синхронизировать документооборот между подразделениями и службами, сделав их взаимодействие более четким и оперативным.

Уроки проекта

Информационная система была создана за достаточно короткий срок. Договор с ИТРП предприятие подписало в марте 2001 года. В апреле работы начались, в октябре система была передана в опытную, а в марте 2002 года — в промышленную эксплуатацию. Стоимость проекта, хотя и превысила более чем вдвое изначально установленную ценовую планку, оказалась относительно невысокой: менее 70 тыс. долл. Прямые расходы удалось ограничить благодаря тому, что завод взял на себя постановку задачи и организацию процесса внедрения и, кроме того, смог организовать четкое управление проектом.

По мнению руководителя проекта, главного бухгалтера завода Андрея Митусова, успех проекта в значительной степени обусловлен тесным взаимодействием команды внедрения завода и группы консультантов компании-поставщика.

Менеджеры предприятия и консультанты, готовившие техническое задание, решили не осуществлять полную и глубокую детализацию всего и вся, отдав предпочтение методике «программирования в процессе внедрения»: возникающие в ходе проекта ошибки и мелкие проблемы оперативно отслеживались и исправлялись.

Этот путь таил в себе определенный риск. В частности, нельзя было исключить возможность возникновения ситуации, когда бы из-за взаимного непонимания сторон ошибки не исправлялись, а, наоборот, усугублялись. Однако, по словам Митусова, предприятию и его партнеру удалось создать взаимодополняющий альянс. Помимо постановки задачи предприятие взяло на себя функции оперативного анализа и контроля создаваемых в ходе проекта решений с точки зрения их практической полезности, а также корректности управленческого, бухгалтерского и налогового учета. В свою очередь компания, обеспечившая внедрение, добилась ясного понимания стоящих перед предприятием задач и в дальнейшем оперативно реагировала на возникающие в ходе работ дополнительные требования и пожелания.

«Готовность искать компромиссные решения при возникновении ситуаций, влекущих за собой удлинение сроков либо существенное усложнение алгоритмов, была обоюдной», — отметил Митусов.

Михаил Зырянов, зам. главного редактора журнала «Директор информационной службы», будет рад узнать о том, как осуществлялись ИТ-проекты на ваших предприятиях. Ему можно написать по адресу: mikez@osp.ru

Ефремовский завод синтетического каучука

ОАО «Ефремовский завод синтетического каучука» — один из крупнейших в России производителей этого материала. Кроме того, завод занимается производством полиизобутилена. Около половины своей продукции предприятие экспортирует в страны дальнего зарубежья. С конца 2000 года завод входит в состав нефтехимического концерна «Татнефть».

Завод расположен в городе Ефремове Тульской области. На предприятии около 50 цехов, складов и структурных подразделений, в которых работает около 4 тыс. сотрудников.