Участникам сентябрьской конференции DevConnections известно мое отношение к погружению в SharePoint. Я действительно большую часть прошедшего года занимался сбором сведений от своих клиентов, чтобы тщательно изучить проблемы, возникающие при внедрении SharePoint. К сожалению, число таких проблем велико.

Я исследовал, как потребители используют SharePoint, с какой целью, в каких областях бизнеса и т.д. Признаюсь, это были простые вопросы. Сложные вопросы возникли позже, когда я заинтересовался темпами внедрения и развертыванием SharePoint в качестве корпоративного решения.

SharePoint вчера и сегодня

Я обнаружил, что отсутствует истинное понимание возможностей, а также изначально существовавших перспектив SharePoint. В 2003 году, когда продукт увидел свет, мир был другим и рабочие условия заметно отличались от сегодняшних.

В частности, управление документами было, в сущности, единственной функцией, вызывавшей интерес компаний; но даже в этом случае к SharePoint в основном обращались, если хотели заменить устаревшие системы. В целом требования компаний были более простыми и еще не получили такого распространения сотовые телефоны, ныне уже вытесняемые смартфонами. Никто не говорил об использовании на работе собственных устройств, отчеты были проще, чем сегодня, а наши ожидания от системы — более скромными.

Закономерности развертывания

Целью моих опросов было определить закономерности развертывания SharePoint, независимо от версии или первоначальной причины, которая побудила компанию приобрести продукт. Некоторые мнения удивили меня.

Например, многие заявили, что пришли к SharePoint случайно. Это не было результатом продуманного плана или стратегии развития ИТ. Продукт вообще был вне поля зрения их компании. Но в определенный момент мои респонденты узнавали, что располагают лицензиями для портала, через который можно управлять документами и организовать некоторые простые рабочие процессы. Услуги были бесплатными благодаря соглашению их компании с Microsoft.

Еще одна отмеченная мною особенность касалась внедрения. Большинство респондентов сообщили, что сегодня в их компаниях внедрение практически не ведется.

Я спрашивал о текущем внедрении и использовании SharePoint: воспринимается ли система сотрудниками компании как критически важная? Выполняет ли она важные бизнес-задачи, снижает ли нагрузку на системы и сотрудников благодаря организации рабочих процессов и автоматизации? Увы.

Сегодня такой путь чрезвычайно неэффективен, и я предостерегаю всех читателей: избегайте такой дороги (если это можно назвать дорогой).

Важно определить стратегическую необходимость для бизнеса, чтобы сделать «шаг правой». Компания не сможет даже приступить к определению своей реализации SharePoint, если предварительно целенаправленно не будет создан соответствующий фундамент.

В продукте 2013 года учтены уроки предыдущих версий. Дело в том, что SharePoint — корпоративная система и должна быть реализована с выделением времени и необходимых корпоративных ресурсов.

В процессе презентации Dev Connections я попросил поднять руки людей, которые пускались в путь без плана. Один человек поднял руку — в любой аудитории всегда находится хотя бы один такой человек, редко двое. Многие улыбались и поглядывали с видом: «Как такое возможно?» Глупо покидать дом, имея лишь полный бак горючего, без карты или понимания конечной цели пути.

В этом смысле любопытна ситуация с SharePoint. Почему компании тратят деньги на систему, а потом просто вручают ее ИТ или бизнес-подразделению и предоставляют им возможность творить коллективную путаницу?

Советы по реализации

Но я немного отклонился от темы. Поговорим об этапах реализации. Оптимальный путь зависит от особенностей компании: подходы в организациях с 50 000 сотрудников и 50 сотрудниками будут различными. В частности, путь для более крупной компании будет более длинным, поэтому придется потратить больше времени для привлечения руководителей, работы с заинтересованными лицами, определения требований и поиска решений.

1. Определите цели компании. Начните с общения с руководителями, чтобы понять цели компании. Как идентифицировать SharePoint в качестве корпоративной задачи, которую необходимо правильно решить с первого раза? Что является стимулом для деятельности компании, благодаря чему она становится лучше конкурентов?

2. Расширяйте возможности сотрудников. Определите шаги, которые позволят бизнес-подразделениям более полно управлять коллективным взаимодействием и инструментарием, одновременно высвобождая ИТ-ресурсы, связанные с задачами администрирования, обслуживания и настройки на конкретное применение.

Классификация важнейшего контента — шаг в правильном направлении. Вы сможете тратить меньше усилий на поиск структурированного и неструктурированного контента как внутри, так и вне компании, что будет способствовать долгосрочному росту благодаря экономии времени.

3. Внедряйте полезные функции. Последнее замечание о компетенции: постарайтесь определить сильные стороны рабочих процессов, которые позволят оптимизировать взаимодействие во всей компании. При участии руководства внедрите стандартный набор функций в масштабах компании (я называю это порталом).

Функция не обязательно должна быть мощной и решать самые сложные организационные задачи. Это может быть небольшой рабочий процесс, который полезно автоматизировать. Под словом «полезно» я подразумеваю, что он широко применяется и автоматизация немедленно принесет выгоду пользователям и компании.

Процесс подачи заявления на отпуск — подходящий пример, поскольку такую функцию сможет использовать каждый сотрудник компании. Помните, что нелегко обосновать как необходимость в SharePoint, так и необходимость автоматизировать конкретный процесс, поэтому будьте осмотрительны.

Внедрение

Отмечайте этапы внедрения. Многим из нас приходилось участвовать в проектах, результаты которых оставляли желать лучшего. Поэтому желательно иметь возможность определить меры, позволяющие избежать ошибок. Внедрение должно сопровождаться целой последовательностью проверок. Так, в процессе внедрения часто упускают из виду элементы, относящиеся к связи и взаимодействию.

Помните, как в школе учитель входил в класс и неожиданно объявлял о контрольной работе? Были ли вы готовы сразу отвечать на вопросы? Развертывание SharePoint при аналогичном отсутствии подготовки приведет к такой же реакции со стороны сотрудников, которых вам хотелось бы привлечь к внедрению. К счастью, наладить связь и взаимодействие при работе над проектом SharePoint проще, чем может показаться на первый взгляд. Прежде всего, у вас уже есть встроенная система связи, собственно портал.

Мне приходилось видеть много различных подходов к организации взаимодействия сотрудников. В одной компании на сайте проекта публиковались уведомления для пользователей о новых документах, появляющихся в сети. В другой подготовили особую начальную страницу, представляющую отчет о состоянии, чтобы каждый, кто выполняет вход, мог получить автоматическое сообщение о последних событиях.

Оба подхода хороши, но можно обойтись и простым пятиминутным объявлением на проводимом раз в две недели совещании. Какой бы метод ни был выбран, важно часто рассылать уведомления; для полного внедрения SharePoint порой требуются годы, и связь и взаимодействие с пользователями невозможно переоценить.

График проекта

Рассмотрим календарный план проекта. Я сам не большой любитель таких планов, но понимаю их роль в проекте. На мой взгляд, самый крупный недостаток планов состоит в том, что они в сущности представляют собой коллекцию статических данных, которые обновляются редко, кроме периодического обновления сведений о проценте выполнения заданий. Лично я никогда не понимал разницы между 60 и 65 процентами выполнения, поэтому ориентируйте планы на классификацию задач, чтобы каждый из них был полезен для отслеживания и управления проектом. Независимо от того, как вы отрабатываете план, обязательно распространяйте его в любом подходящем формате как можно чаще. Это еще один метод, который поможет привлечь пользователей к SharePoint в долгосрочной перспективе.

Горизонт ожиданий

Важно знать и укреплять основные компетенции своей компании. Обязательно начинайте выполнение заданий с обсуждения трудных вопросов с ведущими специалистами — они знают, что им нужно, и взаимодействие с ними в рамках проекта критически важно. Необходимо создавать ожидания, соответствующие результатам, обеспечиваемым SharePoint. Надеюсь, вам удастся найти рациональные подходы и внедрить функции, способствующие развитию бизнеса.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF