Простота Web-системы управления проектами — просто счастье, считает Лари Сисмор из Federal Express

  
Появляющиеся Web-системы наконец-то действительно могут привнести управление в ИТ-проекты

Слова "управление ИТ-проектами" звучат почти как оксюморон — сочетание взаимоисключающих понятий.

Спросите Дэйва Бэнко о том, как он обычно следит за выполнением плана-графика, и этот руководитель проектов из Pentamation Enterprises, фирмы-разработчика административного ПО, скажет вам, что никак. "Мы всегда составляли планы проектов только для заказчиков, а сами ничем таким не пользовались. План-график обычно чертим на бумаге".

И такая практика — не исключение. Как говорят многие руководители, настоящее управление проектами почти невозможно. Современный клиент-серверный инструментарий для управления проектами труден в освоении и использовании. Многие системы плохо интегрируются с другим ПО и работают с ошибками. Из-за этого участники разработки их игнорируют, а руководителям проектов остается лишь гадать, как идут работы. Да и сами руководители сторонятся этих систем, и риск неудачи проектов растет.

Неудивительно, что, по заключению Standish Group, 84% ИТ-проектов оканчиваются сорванными сроками, превышением бюджета или вовсе ничем. Это данные из исследования под названием "Хаос", проводимого этой фирмой на основе информации о тысячах проектов, почерпнутой из различных обзоров, сообщений рабочих групп и интервью.

Выправить положение может Web

Web-ориентированные системы управления проектами первой волны фокусируются на подготовке отчетов о сроках и ходе выполнения проекта. По мнению их первых пользователей, они просты, надежны и хорошо стыкуются с прочим ПО. Они дают возможность участникам работ отмечать ход выполнения задач на своих персональных Web-страницах, используя для доступа любой имеющийся компьютер. Кроме страниц участников, есть еще Web-страница руководителя с обобщенной точкой зрения на ход проектов.

Сейчас ведутся работы над перенесением в Web и других функций типа планирования проекта или скоординированного общекорпоративного управления всеми проектами. Но в первых модулях разработчики сосредоточились на ключевой проблеме.

"Одна из первейших причин провала проектов лежит в отсутствии должного уровня связи между участниками, — утверждает глава Standish Group Джим Джонсон, — а Web — великое и многообещающее средство общения". Нужно понимать, что стронуть управление проектами с мертвой точки только инструментарием невозможно. "Дурак останется таковым даже с инструментом, и Web ему не поможет", — говорит Джонсон.

Однако пользователи надеются, что Web укрепит связь между работниками и даст общее видение имеющихся проектов, а значит, Сеть может стать базой для формального и дисциплинированного управления проектами, столь ускользавшего доселе из ИТ-деятельности.

Глядя назад

По мнению Тома Джакоба, руководителя проектов из компании-производителя радиологического оборудования Medrad, фактически управление проектами — это движение затылком вперед. "Руководители проектов подобны гребцам в лодке: те тоже видят, где проплыли, но не могут увидеть, что впереди".

Причина в том, что до сих пор своевременно вносить в проект изменения было очень трудно, говорит Дэвид Чад из British Aerospace. Как руководитель по интеграции систем, он внедряет систему управления ресурсами предприятия. "У нас месячный цикл отчетности, и это очень неприятный режим, — поясняет он. — Пока все отчеты будут собраны, может пройти шесть-семь недель с появления проблемы".

Некоторые руководители не используют электронных средств ведения проектов вовсе. "У нас пускается по кругу бумажный документ, и люди ставят отметки авторучкой, — говорит Стив Тол, координатор расписаний в отделении дизелей из General Motors Canada. — Пометки подытоживаются, мы обновляем расписание и распечатываем снова".

Глядя вперед

Первые Web-ориентированные средства управления проектами позволяют руководителям видеть статус проекта сегодня и планировать его на завтра. Это системы компаний Primavera Systems, ABT, PlanView, Welcom, Business Engine Software, NextPrise и других.

Для Бэнко, использующего систему Webster компании Primavera с февраля 1998 года, это означало колоссальные изменения. Раньше участники проекта должны были заполнять листки учета времени на бумаге, потом все это вводилось в базу данных, а потом экспортировалось в другую базу данных, позволявшую сравнить выполнение проекта с планом. Чтобы получить наглядные результаты, ту же информацию приходилось заново вводить в отдельную графическую программу. Такая отчетность была сложна, препятствовала обычной работе, и руководители старались держаться от нее подальше.

Теперь, с использованием системы Webster, каждый участник проекта имеет свою Web-страницу с перечнем заданий и индивидуальным графиком работ на неделю.

"Это все равно что список заданий, выставляемых руководителем проекта перед участниками, — поясняет Бэнко. — Участники видят, что им предписано делать. Есть специальное поле, где можно сообщить руководителю об отставании или опережении, и на основании этого планы можно откорректировать". Такая организация позволяет иметь информацию в реальном времени и одну корректную базу данных. Руководители проектов получают точную информацию со значительно меньшими усилиями.

Взгляд сверху

Как говорит руководитель проекта Джефф Эйблз из First Union, Web-средства к тому же дают обобщенное видение всех проектов, что невозможно в системах клиент-сервер, хранящих информацию о каждом проекте в отдельном файле: "В Web-системах это непросто, но все же намного проще".

С помощью генератора Reporter в системе PlainView Эйблз получает обобщенный отчет, что позволяет усовершенствовать процесс управления проектами. "Мы можем просуммировать результаты и получить схемы работ. Если обнаруживается, что ?шаг № 3? представляет собой узкое место для 90% проектов, мы можем заняться им".

Простота Web-системы в использовании делает их доступными для директоров. Это очень важно, поскольку, согласно исследованию Standish Group, поддержка директоров — важнейшая составляющая успеха проекта.

"Если для освоения системы исполнительному директору потребуется пройти трехдневное обучение, про такую систему можно сразу забыть, — считает Ларри Сисмор, руководитель проектов по интеграции процессов и технологий из информационной службы в Federal Express. — Однако вполне реально упросить директора ?кликнуть? на Web-страничку — а там уже все скомпоновано, как положено. Он может выйти на страничку и сразу получить все эти замечательные рисунки для каждого проекта".

Отсортируй и запомни

Однако все эти прелести будут приносить пользу только в том случае, если участники проекта хотят работать с инструментарием, а такое встречается отнюдь не всегда. "Люди говорят, что освоение новой системы занимает у них слишком много времени", — продолжает Сисмор.

Это следствие того, что во многих клиент-серверных системах управления проектами от всех участников команды требуется освоить сложный модуль планирования проекта, даже если им на деле это планирование не нужно, а нужно только отчитываться о времени и объеме выполнения задания.

В Web-системах эти две задачи разделены, и поэтому срок освоения сокращается с часов до минут. "Быстрота освоения привлекает людей. Когда им говорят, что все функции работают через Web, у них загораются глаза, — объясняет Сисмор. — Они начинают пробовать, и, поскольку все оказывается просто, быстро принимают новый инструмент".

Новые системы — это не только простота, замечает Эйблз, но и лучшее качество работы: "Раньше я мог ?не глядя? подключить Боба к проекту на десять часов в неделю. А теперь я вижу, что он уже занят на 50 часов по другим темам. В результате расписание каждого отдельного сотрудника становится намного более ?человеческим?".

Сметая границы

Использование Web делает расстояния менее существенными. Это важно для Бэнко, проекты которого связаны с удаленными группами по обучению и установке: "Люди могут отсутствовать в офисе по три-четыре недели, но они всегда в состоянии подключить модем и выйти на Web-страницу. Отметки поступают в реальном времени, даже если наш клиент находится далеко".

А еще новые средства помогают улучшить взаимодействие партнеров по проекту. К примеру, British Aerospace ведет территориально распределенные проекты с привлечением внешних партнеров и поставщиков. "Web-подход позволяет нам собрать всю соответствующую информацию вместе, причем своевременно", — объясняет Чад.

И в этом нет никакой "виртуальной реальности". "Такие системы позволяют намного проще получить информацию, чем системы управления проектами с архитектурой клиент-сервер, даже когда они используются во внутренних сетях intranet", — поясняет Бэнко.

Время рассудит

Несмотря на энтузиазм пользователей, Джонсон полагает, что основные проблемы Web-инструментарию еще предстоит решить: "Значительный успех Web-систем в небольших проектах очевиден, но небольшие проекты в целом и так бывают успешнее". Смогут ли новые средства справиться с большими проектами? "Время покажет, — говорит он. — Пока можно лишь сказать, что это многообещающие средства".

Однако сколь бы много они ни обещали, предостерегает Эйблз, не мешает помнить, что "кадры решают все" — это главный лозунг в управлении проектами. "Инструментарий только помогает, а для хорошего управления проектом нужна корпоративная культура, которая воспитывает командный дух, качество и обдуманность в работе по проекту от начала и до конца. Инструменты такую культуру не заменят".


Только факты

За и против Web-систем управления проектами

За:
Легко изучить
Легко пользоваться
Хорошо подходят техническому персоналу
Хорошо подходят директорам
Доступны с любой персоналки
Поддерживают связь между участниками и своевременную корректировку проектов
Не требуют администрирования клиентских мест
Не требуют поддержки клиентских мест
Обеспечивают обобщенную точку зрения на большое число проектов одновременно
Упрощают планирование ресурсов
Против:
Совсем новые инструменты; есть только первые версии
Неизвестна масштабируемость

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями