Нередко открыть почтовый ящик «Входящие» — все равно что откусить большой кусок лимона. Кому-то нравится, у большинства вызывает содрогание. Современная электронная почта — неотъемлемая часть нашей повседневной работы, и, хотя некоторые сообщения поднимают настроение, необходимость управлять всей этой корреспонденцией может вызывать «кислое» ощущение.

Средство Focused Inbox (https://support.office.com/en-us/article/Focused-Inbox-for-Outlook-f445ad7f-02f4-4294-a82e-71d8964e3978) производства Microsoft облегчает задачу управления электронной почтой, чтобы вы могли сосредоточиться на работе с каждым сообщением. В Focused Inbox используются алгоритмы машинного обучения, способные определить важные для вас письма.

Средство Focused Inbox уже в течение некоторого времени доступно в Интернете на сайте Outlook.com и в мобильных приложениях Outlook на Android (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook) и iOS (https://itunes.apple.com/us/app/microsoft-outlook-email-calendar/id951937596? mt=8), а скоро этот инструмент управления электронной почтой будет доступен пользователям Office 365 (http://winsupersite.com/office-365) и Outlook на других платформах. В публикации на сайте (https://blogs.office.com/2016/10/19/guide-to-inbox-management/) не содержится точных сведений, но мы ожидаем появления полноценных почтовых программ Outlook для персональных компьютеров и Mac, а также приложений Outlook Mail для мобильных устройств Windows 10.

Группа разработчиков Outlook не предоставляет описания других компонентов, находящихся на разных стадиях готовности, в том числе @Mentions, Search, Tagging, One-Click Unsubscribe и Sweep, которые будут помогать управлять почтовым ящиком «Входящие».

Вот назначение каждого компонента, по данным Microsoft:

  • @Mentions. «Появился более удобный способ быстро идентифицировать действия для членов коллектива через электронную почту. Просто введите символ @, а следом имена пользователей в тексте почтовых сообщений. @Mentions изменяет цвет и стиль текста, чтобы привлечь внимание получателя к элементу».
  • Search. «Начните вводить имя или ключевое слово в поле поиска, и Outlook предоставит подсказки на основе предыдущих сеансов поиска и содержимого вашего почтового ящика».
  • Tags. «Повышайте удобство обнаружения сообщений электронной почты с помощью таких функций, как цветовые категории, флаги и быстрые действия. Категории позволяют назначить цвет вашим почтовым сообщениям, указать соответствующий проект или рабочую группу. Флаги напомнят о необходимости вернуться к сообщению, которое отображается в списке дел, в списке задач на день в календаре, а также в представлении Tasks».
  • Unsubscribe. «Простая отмена подписки всего одним щелчком мыши, не покидая почтового ящика «Входящие»».
  • Sweep. «Массовое удаление сообщений электронной почты с помощью функции Sweep или правила для удаления определенных сообщений, позволяющего не делать этого вручную. Надоело получать рекламные сообщения от магазинов? Удалите или блокируйте все будущие сообщения всего несколькими щелчками мыши».

Многие из вас привыкли видеть папку ненужных сообщений, Clutter, в клиентах Outlook в Интернете. Она служит для хранения почтовых сообщений, определенных как некритические, в одной папке, к которой можно обратиться позже. Этот компонент будет удален из различных клиентов после выхода Focused Inbox, а на смену ему придут папки Focused и Other. В любой момент можно настроить Outlook на перенаправление сообщений из папки Focused в папку Other и наоборот, чтобы ускорить процесс машинного обучения, анализирующий ваши привычки и предпочтения.

Вы можете найти дополнительную информацию о Focused Inbox на сайте компании Microsoft (http://support.office.com/en-us/article/Focused-Inbox-for-Outlook-f445ad7f-02f4-4294-a82e-71d8964e3978) и в руководстве Guide to Inbox Management (https://blogs.office.com/2016/10/19/guide-to-inbox-management/).

Ранее мы уже рассматривали подходы к удаленной работе, и сейчас сообщение компании Microsoft о компоненте Focused Inbox и его возможностях по управлению почтовым ящиком «Входящие» нам представляется прекрасным поводом поделиться своими соображениями о работе с собственными учетными записями электронной почты.

Ричард Хэй: Я использую основной клиент Outlook, который является частью Office на всех устройствах, кроме тестового компьютера Windows 10 Insider, на котором по умолчанию установлено приложение Microsoft Mail. Мне нравится иметь календарь и электронную почту в одном месте, и в отличие от Лизы я держу все свои учетные записи, как рабочие, так и личные, на всех моих устройствах.

Функция Clutter в Outlook эффективно удаляет мусор из почтового ящика «Входящие», поэтому обычно я заглядываю в папку Clutter всего раз в неделю, чтобы почистить ее и убедиться, что не пропустил ничего важного. Конечно, сообщение всегда можно переместить из этой папки во «Входящие». Это поможет системе научиться распознавать, что я считаю обычной почтой, а что мусором.

Я пользуюсь смартфоном Nexus 5X, поэтому у меня всегда под рукой обновленное приложение Outlook Mail с новым компонентом Focused Inbox, функционирующим очень похоже на папку Clutter, которую он должен заменить.

Теперь о просмотре сообщений электронной почты. Примерно в 90% случаев я вижу новые почтовые сообщения в программе Outlook Mail для Android; это и есть мое основное средство просмотра почты. Стандартными жестами прокрутки я удаляю или архивирую элементы. Если сообщение требует выполнения каких-то действий, я оставляю его в почтовом ящике «Входящие», а если оно срочное, то отвечаю на него непосредственно с телефона или включаю ноутбук или настольный компьютер, если он рядом. На мой взгляд, мобильные приложения удобны только для коротких ответов. Просмотр электронной почты позволяет мне перейти к основному рабочему компьютеру, когда я точно знаю, какими вопросами предстоит заняться.

К сожалению, этим ограничиваются мои усилия, поскольку у меня есть дурная привычка просматривать почтовые сообщения только в рабочей учетной записи, а в личных сообщения накапливаются. Хотя их количество никогда не достигает тех гигантских величин, о которых рассказывают пользователи социальных сетей, но порой у меня скапливается несколько сотен непрочитанных писем. Обычно я расчищаю завалы примерно раз в 10 дней.

Что касается отмены подписки, то здесь я полностью согласен с Лизой. С течением времени все мы по разным причинам оказываемся во многих списках рассылки. После того как они становятся неактуальны, мы начинаем просто удалять сообщения из почтового ящика. Со временем проблема усугубляется и наши почтовые ящики оказываются полны непрочитанных маркетинговых сообщений. Примерно раз в месяц я просматриваю эти сообщения, отыскиваю ссылки для отмены подписки, которые должны в них быть, и удаляю свой адрес из списков рассылки. Еще одна группа почтовых сообщений, от которой можно избавиться, — сообщения от служб, которые уже отправили короткие уведомления на ваш телефон. Нет никакой необходимости в дубликатах, и обычно отписаться от них можно с помощью ссылки в нижней части сообщения или настроек в учетной записи службы.

Если не считать эти немногочисленные меры, моя электронная почта похожа на Дикий Запад, а я — на шерифа, который наведывается время от времени, чтобы навести порядок.

Лиза Шмайсер: Я предпочитаю строго разделять рабочую и личную электронную почту, вплоть до использования различных почтовых клиентов на разных устройствах. Такой подход может показаться параноидальным, но для него есть две веских причины. Во-первых, это помогает сосредоточиться на том, что нужно от меня каждому отправителю. Во-вторых, я так снижаю вероятность допустить глупую ошибку, например отправить ответ не тому отправителю.

Поэтому я использую Outlook для сообщений, связанных с работой, и Gmail — для личной почты. Чтобы отслеживать оба почтовых ящика, я применяю одни и те же методы, вот они:

  • Бескомпромиссная фильтрация. Маркетинговые акции могут быть интересны — распродажа билетов от любимой авиакомпании или напоминания о продажах абонементов на матчи местной бейсбольной команды, но они редко требуют обязательного внимания. То же самое относится к автоматизированным отчетам об интернет-трафике или электронных бюллетенях, собирающих полезные ссылки. Я пользуюсь этими правилами как в Outlook, так и в Gmail, чтобы переправить как можно больше сообщений из почтового ящика «Входящие» в другие папки.
  • Быстрая сортировка непрочитанных сообщений. Одна из моих излюбленных папок в Outlook — та, в которой хранятся непрочитанные сообщения. Я стараюсь, чтобы папка «Входящие» была пустой, но удается это не всегда. Поэтому автоматическая сортировка всех непрочитанных сообщений в интеллектуальной папке дает ясную и удобную отправную точку для разбора почты.
  • Проверка почты дважды в день. В противном случае нарушается мой рабочий процесс.
  • Частая безотлагательная отмена подписки. Просматривая папки с электронными бюллетенями, я отмечаю, какие сообщения читаю, а какие удаляю, даже если подписалась на них с самыми серьезными намерениями. Я всегда без колебаний нажимаю кнопку «Отказаться от подписки».

Я очень рада, что в Outlook появились новые функции. И с особым нетерпением жду возможности протестировать функцию Sweep и отмену подписки одним щелчком мыши.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF