Накануне нового года начался прием заявок на участие в престижном независимом профессиональном конкурсе «BPM-проект года». Этот конкурс проводит Ассоциации BPM-профессионалов, но мало кто знает, что система сбора и обработки заявок самого конкурса получила важное технологическое обновление и могла бы претендовать на победу в этом году. Благодаря партнерству с Comindware — разработчиком low-code-платформы для цифровизации — организаторы автоматизировали ключевые процессы конкурса. При этом проект может считаться показательным, ведь он наглядно демонстрирует, что цифровизация — это быстро, просто и эффективно. О том, как автоматизировался «BPM-проект года», и о пользе цифровизации для бизнеса нам рассказала Мария Губарева, руководитель процессного офиса IEK GROUP, член оргкомитета конкурса.

Как и зачем автоматизировали процессы конкурса «BPM-проект года — 2023»?

Ассоциация, при поддержке Аналитического центра при правительстве РФ и ИТ кластера Сколково, ежегодно проводит специальный конкурс — «BPM-проект года». Для его проведения формируется оргкомитет — небольшая команда, работа которой начинается со сбора и обработки заявок конкурсантов. Заявки мы принимали по почте, рассматривали их, публиковали и в ручном режиме доводили конкурсантов до финала. Записи об участниках хранились в Excel, на облачных дисках и в почте.

В итоге мы стали замечать, что такое несистемное построение работы приводит к потере писем и контакта с конкурсантами. Кроме того, была проблема с непостоянным составом команды, которая формировалась только на время проведения конкурса.

Нам нужна была система, которая помогла бы автоматизировать работу: чтобы процессы не зависели от людей, инструментов хранения и обработки данных. Внедрение такого решения помогло бы и конкурсантам: снизился бы риск потери проектов, повысилось качество и увеличилась скорость обработки данных. Так что все стороны в проекте получали от автоматизации явные преимущества.

Компания Comindware — давний партнер ассоциации — предложила свою платформу для реализации проекта. Comindware Business Application Platform позиционируется прежде всего как функциональное, но при этом очень простое решение для «гражданской разработки». Учитывалось ключевое для нас требование, чтобы люди, которые ранее не работали с подобными системами, могли быстро сориентироваться и создать любой процесс, не ограничиваясь только работой с конкурсантами или подведением итогов.

Для меня, как бизнес-аналитика, работа с новой системой была определенным вызовом. Я давно занимаюсь процессным управлением, но больше — моделированием и анализом, однако делать исполняемые процессы мне еще не приходилось. А тут удалось выступить в роли бизнес-заказчика, аналитика и даже разработчика, который своими руками создал все процессы.

«Все очень четко и алгоритмично»

Есть устоявшееся мнение, что low-code — это миф, BPM системы — сложные и поэтому без программистов не обойтись. Это так?

Сначала у меня были сложности с привыканием к интерфейсу и логике системы. Но достаточно было изучить базу знаний Comindware — и все стало значительно проще: стали понятны не только принципы, но и тонкости работы. Все очень четко и алгоритмично, и это позволило мне самостоятельно, без участия разработчиков и программистов, настроить и запустить систему.

Я смогла составить для себя дорожную карту и сформулировать конечный результат: есть определенная информация на входе, ее нужно структурировать и разложить по шагам. И буквально за несколько дней образовался прототип процесса.

Модели, атрибуты и шаблоны были созданы и связаны между собой без какой-либо помощи и консультаций. И тут очень важно понимать, что я делала все это на платформе Comindware без обучения — с нуля. Я никогда не работала с этой платформой, не работала в другой Low-code BPMS. Это было для меня новой задачей, с которой удалось справиться, имея на руках только базу знаний Comindware. И де факто единственным препятствием был только страх что-то не учесть. Но страх прошел быстро, ведь любое действие можно отменить, всегда можно исправить ошибку, провести тестирование.

Я начала понимать, что есть определенная механика работы с исполняемыми процессами, ее достаточно отработать, найти ошибку, а самое главное — есть понимание того, где может быть ошибка и почему она может возникнуть. Я искренне верила, что low-code — это система, которая настраивается и работает без привлечения ИТ-разработчиков.

Но компании к формулировке «без привлечения ИТ» относятся настороженно?

Да. Ведь функции аналитиков, бизнеса и ИТ были очень сильно разделены. Сложилось мнение, что если речь идет о каком-то программном продукте, если надо нажать какую-то кнопку, сделать автоматизированный процесс, то это только ИТ. При этом, когда бизнес сталкивается с low-code, имея на руках работающие бизнес-процессы, то он понимает, что можно вполне обойтись и без ИТ. С современными low-code-системами взаимодействовать очень просто. Чтобы изменить какой-то параметр, достаточно просто нажать кнопку, вместо того чтобы ставить задачи разработчикам, объяснять им, что поменять. Начинаются долгие согласования и мытарства, после которых еще нужно ждать полгода, когда разработчики изменят параметр.

А тут, если я хочу разместить на форме атрибут, то могу сделать это сразу, своими руками. Меньше итераций с прототипированием. Когда мы работали над автоматизацией процессов проведения конкурса, то смоделировали процесс, запустили его в системе, но в определенный момент обработки процессов я увидела, что процесс не оптимален. Мне не понадобились глубокие познания или помощь разработчиков, я просто взяла, скорректировала и получила новый работающий процесс. Изменения вносятся моментально. Для меня это было наиболее впечатляющим опытом в работе с Comindware.

«Система тебе все подсказывает, предоставляет доступ к справочникам»

Насколько сейчас low-code доступен для компаний, которые только начинают цифровую трансформацию?

Должно быть представление о том, как моделировать процессы, и знание определенных особенностей BPM-систем. Но всему этому несложно научиться, а кроме того, та же платформа Comindware очень дружелюбна к пользователям. Система тебе все подсказывает, предоставляет доступ к справочникам. Нужно просто выбирать, что ты хочешь делать, причем многое понятно интуитивно. И задача сводится к тому, чтобы обозначить начало и конец процесса, расписать действие и сделать разветвления. Все остальное настраивается в каждом элементе.

Такие системы — прекрасный инструмент для взаимодействия бизнес-аналитика и бизнеса без участия разработчика. Я знаю, что ресурсы разработчиков сейчас очень дорогие, а амбиции у компаний высокие. Все хотят внедрять цифровые платформы, роботов, ботов и так далее. Естественно, что ИТ-подразделения все свои силы направляют на сложные проекты. А когда к ним обращается бизнес с просьбой добавить новый тип документов, изменить что-то в форме и добавить кнопку, это разработчиков раздражает. В итоге никакой экономии средств нет, а бизнес теряет интерес к автоматизации. Люди начинают возвращаться на несколько этапов назад — к табличкам Excel. Но если все сделать правильно и внедрять такие системы на старте с бизнес-аналитиком, то в будущем расходы на ее поддержание будут минимальны.

«Нужно маленькими шагами прийти к глобальному решению»

Как понять, что бизнес готов к внедрению цифровых решений и автоматизации процессов?

Все зависит от культуры, которая сложилась в компании. Если компания не видит свою деятельность как набор процессов, то не стоит надеяться на автоматизацию. Это просто иллюзия волшебной таблетки. Конечно, компания с низким уровнем автоматизации может перейти на систему автоматизации процессов. Но только при помощи вендора и команды обученных сотрудников, иначе такой переход будет сложным. Нужно маленькими шагами прийти к глобальному решению.

«Удовлетворяем потребности не только внешних клиентов, но и внутренних»

Какую пользу получает бизнес от внедрения BPM-систем?

Благодаря автоматизации бизнес резко увеличивает скорость работы. Появляется дополнительное время на решение стратегических задач — не требуется отвлекаться на рутинную работу. Это можно сказать и о рядовых исполнителях задач в компании. Ведь когда ручной труд автоматизируется, то выигрыш становится сразу заметным. Если говорить о Comindware Business Application Platform, то мне очень понравился интерфейс системы: он понятен пользователю. Возникает ощущение современности, приходит понимание того, что задачи выполняются не «на коленке», а с помощью новых цифровых инструментов. Это укладывается в представление людей о технологическом развитии, переходе от Excel к новым инструментам. Владельцы бизнеса за счет снижения уровня ручного труда и повышения инициативности работников смогут лучше обслуживать клиентов, расширять бизнес и быстрее выводить на рынок новые услуги или продукты.

Планируете ли вы дальше автоматизировать процессы, связанные с конкурсом?

Безусловно, ведь BMP-система позволяет нам постепенно автоматизировать новые процессы. Сейчас мы получили отличный результат в виде повышения качества сбора и обработки конкурсных заявок. Но это лишь начальный этап, хотя и самый трудоемкий. Впереди у нас автоматизация всего жизненного цикла конкурса — от формирования команды до финальной ретроспективы, включая организацию презентаций конкурсантов, протоколирование оценок жюри и проведение итогового мероприятия конкурса.