Переход с платформы Google Apps на платформу Office 365 никак нельзя назвать легкой задачей. Если ваша компания делала ставку на Google Apps в течение длительного времени, стоящая перед вами проблема будет казаться устрашающе сложной. Но если вы как следует подготовитесь к миграции, переход от одного поставщика «облачных» услуг к другому может пройти без особых затруднений.

В подавляющем большинстве организаций решения о миграции такого уровня без участия сторонних специалистов не принимаются. Обычно процесс происходит так: администрация решает перейти с одного офисного пакета на другой, затем приглашается консультант, задача которого — помочь компании оценить ее наличные ресурсы в рамках подготовки к миграции.

Я побеседовал с Ником Браттоли, у которого за плечами 15 лет участия в технических проектах по реализации, управлению и обслуживанию пакетов SharePoint и Office 365. Кроме того, он является сертифицированным инструктором Microsoft, партнером со статусом Office Servers и Services MVP и серебряным партнером Microsoft. Ник высказал ряд рекомендаций относительно того, какие факторы компании должны принимать в расчет при переходе от Google Apps к Office 365.

Ник Браттоли утверждает, что изучение практики, сложившейся в компании, которая намеревается осуществить миграцию, является очень важной частью работы по содействию компании в осуществлении этого процесса. Если обратившиеся к консультанту организации придерживаются аналогичного подхода в процессе подготовки к подобной миграции (еще до того, как в дело вступает третья сторона), тогда весь процесс пойдет гораздо легче.

Начните с предварительного обследования

Когда компания готовится к переходу от одной «облачной» службы к другой, важно понять, как ее сотрудники используют ресурсы провайдера сейчас.

Браттоли уверен, что первоначальная беседа с ключевыми фигурами в организации имеет исключительно важное значение. Если вы разберетесь с тем, как именно сотрудники используют системы, где размещаются хранилища файлов, какие стандартные процедуры применяются для управления данными и где все располагается на сегодня, осуществить переход будет гораздо проще.

Он также считает очень важным выяснить, как выполняют свою работу сотрудники, находящиеся, что называется, на переднем крае производства. Представление обо всех производственных процессах могут иметь и администраторы, но это будет представление «с высоты птичьего полета», тогда как реальным пониманием, с учетом всех деталей, обладают только люди, выполняющие эту работу изо дня в день. Но если лица, принимающие решения, будут в точности представлять границы и объем задач, решаемых сотрудниками на местах, в плане подготовки будет предусмотрено, по меньшей мере, дублирование этих процессов в новом сервисе или их усовершенствование с помощью дополнительных функций, предоставляемых новым провайдером.

Такое подключение пользователей на ранних стадиях кардинально изменит ход миграции и сделает ее относительно спокойной — в противоположность тому, что произойдет, если изменения будут вноситься почти без предупреждения.

Непродуктивное разрастание данных

Когда компания переходит с Google Apps на Office 365, разобраться с тем, где какие данные хранятся, подчас бывает непросто. А знать это важно всегда, но особенно в то время, когда вступили в силу общие регламенты по защите данных General Data Protection Regulations (GDPR).

Любая компания, обслуживающая клиентов в Европе, должна соблюдать эти новые правовые нормы или быть готовой к уплате крупных штрафов. Если непродуктивное разрастание данных становится проблемой для той или иной организации, эти данные, возможно, станут неидентифицируемыми и в дальнейшем не будут на должном уровне защищены.

В ходе беседы с сотрудниками компании следует выяснить, откуда работники «переднего края» берут необходимые данные и где эти данные хранятся.

Следует отметить также, что непродуктивное разрастание данных оказывает влияние на выполняемые в компании операции резервного копирования. Если данные размещаются в виртуальных «закоулках», то есть не отслеживаются и не резервируются, существует опасность их потерять. Выяснив, где хранятся все данные, администраторы могут с большей эффективностью реализовать процессы резервного копирования, защищающие все данные компании.

И последнее соображение о непродуктивном разрастании данных, высказанное Ником Браттоли. У компании с тщательно продуманной и, главное, воплощаемой в принудительном порядке политикой сохранения обычно не бывает особых проблем, связанных с непродуктивным разрастанием данных. Дело в том, что они сохраняют лишь данные, подлежащие сохранению в соответствии с нормами своей отрасли. Между тем многие из нас — настоящие «электронные барахольщики». Мы рассматриваем данные просто как цифровой материал. Но ведь после того как регламент GDPR вступил в силу, какой смысл рисковать потерей данных, которые больше не нужны для работы и не должны храниться в обязательном порядке? Выполнив чистку архивов со старыми данными накануне миграции, компания может сократить свои расходы, ведь гонорары многих сторонних консультантов начисляются в зависимости от объема выполненной работы. Чем меньше данных вовлечено в процесс миграции, тем ниже затраты.

Кстати, это относится и к папкам с входящей электронной почтой. Попросите сотрудников войти в свои системы и вычистить все цифровые данные, которые им больше не нужны. Разумеется, они должны знать о правилах хранения данных, принятых в вашей отрасли, если такие правила не реализованы на уровне учетных записей или доменов.

В заключение Браттоли подчеркнул важность серьезного отношения организации к процессу предварительного обследования.

Переход от Google Apps на Office 365 сам по себе является вызовом: организации предстоит перевести на новый режим работы электронную почту, «облачные» хранилища данных и сайты, не переданные внешним подрядчикам. Необходимо задокументировать и подготовить к миграции все важнейшие ИТ-системы. Чтобы перевести на новые рельсы учетные записи и данные, а также разобраться в том, как изменится функционирование сайтов SharePoint по сравнению с сайтами Google, придется изменить многое — и в наборе навыков персонала, занятого обслуживанием и диагностикой этих систем, и в требованиях к квалификации сотрудников, оказывающих поддержку пользователям, которые адаптируются к работе в новых условиях. Изменения непросто осуществлять даже в обычном режиме, а представьте, насколько осложняется обстановка, если через аналогичный процесс одновременно проходит компания, с которой вы ведете бизнес.

Вот почему такое значение придается процессу предварительного обследования. Чем больше ваши эксперты знают о текущей схеме работы, тем легче пройдет миграция в отдаленной перспективе.

И последнее. На протяжении всего процесса предварительного обследования не забывайте об удаленных сотрудниках. Они тоже являются важным элементом любой миграции.