Управление документами предоставляет пользователям среду с широкой функциональностью для совместного создания документов. Пользователи с ролями автора и координатора могут извлекать документы, редактировать и записывать измененные файлы в исходное хранилище. Пользователи могут направлять документы для утверждения через бизнес-процессы и предоставлять утвержденные документы для просмотра широкой аудитории читателей. Кроме того, они могут подписываться на документы и каталоги и получать уведомления о внесенных в них изменениях.

Все функции управления документами изначально реализованы в узле панели мониторинга Microsoft SharePoint Portal Server 2001 клиентом Microsoft Office и расширениями Microsoft Windows Explorer.

Примечательно, что когда был выпущен SharePoint 2001, разработчики стремились просто обеспечить возможность создания и утверждения документов на основе конкретных расширений. Насколько изменились с тех пор наши бизнес-требования?

В целом я считаю, что наши требования к управлению документами с использованием SharePoint сейчас не сложнее, чем в 2001 году. Функциональность SharePoint сегодня гораздо шире, но требования остались прежними. Ключ к эффективному использованию SharePoint сводится к следующим принципам:

  • понимать бизнес-требования;
  • знать возможности SharePoint;
  • правильно реализовать решение;
  • не пытаться использовать функции только потому, что они есть в наличии;
  • привлекать и обучать пользователей.

Эти пять условий успешного внедрения решения для совместной работы нисколько не изменились за 20 и даже более лет, что наглядно демонстрируют рисунки 1 и 2.

 

Диаграмма функциональности SharePoint 2013
Рисунок 1. Диаграмма функциональности SharePoint 2013

 

Рисунок 2. Приоритетные области SharePoint 2016

Имеющаяся в нашем распоряжении версия SharePoint, в том числе измененная версия в составе Office 365, гораздо более сложная и мощная, чем версия 2001 года, с которой все началось. Учитывая это, рассмотрим основные функции для совместной работы внутри SharePoint.

Социальные сети

Вы можете организовать социальную сеть со своими сотрудниками и своевременно узнавать о действиях друг друга. Работники компании могут фильтровать обсуждения на основе тематических ключевых слов и поддерживать связь друг с другом в наиболее актуальной манере. Добавление таких компонентов, как Yammer, в «облако» расширит социальную функциональность сверх возможностей SharePoint.

Сайт сообщества

Пользователи могут обмениваться информацией и идеями на современных, похожих на форумы сайтах сообщества, а также искать людей с похожими интересами и приобретать репутацию.

Списки извещений

Рабочие группы могут оставаться в курсе событий благодаря извещениям, содержащим короткие публикации, обновления статуса и любые другие сведения, транслируемые для всей группы. Дополнительная возможность в разделе извещений — ведущий трансляции может указать дату окончания срока действия для любой публикации, чтобы исключить какие-либо недоразумения.

Доски обсуждений

Доски обсуждений представляют собой форму связи для рабочих групп в SharePoint. Участники могут обсуждать интересующие их вопросы, возможности организации рабочих групп, перспективные проекты и любые другие темы. Обсуждения легко сделать общими, фильтровать и запускать через SharePoint, а участники обсуждения могут без труда изменять особенности просмотра и внешний вид досок.

Списки событий

Чтобы получать информацию о предстоящих событиях или собраниях, SharePoint располагает удобным списком предстоящих событий. Он напоминает список задач, поскольку предназначен для устранения недоразумений, которые могут возникнуть, если даты событий хранятся в разных местах. При этом события легко копировать и связывать между собой.

Списки задач

Задачи можно назначать любому участнику рабочей группы с указанием даты завершения и приоритета. Дополнительно задачи показывают ход выполнения и отчет о состоянии. Возможна фильтрация по всем задачам, определенному набору задач или задачам, назначенным исключительно вам. Таким образом всем участникам рабочей группы удается сосредоточиться на достижении поставленных перед ними целей и получать полную информацию о ходе работ группы в целом. Списки задач дополнены встроенной диаграммой Ганта для лучшего управления проектом. Благодаря добавлению Planner and Project Server или Project Online мы получаем настоящее корпоративное решение для управления задачами.

Идентификатор документа

Идентификаторы документа упрощают управление документами, обеспечивая удобный способ отслеживать элементы независимо от местоположения. Например, если юридический контракт перемещен из библиотеки документов на одном сайте в библиотеку документов на другом сайте, то его легко отыскать по идентификатору. Идентификаторы документа автоматически назначаются передаваемым на сайт документам и не меняются в течение всего времени существования документа. Идентификаторы можно назначать и наборам документов.

Наборы документов

Набор документов — специальный тип папки, в котором сочетаются уникальные атрибуты Document Set, атрибуты и использование папок и документов, а также предоставляются пользовательский интерфейс, метаданные и элементы объектной модели, упрощающие управление всеми аспектами рабочего продукта. Набор документов — это и группа связанных документов, которыми можно управлять как единой сущностью.

Сайты рабочих областей для собраний (до SharePoint 2016)

Рабочая область для собраний — веб-сайт, предназначенный для централизованного сбора всей информации и материалов, используемых для одного или нескольких собраний. Такой сайт можно подготовить перед первым собранием рабочей группы, а затем использовать его для отправки приглашений на собрания со ссылками на рабочую область, содержащую все необходимые документы и материалы. Перед началом каждого дополнительного собрания с помощью сайта можно опубликовать повестку дня со сведениями об участниках и обсуждаемых вопросах. После окончания собрания в рабочей области для собраний можно публиковать и отслеживать окончательные результаты и следующие шаги проекта.

Сайты рабочих областей для документов (до SharePoint 2016)

Рабочая область для документов предназначена для совместной работы с документами. Этот сайт позволяет нескольким участникам рабочей группы одновременно просматривать и редактировать документы и обмениваться изменениями друг с другом. Изменения можно вносить напрямую на сайте рабочих областей для документов или путем копирования материала в другую программу, выполняя редактирование в ней, а затем передавая обработанные данные назад в рабочую область. Ниже рассматривается метод управления версиями, также полезный для этой функции.

Управление версиями

В рассматриваемом решении для совместной работы отслеживаются исправления в списках и библиотеках, поэтому все изменения в свойствах элементов и их файлов записываются и легко доступны. Это полезно, когда документ претерпевает многократные изменения и требует глубокой проработки, прежде чем примет окончательный вид. Функция регистрации и контроля использования файлов необходима также для того, чтобы два человека не могли одновременно изменять документ; это позволит избежать конфликтов при редактировании.

Совместное редактирование

Воспользуйтесь функциями совместного редактирования в SharePoint Server 2013 или SharePoint Online, чтобы пользователи могли работать с документами в любое время, не мешая друг другу. Благодаря совместному редактированию устраняются препятствия для работы с документами, хранящимися на сервере, и компании могут избежать лишних расходов, связанных с традиционным обменом документами во вложениях. Эта функция не требует дополнительной настройки сервера и является стандартной для документов, хранящихся в SharePoint 2013 и SharePoint Online. Для управления функциями совместного редактирования используются те же инструменты и технологии, что и для управления SharePoint. Это позволяет уменьшить нагрузку на администраторов.

Рабочие процессы

Рабочие процессы SharePoint — заранее запрограммированные мини-приложения, которые упрощают и автоматизируют самые разнообразные бизнес-процессы. Рабочими процессами могут выполняться различные задачи, от сбора подписей, обратной связи и утверждения плана или документа до отслеживания текущего статуса процедуры. Рабочие процессы SharePoint проектируются с целью сэкономить время и обеспечить согласованность и эффективность регулярно выполняемых задач.

Каждый из этих компонентов может использоваться в сочетании с другими при создании более эффективных решений для совместной работы. Выбор компонентов сводится к учету пяти факторов, и в результате реализация становится более успешной.

SharePoint — превосходная платформа для совместной работы, будь то локальная версия SharePoint или SharePoint Online. Если вы не используете ее, рекомендую начать это делать немедленно.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF