Решение Microsoft Office 365 позволяет организациям реализовать функции электронной почты, текстового редактора, совместной работы, веб-конференций и прочие возможности из «облака». Однако не для каждой компании этот вариант окажется оптимальным. Пилотный проект Office 365 по программе FastTrack позволяет оценить жизнеспособность Office 365 применительно к конкретному случаю. Однако прежде чем переходить к обсуждению организационных вопросов и возможностей программы FastTrack, сделаем краткий обзор текущей ситуации в сфере Office 365.

Примечательно, что сегодня сложно найти общедоступные данные о числе продаваемых подписок на Office365. Некоторая информация имеется, но большая ее часть не содержит данных за 2014 год. По данным за предыдущие годы, быстрее всех в «облако» переходят малые и средние предприятия. Тому есть несколько причин, в частности:

  • по цене подписка на Office 365 доступнее, чем покупка клиентских версий программного обеспечения (цены начинаются с 5 долл. на одного пользователя);
  • требования к оборудованию практически отсутствуют;
  • обслуживание продукта и установку обновлений выполняет Microsoft;
  • защиту данных осуществляет Microsoft.

По последним данным, опубликованным Microsoft, сегодня более крупные организации тоже начинают проявлять интерес к Office 365 и в некоторых случаях совершают переход. Однако, несмотря на активную пропаганду Office 365, вряд ли в ближайшем будущем многие предприятия перейдут к «облаку» (если вообще перейдут). В частности, едва ли следует этого ожидать от государственных организаций и предприятий сферы здравоохранения.

Недостаточная защищенность данных представляется основной причиной отказа организаций от перехода в «облако», несмотря на то, что Microsoft всеми силами старается обеспечить соответствие Office 365 основным нормативным требованиям безопасности. Независимо от рекламных заявлений о безопасности «облачной» версии Office, организации продолжают считать применение этого продукта рискованным, и чтобы убедить их решиться на переход, придется приложить усилия.

Важно заметить, что некоторые пользователи Microsoft Exchange Online, одного из компонентов Office 365, вернулись к локальным решениям Exchange. Как они объясняют, основной причиной возврата были слишком длительные простои. Тем не менее, Microsoft обещает 99,9% времени бесперебойной работы Office 365.

Организационные соображения относительно Office 365

Принимая решение о переходе на Office 365, необходимо учитывать ряд обтоятельств. Если организация не отвечает определенным требованиям, то поддержка со стороны Microsoft будет ограничена или вообще будет отсутствовать. Ниже перечислены такие требования и прочие соображения (см. также веб-страницу системных требований к Office 365, http://office.microsoft.com/en-us/office365-suite-help/office-365-system-requirements-HA102817357.aspx).

Браузер. Office 365 работает с Microsoft Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Google Chrome и Apple Safari. Согласно рекомендациям Microsoft, IE и Firefox должны быть последней или предпоследней версии. Для Chrome или Safari требуются самые последние версии. Как показывает опыт, у небольших организаций значительно меньше проблем с использованием последних версий браузеров, чем у многих крупных предприятий (независимо от отрасли), часто имеющих приложения, затрудняющие переход на новые версии.

Клиенты Office. В использовании клиентов Office необходимости нет, поскольку для реализации возможностей продуктов Office 365 достаточно браузера. Однако если организация желает, помимо Office 365, использовать клиентские продукты Office, следует запланировать переход на Office 2013, так как основная фаза поддержки Office 2010 заканчивается в октябре 2015 года.

Операционная система. По операционной системе нет никаких ограничений, если браузер и версии клиентов Office отвечают перечисленным выше требованиям, а операционная система продолжает поддерживаться поставщиком.

Полные возможности подключения клиентов Outlook. Для настройки подключения клиентов Outlook к учетной записи Office365 Exchange Online Microsoft рекомендует задействовать процесс автообнаружения Autodiscover. Процесс настройки предельно прост. Все, что требуется, это создать новый почтовый профиль Outlook и ввести свой адрес электронной почты Office 365 и пароль.

Некоторые организации для подключения к учетным записям Exchange Online предпочитают использовать POP или IMAP. Помимо прочих возможных причин, единственным убедительным доводом в пользу такого выбора является сохранение возможности подключения к локальному почтовому ящику во время пилотного тестирования Office 365. Однако Outlook 2013 в любом случае позволяет открывать несколько учетных записей MAPI. Многие организации не позволяют использовать POP и IMAP в своих средах и из соображений безопасности отдают предпочтение MAPI с удаленным вызовом процедур RPC по HTTP Secure (HTTPS) для полной реализации подключения клиентов Outlook. Принимая решение, важно учитывать действующую в организации политику безопасности.

Подключение с мобильного устройства. После создания всех учетных записей и выполнения входа настройка Exchange Online для доступа к электронной почте с мобильного устройства относительно проста. Ее можно выполнить через Outlook WebApp (OWA) для Apple iPhone, Apple iPad или GoogleAndroid. В отношении устройств Windows Phone предполагается, что в качестве почтового приложения используется Windows 8 Mail App, а не отдельная программа. Пользователям Office 365 предоставляется доступ к хранилищу OneDrive for Business (прежнее название SkyDrive Pro). Это безопасное место для хранения корпоративных документов, доступное с мобильных устройств или через портал Office 365 (portal.office.com). Однако не существует механизма, вынуждающего пользователей сохранять документы в хранилище OneDrive for Business при наличии на их устройствах других служб, таких как Dropbox.

Домены. Для целей пилотного тестирования можно использовать предусмотренное Microsoft доменное имя, каковым обычно является yourname@yourname.onmicrosoft.com. Имя домена можно изменить в любое время в соответствии с именем вашей организации, что может быть особенно интересно для тех, кто выберет Office 365 в качестве решения для электронной почты.

Порты брандмауэра. Для целей пилотного тестирования, скорее всего, достаточно будет открыть только два основных порта брандмауэра – например, порты 80 и 443. Однако если вы решите подписаться на Office 365, то вам, вероятно, придется открыть дополнительные порты. Получите подробную информацию об используемых Office 365 портах и протоколах на странице technet.microsoft.com/en-us/library/hh852522.aspx.

Пилотное тестирование Office 365 по программе FastTrack

Пилотный проект по программе FastTrack позволяет познакомиться с Office 365 без риска нанести вред рабочей среде организации. Бесплатная пробная версия поможет решить, подходит ли Office 365 для вашей компании.

Пробная версия проста в использовании. Нет никаких требований к аппаратной инфраструктуре, и процесс основной установки, которую выполняет мастер, занимает менее пяти минут. Для небольшого тестирования в рамках организации можно выделить пару компьютеров, отвечающих требованиям, которые обсуждались выше. Далее приведены шаги, необходимые для установки FastTrack:

  1. Откройте браузер и перейдите на http://deploy.office.com/.
  2. Нажмите на ссылку FastTrack в верхней части страницы.
  3. В разделе Signing up for a trial is easy щелкните ссылку For enterprises, sign up here.
  4. Введите информацию о себе и своей организации, как показано на экране 1, и нажмите кнопку «Далее».
  5. Введите данные учетной записи (см. экран 2) и нажмите кнопку «Далее».
  6. Чтобы доказать, что вы не робот, укажите свой номер телефона, выберите способ получения кода подтверждения (по SMS или по телефону) и щелкните появившуюся ссылку. На экране 3 в качестве способа получения выбрано текстовое сообщение, поэтому нажимается ссылка Text me.
  7. Введите полученный проверочный код (см. экран 4) и нажмите Create my account.
  8. Сохраните данные учетной записи и нажмите ссылку You're ready to go (см. экран 5).

 

Введите информацию о себе и своей организации
Экран 1. Введите информацию о себе и своей организации

 

Создайте учетную запись
Экран 2. Создайте учетную запись

 

Докажите, что вы не робот
Экран 3. Докажите, что вы не робот

 

Введите проверочный код
Экран 4. Введите проверочный код

 

Получение данных учетной записи для FastTrack Trial
Экран 5. Получение данных учетной записи для FastTrack Trial

Когда откроется консоль, показанная на экране 6, можно начинать процесс изучения и оценки.

 

Исследование консоли Office 365
Экран 6. Исследование консоли Office 365

Во время пилотного тестирования Office 365 не рекомендуется подключаться к существующим учетным записям электронной почты. Изучите консоль управления, ознакомьтесь с вариантами подключения и проверьте доступ к различным возможностям (например, электронной почте, текстовому редактору) с использованием Office 365.

Если ваша организация всерьез рассматривает переход в «облако» и вас интересует интеграция Office365 с существующими локальными средами Active Directory (AD) и электронной почты, я настоятельно рекомендую задействовать лабораторию тестирования для процесса FastTrack. Это особенно важно, если требуется испытать взаимодействие Office 365 с локальной средой Active Directory, опробовать перенос данных из существующих почтовых ящиков в «облако», проверить гибридные схемы и другие варианты интеграции Office 365 с существующей рабочей средой. Режим тестирования зависит от особенностей будущей реализации, в частности, от того, будет ли использоваться DirSync для подключения к существующим учетным записям, как будет организовано персональное оповещение через локальную среду Exchange и как предполагается осуществлять интеграцию мобильных устройств. Если у организации нет лаборатории тестирования или ее невозможно подключить к рабочей среде, обратитесь к представителю Microsoft за помощью в организации тестирования Office 365 Exchange Online во взаимодействии с рабочей средой компании без риска нанести вред пользователям.

Достаточно ли тридцати дней?

Достаточно ли тридцати дней для пилотного тестирования Office 365? Ответ на этот вопрос во многом зависит от размера организации и от тех функций, которые требуется проверить. Для «прощупывания почвы» тридцати дней вполне достаточно. Однако этот срок может оказаться недостаточным для средних или крупных организаций, которые проводят оценку функций Office 365 в лаборатории тестирования.

После того, как я подписалась на пилотное тестирование по программе FastTrack, со мной связались специалисты службы поддержки Microsoft, чтобы узнать, чем они могут помочь. Они хотели убедиться, что у меня есть все необходимое для того, чтобы начать работу с продуктом и своевременно завершить процесс тестирования. Есть возможность продлить подписку, если в ходе процесса вы будете тесно сотрудничать с представителем службы поддержки Microsoft.

Извлеките максимум из 30-дневного пилотного тестирования

Office 365 – это не универсальное решение. Пилотный проект по программе FastTrack лишь позволит вам получить представление о том, как использовать электронную почту и другие возможности в «облаке». Чтобы извлечь максимум пользы из 30-дневного периода, который пройдет очень быстро, не пренебрегайте помощью, предлагаемой службой поддержки Microsoft. Все заинтересованы в том, чтобы максимально продлить время тестирования и помочь вам принять правильное решение о применении Office 365 в вашей организации.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Купить номер с этой статьей в PDF