Компания Microsoft разработала новый механизм People View для приложения Outlook Web App (OWA) в системе Office 365. Это интересная технология, которая заслуживает некоторого пояснения в отношении того, как выбираются корреспонденты, отображаемые в окне, и в чем предназначение новой функции.

Динамические представления

В чем-то функция People View похожа на папки поиска Outlook, которые активно использовались в течение многих лет. Например, при щелчке на папке поиска Unread Mail в приложении Outlook вы видите непрочитанные сообщения, хранящиеся во всех папках почтового ящика. Чтобы заставить эту функцию работать, приложение Outlook выполняет процедуру поиска, для создания представления, показывающего все непрочитанные сообщения. Вы не замечаете выполнения процедуры поиска, потому что она выполняется «за кулисами», автоматически.

Аналогично, механизм People View представляет собой набор представлений (по одному для каждого выбранного корреспондента), который автоматически формируется и обновляется сервером Microsoft Exchange в зависимости от того, с какими людьми вы переписываетесь. Система Exchange делает свой выбор, просматривая ваш входящий и исходящий трафик. Механизм People View выводит на экран список людей, с которыми вы взаимодействуете чаще всего и включает в себя счетчик непрочитанных сообщений от каждого человека. Если щелкнуть мышью на записи в списке, в окне OWA будет отображено представление, содержащее все сообщения, которые человек выслал вам с момента активации механизма People View (в моем случае — c середины апреля 2014 года). Идея состоит в том, что эти сообщения пришли от человека, который важен для вас, поэтому они выделяются, и таким образом обеспечивается более очевидный и быстрый доступ к ним.

Задачей механизма People View и новой функции Clutter (еще одна новая функция, доступная для пользователей приложения OWA в системе Office 365) является помощь пользователям в эффективной обработке объемных почтовых ящиков. Обе функции фильтруют элементы по времени поступления в папку Inbox. Функция Clutter удаляет элементы низкой важности, в то время как механизм People View определяет и помечает письма, пришедшие от самых важных партнеров по переписке.

Большой объем писем

Эффективность функций People View и Clutter изменяется пропорционально количеству сообщений, полученных за день. Если вы получаете всего 5-10 сообщений в день, вам, вероятно, не требуется помощь для выявления важных сообщений в папке Inbox. Однако если в вашем ящике появляется пара сотен новых сообщений каждый день, вы, возможно, будете благодарны за содействие в отделении действительно важных элементов от потока уведомлений, спама, корпоративных обновлений, личных разговоров и т.д. Работа с папкой Inbox может быть нелегкой задачей, особенно после возвращения в офис после отпуска, если только вы не теряли драгоценные часы отдыха на разбор электронной почты, чтобы держать ее объем под контролем.

Точность определения важных партнеров по переписке намного выше, когда обрабатывается большое количество сообщений. Опять же, если вы получаете только 5-10 сообщений в день, каждое сообщение, скорее всего, является достаточно важным, или, по крайней мере, будет таковым для компьютерной программы, пытающейся отделить зерна от плевел. Но когда в наличии 250 сообщений, между входящим и исходящим трафиком могут быть установлены более обоснованные и заслуживающие доверия связи, что позволяет механизму People View более четко определять партнеров по переписке, с которыми вы общаетесь чаще всего.

Как вы вскоре увидите, механизм People View уделяет большее внимание отправляемым сообщениям, чем тем, которые вы получаете, потому что отправляемые сообщения являются более характерным показателем важности партнера по переписке. Любой человек может отправить вам сообщение (в том числе спамеры), но вы решаете, какое письмо требует ответа.

Алгоритм механизма People View

Система Exchange использует помощника по обслуживанию почтовых ящиков, чтобы выбрать партнеров по переписке, которые появляются в окне People View. Каждый почтовый ящик на сервере обрабатывается ежедневно, и результаты сохраняются в виде хэшированного свойства папки Inbox в почтовом ящике. Алгоритм работает следующим образом.

  • Обрабатываются только сообщения в папке Inbox, а это значит, что сообщения, перемещаемые в другие папки по правилам, созданным для папки Inbox, игнорируются.
  • Строится ранжированный список корреспондентов, которым вы отправляете сообщения, используя их SMTP-адреса. Список ранжируется по частоте общения (то есть по количеству сообщений, отправленных каждому человеку). Ваш начальник, к примеру, может быть номером один в списке исходящих сообщений, если вы часто отправляете ему описания обновлений проекта. Получатели, которых вы перечисляете в полях To, Cc и Bcc, учитываются при подсчете частоты общения.
  • Когда корреспонденты из ранжированного списка отправляют вам сообщение, они становятся кандидатами на появление в окне People View.
  • Люди, которые посылают вам много сообщений, но которым вы никогда не отвечаете, не появятся в окне People View. Причина в том, что вы можете получать много сообщений от служебной учетной записи или из других источников, но если вы никогда не отвечаете на эти сообщения, они вряд ли являются достаточно важным, чтобы показывать их в отфильтрованном представлении.
  • Корреспонденты, которым вы отправляете много сообщений, являются первыми кандидатами на отображение в окне People View, потому что высока вероятность того, что вы заинтересованы в их ответах.
  • Если вы отправляете сообщение новому получателю, этот человек будет добавлен в список и его ответы будут учитываться.
  • По умолчанию реализация функции People View в приложении OWA показывает записи для пяти человек и отображает фотографии из их контактов, если они есть. Если в списке присутствует больше людей, окно OWA содержит ссылку show more, по которой можно щелкнуть мышью, чтобы увидеть дополнительные записи. Список ранжирован по частоте. Другими словами, корреспонденты, с которыми вы переписываетесь чаще, находятся выше в списке. Представления, содержащие непрочитанные сообщения, отображаются выше представлений, в которых все сообщения прочитаны.
  • По мере того как вы читаете сообщения или новые сообщения появляются в папке Inbox, приложение OWA меняет порядок представлений, перемещая представления с непрочитанной почтой вверх по списку. Идея заключается в том, чтобы внести динамику в отображение представлений, фокусируя внимания на сообщениях, которые могут представлять интерес. Мне кажется, что этот подход хорошо работает на практике. Если вы измените статус сообщений с «не прочитано» на «прочитано», просматривая их с помощью других клиентов (что часто делается с помощью мобильных устройств), приложение OWA изменит список в соответствии с новым состоянием.

Поддерживаемые клиенты

Приложение OWA является единственным клиентом, который сегодня поддерживает функцию People View. Данные хранятся в почтовом ящике, и другие клиенты в принципе могут использовать их для разработки собственной реализации механизма People View, но нам придется подождать следующего выпуска Outlook, чтобы увидеть, не появится ли данная функция в основном клиенте для рабочих станций. Что касается мобильных устройств, то приложение OWA для устройств включает в себя функцию People View, в отличие от клиентов Exchange ActiveSync (EAS). Потребуется определенное время, пока в пользовательский интерфейс и протоколы мобильных клиентов будут внесены изменения, необходимые для поддержки новых функций, таких как People View.

Участия пользователей не требуется

Когда вы запускаете приложения OWA, имена ваших самых важных партнеров по переписке и счетчик непрочитанных сообщений от них автоматически появляется под заголовком People, как показано на приведенном экране.

 

Новое представление People View
Экран. Новое представление People View

Вполне возможно, что при входе в систему вас не ожидают непрочитанные сообщения. В таком случае механизм People View выводит на экран до пяти человек из верхней части списка партнеров по переписке. Это делается для того, чтобы даже пользователи, получающие мало сообщений по электронной почте, могли получить преимущества от новой функции, используя быстрый поисковый механизм для поиска сообщения от привычных партнеров по переписке.

Пользователям не придется прилагать никаких усилий, чтобы поддерживать свой список наиболее важных партнеров по переписке. Новый ранжированный список партнеров по переписке формируется каждый день на основе недавнего почтового трафика, когда почтовый ящик обрабатывается помощником по обслуживанию. Это хороший подход, так как он обеспечивает адаптацию системы к меняющимся обстоятельствам в работе пользователей, например когда они переходят в другое подразделение и в подчинение нового начальника, который затем становится важным партнером по переписке.

Когда почтовый ящик обрабатывается, помощник по обслуживанию выполняет следующие действия:

  • обнаруживает новых партнеров по переписке, которым вы отправляли сообщения;
  • удаляет из ранжированного списка тех партнеров, которым вы не отправляли сообщения в последнее время. Это делается для того, чтобы количество представлений в списке не превышало заданного.

После этого клиент загружает новый список при каждом запуске или, в случае с приложением OWA, при каждом обновлении окна браузера.

Администраторы не имеют средств контроля над работой помощника по обслуживанию почтовых ящиков. Они не могут получить доступ или иным образом взаимодействовать с ранжированным набором партнеров по переписке, создаваемым для пользователя. Тем не менее, есть простой способ проверить, входит ли пользователь в набор важных партнеров по переписке — выбрать одно из сообщений от данного адресата из папки Inbox и пометить его как непрочитанное. Это действие приведет к тому, что механизм People View отобразит данного партнера в списке, если тот будет признан важным.

Следует понимать, что ни одно из решений не окажется совершенным, только появившись на рынке. У механизма People View есть некоторые проблемы, которые могут снижать его эффективность.

Один из недостатков состоит в том, что алгоритм не отслеживает адресатов, которые являются частью группы. Например, я отправляю большое количество сообщений Полю Робишо в рамках рассылки на группу распространения Exchange MVP. Поль часто отвечает на эти сообщения, и иногда его ответы важны. Однако, поскольку я послал исходное сообщение Полю через группу распространения, алгоритм не считает, что Поль является важным партнером по переписке, даже если он всегда отвечает на групповые сообщения. Тем не менее, если я отвечаю именно на сообщение, которое посылает Поль, алгоритм отметит для себя, что Поль является партнером по переписке, и будет рассматривать его в качестве участника ранжирования.

Кроме того, партнеры по переписке могут располагаться не так высоко в списке, как вы предполагали, если они посылают вам электронную почту с нескольких адресов SMTP. Например, давайте предположим, что ваш партнер по переписке посылает вам сообщения как со своего домашнего почтового ящика, так и с рабочего почтового ящика. Вы знаете, что у вашего партнера есть два почтовых ящика и что сообщения с любого из них должны рассматриваться без проволочек. Однако алгоритм просто видит два сообщения, полученные с различных SMTP-адресов, поэтому оценивает отправителей как двух разных людей. В решении People View нет механизма логического объединения нескольких адресов электронной почты под одним виртуальным именем партнера.

Помните, что решение People View использует механизм чтения информации о партнере, поступающей от помощника по обслуживанию почтовых ящиков. Если приложение OWA не обновляется, оно не будет воспринимать изменения, внесенные помощником по обслуживанию. Также неизвестно, в какое время помощник по обслуживанию почтовых ящиков будет запущен для переформирования списка наиболее важных партнеров по переписке. Однако большинство людей перезапускает приложение OWA, по крайней мере, один раз в день, так что это не будет проблемой, если только пользователи не остаются авторизованными в приложении OWA в течение нескольких дней подряд. В любом случае список наиболее важных партнеров по переписке для пользователей вряд ли будет меняться так часто, а, следовательно, не будет смысла чаще перезапускать клиенты для обновления списков.

Также необходимо помнить, что механизм People View работает только с папкой Inbox. При щелчке мышью на имени человека приложение OWA показывает вам сообщения от данного корреспондента, находящиеся в папке Inbox. Приложение OWA не покажет вам сообщения, хранящиеся в любой другой папке. Функция People View не является заменой для механизмов поиска OWA.

Если вы, как и я, «сортируете» сообщения по мере поступления в папку Inbox, то можете обнаружить, что в ваших представлениях перечислены совсем не те люди, которых вы ожидаете там увидеть. Я храню сообщения в папке Inbox, только если у меня есть основания для этого (или я просто забыл удалить их). В большинстве случаев я удаляю сообщения после прочтения или перемещаю их в другую папку. Если удалить или переместить всю почту, полученную от партнера, с которым вы часто общаетесь, этот партнер не будет отображаться в списке People View.

Чтобы извлечь максимальную пользу из функции People View, я должен был бы оставлять сообщения после прочтения на прежнем месте, становясь таким образом «сборщиком» (человеком, который оставляет все сообщения в папке Inbox и пользуется механизмами поиска, чтобы найти элементы), а не «фильтровщиком», которым я был в течение многих лет. Вполне вероятно, что большинство пользователей сегодня попадают в категорию «собирателей», потому что они никогда не сталкивались с ориентированной на картотеки дисциплиной ранних систем электронной почты, так что моя тяга к систематизации нетипична. Учитывая, что людям трудно ломать привычки всей жизни, маловероятно, что в ближайшее время я стану «сборщиком». Но этот факт не отменяет преимуществ функций, встроенных в почтовые клиенты, которые соответствуют подходам, используемым людьми в работе.

Стабильная и полезная функция

Функция People View работает стабильно и подходит для тех пользователей, которые получают много электронной почты и нуждаются в помощи при решении задачи выставления приоритетов среди элементов папки Inbox. В отличие от функций Clutter и Delve (ранее известной как Office Graph), которые зависят от технологии машинного обучения, механизм People View построен на основе довольно простого кода и, следовательно, может появиться в следующем релизе локальной версии службы Exchange. Чтобы узнать больше о функции People View, найдите время и прослушайте лекцию «Introducing the Personalized Inbox: Clutter, People View, and Search Refiners» с конференции Microsoft Exchange Conference 2014.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF