Платформа Microsoft Office 365 располагает десятками возможностей, от которых может зависеть стоимость подписки. Благодаря этим возможностям клиенты могут настроить службы в соответствии со своими требованиями и бюджетом. Каждая компания может самостоятельно принимать решения относительно лицензирования и оптимизировать использование Office 365. Поэтому важно определить и внедрить политики, которые оптимизируют и в конечном итоге позволят уменьшить затраты на подписку и, как результат, повысить экономическую отдачу от Office 365. Существует несколько способов сократить затраты на лицензирование Office 365.

1. Внедрение стратегии назначения лицензий сэкономит до 372 долл. на каждого пользователя

Назначая лицензии в соответствии с конкретными нуждами пользователя, можно значительно сэкономить на оплате лицензий Office 365. Компания Microsoft предоставляет широкий выбор лицензий Office 365 по самым разным ценам. Каждая лицензия Office 365 определяет набор функций, предоставляемых пользователю. Как правило, чем больше функций разблокировано, тем выше стоимость лицензии.

Понимая задачи пользователей, вы можете назначить минимально необходимую лицензию и таким образом сократить затраты на эксплуатацию платформы Office 365. Например, временным работникам может быть нужен только почтовый ящик, а штатным сотрудникам, занятым полный рабочий день, могут потребоваться более сложные функции коллективной работы или хранения данных, предоставляемые в рамках более дорогой лицензии. Если почтовый ящик — это все, что нужно пользователю, то лицензия Exchange Online (план 1) стоимостью 4 долл. в месяц будет очень выгодным вариантом. Если пользователю требуется загружаемая копия Office и другие корпоративные компоненты, то оправданно приобретение плана E5 (35 долл. на пользователя в месяц). Разница в стоимости между двумя планами велика — 31 долл. на пользователя в месяц или 372 долл. в год.

Многие корпорации пытаются назначать лицензии Office 365 вручную или с помощью сценариев. Оба метода связаны с дополнительными затратами и повышенной вероятностью отказа в доступе к приложениям, необходимым пользователям для выполнения даже самых простых задач.

2. Исключение ошибок с помощью автоматических назначений

Собственноручное назначение лицензий Office 365 — длительный процесс, который часто приводит к проблемам конечных пользователей и отключениям. Ошибки в назначении лицензий часто выявляются после того, как пользователи начинают жаловаться на отсутствие функций или когда обнаруживается нехватка лицензий E5, несмотря на достаточное количество лицензий E1 и E5 для всей компании. Неверное назначение лицензий приводит не только к эксплуатационным проблемам, но и к дополнительным расходам. Стоимость лицензий может увеличиваться на величину до 550% ежегодно, учитывая ценовые различия между лицензиями.

Автоматическое назначение лицензий позволяет избежать длительного процесса назначения вручную, следствием чего является уменьшение затрат на лицензирование, сокращение административной нагрузки и более комфортные условия для пользователя. В идеале решения об автоматическом назначении применяются на основе географических и организационных критериев, ориентированных на конечных пользователей с конкретными лицензионными планами и набором предпочтительных функций (рисунок 1).

 

Использование существующих данных из локальной сети или «облака»
Рисунок 1. Использование существующих данных из локальной сети или «облака»

Кроме того, автоматическое назначение лицензий дает администраторам гибкость для простого и аккуратного перевода некоторых (или всех) пользователей с одного плана лицензирования на другой.

3. Упрощение текущего управления лицензиями и устранение скрытых эксплуатационных расходов

В отличие от локальных версий продуктов Microsoft, лицензии Office 365 назначаются каждому пользователю вручную. Администратор или оператор службы технической поддержки, который назначает лицензии, получает постоянно растущий список вариантов и типов лицензий со сложными взаимозависимостями. В результате делегирование полномочий службе технической поддержки и администраторам подразделений становится невозможным, а со временем могут возникнуть ошибки с назначением, и отключения негативно повлияют на повседневную работу пользователей.

Упрощение ручного управления лицензиями с помощью детализированного делегирования и управления видимостью лицензий позволяет уменьшить количество ошибок и исключить перерывы в обслуживании пользователей. Благодаря фоновым настройкам исключаются распространенные проблемы назначения, поэтому администраторам не требуется глубокое понимание правил лицензирования для управления лицензиями (рисунок 2).

 

Делегирование лицензий и варианты доступности
Рисунок 2. Делегирование лицензий и варианты доступности

Некоторые организации используют сторонние инструменты, чтобы дать менеджерам возможность назначать лицензии или специальные права доступа к конкретным приложениям.

4. Обзор особенностей использования лицензий в целях выявления возможности сокращения затрат

Один из самых простых методов оптимизации и сокращения затрат на лицензирование Office 365, который часто упускают из виду, — просто понимать, как применяются лицензии. Мониторинг, оповещения и обмен сведениями о том, как используются лицензии, дают уверенность в эффективности назначений и помогают найти новые способы сокращения затрат.

  • Управление использованием и проверка назначения лицензий. Важно отслеживать использование лицензий как на макро-, так и на микроуровне. На макроуровне еженедельные высокоуровневые отчеты, рассылаемые по электронной почте и показывающие использованные и оставшиеся лицензии, позволят проанализировать распределение лицензий. На микроуровне следует дважды в месяц готовить отчеты по проверке лицензий, чтобы сравнить предполагаемые назначения с действительным назначением лицензий. Отчеты по проверке лицензий позволяют увидеть возможные ошибки назначения и быстро скорректировать их, прежде чем они приведут к дополнительным затратам.
  • Устранение перерывов в обслуживании из-за недостатка лицензий. Важно иметь возможность предупреждать администраторов о критически низком уровне доступных лицензий, прежде чем лицензии Office 365 будут исчерпаны, а операции прерваны. В зависимости от размера компании, уровня использования лицензий и планов по найму сотрудников, следует установить порог от 10 до 20%.

Информирование о количестве использованных лицензий позволит менеджерам и руководителям подразделений разделить ответственность за лицензии, использованные для их прямых отчетов. Кстати, эта информация обычно используется для расчетов внутри и между подразделениями, когда каждое подразделение получает уведомление о своей доле расходов на лицензирование.

5. Определение политики восстановления лицензий и очистки учетных записей

Большинство компаний предпочли бы не платить за ресурсы, которыми они не пользуются. Выявление лицензированных пользователей, не эксплуатирующих программный продукт, — эффективный способ оптимизации использования лицензий и сохранения расходов на приемлемом уровне. Критерии, необходимые для обнаружения неактивных учетных записей, весьма разнообразны, но большинство компаний ожидает 60 или 90 дней, прежде чем официально признать пользователя неактивным.

После того как неактивный пользователь идентифицирован, необходимо продумать дальнейшие действия. Не всегда можно просто отозвать лицензию, потому что отзыв лицензии отмечает почтовый ящик для удаления. Чтобы не отзывать лицензию полностью, попробуйте заменить ее на менее дорогостоящую. Например, если неактивный пользователь имеет лицензию E4, можно заменить ее на лицензию Exchange Online. Это позволит не только сэкономить 18 долл. в месяц, но и сохранить почтовый ящик. Если учетная запись остается неактивной еще 90 дней, можно применить политику отзыва и, скорее всего, лицензия с меньшей стоимостью будет отозвана.

Одно из решений для управления лицензиями Office 365

Архитектура комплекта Cayosoft Administrator Suite позволяет администраторам устанавливать правила для определения политик в масштабах компании для управления лицензиями Office 365.

Модуль Cayosoft Office 365 License Management обеспечивает:

  • детализированное применение лицензий;
  • назначение лицензий пользователям Office 365 или AD;
  • отчеты о соответствии требованиям и выставлении счетов;
  • предупреждение о низкой доступности лицензий.

Модуль Cayosoft Administrator предоставляет следующие возможности:

  • подготовка учетных записей;
  • автоматическое управление группами;
  • управление лицензиями Office 365;
  • текущее администрирование и обслуживание;
  • отслеживание и отчеты в реальном времени;
  • взаимодействие с Active Directory, Exchange, Office 365 и Windows Server.