Платформа Microsoft Office 365 располагает десятками возможностей, от которых может зависеть стоимость подписки. Благодаря этим возможностям клиенты могут настроить службы в соответствии со своими требованиями и бюджетом. Каждая компания может самостоятельно принимать решения относительно лицензирования и оптимизировать использование Office 365. Поэтому важно определить и внедрить политики, которые оптимизируют и в конечном итоге позволят уменьшить затраты на подписку и, как результат, повысить экономическую отдачу от Office 365. Существует несколько способов сократить затраты на лицензирование Office 365.

1. Внедрение стратегии назначения лицензий сэкономит до 372 долл. на каждого пользователя

Назначая лицензии в соответствии с конкретными нуждами пользователя, можно значительно сэкономить на оплате лицензий Office 365. Компания Microsoft предоставляет широкий выбор лицензий Office 365 по самым разным ценам. Каждая лицензия Office 365 определяет набор функций, предоставляемых пользователю. Как правило, чем больше функций разблокировано, тем выше стоимость лицензии.

Понимая задачи пользователей, вы можете назначить минимально необходимую лицензию и таким образом сократить затраты на эксплуатацию платформы Office 365. Например, временным работникам может быть нужен только почтовый ящик, а штатным сотрудникам, занятым полный рабочий день, могут потребоваться более сложные функции коллективной работы или хранения данных, предоставляемые в рамках более дорогой лицензии. Если почтовый ящик — это все, что нужно пользователю, то лицензия Exchange Online (план 1) стоимостью 4 долл. в месяц будет очень выгодным вариантом. Если пользователю требуется загружаемая копия Office и другие корпоративные компоненты, то оправданно приобретение плана E5 (35 долл. на пользователя в месяц). Разница в стоимости между двумя планами велика — 31 долл. на пользователя в месяц или 372 долл. в год.

Многие корпорации пытаются назначать лицензии Office 365 вручную или с помощью сценариев. Оба метода связаны с дополнительными затратами и повышенной вероятностью отказа в доступе к приложениям, необходимым пользователям для выполнения даже самых простых задач.

2. Исключение ошибок с помощью автоматических назначений

Собственноручное назначение лицензий Office 365 — длительный процесс, который часто приводит к проблемам конечных пользователей и отключениям. Ошибки в назначении лицензий часто выявляются после того, как пользователи начинают жаловаться на отсутствие функций или когда обнаруживается нехватка лицензий E5, несмотря на достаточное количество лицензий E1 и E5 для всей компании. Неверное назначение лицензий приводит не только к эксплуатационным проблемам, но и к дополнительным расходам. Стоимость лицензий может увеличиваться на величину до 550% ежегодно, учитывая ценовые различия между лицензиями.

Автоматическое назначение лицензий позволяет избежать длительного процесса назначения вручную, следствием чего является уменьшение затрат на лицензирование, сокращение административной нагрузки и более комфортные условия для пользователя. В идеале решения об автоматическом назначении применяются на основе географических и организационных критериев, ориентированных на конечных пользователей с конкретными лицензионными планами и набором предпочтительных функций (рисунок 1).

 

Использование существующих данных из локальной сети или «облака»
Рисунок 1. Использование существующих данных из локальной сети или «облака»

Кроме того, автоматическое...

Это не вся статья. Полная версия доступна только подписчикам журнала. Пожалуйста, авторизуйтесь либо оформите подписку.
Купить номер с этой статьей в PDF