Всегда помнить о необходимости проверки контента на предмет его актуальности трудно. Возвращаться к старым страницам и проверять, работают ли еще ссылки, — нелегкая задача. Перечитывать инструкции владельца сайта перед созданием нового сайта — не в наших привычках. Вот почему так много корпоративных сетей SharePoint со временем устаревают, теряют актуальность и плохо используются. Если ваши методы управления корпоративной сетью сводятся к документу, собирающему пыль «на полке» жесткого диска или ноутбука, ее состояние будет ухудшаться. Управление корпоративной сетью должно представлять собой непрерывный, ежедневный процесс.

Система SharePoint, как и многие другие платформы, может делать часть работы за вас. Поэтому заставьте систему SharePoint думать за вас, ваших администраторов сайтов и владельцев контента. Внедрите в саму систему SharePoint как можно больше процессов управления.

Не по словам, а по делам

В системе SharePoint должны быть заданы определенные действия, позволяющие ей решать, о чем необходимо напомнить. Дело обстоит так, как показано на рисунке. Из этой схемы следует, что вы не можете внедрять элементы процессов управления, зависящие от вмешательства человека: например, решение о том, достаточно ли хороша для использования новая веб-часть. Внедряемые процессы управления зависят от действий, решение о выполнении которых система SharePoint может принять самостоятельно.

 

Алгоритм действий
Рисунок. Алгоритм действий

Процессы управления, внедряемые в первую очередь

Все эти идеи могут быть реализованы в системе SharePoint. Некоторые из них могут использоваться практически без изменений, в то время как другие требуют доработки. Ни одна из этих идей не представляет особой сложности в реализации.

  • Напоминания о политике и инструкциях перед «созданием»

Когда администраторы сайта создают новые элементы, такие как дочерние сайты (см. экран 1) или сайты блогов, выводите на экран всплывающее окно. В этом всплывающем окне вы можете разместить ссылки на политику корпоративной сети, соответствующие инструкции по модерированию, обзоры сайтов и данные проверок, стандарты и даже наборы инструментов, помогающие в управлении. Это окно по крайней мере дает администраторам возможность получить информацию.

 

Окно с дополнительной информацией и?ссылками на политику организации
Экран 1. Окно с дополнительной информацией и?ссылками на политику организации
  • Напоминание о проверке контента

Это, пожалуй, самая простая задача. В свойствах файла или страницы можно указать дату истечения срока, по достижении которой владелец получит уведомление о необходимости повторно проверить контент. Некоторые заходят в данном подходе еще на шаг дальше, скрывая файл или страницу до тех пор, пока те не будут проверены. Если вы слышите жалобы о пропавших данных, инициируйте проверку контента. Если вы ничего не слышите, то возможно содержимое было не слишком важным для пользователей.

  • Предупреждение при удалении файлов, содержащих определенные тэги или типы контента

Когда мы используем систему SharePoint одновременно и как рабочее пространство, и как пространство для публикаций, легко случайно удалить нужные элементы (см. экран 2). Иногда простое предупреждение помогает избежать непреднамеренного удаления.

 

Предупреждение об удалении
Экран 2. Предупреждение об удалении
  • Напоминание о проверке сайта

Мы рекомендуем, чтобы владельцы ваших сайтов проводили аудит сайтов друг друга. Самый простой способ организовать такой подход заключается в том, чтобы связать рабочий процесс с вашей формой аудита в списке. Назначьте форму с указанием крайнего срока владельцу сайта. Результаты должны быть опубликованы после завершения аудита, чтобы любой владелец сайта мог ознакомиться с ними и вынести что-то полезное для себя.

  • Проверка и анализ отчетности сайта

Проверка аналитики сайта может помочь администраторам сайта вносить улучшения. Они не будут знать, что нужно изменить, если не будут изучать аналитику. Настройте систему SharePoint для отправки владельцам сайтов уведомлений о готовности аналитики по их сайтам за неделю или за месяц. Предоставляйте владельцам ссылку непосредственно на отчет по их сайтам и требуйте, чтобы они составляли краткую онлайн-оценку и отправляли ее руководству корпоративной сети.

  • Отслеживание владельцев сайтов, покидающих компанию

Когда владелец сайта покидает компанию, система SharePoint может устанавливать флаг, сообщающий о необходимости удаления учетной записи сотрудника из каталога Active Directory. Хотя вы можете и не автоматизировать процесс назначения сайта новому владельцу, этот подход подталкивает руководство корпоративной сети к началу работы по поиску новых владельцев сайта.

Есть много других процессов управления, которые могут быть внедрены в систему SharePoint. Ваша организация уникальна. Определитесь, какие процессы вы хотите передать системе SharePoint. Методично прорабатывайте процессы, и в результате вы получите более качественный контент и довольных пользователей.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF