Office 365 — превосходная платформа для бизнеса любого масштаба. С точки зрения затрат на реализацию это весьма интересное решение независимо от того, какие его функции предполагается использовать. Организация совместной работы — одно из направлений моей повседневной деятельности. Большинству моих клиентов необходим определенный уровень рабочего взаимодействия между внутренними или внешними подразделениями и группами. В Office 365 такой набор возможностей предусмотрен уже на протяжении длительного времени. С самого начала основными компонентами Office 365 были SharePoint Online и OneDrive для бизнеса. Однако, помимо этих двух компонентов, которые уже широко используются, есть и другие функции Office 365, позволяющие делать то же самое, если не больше, чем проверенные временем возможности SharePoint.

Слишком часто, отказываясь от локальной системы SharePoint, мы переходим на эти два компонента, так как они нам хорошо знакомы, клиенты к ним уже привыкли, а у пользователей сформировались соответствующие профессиональные навыки. При этом в Office 365 есть много других решений для совместной работы, и оптимальный выбор зависит от того, что именно требуется.

Можно выделить следующие типы совместной работы:

  1. Совместная работа предварительно заданных структур или групп данной организации.
  2. Совместная работа предварительно заданных внешних структур или групп
  3. Совместная работа структур или групп данной организации, формируемых в зависимости от конкретной ситуации.
  4. Совместная работа внешних структур или групп, формируемых в зависимости от конкретной ситуации.
  5. Совместная работа структур или групп данной организации и внешних структур или групп.
  6. Совместная работа, инициируемая приложением (социальная сеть, почтовый клиент или стороннее приложение).
  7. Совместная работа, инициируемая пользователем в зависимости от конкретной ситуации.

Перечисленные типы охватывают если не все, то большинство сценариев, и именно их мы будем рассматривать в качестве основы для оценки имеющихся возможностей. Для начала необходимо вспомнить, что есть в Office 365.

SharePoint Online

SharePoint сегодня используется в той или иной форме во множестве организаций. Как известно, этот продукт существует далеко не первый год, и в 2001 году область его применения ограничивалась коллективным доступом и совместной работой с документами, с чем, кстати, он отлично справлялся. Сегодня возможности SharePoint значительно расширились, существуют специальные шаблоны для разных типов контента, реализованы функции классификации и систематизации, имеются службы использования данных и автоматизации бизнес-процессов, обеспечена поисковая доступность всего контента. Что касается организации совместной работы, то в SharePoint предусмотрен весь ассортимент возможностей, что позволяет реализовать любой пользовательский сценарий (экран 1). Однако большой проблемой остается подсоединение пользователей к системе; впрочем, благодаря усовершенствованиям набора средств проверки подлинности в Office 365 ситуация упростилась, хотя некоторые ограничения по-прежнему очевидны. Другое ограничение касается живого общения в ходе совместной работы. Есть вероятность, что что-то будет понято не в том смысле, который изначально предполагался. Многие обсуждения остаются вне контекста общения, и многое происходит за рамками SharePoint, что порождает потребность в координаторе, который мог бы установить связи и свести все воедино. Поймите меня правильно: я являюсь давним приверженцем SharePoint, но убежден в необходимости тщательного осмысления потребностей. Применять SharePoint следует лишь тогда, когда это целесообразно, не пытаясь с его помощью решать задачи, которые можно решить более эффективно с использованием других возможностей.

 

Это не вся статья. Полная версия доступна только подписчикам журнала. Пожалуйста, авторизуйтесь либо оформите подписку.
Купить номер с этой статьей в PDF