Грамотное управление корпоративной сетью SharePoint не завершается после ее ввода в эксплуатацию. Среди наиболее эффективных подходов к управлению — непрерывная вовлеченность и поддержка специалистов, обслуживающих корпоративную сеть и ее посетителей.

Поддержку пользователей корпоративной сети — независимо от их роли — можно эффективно организовать с помощью учебных курсов, специального инструментария и создания сообщества. Последнее, вероятно, наиболее ценно, но мы рассмотрим все три компонента.

Обучение

Пользователей корпоративной сети SharePoint необходимо обучать, нужные навыки никогда не приходят интуитивно. Разработчики контента, диспетчер сайта, каждый сотрудник, выполняющий ту или иную роль, нуждается в этом.

Наряду с техническим обучением существует несколько других тем, достойных включения в учебный план.

  • Управление записями: использование таксономии, метаданных и типов контента для управления записями; архивация и извлечение.
  • Безопасность и разрешения: как управлять безопасностью сайта и ресурсов с помощью разрешений и групп Active Directory (AD).
  • Планирование и подготовка отчетов и метрик сайта: как провести долгосрочное стратегическое планирование для сайта; как определять рентабельность инвестиций; какие показатели измерять и как измерять их постоянно.
  • Разработка контента: создание подходящего контента для использования в Интернете (особенно для разработчиков).

В приведенной таблице показано распределение обучающих программ по ролям.

 

Распределение обучающих программ по ролям

Инструменты и программы поддержки

Несколько инструментов поддержки могут использоваться для поощрения образовательных усилий и вовлеченности. Один из них — присуждение баллов, то есть реальные награды пользователям за лидерские качества, работу и знания. Еще один инструмент — сертификация, за успехи в обучении.

Баллы удостоверяют техническую квалификацию и активность, стимулируя дружеское соревнование. Баллы можно выдавать за завершение курсов и активность в сети (блоги, комментарии, своевременные отзывы на контент, завершение аудита и обновления статуса). Баллы можно показывать в профиле пользователя, вместе с материалами и т.д. Для сохранения баллов нужно потрудиться, например проявлять определенную активность в публикациях или комментариях.

В SharePoint 2013 есть текстовые значки для баллов, но некоторые наши клиенты создают собственные графические значки с кодировкой, содержащей данные об активности пользователя. Многие компании предоставляют помощь в решении этой задачи, в частности Badgeville (badgeville.com/). Другие можно найти по адресу www.g2crowd.com/products/badgeville/competitors/alternatives.

Программы сертификации — следующий шаг в развитии здоровой конкуренции для определенных ролей. В программах этого типа основное внимание следует сосредоточить на завершении обучения, но можно добавить значки для лиц, получивших сертификат. Назначить сертифицированных членов групп экспертами в сообществах поддержки — отличный способ стимулировать дальнейшее обучение.

Сообщества поддержки

Вероятно, главный помощник — сообщество поддержки. Например, сообщество для диспетчеров сайтов поможет совместной разработке проектов в масштабах компании. Таким образом удастся в полной мере использовать инвестиции, сделанные в SharePoint, и повысить производительность работы всей группы SharePoint.

Сообщество может содержать площадку для группового диалога, документы, календарь учебных курсов и неформальных собраний и обнаруженные сотрудниками внешние ресурсы. Самое важное, через него будут связаны между собой все имеющиеся ресурсы управления, в том числе рекомендации, политики, шаблоны, правила поведения и стандарты брендинга.

Одно из достоинств сообществ такого типа заключается в том, что спустя некоторое время они начинают развиваться самостоятельно. Однажды организованные, они почти не требуют усилий по поддержке. На приведенном экране показан пример страницы сообщества поддержки.

 

Пример страницы сообщества поддержки
Экран. Пример страницы сообщества поддержки

Привлечение экспертов

Опыт показывает, что видео — один из лучших способов задействовать самых квалифицированных администраторов сайтов SharePoint. Поощряйте опытных пользователей, диспетчеров сайтов и членов выездных бригад — сотрудников во всех подразделениях, обладающих особыми навыками — делиться секретами мастерства в коротких видеофильмах, удобных для восприятия другими пользователями.

Видеофильмы должны длиться 1-2 минуты, содержать экран с вводными словами ведущего и, по возможности, «говорящую голову». Высокое качество изображения не обязательно, но звук должен быть хорошим. В каждом фильме должна рассматриваться одна узкая тема (например, передача документа на сервер или обновление профиля пользователя).

Видеофильмы можно соединять друг другом в рекомендательном формате, использовать для сертификации и даже встраивать в ресурсы сообщества и другие справочные материалы. Не забудьте привлечь к делу кого-нибудь из руководителей компании.

В конечном итоге, чем больше будут вовлечены в процесс сотрудники, поддерживающие корпоративную сеть, тем выше будет отдача от инвестиций.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF